Modelo de Ficha de Entrega de Uniforme Word: Baixe e Preencha

A ficha de entrega de uniforme é o documento usado pela empresa para registrar quais peças de vestuário profissional foram fornecidas a cada trabalhador. Ela funciona como um comprovante de recebimento e permite controlar informações importantes, como data da entrega, descrição das peças, quantidades, tamanhos, estado de conservação e assinatura do colaborador.

Com este modelo de ficha de entrega de uniforme Word, a organização pode criar um histórico individual de distribuição e reposição de uniformes. O arquivo pode ser copiado, editado no Word, impresso e arquivado no prontuário funcional, físico ou digital, do empregado. O controle é útil para empresas de todos os portes, especialmente aquelas que exigem padronização visual, higiene, identificação de equipes ou vestimenta apropriada às atividades realizadas.

Embora o uniforme não se confunda necessariamente com Equipamento de Proteção Individual (EPI), é importante fazer essa distinção. Peças destinadas apenas à identificação ou padronização devem constar nesta ficha. Quando o item tiver finalidade de proteção contra riscos ocupacionais, como capacete, luvas, protetor auricular, calçado de segurança ou vestimenta de proteção, a entrega também deve observar as exigências da NR-6, incluindo registro próprio, orientação e demais controles aplicáveis ao EPI.

Quando usar a ficha de entrega de uniforme

A ficha deve ser preenchida sempre que a empresa disponibilizar uniforme ao empregado, seja na admissão, na troca periódica, na reposição por desgaste natural, na substituição de tamanho ou na devolução de peças. Manter cada movimentação registrada reduz dúvidas sobre a responsabilidade de fornecimento, ajuda a planejar compras e traz mais organização ao setor de Recursos Humanos, ao almoxarifado e aos gestores.

• Na contratação: para registrar o kit inicial entregue ao novo colaborador.
• Em reposições programadas: quando a empresa troca uniformes em intervalos definidos por política interna.
• Em troca de tamanho: quando o empregado precisa de uma peça com medida diferente.
• Em casos de desgaste ou dano: para documentar a substituição e a justificativa apresentada.
• Na mudança de função ou setor: quando a nova atividade exige vestimenta diferenciada.
• No desligamento: para registrar a devolução dos itens reutilizáveis, quando essa prática estiver prevista em norma interna ou contrato.
• Em auditorias e inventários: para conferir estoque, consumo por área e histórico de entregas.

Nos termos do artigo 456-A da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), cabe ao empregador definir o padrão de vestimenta no ambiente laboral, sendo lícita a inclusão, no uniforme, de logomarcas da própria empresa ou de empresas parceiras. Quando o uso de determinada roupa for exigido para o trabalho, é recomendável que a empresa estabeleça uma política clara de fornecimento, conservação, higienização e substituição, compatível com a função e com as condições da atividade.

Modelo completo de ficha de entrega de uniforme

FICHA DE ENTREGA E CONTROLE DE UNIFORME

EMPREGADOR
Razão social: [RAZÃO SOCIAL DA EMPRESA]
CNPJ: [CNPJ]
Endereço: [ENDEREÇO COMPLETO]
Setor responsável: [RECURSOS HUMANOS / ALMOXARIFADO / OUTRO]

DADOS DO COLABORADOR
Nome completo: [NOME COMPLETO]
CPF: [CPF]
Matrícula: [NÚMERO DA MATRÍCULA]
Cargo: [CARGO]
Setor: [SETOR]
Data de admissão: [DD/MM/AAAA]

REGISTRO DE ENTREGA

Data	Item entregue	Tamanho	Quantidade	Estado	Motivo
[DD/MM/AAAA]	[EX.: CAMISA POLO MANGA CURTA]	[P/M/G/GG/OUTRO]	[QUANTIDADE]	[NOVO/USADO]	[ADMISSÃO/REPOSIÇÃO/TROCA]
[DD/MM/AAAA]	[EX.: CALÇA SOCIAL]	[P/M/G/GG/OUTRO]	[QUANTIDADE]	[NOVO/USADO]	[ADMISSÃO/REPOSIÇÃO/TROCA]
[DD/MM/AAAA]	[EX.: JAQUETA / AVENTAL / BONÉ]	[P/M/G/GG/OUTRO]	[QUANTIDADE]	[NOVO/USADO]	[ADMISSÃO/REPOSIÇÃO/TROCA]
[DD/MM/AAAA]	[DESCREVER ITEM]	[TAMANHO]	[QUANTIDADE]	[NOVO/USADO]	[MOTIVO]

DECLARAÇÃO DO COLABORADOR

Declaro que recebi os uniformes acima especificados, em condições adequadas de uso, comprometendo-me a utilizá-los exclusivamente nas atividades relacionadas ao trabalho, zelar por sua conservação e observar as orientações internas da empresa quanto ao uso, à lavagem, à guarda e à devolução das peças, quando aplicável.

Declaro, ainda, que comunicarei ao meu superior ou ao setor responsável qualquer necessidade de substituição, alteração de tamanho, perda, dano ou desgaste dos itens recebidos.

Observação: [INFORMAR REGRAS INTERNAS SOBRE HIGIENIZAÇÃO, DEVOLUÇÃO, SUBSTITUIÇÃO OU OUTRAS CONDIÇÕES, SE HOUVER.]

[CIDADE], [DIA] de [MÊS] de [ANO].

________________________________________
[NOME DO COLABORADOR]
Assinatura do colaborador

________________________________________
[NOME DO RESPONSÁVEL PELA ENTREGA]
[CARGO / SETOR]
Assinatura do responsável

Como preencher a ficha passo a passo

1. Identifique a empresa: informe razão social, CNPJ, endereço e o setor que realiza o controle. Esses dados vinculam a ficha à organização responsável pela entrega.
2. Preencha os dados do colaborador: use o nome completo, matrícula, CPF, cargo e setor. A matrícula é particularmente útil quando há empregados com nomes semelhantes.
3. Registre cada peça em uma linha: descreva o item de forma objetiva, por exemplo, “camisa social manga longa azul”, “avental impermeável” ou “calça operacional”. Evite descrições genéricas como apenas “uniforme”.
4. Indique tamanho e quantidade: essa informação facilita a reposição futura e permite identificar erros no fornecimento. Se não houver tamanho, como no caso de crachá ou boné de tamanho único, escreva “único” ou “não se aplica”.
5. Informe o estado e o motivo: marque se a peça é nova ou usada e indique se a entrega ocorreu por admissão, reposição, troca de tamanho ou outra razão. Essa prática melhora a rastreabilidade do estoque.
6. Inclua observações necessárias: registre particularidades, como peça entregue temporariamente, item sob encomenda, defeito identificado no ato do recebimento ou previsão de devolução.
7. Colha as assinaturas e guarde a ficha: o colaborador deve conferir os itens antes de assinar. A empresa também deve identificar a pessoa responsável pela entrega. Arquive uma via no prontuário do empregado e, se possível, forneça cópia ao trabalhador.

Para manter o documento funcional, use uma ficha por empregado ou mantenha páginas adicionais numeradas quando houver muitas reposições. Se o controle for eletrônico, preserve o registro de quem realizou a entrega e a confirmação de recebimento. Assinaturas eletrônicas podem ser utilizadas conforme os procedimentos adotados pela empresa e a validade jurídica do meio empregado.

Perguntas comuns sobre a ficha de entrega de uniforme

A assinatura do empregado é obrigatória?

Não existe uma regra geral que imponha um formato único de ficha para todo uniforme comum. Contudo, a assinatura é altamente recomendável porque comprova que o trabalhador recebeu os itens discriminados. Ela também evita divergências futuras sobre quantidade, tamanho e data de entrega.

Posso usar a mesma ficha para EPI?

Não é o mais adequado. Uma peça pode ser uniforme e também ter função protetiva, mas os EPIs exigem controle específico. A NR-6 prevê obrigações ao empregador relacionadas ao fornecimento gratuito, orientação e registro da entrega de EPI. Por isso, mantenha um formulário próprio para EPIs, com a identificação completa dos equipamentos e demais informações exigidas.

A empresa pode cobrar pelo uniforme perdido ou danificado?

Essa situação exige cautela. Descontos salariais têm limites e devem observar o artigo 462 da CLT. Em regra, o desconto por dano depende de previsão contratual ou da comprovação de dolo do empregado, conforme o caso. Antes de aplicar qualquer desconto, a empresa deve analisar sua política interna, os fatos e a orientação jurídica pertinente.

Por quanto tempo a ficha deve ser guardada?

É prudente conservar o documento durante o vínculo de trabalho e por período posterior compatível com os prazos trabalhistas aplicáveis e com a política de retenção documental da empresa. O artigo 11 da CLT prevê, como regra geral, prazo prescricional de cinco anos para créditos trabalhistas, limitado a dois anos após a extinção do contrato. Para uma definição segura de guarda, considere a orientação do setor jurídico ou contábil.

O empregado deve receber uma cópia?

É uma boa prática entregar cópia física ou digital ao colaborador, principalmente quando o documento contém declaração de responsabilidade ou prevê devolução de peças. A transparência ajuda o empregado a conferir seus registros e fortalece a organização do processo.

Este modelo tem caráter informativo e deve ser adaptado à realidade da empresa, às convenções coletivas aplicáveis e às orientações de profissionais de Recursos Humanos ou assessoria jurídica quando necessário.