Modelo de Ficha de Entrega de Uniforme para Imprimir

A ficha de entrega de uniforme é o documento utilizado pela empresa para registrar que um colaborador recebeu peças de vestuário destinadas ao trabalho. Ela identifica as partes, descreve cada item entregue, informa tamanhos, quantidades, datas e condições de conservação, além de colher a assinatura de quem recebeu. Ao manter esse controle, a organização reduz dúvidas sobre o fornecimento, a troca, a devolução e o estado das peças.

Este modelo de ficha de entrega de uniforme para imprimir pode ser adotado por empresas de comércio, indústria, construção, saúde, alimentação, segurança, limpeza, transporte e demais segmentos que forneçam camisetas, calças, jalecos, aventais, coletes, bonés ou outras vestimentas padronizadas. Depois de preenchido, o documento deve ser assinado em duas vias ou arquivado em formato digital, desde que a empresa adote um procedimento confiável de identificação e guarda.

É importante distinguir uniforme de equipamento de proteção individual. O uniforme tem finalidade de identificação, padronização, higiene ou apresentação profissional. Já o EPI é destinado à proteção contra riscos ocupacionais e possui exigências próprias, especialmente as previstas na NR-6. Caso a peça também seja classificada como EPI, como ocorre com determinados vestimentas de proteção, a empresa deve realizar o registro específico de entrega de EPI e observar todas as obrigações aplicáveis, incluindo orientação, treinamento e controle do Certificado de Aprovação quando cabível.

Quando usar a ficha de entrega de uniforme

A ficha deve ser preenchida sempre que houver uma entrega inicial, reposição, substituição, troca de tamanho, empréstimo temporário ou devolução de uniforme. O ideal é que o RH, o almoxarifado ou o responsável pelo setor atualize o registro no momento da entrega, sem deixar o lançamento para depois.

• Admissão: para comprovar as peças fornecidas ao novo colaborador antes do início ou no começo das atividades.
• Reposição programada: quando a empresa substitui uniformes conforme sua política interna de periodicidade.
• Troca por desgaste: para registrar a entrega de nova peça e, se aplicável, o recebimento da peça antiga.
• Alteração de função ou setor: quando a atividade passa a exigir outro tipo de vestimenta ou identificação.
• Uniforme temporário: em eventos, campanhas, feiras, operações sazonais ou atividades externas.
• Desligamento: para conferir eventual devolução de peças reutilizáveis, crachás, coletes ou itens patrimoniais vinculados ao uniforme.

O documento não deve ser empregado como autorização automática para desconto salarial. Nos termos do artigo 462 da CLT, descontos no salário somente podem ocorrer nas hipóteses legalmente permitidas. Em caso de dano ou perda, a situação deve ser analisada com cautela, considerando a política interna, a comprovação dos fatos e, quando aplicável, a previsão contratual relacionada a dano causado pelo empregado. Para dúvidas específicas, é recomendável consultar o setor jurídico ou contábil da empresa.

Modelo completo de ficha de entrega de uniforme

FICHA DE ENTREGA E RECEBIMENTO DE UNIFORME

EMPREGADOR / EMPRESA
Razão social: [RAZÃO SOCIAL DA EMPRESA]
Nome fantasia: [NOME FANTASIA, SE HOUVER]
CNPJ: [CNPJ]
Endereço: [RUA, NÚMERO, BAIRRO, CIDADE/UF, CEP]

DADOS DO(A) COLABORADOR(A)
Nome completo: [NOME COMPLETO]
CPF: [CPF]
Matrícula: [NÚMERO DA MATRÍCULA, SE HOUVER]
Cargo/função: [CARGO OU FUNÇÃO]
Setor/unidade: [SETOR, FILIAL OU UNIDADE]
Data de admissão: [DD/MM/AAAA]

FINALIDADE DA ENTREGA
[ ] Entrega inicial    [ ] Reposição    [ ] Troca de tamanho    [ ] Substituição por desgaste    [ ] Uniforme temporário
Motivo ou observações: [INFORMAR O MOTIVO, SE NECESSÁRIO]

Item	Descrição do uniforme	Tamanho	Quantidade	Estado	Data da entrega
1	[EX.: CAMISETA MANGA CURTA]	[TAMANHO]	[QUANTIDADE]	[NOVO/USADO EM BOM ESTADO]	[DD/MM/AAAA]
2	[EX.: CALÇA PADRONIZADA]	[TAMANHO]	[QUANTIDADE]	[NOVO/USADO EM BOM ESTADO]	[DD/MM/AAAA]
3	[EX.: JALECO, AVENTAL OU COLETE]	[TAMANHO]	[QUANTIDADE]	[NOVO/USADO EM BOM ESTADO]	[DD/MM/AAAA]
4	[DESCRIÇÃO DO ITEM]	[TAMANHO]	[QUANTIDADE]	[ESTADO]	[DD/MM/AAAA]

DECLARAÇÃO DE RECEBIMENTO E RESPONSABILIDADE

Declaro que recebi os itens de uniforme relacionados nesta ficha, nas quantidades e condições acima indicadas. Comprometo-me a utilizá-los exclusivamente no exercício das minhas atividades profissionais, mantê-los em condições adequadas de conservação e higiene, seguir as orientações internas da empresa e comunicar prontamente ao meu superior ou ao setor responsável qualquer necessidade de troca, ajuste, perda, dano ou inadequação.

Estou ciente de que a devolução de itens reutilizáveis poderá ser solicitada ao término do vínculo de trabalho ou quando houver substituição, conforme as normas internas da empresa. Esta ficha registra o recebimento dos itens e não substitui controles específicos exigidos para equipamentos de proteção individual, quando aplicáveis.

[CIDADE/UF], [DIA] de [MÊS] de [ANO].

____________________________________________
[NOME COMPLETO DO(A) COLABORADOR(A)]
Assinatura do(a) colaborador(a)

____________________________________________
[NOME DO RESPONSÁVEL PELA ENTREGA]
Cargo: [CARGO] | Assinatura

____________________________________________
[NOME DA TESTEMUNHA, SE UTILIZADA]
CPF: [CPF] | Assinatura

Como preencher a ficha passo a passo

1. Identifique a empresa: informe razão social, CNPJ e endereço. Esses dados deixam claro qual empregador realizou a entrega, algo especialmente relevante para grupos empresariais, filiais e unidades operacionais.
2. Cadastre corretamente o colaborador: preencha nome completo, CPF ou matrícula, função e setor. Evite abreviações que possam causar confusão entre pessoas com nomes semelhantes.
3. Marque a finalidade: indique se é a primeira entrega, uma reposição ou uma troca. Se a substituição ocorreu por mudança de cargo, desgaste natural ou alteração de tamanho, descreva o fato no campo de observações.
4. Detalhe cada peça: registre a descrição objetiva do uniforme, como “duas camisetas polo azul com logotipo”, o tamanho, a quantidade e o estado de conservação. Se houver código interno de estoque, ele pode ser acrescentado à descrição.
5. Confira antes de assinar: o colaborador deve verificar se recebeu todas as peças e se os tamanhos estão adequados. O responsável pela entrega também deve conferir o lançamento com o estoque físico.
6. Colha as assinaturas e arquive: peça a assinatura do colaborador e do responsável. A testemunha é opcional, mas pode ser útil de acordo com o procedimento da empresa. Entregue uma via ao colaborador, quando essa for a política adotada, e guarde a outra no prontuário funcional ou sistema de gestão.
7. Atualize em novas movimentações: cada nova entrega deve gerar uma ficha ou um lançamento complementar datado. Não apague informações antigas; o histórico é essencial para o controle interno.

Boas práticas para controlar uniformes

Estabeleça uma política interna simples, divulgada aos colaboradores, indicando quais peças são fornecidas para cada função, em que circunstâncias haverá reposição, como solicitar troca e quais itens devem ser devolvidos. A padronização evita tratamentos desiguais e facilita a previsão de compras. Em setores com alta rotatividade ou grande número de empregados, vale utilizar numeração sequencial de fichas e uma planilha ou sistema de estoque para conciliar as saídas.

Quando a atividade exigir roupa de proteção, não basta chamar o item de uniforme. Avalie se ele se enquadra como EPI e mantenha os controles próprios. Da mesma forma, medidas disciplinares ou descontos não devem ser inseridos de forma genérica no recibo de entrega. A ficha deve priorizar o registro objetivo dos itens e da ciência do empregado sobre o uso e a conservação.

Perguntas comuns

A ficha de entrega de uniforme é obrigatória?

Não existe uma regra geral que imponha um único formato de ficha para toda empresa, mas o registro é uma prática recomendada. Ele demonstra a entrega, facilita a gestão do estoque e auxilia na solução de divergências sobre quantidades, datas e responsabilidades.

Posso usar a mesma ficha para entregar EPI?

Não é o mais indicado. Embora a empresa possa organizar seus controles internos, o EPI exige registro e procedimentos específicos previstos na NR-6. Use um recibo ou sistema próprio para EPI, mantendo identificação precisa do equipamento e demais informações exigíveis.

A empresa pode descontar o uniforme não devolvido?

Não de forma automática. A possibilidade de desconto depende da situação concreta e das regras trabalhistas, especialmente do artigo 462 da CLT. A empresa deve analisar eventual previsão contratual, prova de dano ou culpa e orientação jurídica adequada antes de realizar qualquer desconto.

É necessário reconhecer firma das assinaturas?

Em regra, não. Para o controle interno de entrega de uniforme, as assinaturas do colaborador e do responsável costumam ser suficientes. O mais importante é preencher o documento de maneira completa, datada e legível, conservando-o de forma segura.

Este modelo tem caráter exclusivamente informativo e deve ser adaptado às necessidades da empresa, às normas coletivas aplicáveis e às orientações de profissionais de recursos humanos, contabilidade ou direito do trabalho.