Modelo de Ata de Eleição de Diretoria em PDF para Editar

A ata de eleição de diretoria é o documento que registra oficialmente tudo o que ocorreu em uma assembleia convocada para escolher os administradores de uma entidade. Ela serve como prova escrita da regularidade da reunião, da votação realizada, dos cargos preenchidos, dos eleitos e, quando aplicável, da posse da nova gestão. Com um texto bem elaborado, é possível copiar, editar, imprimir, colher assinaturas e gerar o seu modelo de ata de eleição de diretoria PDF.

Esse documento é muito usado por associações sem fins lucrativos, clubes, institutos, organizações sociais, entidades de bairro, grêmios, cooperativas e outras pessoas jurídicas que possuem diretoria ou órgão administrativo eleito. Também pode ser adaptado para sindicatos, condomínios e entidades estudantis, desde que sejam respeitados o estatuto, a convenção, o regimento interno e as regras específicas aplicáveis a cada organização.

A ata não deve conter apenas o resultado final. Para produzir um registro confiável, inclua data, horário, endereço ou plataforma virtual, identificação de quem presidiu e secretariou os trabalhos, informação sobre a convocação e o quórum, forma de votação, quantidade de votos e dados completos das pessoas eleitas. Quando a diretoria toma posse na mesma reunião, esse fato também precisa constar expressamente.

Quando usar a ata de eleição de diretoria

• Na eleição ordinária realizada ao fim do mandato da diretoria atual.
• Na eleição antecipada por renúncia, destituição, falecimento ou vacância de um ou mais dirigentes.
• Na recomposição parcial de cargos, se o estatuto permitir eleição para completar mandato.
• Na fundação de uma associação, quando os associados elegem a primeira diretoria.
• Para atualizar os registros da entidade perante cartórios, bancos, órgãos públicos, parceiros e fornecedores.
• Para comprovar quem possui poderes de administração e representação da instituição.

Nas associações civis, o Código Civil exige que o estatuto contenha regras sobre a forma de constituição e funcionamento dos órgãos deliberativos e administrativos. O artigo 59 atribui privativamente à assembleia geral, na forma prevista no estatuto, a competência para destituir administradores e alterar o estatuto. Por isso, antes de preencher o modelo, consulte as cláusulas estatutárias sobre convocação, quórum, candidaturas, votação, duração do mandato, posse e assinaturas exigidas.

Se a ata será levada ao Registro Civil de Pessoas Jurídicas, verifique antecipadamente as exigências do cartório responsável. Em geral, podem ser necessários edital ou comprovante de convocação, lista de presença, estatuto vigente, qualificação completa dos eleitos e reconhecimento de firma em documentos específicos. As exigências variam de acordo com o ato e a serventia.

Modelo completo de ata de eleição de diretoria

ATA DA ASSEMBLEIA GERAL [ORDINÁRIA/EXTRAORDINÁRIA] PARA ELEIÇÃO E POSSE DA DIRETORIA DA [NOME DA ENTIDADE]

Aos [DIA] dias do mês de [MÊS] de [ANO], às [HORÁRIO] horas, em [PRIMEIRA/SEGUNDA] convocação, no endereço [ENDEREÇO COMPLETO DO LOCAL], na cidade de [CIDADE], Estado de [UF], realizou-se a Assembleia Geral [Ordinária/Extraordinária] da [NOME COMPLETO DA ENTIDADE], inscrita no CNPJ sob o nº [CNPJ], convocada na forma do seu Estatuto Social, para deliberar sobre a seguinte ordem do dia: eleição dos membros da Diretoria e do [CONSELHO FISCAL, SE APLICÁVEL], para o mandato de [DATA INICIAL] a [DATA FINAL], bem como a posse dos eleitos [SE HOUVER POSSE NA MESMA DATA].

Assumiu a presidência dos trabalhos o(a) Sr.(a) [NOME COMPLETO DO(A) PRESIDENTE DA MESA], [NACIONALIDADE], [ESTADO CIVIL], [PROFISSÃO], portador(a) do RG nº [RG] e CPF nº [CPF], residente e domiciliado(a) à [ENDEREÇO], que convidou o(a) Sr.(a) [NOME COMPLETO DO(A) SECRETÁRIO(A) DA MESA], [QUALIFICAÇÃO], para secretariar a reunião.

Verificada a presença de [NÚMERO] associados, conforme lista de presença anexa, e constatado o quórum exigido pelo Estatuto Social, o(a) Presidente declarou regularmente instalada a Assembleia. Em seguida, apresentou a ordem do dia e esclareceu as regras de inscrição de chapas, votação e apuração previstas no Estatuto [E/OU NO EDITAL DE CONVOCAÇÃO].

Para a eleição da Diretoria, foi apresentada a seguinte chapa: [NOME OU IDENTIFICAÇÃO DA CHAPA], composta pelos seguintes candidatos: Presidente: [NOME COMPLETO, CPF E CARGO]; Vice-Presidente: [NOME COMPLETO, CPF E CARGO]; Secretário(a): [NOME COMPLETO, CPF E CARGO]; Tesoureiro(a): [NOME COMPLETO, CPF E CARGO]; [INCLUIR OS DEMAIS CARGOS PREVISTOS NO ESTATUTO].

[SE HOUVER MAIS DE UMA CHAPA, INFORMAR TODAS AS CHAPAS E OS RESPECTIVOS CANDIDATOS.] Encerradas as inscrições e os debates, procedeu-se à votação por [VOTO ABERTO/VOTO SECRETO/ACLAMAÇÃO/OUTRA FORMA PREVISTA NO ESTATUTO]. Após a apuração, foram obtidos os seguintes resultados: [NOME DA CHAPA OU CANDIDATO 1] recebeu [NÚMERO] votos; [NOME DA CHAPA OU CANDIDATO 2] recebeu [NÚMERO] votos; votos em branco: [NÚMERO]; votos nulos: [NÚMERO].

Em razão do resultado, foram declarados eleitos para o mandato de [DATA INICIAL] a [DATA FINAL] os seguintes membros da Diretoria: Presidente: [NOME COMPLETO], CPF nº [CPF], RG nº [RG]; Vice-Presidente: [NOME COMPLETO], CPF nº [CPF], RG nº [RG]; Secretário(a): [NOME COMPLETO], CPF nº [CPF], RG nº [RG]; Tesoureiro(a): [NOME COMPLETO], CPF nº [CPF], RG nº [RG]; [DEMAIS CARGOS, COM NOME E DOCUMENTOS DE IDENTIFICAÇÃO].

[SE APLICÁVEL:] Foram também eleitos para o Conselho Fiscal: [NOME COMPLETO DO MEMBRO 1], CPF nº [CPF]; [NOME COMPLETO DO MEMBRO 2], CPF nº [CPF]; e [NOME COMPLETO DO MEMBRO 3], CPF nº [CPF], todos para o mesmo período de mandato, na forma do Estatuto Social.

[SE HOUVER POSSE:] Os eleitos, presentes e cientes de suas atribuições, declararam aceitar os cargos para os quais foram escolhidos e tomaram posse nesta data, comprometendo-se a cumprir o Estatuto Social, as deliberações da Assembleia Geral e a legislação aplicável. A Diretoria anterior [ENTREGOU/ENTREGARÁ ATÉ [DATA]] os documentos, livros, registros, senhas, bens e demais informações necessárias à continuidade da administração.

O(a) Presidente da mesa informou que esta ata, acompanhada dos documentos necessários, poderá ser encaminhada aos órgãos de registro competentes e utilizada para atualização cadastral perante instituições financeiras, órgãos públicos e demais interessados. Nada mais havendo a tratar, o(a) Presidente encerrou a Assembleia às [HORÁRIO] horas. Eu, [NOME DO(A) SECRETÁRIO(A) DA MESA], lavrei a presente ata que, após lida e aprovada, vai assinada por mim, pelo(a) Presidente da mesa e pelos associados ou responsáveis que devam assiná-la, conforme o Estatuto Social.

[CIDADE], [DIA] de [MÊS] de [ANO].

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[NOME DO(A) PRESIDENTE DA MESA]
Presidente da Assembleia

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[NOME DO(A) SECRETÁRIO(A) DA MESA]
Secretário(a) da Assembleia

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[NOME DO(A) PRESIDENTE ELEITO(A)]
Presidente eleito(a)

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[NOMES E ASSINATURAS ADICIONAIS, SE EXIGIDOS PELO ESTATUTO OU CARTÓRIO]

Como preencher a ata passo a passo

1. Leia o estatuto antes da assembleia. Confirme quem pode convocar a reunião, o prazo e o meio de convocação, o quórum de instalação, quem pode votar e quais cargos integram a diretoria. Não use uma regra genérica se o estatuto tiver previsão diferente.
2. Identifique corretamente a entidade. Informe a denominação exatamente como consta no CNPJ e no estatuto, além do número de inscrição no CNPJ. Se a entidade ainda não possui CNPJ, indique essa circunstância e utilize os dados disponíveis no ato constitutivo.
3. Descreva a convocação e o quórum. Registre se a reunião ocorreu em primeira ou segunda convocação e mencione que a convocação observou o estatuto. Anexe ou guarde o edital, e-mail, mensagem, publicação ou outro comprovante utilizado.
4. Informe a composição da mesa. A presidência e a secretaria da assembleia são responsáveis pela condução e redação do ato. Elas não precisam necessariamente corresponder aos cargos da diretoria eleita, salvo se o estatuto estabelecer isso.
5. Registre a votação com precisão. Indique a modalidade adotada, as chapas ou candidatos concorrentes e o número de votos de cada opção. Em eleição por aclamação, declare expressamente que houve aprovação por aclamação, sem oposição, quando esse for o caso.
6. Qualifique os eleitos. Para evitar problemas bancários e registrais, informe ao menos nome completo, CPF, RG e cargo. O cartório pode solicitar nacionalidade, estado civil, profissão e endereço; por isso, confira as exigências locais antes de finalizar.
7. Defina o mandato e a posse. Coloque as datas exatas de início e término do mandato. Se os eleitos tomarem posse em data futura, retire o trecho de posse imediata e registre a data prevista ou elabore uma ata de posse separada, conforme o estatuto.
8. Revise, aprove e assine. Leia integralmente a ata antes das assinaturas. Não deixe campos em branco, não altere números de votos e mantenha a lista de presença arquivada. Depois, digitalize o documento assinado para gerar o PDF e preservar uma cópia segura.

Perguntas comuns sobre ata de eleição de diretoria

A ata de eleição de diretoria precisa ser registrada em cartório?

Depende da natureza da entidade e da finalidade do documento. Para associações registradas no Registro Civil de Pessoas Jurídicas, a averbação da alteração de diretoria costuma ser necessária para atualizar a representação da pessoa jurídica perante terceiros. Bancos e órgãos públicos frequentemente exigem uma certidão ou ata registrada. Consulte o cartório onde estão arquivados o estatuto e os atos anteriores.

É obrigatório reconhecer firma das assinaturas?

Não existe uma resposta única para todos os casos. O estatuto, o cartório, o banco ou a instituição que receberá a ata pode exigir reconhecimento de firma. Confirme essa necessidade antes de colher as assinaturas, especialmente se houver apresentação para registro.

Todos os associados devem assinar a ata?

Em regra, a assinatura do presidente e do secretário da mesa é essencial. O estatuto pode exigir assinaturas de todos os presentes, de uma mesa específica ou de outros responsáveis. A lista de presença assinada é um documento importante para demonstrar o quórum e deve ser guardada junto com a ata.

É possível fazer a assembleia e a votação de forma on-line?

Pode ser possível quando o estatuto autorizar ou não proibir e quando forem adotados meios confiáveis para convocação, identificação dos participantes, manifestação de voto, apuração e registro da reunião. Descreva na ata a plataforma utilizada, a forma de controle de presença e o método de votação.

Posso alterar a ata depois que ela foi assinada?

Evite rasuras e alterações posteriores. Se for identificado um erro relevante após a aprovação, o caminho adequado geralmente é elaborar uma ata de retificação ou realizar nova deliberação, conforme a gravidade do caso, as regras estatutárias e a orientação do cartório ou de profissional jurídico.

Este modelo tem caráter exclusivamente informativo e deve ser adaptado ao estatuto da entidade, às particularidades da eleição e às exigências do órgão de registro competente. Em situações com impugnação, destituição, disputa eleitoral ou dúvida sobre a validade do ato, procure orientação de advogado ou profissional habilitado.