Modelo de Vale-Transporte Word: Solicitação Pronta

O modelo de vale-transporte Word é um documento usado pelo trabalhador para informar à empresa que necessita do benefício, indicar o percurso realizado entre residência e trabalho e declarar os meios de transporte coletivo utilizados. Também pode servir para atualizar dados quando houver mudança de endereço, itinerário ou tarifa, bem como para formalizar a renúncia ao benefício.

No Brasil, o vale-transporte é disciplinado principalmente pela Lei nº 7.418/1985 e pelo Decreto nº 95.247/1987. Ele deve ser antecipado pelo empregador para custear o deslocamento do empregado em transporte coletivo público urbano, intermunicipal ou interestadual com características urbanas, no trajeto residência-trabalho-residência. O documento escrito é importante porque registra as informações fornecidas pelo empregado e ajuda o setor de Recursos Humanos a calcular corretamente a quantidade necessária.

Copie o modelo abaixo para o Word, substitua todos os campos entre colchetes e entregue-o ao RH ou à pessoa responsável pela administração de pessoal. Guarde uma via assinada ou um comprovante de envio, especialmente se estiver fazendo uma solicitação inicial, alteração cadastral ou renúncia.

Quando usar o modelo de vale-transporte Word

• Na admissão: para solicitar o vale-transporte e informar endereço, linhas, integrações e quantidade de viagens diárias.
• Após mudança de residência: quando o novo endereço altera o trajeto, as linhas utilizadas ou o número de passagens necessárias.
• Em caso de alteração de escala ou jornada: se novos dias presenciais ou horários exigirem revisão da quantidade de créditos.
• Quando houver reajuste de tarifa ou troca de cartão: para auxiliar a atualização do cadastro interno e dos créditos de transporte.
• Para corrigir informações anteriores: caso o empregado tenha informado um itinerário incompleto ou incorreto.
• Para renunciar ao benefício: se o trabalhador não utilizar transporte coletivo público para o deslocamento residência-trabalho-residência. Nesse caso, a renúncia deve ser clara e voluntária.

O vale-transporte não tem natureza salarial, não se incorpora à remuneração e não gera incidência de encargos trabalhistas e previdenciários nas condições legais. Em regra, a participação do empregado no custeio é limitada a 6% do salário básico, cabendo ao empregador arcar com o valor que ultrapassar esse limite. A empresa não deve substituir o benefício por dinheiro de forma habitual, pois a legislação estabelece sua concessão antecipada para uso efetivo no transporte coletivo.

Modelo completo de solicitação de vale-transporte

À [NOME DA EMPRESA]
A/C: [SETOR DE RECURSOS HUMANOS / DEPARTAMENTO PESSOAL]

ASSUNTO: SOLICITAÇÃO E DECLARAÇÃO DE VALE-TRANSPORTE

Eu, [NOME COMPLETO], [NACIONALIDADE], [ESTADO CIVIL], portador(a) do RG nº [NÚMERO DO RG] e CPF nº [NÚMERO DO CPF], empregado(a) da empresa [NOME DA EMPRESA], inscrita no CNPJ sob nº [CNPJ DA EMPRESA], exercendo o cargo de [CARGO], matrícula nº [MATRÍCULA, SE HOUVER], venho, por meio desta, solicitar a concessão do benefício de vale-transporte, nos termos da Lei nº 7.418/1985 e do Decreto nº 95.247/1987.

Declaro que resido no endereço [RUA/AVENIDA, NÚMERO, COMPLEMENTO, BAIRRO, CIDADE, UF E CEP] e que utilizo transporte coletivo público para meu deslocamento entre a residência e o local de trabalho situado em [ENDEREÇO DO LOCAL DE TRABALHO].

Jornada e frequência presencial
Dias de trabalho presencial: [DIAS DA SEMANA / ESCALA].
Horário de trabalho: das [HORÁRIO DE ENTRADA] às [HORÁRIO DE SAÍDA].
Quantidade estimada de dias trabalhados por mês: [QUANTIDADE].
Quantidade de deslocamentos por dia: [QUANTIDADE DE VIAGENS DE IDA E VOLTA].

Itinerário de ida
1. Embarque: [LOCAL DE EMBARQUE].
2. Linha/modal: [NOME OU NÚMERO DA LINHA, METRÔ, TREM, ÔNIBUS ETC.].
3. Integração ou conexão, se houver: [DESCREVER].
4. Desembarque: [LOCAL DE DESEMBARQUE].

Itinerário de volta
1. Embarque: [LOCAL DE EMBARQUE].
2. Linha/modal: [NOME OU NÚMERO DA LINHA, METRÔ, TREM, ÔNIBUS ETC.].
3. Integração ou conexão, se houver: [DESCREVER].
4. Desembarque: [LOCAL DE DESEMBARQUE].

Resumo das passagens solicitadas
Quantidade de viagens por dia: [QUANTIDADE].
Quantidade estimada de viagens por mês: [QUANTIDADE].
Valor unitário atual da tarifa: R$ [VALOR].
Valor mensal estimado do benefício: R$ [VALOR].
Cartão ou sistema de transporte utilizado: [NOME DO CARTÃO / OPERADORA / NÃO SE APLICA].

Autorizo o desconto mensal de minha participação no custeio do vale-transporte, observado o limite legal de até 6% do meu salário básico e as demais disposições aplicáveis.

Declaro, sob as penas da lei, que as informações acima são verdadeiras e que utilizarei o vale-transporte exclusivamente para meu efetivo deslocamento residência-trabalho-residência. Comprometo-me a comunicar imediatamente à empresa qualquer alteração de endereço, itinerário, meio de transporte, jornada, escala, necessidade do benefício ou eventual desistência de sua utilização.

[CIDADE], [DIA] de [MÊS] de [ANO].

____________________________________________
[NOME COMPLETO DO(A) EMPREGADO(A)]
CPF: [NÚMERO DO CPF]

Uso interno da empresa
Recebido por: [NOME DO RESPONSÁVEL].
Data de recebimento: [DATA].
Providência adotada: [CONCEDIDO / ATUALIZADO / PENDENTE DE INFORMAÇÕES / OUTRO].
Assinatura ou rubrica: [ASSINATURA].

Como preencher o documento passo a passo

1. Identifique empregado e empresa. Informe nome completo, CPF, RG, cargo e matrícula, se existir. No destinatário, use a razão social da empresa e indique o setor de RH ou Departamento Pessoal.
2. Escreva o endereço residencial completo. A informação é necessária para demonstrar a origem do deslocamento. Se morar em condomínio, inclua bloco, apartamento ou complemento quando isso ajudar a identificar o local.
3. Informe a jornada realmente cumprida. Registre os dias presenciais e a escala. Para regimes híbridos, deixe claro quantos dias por semana ou mês haverá deslocamento ao estabelecimento.
4. Descreva cada trecho do percurso. Indique ônibus, metrô, trem, VLT ou outro transporte coletivo utilizado, incluindo integrações. Não é preciso incluir transporte particular, como carro, motocicleta, táxi ou aplicativo, pois eles não são o objeto do vale-transporte.
5. Calcule a necessidade mensal com cautela. Multiplique o número de viagens diárias pelos dias presenciais previstos. Se existem escalas variáveis, informe uma estimativa e combine com o RH a forma de atualização periódica.
6. Confira o valor da tarifa. Use a tarifa vigente e considere integrações que alterem o custo final. O campo de valor mensal é estimativo; a empresa pode adotar controles próprios de compra e carregamento.
7. Assine e date. A assinatura do empregado confirma a declaração. Se o procedimento interno aceitar assinatura eletrônica, siga a plataforma indicada pela empresa e mantenha o comprovante.
8. Comunique mudanças imediatamente. A legislação impõe ao beneficiário o dever de informar mudanças de endereço ou de meios de transporte. Informações falsas ou uso indevido do benefício podem gerar consequências disciplinares e legais.

Perguntas comuns sobre vale-transporte

O empregado é obrigado a pedir vale-transporte?

Não. O benefício é destinado a quem necessita de transporte coletivo público para o deslocamento ao trabalho. Quem não precisa utilizá-lo pode apresentar uma declaração de não utilização ou renúncia, conforme o procedimento da empresa. A decisão deve refletir a situação real do empregado.

A empresa pode descontar qualquer valor do salário?

Não. A participação do empregado é limitada a até 6% do salário básico. Caso o custo mensal do transporte seja menor que esse percentual, o desconto deve observar o custo efetivo do benefício. Se o custo for maior, o empregador suporta a diferença acima do limite aplicável.

Posso usar vale-transporte para ir a compromissos pessoais?

Não. O benefício é vinculado ao deslocamento residência-trabalho-residência. A declaração assinada reforça que os créditos devem ser utilizados para essa finalidade. O uso indevido pode justificar medidas internas, após a análise do caso concreto.

Preciso fazer novo documento quando mudar de endereço?

Sim, é recomendável entregar uma nova solicitação ou atualização assim que houver mudança que afete o itinerário ou a quantidade de passagens. Isso evita créditos insuficientes, pagamentos indevidos e divergências no cadastro de benefícios.

O vale-transporte vale para trabalho remoto?

Nos dias integralmente trabalhados em casa, em regra não há deslocamento residência-trabalho a custear. Já nos dias presenciais, o empregado pode ter direito ao benefício conforme a necessidade efetiva e a política operacional da empresa, sempre observada a legislação.

Este modelo tem caráter informativo e deve ser adaptado à realidade da relação de trabalho, às regras internas da empresa e às particularidades do transporte local. Em caso de dúvida, procure o setor de Recursos Humanos, um sindicato ou um profissional habilitado.