Modelo de Termo de Referência Word: Editável e Completo

O modelo de termo de referência Word é um documento editável que organiza e detalha a necessidade de uma contratação. Ele descreve, de forma objetiva, o que será adquirido ou contratado, por que a demanda existe, quais resultados são esperados, quais requisitos devem ser atendidos e como o objeto será recebido e acompanhado. Por ser um arquivo facilmente adaptável, o formato Word é especialmente útil para órgãos públicos, empresas, associações e equipes administrativas que precisam revisar informações antes da aprovação e da formalização da compra.

No contexto das contratações públicas, o termo de referência é uma peça essencial do planejamento. A Lei nº 14.133/2021, em seu artigo 6º, inciso XXIII, conceitua esse documento como aquele necessário para a contratação de bens e serviços e estabelece elementos que devem orientar sua elaboração. Embora cada órgão possa ter regulamentos, manuais e minutas próprias, um bom termo de referência reduz dúvidas, favorece a comparação entre propostas e ajuda a prevenir contratações inadequadas.

O modelo abaixo foi estruturado para ser copiado em um editor de texto, como o Microsoft Word, LibreOffice Writer ou ferramenta similar. Substitua todos os campos entre colchetes, elimine as opções que não se aplicarem ao caso concreto e inclua anexos técnicos quando a complexidade do objeto exigir. Antes de publicar um aviso, enviar pedidos de cotação ou iniciar um procedimento de contratação, submeta o texto à análise dos setores técnico, administrativo e jurídico competentes.

Quando usar o termo de referência

O termo de referência deve ser usado quando uma organização já identificou uma necessidade e precisa transformar essa necessidade em uma descrição clara, mensurável e verificável do objeto a contratar. Nas administrações públicas, ele costuma instruir processos de aquisição de materiais, contratação de serviços contínuos ou por escopo, locações, serviços de tecnologia, manutenção, capacitações e diversas outras soluções.

• Para comprar bens, como equipamentos, mobiliário, materiais de consumo ou softwares;
• Para contratar serviços, como limpeza, manutenção, consultoria, eventos, transporte ou suporte técnico;
• Para documentar critérios de qualidade, prazos, quantidades, locais de entrega e condições de execução;
• Para fundamentar pesquisas de preços, estimativas de valor e seleção de fornecedores;
• Para orientar a elaboração de edital, aviso de contratação direta, contrato, ata ou ordem de fornecimento;
• Para registrar responsabilidades do contratante e do contratado durante a execução.

Em uma contratação pública regida pela Lei nº 14.133/2021, o termo de referência deve ser coerente com a etapa de planejamento e, quando cabível, com o estudo técnico preliminar. Não basta indicar uma marca, uma solução específica ou uma exigência restritiva sem justificativa técnica. As características solicitadas devem atender à necessidade pública, preservar a competitividade e permitir a verificação do cumprimento da obrigação.

Modelo completo de termo de referência

TERMO DE REFERÊNCIA Nº [NÚMERO/ANO]

Processo Administrativo nº [NÚMERO DO PROCESSO]
Unidade Requisitante: [NOME DA UNIDADE/SETOR]
Responsável pela elaboração: [NOME COMPLETO] – [CARGO/FUNÇÃO]
Data: [DIA] de [MÊS] de [ANO]

1. OBJETO

Contratação de [DESCREVER DE FORMA CLARA O BEM OU SERVIÇO], conforme condições, quantidades, exigências e estimativas estabelecidas neste Termo de Referência e em seus anexos.

2. FUNDAMENTAÇÃO E DESCRIÇÃO DA NECESSIDADE

A presente contratação é necessária para [EXPLICAR O PROBLEMA, A DEMANDA E O INTERESSE DA ORGANIZAÇÃO]. A solução pretendida busca [INDICAR OS RESULTADOS ESPERADOS], atendendo às necessidades de [UNIDADE, PÚBLICO OU ATIVIDADE BENEFICIADA].

A contratação está prevista em [PLANO DE CONTRATAÇÕES ANUAL, PLANEJAMENTO INTERNO OU DOCUMENTO EQUIVALENTE], quando aplicável, e observa a legislação e os regulamentos internos pertinentes.

3. ESPECIFICAÇÕES E QUANTITATIVOS

Item	Descrição/especificação	Unidade	Quantidade	Valor unitário estimado	Valor total estimado
[01]	[DESCRIÇÃO TÉCNICA COMPLETA]	[UNIDADE]	[QUANTIDADE]	R$ [VALOR]	R$ [VALOR]
[02]	[DESCRIÇÃO TÉCNICA COMPLETA]	[UNIDADE]	[QUANTIDADE]	R$ [VALOR]	R$ [VALOR]
VALOR GLOBAL ESTIMADO					R$ [VALOR]

As especificações deverão contemplar, quando necessário: padrões mínimos de desempenho e qualidade; dimensões; composição; compatibilidade; garantia; normas técnicas; certificações; serviços acessórios; treinamento; instalação; manutenção; descarte ambientalmente adequado e demais requisitos indispensáveis ao atendimento da necessidade.

4. REQUISITOS DA CONTRATAÇÃO

O contratado deverá fornecer/executar o objeto em conformidade com as especificações deste Termo de Referência, com a proposta apresentada e com a legislação aplicável. Os materiais deverão ser novos, sem uso, de primeira qualidade e entregues em perfeitas condições, quando se tratar de aquisição de bens.

Será exigida garantia de [PRAZO OU CONDIÇÃO], contada de [MARCO INICIAL], para [DESCREVER O QUE ESTÁ COBERTO], quando aplicável. A subcontratação será [PERMITIDA/NÃO PERMITIDA], nas condições de [DESCREVER LIMITES E PARCELAS].

5. PRAZO, LOCAL E CONDIÇÕES DE EXECUÇÃO OU ENTREGA

O prazo para [ENTREGA/INÍCIO/CONCLUSÃO] será de [NÚMERO] [DIAS/MESES], contados do recebimento de [ORDEM DE FORNECIMENTO, NOTA DE EMPENHO, ORDEM DE SERVIÇO OU INSTRUMENTO EQUIVALENTE].

O objeto deverá ser entregue/executado em [ENDEREÇO COMPLETO], no horário de [HORÁRIO], perante [SETOR OU RESPONSÁVEL]. O agendamento deverá ser realizado por meio de [E-MAIL/TELEFONE/SISTEMA].

6. GESTÃO, FISCALIZAÇÃO E RECEBIMENTO

A execução será acompanhada e fiscalizada por [NOME/CARGO OU SETOR], que registrará ocorrências e solicitará as correções necessárias. O recebimento provisório ocorrerá em até [PRAZO] após a entrega ou conclusão. O recebimento definitivo ocorrerá após a verificação da conformidade do objeto, no prazo de [PRAZO], mediante [TERMO, ATESTE OU DOCUMENTO EQUIVALENTE].

O objeto poderá ser recusado, total ou parcialmente, quando estiver em desacordo com as especificações, devendo o contratado realizar a substituição, correção ou refazimento em até [PRAZO], sem ônus adicional.

7. OBRIGAÇÕES DO CONTRATADO

• Cumprir integralmente as condições deste Termo de Referência;
• Manter, durante a execução, as condições de habilitação e qualificação exigidas;
• Responder por danos causados à contratante ou a terceiros por ação ou omissão relacionada ao objeto;
• Corrigir, substituir ou refazer itens e serviços em desacordo com o contratado;
• Fornecer documentos fiscais, relatórios, manuais, certificados e demais comprovantes exigidos;
• Observar as normas de segurança, trabalhistas, ambientais e técnicas aplicáveis.

8. OBRIGAÇÕES DO CONTRATANTE

• Fornecer as informações e condições necessárias à execução do objeto;
• Designar gestor e fiscal, quando aplicável;
• Receber e atestar o objeto após a verificação de conformidade;
• Efetuar o pagamento nas condições estabelecidas;
• Notificar formalmente o contratado sobre irregularidades identificadas.

9. PAGAMENTO

O pagamento será efetuado em até [PRAZO] dias após o recebimento definitivo do objeto e a apresentação da nota fiscal/fatura devidamente atestada, observadas as condições de regularidade exigidas e a disponibilidade orçamentária. O pagamento será realizado por [TRANSFERÊNCIA BANCÁRIA/OUTRA FORMA].

10. CRITÉRIO DE SELEÇÃO E ESTIMATIVA DE VALOR

O fornecedor será selecionado por meio de [MODALIDADE/PROCEDIMENTO], adotando-se o critério de julgamento [MENOR PREÇO/POR ITEM/POR LOTE/MELHOR TÉCNICA OU OUTRO]. O valor estimado da contratação é de R$ [VALOR], apurado com base em [PESQUISA DE PREÇOS, PAINEL, CONTRATAÇÕES SIMILARES OU OUTRA METODOLOGIA].

11. DOTAÇÃO ORÇAMENTÁRIA

As despesas correrão por conta da dotação orçamentária: [UNIDADE ORÇAMENTÁRIA], [PROGRAMA/AÇÃO], [NATUREZA DA DESPESA], [FONTE DE RECURSOS], ou serão indicadas em momento oportuno, conforme a regulamentação aplicável.

12. SANÇÕES E DISPOSIÇÕES FINAIS

O descumprimento das obrigações sujeitará o contratado às sanções previstas no instrumento convocatório, contrato e legislação aplicável, assegurados o contraditório e a ampla defesa. Os casos omissos serão avaliados pela autoridade competente, observadas as normas vigentes.

[CIDADE], [DIA] de [MÊS] de [ANO].

____________________________________
[NOME COMPLETO DO RESPONSÁVEL]
[CARGO/FUNÇÃO]

De acordo:

____________________________________
[NOME DA AUTORIDADE COMPETENTE]
[CARGO/FUNÇÃO]

Como preencher o modelo passo a passo

1. Defina o objeto sem ambiguidades. Comece pela frase de contratação e informe exatamente o que será fornecido ou executado. Evite expressões genéricas como “material de qualidade” sem indicar parâmetros que possam ser conferidos.
2. Justifique a necessidade. Relacione a contratação a um problema real, a uma atividade institucional, ao público atendido e ao resultado esperado. A justificativa não deve servir apenas para repetir o objeto.
3. Detalhe itens e quantidades. Preencha a tabela com unidades de medida adequadas, como unidade, caixa, pacote, hora, mês ou serviço. Confira se a soma dos valores e quantidades está correta.
4. Estabeleça requisitos proporcionais. Exija somente documentos, capacidades técnicas, garantias e certificações que sejam pertinentes ao objeto. Requisitos excessivos podem restringir injustificadamente a competição.
5. Informe a logística de execução. Determine prazo, endereço, responsável pelo recebimento e condições de acesso ao local. Para serviços, descreva entregáveis, cronograma e forma de medição.
6. Defina o aceite do objeto. Explique como será feita a conferência. Isso é importante para verificar se o contratado entregou aquilo que foi especificado antes do pagamento.
7. Revise a coerência documental. Compare o termo de referência com a pesquisa de preços, o estudo técnico preliminar, a disponibilidade orçamentária e a minuta contratual, quando existentes. Todas as peças devem tratar do mesmo objeto e dos mesmos quantitativos.

Perguntas comuns

Termo de referência é igual a projeto básico?

Não necessariamente. Ambos descrevem uma contratação, mas o projeto básico é mais associado a obras e serviços de engenharia ou a objetos que demandam detalhamento técnico específico. A definição correta depende da natureza do objeto, da legislação aplicável e dos regulamentos do órgão ou entidade.

Posso usar este modelo para contratação direta?

Sim. O termo de referência pode instruir processos de dispensa ou inexigibilidade, desde que seja adaptado ao caso e acompanhado das justificativas, pesquisa de preços, documentos de habilitação e demais elementos exigidos pela legislação e pelas normas internas.

É obrigatório informar o valor estimado no documento?

O valor estimado deve ser apurado e registrado no processo de contratação. A forma de divulgação pode variar conforme o procedimento e a hipótese de sigilo legalmente admitida. Verifique a regra do seu órgão, pois a informação pode constar no termo, em documento anexo ou em peça restrita do processo.

Posso indicar marca no termo de referência?

A indicação de marca exige cautela e justificativa técnica. Em regra, a descrição deve priorizar características e desempenho. Quando a indicação for necessária para padronização, compatibilidade ou outra razão tecnicamente demonstrável, ela deve ser fundamentada conforme as regras aplicáveis.

Este modelo tem caráter exclusivamente informativo e deve ser adaptado às particularidades da contratação, às normas internas e à legislação vigente. Em processos públicos, recomenda-se a revisão pelos setores técnico, de compras e jurídico do órgão ou entidade.