Modelo de Declaração de Microempresa Word: Baixe e Preencha

A declaração de microempresa é o documento pelo qual a empresa, por seu representante legal, informa formalmente que se enquadra como Microempresa (ME), nos termos da legislação aplicável. Ela pode ser solicitada em licitações, cadastros de fornecedores, processos administrativos, relações comerciais, pedidos de benefícios e outras situações em que seja necessário comprovar a condição empresarial declarada.

Este modelo de declaração de microempresa Word foi organizado para que você possa copiar, colar no Word, substituir os campos entre colchetes e imprimir. Apesar de ser um documento simples, ele deve apresentar dados corretos da pessoa jurídica, do representante que assina e da finalidade para a qual será entregue. Uma declaração inconsistente ou assinada por pessoa sem poderes pode ser recusada pelo destinatário.

No Brasil, o enquadramento como microempresa é disciplinado principalmente pela Lei Complementar nº 123/2006, conhecida como Estatuto Nacional da Microempresa e da Empresa de Pequeno Porte. Em regra, considera-se microempresa a sociedade empresária, a sociedade simples, a empresa individual de responsabilidade limitada e o empresário devidamente registrados que obtenham receita bruta anual igual ou inferior a R$ 360.000,00, observadas as demais condições e vedações legais.

Quando usar a declaração de microempresa

A declaração pode ser exigida quando a empresa precisa demonstrar seu enquadramento como ME perante uma organização pública ou privada. O conteúdo e os anexos necessários podem variar conforme o edital, contrato, regulamento interno ou procedimento em questão.

• Licitações e contratações públicas: para requerer o tratamento favorecido previsto na Lei Complementar nº 123/2006, desde que o edital admita a declaração e sejam atendidos os requisitos legais.
• Cadastro de fornecedores: quando clientes, marketplaces, instituições ou parceiros comerciais solicitam a classificação do porte da empresa.
• Processos bancários e de crédito: quando uma instituição pede uma declaração complementar sobre a natureza ou o porte do negócio.
• Programas de incentivo: em inscrições para projetos, benefícios, feiras, chamadas públicas ou iniciativas voltadas a pequenos negócios.
• Rotinas administrativas: para responder a solicitações formais de departamentos de compras, contabilidade, compliance ou jurídico.

É importante não confundir a declaração com a prova definitiva do enquadramento. Dependendo da finalidade, poderão ser exigidos documentos adicionais, como cartão do CNPJ, contrato social e alterações, Certidão Simplificada da Junta Comercial, comprovante de opção pelo Simples Nacional, balanços, declarações fiscais ou certidão específica. Leia sempre a exigência do destinatário antes de enviar apenas este texto.

Modelo completo de declaração de microempresa

DECLARAÇÃO DE ENQUADRAMENTO COMO MICROEMPRESA – ME

À
[NOME DO ÓRGÃO, EMPRESA OU INSTITUIÇÃO DESTINATÁRIA]
[ENDEREÇO, SE HOUVER]

Eu, [NOME COMPLETO DO REPRESENTANTE LEGAL], [NACIONALIDADE], [ESTADO CIVIL], [PROFISSÃO], portador(a) do RG nº [NÚMERO DO RG] e inscrito(a) no CPF sob o nº [NÚMERO DO CPF], na qualidade de [CARGO DO REPRESENTANTE LEGAL] da empresa [RAZÃO SOCIAL DA EMPRESA], inscrita no CNPJ sob o nº [NÚMERO DO CNPJ], com sede em [ENDEREÇO COMPLETO DA EMPRESA], DECLARO, para os devidos fins e sob as penas da lei, que a referida empresa se enquadra na condição de Microempresa – ME, nos termos da Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006, e demais normas aplicáveis.

Declaro, ainda, que as informações prestadas neste documento são verdadeiras e correspondem à situação atual da empresa, responsabilizando-me civil, administrativa e penalmente pela veracidade desta declaração.

A presente declaração é emitida para fins de [INFORMAR A FINALIDADE: PARTICIPAÇÃO NA LICITAÇÃO Nº ___ / CADASTRO DE FORNECEDOR / APRESENTAÇÃO PERANTE ___ / OUTRA FINALIDADE].

[CIDADE], [DIA] de [MÊS] de [ANO].

____________________________________________
[NOME COMPLETO DO REPRESENTANTE LEGAL]
[CARGO DO REPRESENTANTE LEGAL]
[RAZÃO SOCIAL DA EMPRESA]
CNPJ: [NÚMERO DO CNPJ]

Como preencher o modelo passo a passo

1. Identifique corretamente o destinatário. Informe o nome do órgão, empresa ou instituição que recebeu ou solicitou a declaração. Se houver edital, processo, convite, contrato ou número de referência, acrescente essa informação no cabeçalho ou na finalidade.
2. Use a razão social, e não somente o nome fantasia. A razão social deve ser copiada exatamente como consta no cartão do CNPJ e no ato constitutivo da empresa. O nome fantasia pode ser incluído entre parênteses, se for útil, mas não substitui a denominação empresarial.
3. Confira o CNPJ e o endereço da sede. Digite os dados atualizados e confira os algarismos do CNPJ. Divergências entre a declaração e o cadastro da Receita Federal podem gerar questionamentos.
4. Indique o representante legal habilitado. A assinatura deve ser feita pelo sócio administrador, empresário individual, titular ou procurador com poderes suficientes. Verifique o contrato social, requerimento de empresário, estatuto ou procuração antes de definir quem assinará.
5. Descreva a finalidade objetiva. Evite escrever apenas “para os devidos fins” no campo de finalidade. Prefira informar o uso concreto, como “participação no Pregão Eletrônico nº [NÚMERO]” ou “atualização de cadastro de fornecedor”.
6. Informe local e data de emissão. A declaração normalmente deve ser atual. Quando houver edital ou solicitação com prazo específico, respeite a data máxima de emissão definida pelo destinatário.
7. Assine e preserve os documentos de suporte. Assine manualmente ou por meio eletrônico aceito pelo solicitante. Guarde cópia da declaração e dos documentos que sustentam a condição informada, pois eles podem ser pedidos posteriormente.

Cuidados importantes antes de apresentar

O uso da expressão “Microempresa – ME” não depende apenas da vontade do empreendedor. A empresa precisa atender aos requisitos legais aplicáveis e não estar em situação que impeça ou descaracterize o enquadramento. A Lei Complementar nº 123/2006 prevê condições relacionadas à receita bruta, à forma de constituição e a hipóteses de vedação. Por isso, consulte a contabilidade ou assessoria jurídica se houver dúvida sobre a situação atual da empresa.

Também é essencial compreender que ser microempresa não é exatamente o mesmo que ser optante pelo Simples Nacional. Muitas microempresas adotam o Simples, mas os conceitos possuem regras próprias. Se o destinatário pedir especificamente uma declaração de opção pelo Simples Nacional, um comprovante de opção ou uma declaração de ME/EPP para licitação, ajuste o texto ou use o formulário exigido.

Em procedimentos licitatórios, a Lei Complementar nº 123/2006 estabelece tratamento diferenciado e favorecido às microempresas e empresas de pequeno porte. Contudo, cada edital pode determinar a forma de comprovação, o momento de apresentação e as declarações adicionais necessárias. Quando existir minuta, anexo ou modelo fornecido pela Administração, utilize-o prioritariamente, pois ele integra as regras daquele certame.

Perguntas comuns

Quem pode assinar a declaração de microempresa?

Em geral, o representante legal da empresa: empresário individual, sócio administrador, titular ou administrador previsto no ato constitutivo. Um procurador também pode assinar se possuir procuração válida com poderes compatíveis. A assinatura de pessoa sem representação pode comprometer a aceitação do documento.

Preciso reconhecer firma em cartório?

Normalmente, não, salvo se o órgão, empresa ou regulamento exigir expressamente reconhecimento de firma. Para muitos procedimentos, a assinatura simples ou eletrônica é suficiente. Confirme a regra com quem solicitou a declaração.

A declaração substitui o cartão do CNPJ ou a certidão da Junta Comercial?

Não necessariamente. Ela é uma manifestação formal da empresa, mas o destinatário pode solicitar documentos oficiais complementares para verificar dados cadastrais, representação e enquadramento. Entregue os anexos previstos na exigência específica.

ME e EPP usam a mesma declaração?

O formato é parecido, mas a informação sobre o porte deve ser verdadeira. Se a empresa for Empresa de Pequeno Porte, substitua “Microempresa – ME” por “Empresa de Pequeno Porte – EPP” e confira se atende aos critérios legais correspondentes.

Posso editar este modelo no Word?

Sim. Copie o modelo completo para o Word, mantenha o título e os parágrafos, substitua todos os campos entre colchetes e revise cuidadosamente antes de imprimir ou converter em PDF. Caso o destinatário forneça um modelo próprio, utilize o documento oficial exigido.

Este modelo tem caráter exclusivamente informativo e deve ser adaptado à situação concreta e às exigências do destinatário. Em caso de dúvida sobre enquadramento empresarial, poderes de representação ou exigências legais, busque orientação de contador(a) ou advogado(a).