Modelo de Termo de Referência Pronto para Licitações

O termo de referência é o documento de planejamento que descreve, justifica e organiza a contratação de bens ou serviços pela Administração Pública. Ele estabelece, com objetividade, o que será contratado, em qual quantidade, para qual finalidade, quais requisitos devem ser atendidos, como ocorrerá a execução e quais critérios serão adotados para o recebimento e o pagamento.

Este modelo de termo de referência pronto foi estruturado para servir como ponto de partida em contratações públicas, especialmente nas aquisições de bens e nas contratações de serviços. No regime da Lei nº 14.133/2021, o termo de referência integra a etapa preparatória da licitação e deve refletir o planejamento da necessidade administrativa. Um documento bem elaborado diminui dúvidas dos fornecedores, favorece propostas comparáveis e ajuda a prevenir falhas na execução contratual.

O conteúdo deve ser ajustado ao objeto concreto, ao regulamento do respectivo órgão ou entidade e às conclusões do Estudo Técnico Preliminar, quando exigido. Não basta copiar especificações genéricas: a descrição precisa ser suficiente para identificar a necessidade, sem restringir indevidamente a competitividade.

Quando usar o termo de referência

O termo de referência é indicado quando a Administração pretende contratar bens, serviços comuns ou serviços técnicos, por licitação, contratação direta ou procedimentos auxiliares, conforme o caso. Ele funciona como base para a definição do objeto, a pesquisa de preços, a elaboração do edital ou do aviso de contratação direta, a análise das propostas e a futura fiscalização do contrato.

• Na compra de materiais de consumo, equipamentos, mobiliário, veículos ou itens de tecnologia.
• Na contratação de serviços de limpeza, manutenção, apoio administrativo, transporte, eventos, locação e outros serviços necessários ao órgão.
• Na instrução de processos de dispensa ou inexigibilidade, com as adaptações e justificativas aplicáveis.
• Na formalização de demandas que dependam de quantitativos, requisitos técnicos, prazos, garantias e critérios de aceitação claramente definidos.
• Na contratação de serviços continuados, incluindo regras de medição, níveis mínimos de serviço e responsabilidades das partes.

Nos termos do art. 6º, inciso XXIII, da Lei nº 14.133/2021, o termo de referência é o documento necessário para a contratação de bens e serviços. Entre outros elementos, ele deve tratar da definição do objeto, da fundamentação da contratação, da descrição da solução, dos requisitos, do modelo de execução, do modelo de gestão, dos critérios de medição e pagamento, da forma de seleção do fornecedor e da estimativa do valor da contratação.

Modelo completo de termo de referência

TERMO DE REFERÊNCIA Nº [NÚMERO/ANO]

PROCESSO ADMINISTRATIVO Nº [NÚMERO DO PROCESSO]

ÓRGÃO/ENTIDADE: [NOME DO ÓRGÃO OU ENTIDADE]

UNIDADE REQUISITANTE: [NOME DA UNIDADE/SETOR]

1. DO OBJETO

1.1. Contratação de [DESCREVER O BEM OU SERVIÇO], para atender às necessidades de [UNIDADE, PROJETO OU ATIVIDADE], conforme condições, quantidades e exigências estabelecidas neste Termo de Referência e em seus anexos.

1.2. O objeto é classificado como [BEM/SERVIÇO] de natureza [COMUM/ESPECIAL], nos termos da legislação aplicável.

2. DA FUNDAMENTAÇÃO E DA NECESSIDADE DA CONTRATAÇÃO

2.1. A presente contratação é necessária para [EXPLICAR O PROBLEMA OU A NECESSIDADE ADMINISTRATIVA].

2.2. A contratação está prevista em [PLANO DE CONTRATAÇÕES ANUAL, PLANEJAMENTO OU DOCUMENTO EQUIVALENTE], quando aplicável, e decorre do Processo Administrativo nº [NÚMERO].

2.3. A solução escolhida mostra-se adequada porque [APRESENTAR, DE FORMA RESUMIDA, A JUSTIFICATIVA TÉCNICA E ECONÔMICA].

3. DA DESCRIÇÃO DA SOLUÇÃO E DAS ESPECIFICAÇÕES

3.1. A solução consiste em [DESCREVER A SOLUÇÃO COMPLETA, INCLUINDO FORNECIMENTO, ENTREGA, INSTALAÇÃO, SUPORTE, MANUTENÇÃO OU OUTRAS ETAPAS, SE HOUVER].

3.2. Os itens, quantitativos e especificações mínimas constam da tabela abaixo:

Item	Descrição/especificação	Unidade	Quantidade	Valor unitário estimado	Valor total estimado
[01]	[DESCRIÇÃO DETALHADA E OBJETIVA]	[UNIDADE]	[QUANTIDADE]	R$ [VALOR]	R$ [VALOR]
[02]	[DESCRIÇÃO DETALHADA E OBJETIVA]	[UNIDADE]	[QUANTIDADE]	R$ [VALOR]	R$ [VALOR]

3.3. Serão aceitos produtos ou serviços equivalentes ou superiores às especificações, desde que comprovadamente atendam às exigências técnicas e funcionais definidas neste documento.

4. DOS REQUISITOS DA CONTRATAÇÃO

4.1. A contratada deverá observar todas as normas técnicas, ambientais, sanitárias, trabalhistas e de segurança aplicáveis ao objeto.

4.2. Quando cabível, os materiais deverão ser novos, sem uso anterior, entregues em embalagem adequada e acompanhados de manuais, certificados, garantias e demais documentos pertinentes.

4.3. A subcontratação [SERÁ/NÃO SERÁ] admitida, limitada a [PERCENTUAL OU CONDIÇÃO], mediante prévia autorização da contratante.

4.4. A garantia contratual [SERÁ/NÃO SERÁ] exigida, nos termos e percentuais definidos no edital, aviso ou instrumento contratual.

5. DO PRAZO E DO LOCAL DE EXECUÇÃO OU ENTREGA

5.1. O prazo para [ENTREGA/INÍCIO DA EXECUÇÃO] será de [NÚMERO] dias [ÚTEIS/CORRIDOS], contados do recebimento da [ORDEM DE FORNECIMENTO/ORDEM DE SERVIÇO/NOTA DE EMPENHO].

5.2. A entrega ou execução ocorrerá em [ENDEREÇO COMPLETO], nos dias e horários [INFORMAR], mediante prévio agendamento com [SETOR, TELEFONE E E-MAIL].

6. DO MODELO DE EXECUÇÃO E GESTÃO

6.1. A execução será acompanhada e fiscalizada por servidor(es) formalmente designado(s), que registrará(ão) ocorrências, solicitará(ão) correções e atestará(ão) o cumprimento das obrigações.

6.2. A contratada deverá indicar preposto com poderes para tratar das questões relacionadas à execução do objeto.

6.3. Eventuais falhas deverão ser corrigidas no prazo de [NÚMERO] dias [ÚTEIS/CORRIDOS], contados da notificação, sem custos adicionais para a contratante.

7. DO RECEBIMENTO, DA MEDIÇÃO E DO PAGAMENTO

7.1. O recebimento provisório ocorrerá mediante verificação inicial da entrega ou execução. O recebimento definitivo será realizado após a confirmação de que o objeto atende integralmente às especificações e condições estabelecidas.

7.2. Para serviços, a medição será efetuada com base em [UNIDADE DE MEDIDA, RELATÓRIO, ORDEM EXECUTADA, POSTO DE TRABALHO OU OUTRO CRITÉRIO OBJETIVO].

7.3. O pagamento será realizado em até [NÚMERO] dias, após o recebimento definitivo, o atesto da nota fiscal e a comprovação da regularidade exigida, observada a ordem cronológica de pagamentos e a legislação aplicável.

8. DA FORMA E DOS CRITÉRIOS DE SELEÇÃO DO FORNECEDOR

8.1. O fornecedor será selecionado por meio de [PREGÃO/CONCORRÊNCIA/DISPENSA/OUTRO], adotando-se o critério de julgamento de [MENOR PREÇO/MAIOR DESCONTO/MELHOR TÉCNICA OU CONTEÚDO ARTÍSTICO/TÉCNICA E PREÇO], conforme a natureza do objeto.

8.2. Serão exigidos os documentos de habilitação jurídica, fiscal, social, trabalhista, econômico-financeira e técnica pertinentes, na forma da legislação e do instrumento convocatório.

9. DA ESTIMATIVA DO VALOR DA CONTRATAÇÃO

9.1. O valor total estimado da contratação é de R$ [VALOR TOTAL], apurado mediante pesquisa de preços juntada aos autos, nos termos da regulamentação aplicável.

10. DA ADEQUAÇÃO ORÇAMENTÁRIA

10.1. As despesas correrão à conta da dotação orçamentária [INFORMAR UNIDADE ORÇAMENTÁRIA, AÇÃO, ELEMENTO DE DESPESA E FONTE DE RECURSOS], ou de dotação que a substitua.

11. DAS OBRIGAÇÕES DA CONTRATADA

11.1. Entregar ou executar o objeto em conformidade com este Termo de Referência.

11.2. Responsabilizar-se por custos, tributos, encargos, transporte, seguros e demais despesas necessárias ao cumprimento da contratação.

11.3. Manter, durante toda a execução, as condições de habilitação e qualificação exigidas.

11.4. Reparar, corrigir, remover ou substituir, às suas expensas, o objeto que apresentar vícios, defeitos ou desconformidades.

12. DAS OBRIGAÇÕES DA CONTRATANTE

12.1. Fornecer as informações e condições necessárias à execução do objeto.

12.2. Designar gestor e fiscal para acompanhar a contratação.

12.3. Receber o objeto, efetuar o pagamento devido e aplicar as medidas cabíveis em caso de inadimplemento.

13. DAS SANÇÕES

13.1. O descumprimento das obrigações sujeitará a contratada às sanções previstas na Lei nº 14.133/2021, no edital ou aviso, no contrato e demais normas aplicáveis, assegurados o contraditório e a ampla defesa.

[CIDADE], [DIA] de [MÊS] de [ANO].

[NOME DO RESPONSÁVEL PELA ELABORAÇÃO]
[CARGO/FUNÇÃO]
[UNIDADE REQUISITANTE]

[NOME DA AUTORIDADE COMPETENTE, SE APLICÁVEL]
[CARGO/FUNÇÃO]
[APROVAÇÃO]

Como preencher o termo de referência passo a passo

1. Identifique a demanda: descreva qual problema será resolvido e quem será beneficiado. Evite justificativas vagas, como apenas “para atender às necessidades do setor”.
2. Defina o objeto com precisão: informe se a contratação se refere a aquisição, prestação de serviço, locação, instalação ou solução integrada. Não inclua marca específica, salvo nas hipóteses legalmente justificadas.
3. Especifique os itens: informe unidade de fornecimento, quantidade, características técnicas mínimas, desempenho esperado e compatibilidades indispensáveis. Exigências desnecessárias podem reduzir a competição.
4. Estabeleça prazos e local: indique o marco inicial da contagem, os dias úteis ou corridos, o endereço de entrega e a pessoa ou setor responsável pelo recebimento.
5. Defina como a Administração verificará o objeto: estabeleça critérios objetivos de recebimento, testes, relatórios, medições ou níveis de serviço. Isso é particularmente importante em contratos de serviços.
6. Registre a pesquisa de preços: apresente o valor estimado de acordo com a metodologia e as fontes previstas na regulamentação aplicável ao órgão. A memória de cálculo e os documentos da pesquisa devem integrar o processo.
7. Compatibilize o documento com o planejamento: confira a relação com o Estudo Técnico Preliminar, o Plano de Contratações Anual, a disponibilidade orçamentária e a minuta do edital ou contrato.
8. Submeta à revisão técnica e jurídica: antes da publicação, siga os fluxos internos de aprovação e os regulamentos próprios do ente federativo.

Perguntas comuns sobre termo de referência

Qual é a diferença entre termo de referência e projeto básico?

Na Lei nº 14.133/2021, o termo de referência é o documento próprio para a contratação de bens e serviços. O projeto básico é mais associado a obras e serviços de engenharia, com detalhamento compatível com a complexidade técnica da solução. O regulamento interno do órgão pode trazer orientações complementares.

O termo de referência pode indicar uma marca?

Em regra, a especificação deve priorizar características de desempenho e qualidade, sem direcionamento. A indicação de marca ou modelo somente pode ocorrer em situações justificadas e admitidas pela legislação, como referência de qualidade, padronização ou compatibilidade, sempre com motivação técnica formal no processo.

Quem elabora e quem aprova o documento?

Normalmente, a área requisitante ou técnica elabora o termo de referência, com apoio dos setores de compras, planejamento e contratação. A aprovação deve observar a competência definida pelas normas internas do órgão. Gestor e fiscal do contrato podem ser designados posteriormente ou já indicados conforme o fluxo adotado.

O termo de referência é obrigatório em dispensa de licitação?

As contratações diretas também exigem instrução adequada do processo, com descrição clara do objeto, justificativa da necessidade, estimativa de despesa e demais elementos exigíveis. A extensão e a denominação do documento podem seguir o regulamento do órgão, mas a ausência de planejamento e especificação adequada não é recomendável.

Este modelo tem caráter exclusivamente informativo e deve ser adaptado às características da contratação, à Lei nº 14.133/2021, aos regulamentos do órgão ou entidade e à análise dos setores técnico, administrativo e jurídico competentes.