Modelo de Declaração de Microempresa Pronto para Usar

A declaração de microempresa é o documento por meio do qual a empresa afirma, sob sua responsabilidade, que se enquadra como Microempresa (ME), observando os critérios da legislação aplicável. Ela é frequentemente exigida em processos de cadastro, contratações privadas, relações com fornecedores, instituições financeiras e, sobretudo, em licitações públicas, nas quais o enquadramento pode assegurar o acesso ao tratamento diferenciado previsto para pequenos negócios.

No Brasil, a referência central é a Lei Complementar nº 123/2006, conhecida como Estatuto Nacional da Microempresa e da Empresa de Pequeno Porte. Em regra, considera-se microempresa a sociedade empresária, a sociedade simples, a empresa individual de responsabilidade limitada e o empresário devidamente registrados que aufiram receita bruta anual de até R$ 360.000,00. Também é indispensável verificar se a empresa não se encontra em hipótese legal que impeça esse enquadramento.

Este modelo de declaração de microempresa pronto foi estruturado para que você possa copiar, preencher e adaptar à finalidade solicitada. Ainda que seja um documento simples, as informações devem refletir a situação real da pessoa jurídica, pois uma declaração inexata pode gerar consequências administrativas, contratuais, tributárias e até penais, conforme o caso.

Quando usar a declaração de microempresa

A declaração pode ser apresentada sempre que uma organização pública ou privada solicitar uma comprovação formal do porte empresarial. Contudo, antes de assiná-la, confira o edital, contrato, regulamento ou formulário que motivou a exigência. Alguns destinatários possuem minuta própria ou exigem cláusulas específicas, que devem prevalecer.

• Licitações e contratações públicas: para declarar o enquadramento como ME e requerer o tratamento favorecido previsto na Lei Complementar nº 123/2006, quando aplicável.
• Cadastros de fornecedores: para atualização de dados perante clientes, plataformas de compras, grandes empresas ou órgãos públicos.
• Instituições financeiras e parceiros comerciais: quando houver solicitação de identificação do porte da empresa em análises cadastrais ou negociações.
• Processos internos e comerciais: para formalizar informações empresariais em propostas, contratos, credenciamentos e relações com distribuidores.
• Regularização documental: quando um contador, advogado, cliente ou setor administrativo solicitar uma declaração atualizada de enquadramento.

Em licitações, é importante distinguir a declaração de enquadramento da documentação de constituição e dos comprovantes fiscais eventualmente exigidos. A simples assinatura da declaração não substitui certidões, balanços, registros na Junta Comercial ou qualquer documento previsto no edital. Além disso, a condição de ME precisa existir na data relevante definida pelo procedimento.

Modelo completo de declaração de microempresa

DECLARAÇÃO DE ENQUADRAMENTO COMO MICROEMPRESA

À [NOME DO ÓRGÃO, EMPRESA OU INSTITUIÇÃO DESTINATÁRIA]

Ref.: [NÚMERO DO PROCESSO, EDITAL, CONTRATO OU FINALIDADE, SE HOUVER]

[RAZÃO SOCIAL DA EMPRESA], pessoa jurídica de direito privado, inscrita no CNPJ sob o nº [CNPJ], com sede à [ENDEREÇO COMPLETO: RUA/AVENIDA, NÚMERO, COMPLEMENTO, BAIRRO, CIDADE, UF E CEP], neste ato representada por [NOME COMPLETO DO REPRESENTANTE LEGAL], [NACIONALIDADE], [ESTADO CIVIL], [PROFISSÃO], inscrito(a) no CPF sob o nº [CPF] e portador(a) do RG nº [RG E ÓRGÃO EXPEDIDOR], na qualidade de [CARGO OU FUNÇÃO], DECLARA, para os devidos fins e sob as penas da lei, que:

1. A empresa encontra-se enquadrada como MICROEMPRESA (ME), nos termos da Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006, e alterações posteriores;

2. Sua receita bruta anual está dentro do limite legal aplicável à condição de microempresa;

3. Não incorre em quaisquer das situações impeditivas ao enquadramento previstas na legislação vigente;

4. As informações prestadas nesta declaração são verdadeiras, completas e correspondem à atual situação da empresa;

5. [SE FOR PARA LICITAÇÃO, MANTENHA ESTE ITEM:] Para fins de participação no [NOME DO CERTAME], regido pelo [EDITAL/PROCESSO Nº], requer, quando cabível, a aplicação do tratamento diferenciado e favorecido assegurado às microempresas pela Lei Complementar nº 123/2006 e pela legislação pertinente.

Por ser expressão da verdade, firma a presente declaração para que produza seus efeitos legais.

[CIDADE/UF], [DIA] de [MÊS] de [ANO].

____________________________________________

[NOME COMPLETO DO REPRESENTANTE LEGAL]

[CARGO OU FUNÇÃO]

[RAZÃO SOCIAL DA EMPRESA]

CNPJ nº [CNPJ]

Como preencher o documento passo a passo

1. Identifique o destinatário. No início do documento, informe o nome do órgão público, empresa, comissão de licitação ou instituição que receberá a declaração. Se não houver destinatário definido, é possível usar a expressão “A quem possa interessar”, embora a indicação específica seja preferível.
2. Inclua a referência do procedimento. Quando a declaração estiver relacionada a uma licitação, proposta comercial, cadastro ou contrato, informe o número do edital, pregão, concorrência, processo administrativo ou documento correspondente. Isso facilita a vinculação do texto à finalidade correta.
3. Preencha a qualificação da empresa. Utilize a razão social exatamente como consta no cartão do CNPJ e no ato constitutivo. Informe também o CNPJ e o endereço completo da sede. Evite abreviações que possam causar divergência com os registros oficiais.
4. Qualifique corretamente o representante legal. A pessoa que assina deve ter poderes para representar a empresa, conforme contrato social, requerimento de empresário, procuração válida ou outro ato aplicável. Informe nome, CPF, documento de identidade, cargo e demais dados solicitados no modelo.
5. Confirme o enquadramento antes de declarar. Consulte a contabilidade da empresa para verificar receita bruta, alterações societárias, atividades exercidas e eventuais impedimentos legais. A classificação tributária no Simples Nacional pode ser relevante, mas não deve ser confundida automaticamente com toda e qualquer exigência de enquadramento.
6. Adapte a cláusula de licitação, se necessário. O item 5 deve ser utilizado quando a declaração for apresentada em procedimento de contratação pública. Para cadastros privados ou outras finalidades, você pode removê-lo ou substituí-lo por uma frase que explique o objetivo do documento.
7. Indique local e data atuais. Informe a cidade, a unidade federativa e a data da assinatura. Em geral, o destinatário espera uma declaração recente, especialmente em certames e atualizações cadastrais.
8. Assine de forma válida. A declaração pode ser assinada manualmente ou eletronicamente, conforme aceitação do destinatário. Se houver assinatura digital, plataforma específica ou exigência de reconhecimento de firma, siga exatamente as regras informadas no edital ou na instituição solicitante.

Cuidados importantes antes de assinar

O enquadramento como microempresa não deve ser declarado apenas porque a empresa é pequena ou possui poucos empregados. A legislação considera critérios próprios, especialmente a receita bruta anual e a inexistência de impedimentos legais. Por isso, a conferência com o profissional de contabilidade é uma medida recomendável antes da emissão do documento.

Também é essencial não alterar dados para atender a uma exigência comercial ou licitatória. A apresentação de informação falsa a órgão público pode, conforme as circunstâncias, provocar inabilitação, perda de benefícios, aplicação de sanções administrativas e outras responsabilizações. Em relações privadas, a declaração incorreta também pode caracterizar descumprimento contratual.

Se o edital fornecer uma declaração padrão, utilize-o em vez deste modelo ou ajuste este texto para incluir todos os requisitos solicitados. Alguns processos exigem menção expressa à Lei nº 14.133/2021, à Lei Complementar nº 123/2006, ao porte da empresa ou à inexistência de impedimentos específicos. Leia cuidadosamente as regras antes de enviar o arquivo.

Perguntas comuns

Microempresa e MEI são a mesma coisa?

Não exatamente. O Microempreendedor Individual (MEI) é uma modalidade simplificada destinada a quem exerce atividade permitida e atende a requisitos específicos. A microempresa, por sua vez, é uma classificação de porte empresarial mais ampla. Um MEI pode ser considerado microempresa para determinados fins, mas a documentação e as regras aplicáveis podem variar. Verifique o que o destinatário exige.

Preciso reconhecer firma na declaração de microempresa?

Em regra, não há exigência geral de reconhecimento de firma para esse tipo de declaração. Entretanto, o órgão, cliente ou edital pode estabelecer formalidade específica. Sempre confira as instruções do destinatário antes de assinar e protocolar o documento.

A declaração substitui o comprovante de inscrição no CNPJ?

Não. A declaração é uma manifestação formal da empresa sobre seu enquadramento. O comprovante de inscrição e de situação cadastral no CNPJ é outro documento, emitido pela Receita Federal, e pode ser solicitado juntamente com a declaração.

Uma empresa optante pelo Simples Nacional é automaticamente microempresa?

Não necessariamente. Embora muitas microempresas sejam optantes pelo Simples Nacional, os conceitos não são idênticos em todas as situações. A opção tributária deve ser analisada em conjunto com o porte, a receita bruta e os critérios legais aplicáveis ao caso concreto.

Quem deve assinar a declaração?

Preferencialmente, o sócio administrador, titular, empresário individual ou outro representante que possua poderes de representação. Se a assinatura for realizada por procurador, confira se a procuração concede poderes suficientes e se precisa ser anexada ao processo.

Este modelo tem caráter exclusivamente informativo e deve ser adaptado à situação concreta, às exigências do destinatário e à legislação vigente. Para casos com dúvidas sobre enquadramento, receita ou impedimentos legais, recomenda-se a orientação de profissional de contabilidade ou advocacia.