Modelo de Termo de Referência para Imprimir e Preencher

O termo de referência é o documento que descreve, de forma clara e objetiva, o objeto que a Administração Pública pretende contratar, bem como as condições, quantidades, exigências, responsabilidades e critérios que orientarão a futura contratação. Ele é essencial para transformar uma necessidade administrativa em uma demanda suficientemente detalhada para a fase de seleção do fornecedor e para a correta execução contratual.

Este modelo de termo de referência para imprimir foi elaborado como uma estrutura prática para adaptação por órgãos e entidades públicas. Pode ser utilizado em aquisições de bens, contratações de serviços, inclusive serviços continuados, e outras demandas compatíveis, observadas as características de cada caso. Antes de imprimir ou publicar o documento, é indispensável revisar todos os campos entre colchetes e adequar o conteúdo ao planejamento da contratação.

No Brasil, a elaboração do termo de referência deve observar especialmente a Lei nº 14.133/2021, que estabelece normas gerais de licitação e contratação para as administrações públicas diretas, autárquicas e fundacionais da União, dos estados, do Distrito Federal e dos municípios. O documento deve guardar coerência com o estudo técnico preliminar, quando exigível, com a pesquisa de preços, com a dotação orçamentária e com o edital ou aviso de contratação direta aplicável.

Quando usar o termo de referência

O termo de referência é utilizado quando o poder público precisa definir tecnicamente uma contratação antes de iniciar o procedimento de compra, licitação, dispensa ou inexigibilidade, conforme a hipótese legal. Sua função é estabelecer o que será contratado e quais resultados são esperados, reduzindo ambiguidades, falhas no recebimento e riscos de direcionamento indevido.

• Na compra de materiais de consumo, equipamentos, mobiliário, veículos e outros bens.
• Na contratação de serviços comuns, técnicos, continuados ou por escopo, conforme a natureza da demanda.
• Na instrução de processos de dispensa de licitação, inclusive dispensa em razão do valor, quando cabível.
• Na preparação de pregões, concorrências e outros procedimentos previstos na Lei nº 14.133/2021.
• Na contratação de manutenção, locação, consultoria, capacitação, tecnologia, limpeza, vigilância ou fornecimentos parcelados.
• Na definição de critérios de aceitação, prazos, obrigações e fiscalização da futura contratação.

Embora o termo de referência seja um documento administrativo, ele não deve ser tratado como formulário genérico preenchido sem análise. Cada cláusula precisa refletir a necessidade real do órgão. Especificações excessivamente restritivas, indicação injustificada de marca, quantidades sem memória de cálculo ou exigências incompatíveis com o objeto podem comprometer a competitividade e a legalidade da contratação.

Modelo completo de termo de referência para imprimir

TERMO DE REFERÊNCIA Nº [NÚMERO/ANO]

PROCESSO ADMINISTRATIVO Nº [NÚMERO DO PROCESSO]

UNIDADE REQUISITANTE: [NOME DA SECRETARIA, SETOR OU UNIDADE]

1. OBJETO
1.1. Constitui objeto deste Termo de Referência a contratação de [DESCREVER COM PRECISÃO A AQUISIÇÃO DE BENS OU A PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS], incluindo [ITENS, ACESSÓRIOS, INSTALAÇÃO, TREINAMENTO, ENTREGA OU OUTRAS PARCELAS NECESSÁRIAS], nas condições, quantidades e exigências estabelecidas neste documento e em seus anexos.

2. FUNDAMENTAÇÃO E DESCRIÇÃO DA NECESSIDADE
2.1. A contratação é necessária para [EXPLICAR O PROBLEMA, A DEMANDA PÚBLICA OU A NECESSIDADE ADMINISTRATIVA].
2.2. A solução pretendida visa [INDICAR OS RESULTADOS ESPERADOS, BENEFÍCIOS E INTERESSE PÚBLICO].
2.3. A contratação encontra respaldo na Lei nº 14.133/2021 e nas normas internas aplicáveis ao órgão ou entidade.

3. ESPECIFICAÇÕES, QUANTITATIVOS E ESTIMATIVA

Item	Descrição detalhada	Unidade	Quantidade	Valor unitário estimado	Valor total estimado
[01]	[DESCRIÇÃO COMPLETA, PADRÃO DE QUALIDADE E REQUISITOS]	[UNIDADE]	[QUANTIDADE]	R$ [VALOR]	R$ [VALOR]
[02]	[DESCRIÇÃO COMPLETA, PADRÃO DE QUALIDADE E REQUISITOS]	[UNIDADE]	[QUANTIDADE]	R$ [VALOR]	R$ [VALOR]
VALOR GLOBAL ESTIMADO					R$ [VALOR]

3.1. Os quantitativos foram definidos com base em [MEMÓRIA DE CÁLCULO, HISTÓRICO DE CONSUMO, NÚMERO DE USUÁRIOS, DEMANDA PROJETADA OU OUTRO CRITÉRIO OBJETIVO].
3.2. Os valores estimados decorrem de pesquisa de preços juntada ao processo administrativo, observadas as normas aplicáveis.

4. REQUISITOS DA CONTRATAÇÃO
4.1. Os bens ou serviços deverão atender integralmente às especificações deste Termo de Referência.
4.2. A contratada deverá possuir capacidade técnica, regularidade jurídica, fiscal, trabalhista e econômico-financeira exigida no instrumento convocatório ou procedimento de contratação.
4.3. [INCLUIR REQUISITOS DE SUSTENTABILIDADE, GARANTIA, CERTIFICAÇÃO, COMPATIBILIDADE, ACESSIBILIDADE OU OUTROS REQUISITOS PERTINENTES].
4.4. É vedada a indicação de marca específica, salvo quando tecnicamente justificada e admitida pela legislação aplicável.

5. PRAZO, LOCAL E CONDIÇÕES DE EXECUÇÃO OU ENTREGA
5.1. O prazo para [ENTREGA/INÍCIO DA EXECUÇÃO] será de até [NÚMERO] dias [ÚTEIS/CORRIDOS], contados do recebimento da [ORDEM DE FORNECIMENTO/NOTA DE EMPENHO/ORDEM DE SERVIÇO].
5.2. A entrega ou execução ocorrerá em [ENDEREÇO COMPLETO], no horário de [HORÁRIO], mediante agendamento com [SETOR E CONTATO].
5.3. Os custos de transporte, seguros, tributos, encargos, mão de obra e demais despesas necessárias ao cumprimento do objeto serão de responsabilidade da contratada, salvo previsão expressa em contrário.

6. RECEBIMENTO, ACEITAÇÃO E GARANTIA
6.1. O objeto será recebido provisoriamente por [SERVIDOR/COMISSÃO/SETOR], para conferência de quantidade e conformidade.
6.2. O recebimento definitivo ocorrerá após a verificação do cumprimento das especificações e obrigações assumidas, no prazo de [NÚMERO] dias.
6.3. Bens ou serviços em desconformidade deverão ser substituídos, corrigidos ou refeitos pela contratada no prazo de [NÚMERO] dias, sem ônus adicional para a Administração.
6.4. A garantia mínima será de [PRAZO], quando aplicável.

7. GESTÃO E FISCALIZAÇÃO
7.1. A gestão da contratação será exercida por [NOME/CARGO OU SETOR], e a fiscalização será realizada por [NOME/CARGO OU SETOR], designados na forma da legislação e das normas internas.
7.2. A fiscalização não exclui nem reduz a responsabilidade da contratada pela perfeita execução do objeto.

8. OBRIGAÇÕES DA CONTRATADA
8.1. Executar o objeto conforme as condições estabelecidas neste Termo de Referência e na proposta apresentada.
8.2. Manter, durante toda a execução, as condições de habilitação e qualificação exigidas.
8.3. Reparar, corrigir, remover, reconstruir ou substituir, às suas expensas, o objeto que apresentar vícios, defeitos ou incorreções.
8.4. Comunicar imediatamente à Administração qualquer fato que possa impedir ou atrasar a execução.
8.5. Responsabilizar-se pelos danos causados à Administração ou a terceiros em razão de sua atuação.

9. OBRIGAÇÕES DA CONTRATANTE
9.1. Fornecer as informações e condições necessárias à execução do objeto.
9.2. Receber, conferir e fiscalizar os bens ou serviços entregues.
9.3. Efetuar o pagamento devido após o recebimento definitivo e a comprovação da regularidade da documentação exigida.

10. PAGAMENTO
10.1. O pagamento será realizado em até [NÚMERO] dias, contados do recebimento definitivo do objeto e da apresentação da nota fiscal ou documento equivalente, observadas as condições previstas no processo.
10.2. O pagamento estará condicionado à liquidação da despesa e às verificações legalmente exigíveis.

11. FORMA E CRITÉRIO DE SELEÇÃO DO FORNECEDOR
11.1. A seleção ocorrerá por meio de [PREGÃO/CONCORRÊNCIA/DISPENSA/INEXIGIBILIDADE/OUTRA FORMA CABÍVEL], adotando-se o critério de julgamento [MENOR PREÇO/MELHOR TÉCNICA E PREÇO/OUTRO], desde que compatível com a legislação e com o objeto.
11.2. A proposta deverá atender integralmente às especificações e aos requisitos definidos neste Termo de Referência.

12. RECURSOS ORÇAMENTÁRIOS
12.1. As despesas correrão à conta da dotação orçamentária: [UNIDADE ORÇAMENTÁRIA], [AÇÃO/PROJETO], [NATUREZA DA DESPESA], [FONTE DE RECURSOS], ou serão indicadas oportunamente, conforme o procedimento aplicável.

13. SANÇÕES E DISPOSIÇÕES FINAIS
13.1. O descumprimento das obrigações sujeitará a contratada às sanções previstas na Lei nº 14.133/2021, no instrumento convocatório, no contrato e nas demais normas aplicáveis, assegurados o contraditório e a ampla defesa.
13.2. Integram este Termo de Referência, quando existentes, os seguintes anexos: [ESTUDO TÉCNICO PRELIMINAR], [MAPA DE RISCOS], [PESQUISA DE PREÇOS], [MEMÓRIA DE CÁLCULO], [PROJETOS/PLANILHAS] e [OUTROS].

[CIDADE], [DIA] de [MÊS] de [ANO].

________________________________________
[NOME DO RESPONSÁVEL PELA ELABORAÇÃO]
[CARGO/FUNÇÃO]
[UNIDADE REQUISITANTE]

APROVAÇÃO DA AUTORIDADE COMPETENTE

________________________________________
[NOME DA AUTORIDADE COMPETENTE]
[CARGO]
[ÓRGÃO OU ENTIDADE]

Como preencher o modelo passo a passo

1. Identifique o processo e a unidade requisitante. Informe o número do processo administrativo, o setor que demanda a contratação e os responsáveis pela elaboração. Esses dados facilitam a rastreabilidade e a tramitação interna.
2. Descreva o objeto sem ambiguidades. Evite expressões vagas como “material de boa qualidade”. Informe natureza, características, desempenho esperado, medidas, composição, compatibilidade e demais critérios verificáveis. Quando houver vários itens, separe-os em planilha.
3. Justifique a necessidade. Explique o problema a resolver, o público beneficiado, o motivo pelo qual a contratação é necessária e os resultados esperados. A justificativa deve demonstrar o interesse público, e não apenas repetir o nome do objeto.
4. Defina quantidades com base documental. Registre a memória de cálculo ou a fonte utilizada, como consumo histórico, número de unidades atendidas, estoque existente ou previsão de crescimento. Quantidades arbitrárias fragilizam o processo.
5. Estabeleça prazos e critérios de recebimento. Determine onde, quando e como o objeto será entregue ou executado. Indique quem conferirá o resultado, qual será o prazo para correção de falhas e quais condições definem a aceitação definitiva.
6. Compatibilize a seleção do fornecedor. A modalidade, o critério de julgamento e os requisitos de habilitação devem ser definidos pela área competente conforme a legislação, o valor e a natureza do objeto. Não mantenha no modelo uma opção que não corresponda ao caso concreto.
7. Revise e formalize. Confira se os valores, prazos, unidades de medida e obrigações estão coerentes entre si. Após a revisão técnica e jurídica prevista nas normas do órgão, colha as assinaturas ou aprovações necessárias e imprima o termo para juntada ao processo, se houver fluxo físico.

Perguntas comuns

Termo de referência é igual a projeto básico?

Não necessariamente. Ambos detalham o objeto da contratação, mas a legislação e a prática administrativa podem exigir documentos distintos conforme a natureza do objeto, especialmente em obras e serviços de engenharia. Para demandas simples de bens e serviços, o termo de referência costuma ser o documento central. A definição deve seguir a Lei nº 14.133/2021 e a regulamentação do ente público.

Posso indicar marca no termo de referência?

A regra é descrever o objeto por requisitos técnicos e de desempenho, preservando a competitividade. A indicação de marca somente deve ocorrer em situações legalmente admitidas e com justificativa técnica adequada, como referência de qualidade ou padronização, observando-se a motivação expressa no processo.

É obrigatório informar o valor estimado no documento?

A estimativa da despesa deve integrar a instrução processual da contratação. Contudo, sua divulgação no termo de referência ou no edital pode observar regras específicas do procedimento e decisões administrativas justificadas. Verifique o regulamento do órgão e a orientação jurídica aplicável antes de definir o tratamento do orçamento estimado.

Quem assina o termo de referência?

Em geral, o documento é elaborado e assinado pelo responsável técnico ou servidor da unidade requisitante e submetido à aprovação da autoridade competente, conforme a organização interna do órgão. A designação de gestor e fiscal também deve seguir o procedimento administrativo próprio.

Este modelo de termo de referência para imprimir tem caráter exclusivamente informativo e deve ser adaptado às particularidades do objeto, à regulamentação do órgão e à legislação vigente. Para situações complexas, obras, serviços de engenharia ou contratações com riscos específicos, recomenda-se análise pelos setores técnico, de compras e jurídico competentes.