Modelo de Declaração de Microempresa para Imprimir

A declaração de microempresa é o documento pelo qual a empresa, por seu representante legal, informa formalmente que se enquadra como Microempresa (ME), de acordo com os critérios legais aplicáveis. É um texto frequentemente solicitado em cadastros, contratos, processos de compras, licitações, instituições financeiras e outras relações comerciais ou administrativas. Com este modelo de declaração de microempresa para imprimir, é possível preencher os dados da pessoa jurídica, ajustar a finalidade específica e assinar o documento de forma organizada.

No Brasil, o enquadramento como microempresa é disciplinado, principalmente, pela Lei Complementar nº 123/2006, conhecida como Estatuto Nacional da Microempresa e da Empresa de Pequeno Porte. Em regra, considera-se ME a sociedade empresária, a sociedade simples, a empresa individual de responsabilidade limitada e o empresário devidamente registrados que tenham receita bruta anual igual ou inferior a R$ 360.000,00, observadas também as vedações e demais requisitos previstos na lei.

É importante não confundir o porte da empresa com o regime tributário. Uma empresa pode declarar que é microempresa quando atende aos requisitos legais de enquadramento, mas a adesão ao Simples Nacional depende de opção e da inexistência de impedimentos próprios. Da mesma maneira, o documento não substitui registros, certidões, declarações eletrônicas ou comprovantes exigidos especificamente por órgãos públicos, juntas comerciais, bancos ou editais.

Quando usar a declaração de microempresa

Use a declaração quando for necessário demonstrar, perante uma pessoa física, empresa privada ou órgão público, que a pessoa jurídica possui porte de microempresa. Antes de entregar o documento, confira qual é a finalidade solicitada e se há um formulário obrigatório do destinatário. Alguns procedimentos aceitam uma declaração em papel timbrado; outros exigem texto próprio, certificado digital, autenticação ou documentos complementares.

• Licitações e contratações públicas: para informar a condição de ME e, quando cabível, buscar os tratamentos favorecidos previstos na Lei Complementar nº 123/2006 e na legislação do certame.
• Cadastros de fornecedores: quando clientes, plataformas de compras ou parceiros comerciais solicitarem a identificação do porte empresarial.
• Relações bancárias e comerciais: para instruir propostas, análises de crédito, contratos ou processos internos de fornecedores.
• Instituições e programas de apoio: quando o benefício, curso, crédito ou atendimento for destinado a microempresas.
• Processos administrativos: para apresentar declaração sob responsabilidade do representante legal, desde que o órgão aceite esse formato.

A declaração deve refletir a situação verdadeira da empresa na data de assinatura. Informar enquadramento incorreto, omitir fatos relevantes ou utilizar o documento para obter vantagem indevida pode gerar consequências administrativas, civis e, conforme o caso, penais. Por isso, confira o faturamento, a natureza jurídica, o quadro societário, as atividades e eventuais hipóteses de vedação antes de assinar.

Modelo completo de declaração de microempresa

Copie o texto abaixo, preencha todos os campos entre colchetes, imprima preferencialmente em papel timbrado da empresa quando houver e entregue-o ao destinatário indicado.

DECLARAÇÃO DE ENQUADRAMENTO COMO MICROEMPRESA

À
[NOME DO ÓRGÃO, EMPRESA OU INSTITUIÇÃO DESTINATÁRIA]
[SETOR OU ENDEREÇO, SE NECESSÁRIO]

A empresa [RAZÃO SOCIAL], inscrita no CNPJ sob o nº [CNPJ], com sede à [ENDEREÇO COMPLETO: RUA, NÚMERO, COMPLEMENTO, BAIRRO, CIDADE, UF E CEP], neste ato representada por [NOME COMPLETO DO REPRESENTANTE LEGAL], [CARGO OU QUALIFICAÇÃO: SÓCIO-ADMINISTRADOR, TITULAR, ADMINISTRADOR ETC.], inscrito(a) no CPF sob o nº [CPF] e no RG nº [RG E ÓRGÃO EXPEDIDOR], DECLARA, para os devidos fins e sob as penas da lei, que se enquadra na condição de MICROEMPRESA (ME).

A presente declaração é emitida com fundamento na Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006, especialmente em seu art. 3º, considerando a receita bruta anual da empresa e os demais requisitos legais aplicáveis ao seu enquadramento.

Declara, ainda, que as informações aqui prestadas são verdadeiras, atuais e de inteira responsabilidade da empresa e de seu representante legal, comprometendo-se a comunicar eventual alteração que afete o enquadramento declarado.

Esta declaração é apresentada para a finalidade de [INFORMAR A FINALIDADE: CADASTRO DE FORNECEDOR, PARTICIPAÇÃO EM LICITAÇÃO, INSTRUÇÃO DE PROCESSO, CONTRATAÇÃO, OUTRA], perante [NOME DO DESTINATÁRIO].

[CIDADE/UF], [DIA] de [MÊS] de [ANO].

____________________________________________
[NOME COMPLETO DO REPRESENTANTE LEGAL]
[CARGO OU QUALIFICAÇÃO]
CPF nº [CPF]

Como preencher a declaração passo a passo

1. Identifique o destinatário. No cabeçalho, informe o nome do órgão, empresa, comissão de licitação, banco ou instituição que recebeu ou solicitou o documento. Caso a declaração não tenha destinatário definido, a expressão “A quem possa interessar” pode ser usada, mas é preferível indicar o destinatário sempre que possível.
2. Informe a razão social correta. Utilize exatamente o nome empresarial constante no cartão do CNPJ, no contrato social ou no requerimento de empresário. Não substitua a razão social pelo nome fantasia, salvo se o destinatário pedir ambos os dados.
3. Preencha o CNPJ e o endereço completo. Confira a numeração do CNPJ e indique o endereço da sede empresarial. Dados divergentes dos documentos oficiais podem levar à recusa da declaração.
4. Qualifique o representante legal. A pessoa que assina deve possuir poderes de representação. Em geral, será o titular da empresa individual, o sócio-administrador, o administrador designado ou um procurador com poderes específicos. Informe nome, cargo, CPF e documento de identidade.
5. Confirme o enquadramento antes da assinatura. Verifique se a empresa atende ao limite de receita bruta e às condições da Lei Complementar nº 123/2006. Caso exista dúvida sobre impedimentos ou sobre a receita considerada, busque a orientação do contador ou de profissional jurídico.
6. Descreva a finalidade. Escreva de maneira objetiva o motivo de apresentação. Por exemplo: “participação no Pregão Eletrônico nº [NÚMERO]” ou “atualização de cadastro de fornecedor”. Se houver edital ou processo, inclua o número correspondente.
7. Indique local e data. A data deve ser aquela em que a declaração é efetivamente assinada. Evite usar documento antigo quando o destinatário exigir comprovação atualizada.
8. Assine e anexe o que for solicitado. Assine manualmente ou digitalmente, conforme a exigência aplicável. Se o processo pedir, anexe cartão CNPJ, contrato social consolidado, procuração, certidões ou comprovante de enquadramento. Não presuma que esta declaração, isoladamente, atenderá a toda exigência documental.

Cuidados importantes antes de imprimir

Para uma apresentação mais profissional, use papel timbrado contendo razão social, CNPJ, telefone e e-mail da empresa, se disponível. A ausência de papel timbrado, porém, não invalida automaticamente a declaração, desde que a identificação da empresa seja suficiente e o destinatário não imponha formato diverso. Revise cuidadosamente nomes, números de documentos e a data antes de assinar.

Em procedimentos públicos, leia com atenção o edital, o aviso de contratação ou o regulamento. A Lei Complementar nº 123/2006 prevê tratamento diferenciado e favorecido às microempresas e empresas de pequeno porte em diversas situações, mas cada procedimento pode definir documentos, prazos e declarações específicas. Quando houver minuta obrigatória, ela deve prevalecer sobre este modelo genérico.

Perguntas comuns

Microempresa é a mesma coisa que empresa do Simples Nacional?

Não necessariamente. Microempresa é uma classificação de porte baseada nos critérios legais, especialmente na receita bruta anual e nas condições da Lei Complementar nº 123/2006. Já o Simples Nacional é um regime tributário simplificado que exige opção da empresa e o atendimento de regras próprias. Há microempresas que não estão no Simples e empresas optantes pelo Simples que precisam manter seus requisitos atualizados.

Preciso reconhecer firma da assinatura?

Em regra, o reconhecimento de firma não é automaticamente necessário para uma declaração particular. Entretanto, o destinatário pode estabelecer essa exigência em regulamento, contrato, edital ou procedimento interno. Antes de reconhecer firma, confirme se essa formalidade é realmente exigida, pois uma assinatura eletrônica válida ou a assinatura simples pode ser suficiente conforme o caso.

Posso usar a declaração em uma licitação?

Sim, desde que o edital permita uma declaração nesse formato e que a empresa efetivamente se enquadre como ME. Muitos editais apresentam texto próprio para declaração de enquadramento ou para exercício dos benefícios legais. Nessa hipótese, utilize prioritariamente o modelo fornecido pela Administração e preencha-o conforme as regras do certame.

Quem pode assinar pela empresa?

Deve assinar quem tenha poderes de representação previstos no contrato social, requerimento de empresário, estatuto, ata de nomeação ou procuração válida. Um funcionário sem poderes formais não deve assinar em nome da empresa apenas por exercer função administrativa.

O que acontece se a empresa ultrapassar o limite de microempresa?

O desenquadramento deve ser tratado conforme as regras legais e tributárias aplicáveis, com atenção à data do excesso de receita e às obrigações perante os órgãos competentes. A empresa não deve continuar emitindo declarações de ME se não preencher os requisitos. Nessa situação, a orientação do contador é essencial para regularizar cadastros e apurar os efeitos tributários.

Este modelo tem caráter exclusivamente informativo e deve ser adaptado à situação concreta, às exigências do destinatário e à legislação vigente. Para casos com dúvidas sobre enquadramento, licitações, efeitos tributários ou responsabilidade pela declaração, recomenda-se consultar um contador ou advogado.