Modelo de Termo de Referência: Guia Completo para Contratações

O termo de referência é o documento que descreve, com clareza e objetividade, a necessidade de uma contratação e as condições para o fornecimento de bens ou a prestação de serviços. Ele funciona como uma base técnica e operacional para que fornecedores compreendam exatamente o que será contratado, em quais quantidades, prazos, padrões de qualidade e condições de execução.

Na Administração Pública, o termo de referência integra a fase de planejamento da contratação e é especialmente importante nas aquisições de bens e na contratação de serviços. A Lei nº 14.133/2021, nova Lei de Licitações e Contratos Administrativos, prevê o planejamento como princípio essencial das contratações e trata o termo de referência como documento necessário para caracterizar o objeto. Em empresas privadas, embora não haja uma obrigação legal geral de usar esse documento, ele também é muito útil para organizar cotações, concorrências, pedidos de proposta e contratos.

Um bom termo de referência reduz interpretações divergentes, ajuda a comparar propostas de forma justa, evita compras inadequadas e favorece o acompanhamento posterior da entrega. A seguir, você encontra um modelo editável e orientações para adaptá-lo à realidade da sua organização.

Quando usar o termo de referência

O termo de referência deve ser preparado antes de solicitar cotações, publicar um aviso de contratação, iniciar uma licitação ou formalizar um contrato. Seu uso é recomendado sempre que a organização precisar detalhar uma demanda e estabelecer critérios objetivos para selecionar um fornecedor.

• Compra de materiais de consumo, equipamentos, móveis, softwares ou bens permanentes;
• Contratação de serviços de limpeza, manutenção, consultoria, tecnologia, treinamento, transporte ou eventos;
• Contratação direta, inclusive por dispensa ou inexigibilidade, quando cabível;
• Licitações, pregões, concorrências e procedimentos de seleção de fornecedores;
• Renovação ou substituição de contratos, quando houver necessidade de revisar escopo e resultados esperados;
• Solicitação de propostas no setor privado, em condomínios, associações, escolas e organizações do terceiro setor.

Em contratações públicas, o termo de referência deve ser coerente com os estudos técnicos preliminares, quando exigidos, com o plano de contratações anual e com a estimativa de custos. A extensão e o nível de detalhamento variam conforme a complexidade, o risco e o valor do objeto.

Modelo completo de termo de referência

TERMO DE REFERÊNCIA Nº [NÚMERO/ANO]

1. IDENTIFICAÇÃO DA DEMANDA
Unidade requisitante: [NOME DO SETOR, ÓRGÃO OU EMPRESA]
Responsável pela demanda: [NOME COMPLETO]
Cargo/função: [CARGO OU FUNÇÃO]
Data: [DIA] de [MÊS] de [ANO].

2. OBJETO
O presente Termo de Referência tem por objeto a [AQUISIÇÃO/CONTRATAÇÃO DE] [DESCREVER O BEM OU SERVIÇO DE FORMA CLARA], conforme condições, quantidades, exigências e estimativas estabelecidas neste documento e em seus anexos, se houver.

3. JUSTIFICATIVA DA NECESSIDADE
A contratação é necessária para [EXPLICAR O PROBLEMA, A NECESSIDADE INSTITUCIONAL E O BENEFÍCIO ESPERADO]. Atualmente, [DESCREVER A SITUAÇÃO EXISTENTE, AS LIMITAÇÕES OU OS RISCOS DA NÃO CONTRATAÇÃO]. A solução pretendida permitirá [INFORMAR OS RESULTADOS ESPERADOS].

4. DESCRIÇÃO DA SOLUÇÃO E ESPECIFICAÇÕES
4.1. A solução compreende [DESCREVER TODOS OS ITENS, ETAPAS, ENTREGAS E SERVIÇOS].
4.2. Os bens ou serviços deverão atender, no mínimo, às seguintes especificações técnicas: [LISTAR CARACTERÍSTICAS, PADRÕES, DIMENSÕES, DESEMPENHO, COMPATIBILIDADE, NORMAS TÉCNICAS E DEMAIS REQUISITOS].
4.3. Não serão aceitos produtos ou serviços em desacordo com as especificações previstas neste Termo de Referência.
4.4. Quando houver indicação de marca, ela terá caráter exclusivamente referencial, admitindo-se produto equivalente ou superior, desde que comprovado o atendimento integral às especificações, salvo justificativa técnica expressa em sentido diverso.

5. QUANTITATIVOS E UNIDADES DE FORNECIMENTO
Item 1: [DESCRIÇÃO DO ITEM] — Unidade: [UNIDADE] — Quantidade: [QUANTIDADE].
Item 2: [DESCRIÇÃO DO ITEM] — Unidade: [UNIDADE] — Quantidade: [QUANTIDADE].
Item 3: [DESCRIÇÃO DO ITEM] — Unidade: [UNIDADE] — Quantidade: [QUANTIDADE].
Valor estimado total: R$ [VALOR], conforme pesquisa de preços ou orçamento anexado, quando aplicável.

6. PRAZO, LOCAL E CONDIÇÕES DE EXECUÇÃO OU ENTREGA
6.1. O prazo para [ENTREGA/INÍCIO DA EXECUÇÃO] será de até [NÚMERO] [DIAS/MESES], contados do [RECEBIMENTO DA ORDEM DE FORNECIMENTO/ASSINATURA DO CONTRATO/OUTRO MARCO].
6.2. A entrega ou execução ocorrerá em [ENDEREÇO COMPLETO OU LOCAL], no horário de [HORÁRIO], em dias [DIAS DE ATENDIMENTO].
6.3. As despesas de transporte, embalagem, seguros, tributos, encargos trabalhistas e demais custos necessários ao cumprimento do objeto serão de responsabilidade da contratada, salvo previsão expressa em contrário.

7. OBRIGAÇÕES DA CONTRATADA
a) Executar o objeto conforme este Termo de Referência, a proposta apresentada e o instrumento contratual;
b) Fornecer materiais novos, quando aplicável, sem uso anterior e em perfeitas condições;
c) Manter, durante toda a execução, as condições de habilitação, qualificação e regularidade exigidas;
d) Corrigir, substituir ou refazer, sem ônus adicional, os itens ou serviços que apresentarem defeitos ou desconformidades;
e) Designar responsável para comunicação com a contratante;
f) Observar as normas de segurança, saúde, ambientais e técnicas aplicáveis à atividade.

8. OBRIGAÇÕES DA CONTRATANTE
a) Fornecer as informações e condições necessárias à adequada execução do objeto;
b) Acompanhar e fiscalizar a execução por meio de servidor, empregado ou representante designado;
c) Receber o objeto provisória e definitivamente, quando atendidos os requisitos estabelecidos;
d) Efetuar o pagamento nas condições pactuadas, após o aceite e a apresentação da documentação exigida;
e) Comunicar formalmente à contratada as falhas verificadas durante a execução.

9. GESTÃO, FISCALIZAÇÃO E RECEBIMENTO
9.1. A gestão e a fiscalização serão exercidas por [NOME COMPLETO], [CARGO/FUNÇÃO], ou por quem vier a ser formalmente designado.
9.2. O recebimento será realizado mediante verificação da quantidade, qualidade, conformidade técnica e cumprimento dos prazos.
9.3. Havendo irregularidades, a contratada será notificada para providenciar a correção no prazo de [NÚMERO] dias, sem prejuízo das medidas cabíveis.

10. CRITÉRIOS DE ACEITABILIDADE E PAGAMENTO
10.1. O objeto será aceito quando estiver integralmente de acordo com as especificações, quantidades e condições previstas neste Termo de Referência.
10.2. O pagamento será efetuado em até [NÚMERO] dias após [NOTA FISCAL/FATURA], atesto do fiscal e comprovação do recebimento definitivo, observadas as regras internas e legais aplicáveis.
10.3. O pagamento poderá ser recusado ou suspenso enquanto houver pendência de regularização de falha imputável à contratada.

11. GARANTIA E ASSISTÊNCIA TÉCNICA
Quando aplicável, a contratada deverá oferecer garantia mínima de [PRAZO] para [BENS/SERVIÇOS], contada do recebimento definitivo. A assistência técnica deverá ser prestada em [LOCAL/CANAIS DE ATENDIMENTO], no prazo máximo de [PRAZO].

12. SANÇÕES E PENALIDADES
O descumprimento das obrigações sujeitará a contratada às sanções previstas no edital, contrato, regulamento interno e legislação aplicável, assegurados o contraditório e a ampla defesa. Nas contratações públicas, deverão ser observadas, entre outras normas pertinentes, as disposições da Lei nº 14.133/2021.

13. RECURSOS ORÇAMENTÁRIOS
As despesas correrão por conta da dotação orçamentária [NÚMERO/CLASSIFICAÇÃO], fonte de recursos [FONTE], ou de outra que venha a substituí-la, quando aplicável.

14. DISPOSIÇÕES FINAIS
Os casos omissos serão analisados pela [UNIDADE RESPONSÁVEL], observadas as normas aplicáveis, os princípios da boa-fé, da eficiência, da economicidade e do interesse público, quando se tratar de contratação pública.

[CIDADE], [DIA] de [MÊS] de [ANO].

____________________________________________
[NOME DO RESPONSÁVEL PELA ELABORAÇÃO]
[CARGO/FUNÇÃO]

____________________________________________
[NOME DA AUTORIDADE COMPETENTE, SE APLICÁVEL]
[CARGO/FUNÇÃO]

Como preencher o termo de referência passo a passo

1. Defina o problema antes da solução. Comece explicando a necessidade real da área requisitante. Evite justificativas genéricas, como “para atender à demanda”. Informe o que falta, quem será beneficiado e o impacto esperado.
2. Descreva o objeto sem ambiguidades. Indique se a demanda é compra, locação, prestação de serviço, manutenção ou solução integrada. A descrição deve permitir que qualquer fornecedor qualificado compreenda o escopo.
3. Detalhe especificações objetivas. Informe medidas, materiais, capacidade, funcionalidades, níveis de serviço, qualificações profissionais, normas aplicáveis e critérios mensuráveis. Não use exigências excessivas ou que restrinjam injustificadamente a competição.
4. Calcule os quantitativos. Registre como as quantidades foram definidas: consumo histórico, número de usuários, inventário, projeção de atendimento ou dimensão do local. Essa memória de cálculo fortalece a justificativa.
5. Estabeleça prazos viáveis. Considere a complexidade do objeto, logística, instalação, testes e aprovações. Um prazo incompatível com o mercado pode reduzir a competitividade ou gerar descumprimentos.
6. Defina como será feita a fiscalização. Indique quem verificará a execução e quais evidências serão exigidas, como relatórios, notas fiscais, laudos, listas de entrega, testes ou registros fotográficos, quando pertinentes.
7. Revise a coerência do documento. Confira se objeto, quantitativos, preços estimados, prazos e obrigações não se contradizem. Em órgãos públicos, submeta o texto aos setores de compras, jurídico e controle interno conforme o fluxo adotado.

Perguntas comuns sobre termo de referência

Termo de referência e projeto básico são a mesma coisa?

Não necessariamente. Ambos detalham uma contratação, mas a denominação e o conteúdo podem variar conforme o objeto e a legislação aplicável. Em linhas gerais, o termo de referência é muito utilizado para bens e serviços, enquanto o projeto básico é mais associado a obras e serviços de engenharia. A Lei nº 14.133/2021 traz definições próprias e deve ser consultada junto aos regulamentos do órgão contratante.

É possível indicar marca no termo de referência?

A indicação de marca deve ser tratada com cautela, sobretudo no setor público. Em regra, é preferível especificar características técnicas e admitir equivalentes. A referência a marca pode ser justificável em situações específicas, como padronização, compatibilidade ou necessidade técnica demonstrada, observando a legislação e a motivação formal.

Quem assina o termo de referência?

Normalmente, o documento é elaborado e assinado pelo responsável pela demanda ou pela equipe técnica. Conforme a estrutura da organização, também pode passar por aprovação da chefia, da autoridade competente, da área de compras e do setor jurídico. Verifique o regulamento interno aplicável.

O termo de referência substitui o contrato?

Não. O termo de referência orienta a contratação e pode integrar o edital, o aviso, a proposta ou o contrato como anexo. O contrato, a nota de empenho, a ordem de fornecimento ou outro instrumento hábil é que formaliza as obrigações entre as partes, conforme a modalidade e a situação concreta.

Este modelo tem caráter exclusivamente informativo e deve ser adaptado às particularidades da contratação, às normas internas e à legislação aplicável. Para procedimentos públicos, obras, serviços técnicos especializados ou situações de maior complexidade, recomenda-se a análise pelos setores técnico, jurídico e de compras competentes.