Modelo de Declaração de Microempresa: Baixe e Preencha

A declaração de microempresa é o documento pelo qual a pessoa jurídica, por seu representante legal, informa formalmente que se enquadra como Microempresa (ME), nos termos da Lei Complementar nº 123/2006. Ela pode ser solicitada em licitações, cadastros de fornecedores, relações bancárias, procedimentos administrativos, processos de contratação e outras situações em que seja necessário comprovar o porte da empresa.

Em regra, a Microempresa é a sociedade empresária, a sociedade simples, a empresa individual de responsabilidade limitada ou o empresário devidamente registrado que aufira, em cada ano-calendário, receita bruta igual ou inferior a R$ 360.000,00. O enquadramento também depende de não incidir nas hipóteses legais de vedação. Por isso, a declaração deve refletir a situação verdadeira da empresa na data de sua assinatura.

O modelo abaixo é uma declaração geral e pode ser adaptado à finalidade indicada pelo órgão, empresa ou edital que a solicitou. Antes de entregar, confira se o destinatário exige texto próprio, reconhecimento de firma, assinatura digital, anexos ou a apresentação de certidão e documentos societários complementares.

Quando usar a declaração de microempresa

• Para participar de licitações e utilizar, quando cabível, os tratamentos favorecidos previstos na Lei Complementar nº 123/2006.
• Para realizar cadastro ou atualização cadastral junto a clientes, fornecedores, bancos, plataformas e órgãos públicos.
• Para declarar o porte da empresa em procedimentos administrativos, propostas comerciais ou processos de contratação.
• Para instruir requerimentos em que a condição de ME seja relevante, desde que a instituição aceite declaração particular.
• Para acompanhar documentos empresariais quando houver necessidade de explicar o enquadramento legal da pessoa jurídica.

A declaração não substitui automaticamente os registros, certidões e comprovantes exigidos em cada caso. Em determinados procedimentos, sobretudo licitatórios, podem ser necessários documentos de habilitação, consulta ao CNPJ, certidão simplificada da Junta Comercial ou comprovações contábeis. Leia sempre o edital, regulamento ou solicitação recebida.

Modelo completo de declaração de microempresa

DECLARAÇÃO DE ENQUADRAMENTO COMO MICROEMPRESA

À
[NOME DO ÓRGÃO, EMPRESA OU DESTINATÁRIO]

Eu, [NOME COMPLETO DO REPRESENTANTE LEGAL], [NACIONALIDADE], [ESTADO CIVIL], [PROFISSÃO], portador(a) do RG nº [NÚMERO DO RG] e inscrito(a) no CPF sob o nº [NÚMERO DO CPF], na qualidade de [SÓCIO(A)-ADMINISTRADOR(A), TITULAR, DIRETOR(A), PROCURADOR(A) OU CARGO] da empresa [RAZÃO SOCIAL COMPLETA], inscrita no CNPJ sob o nº [NÚMERO DO CNPJ], com sede à [ENDEREÇO COMPLETO, INCLUINDO CEP], DECLARO, para os devidos fins e sob as penas da lei, que a referida empresa se enquadra na condição de MICROEMPRESA (ME), nos termos do art. 3º, inciso I, da Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006.

DECLARO, ainda, que a empresa atende aos requisitos legais para esse enquadramento, inclusive quanto ao limite de receita bruta aplicável e à inexistência de impedimentos legais pertinentes, responsabilizando-se integralmente pela veracidade das informações prestadas nesta declaração.

A presente declaração é emitida para a finalidade de [INFORMAR A FINALIDADE: PARTICIPAÇÃO EM LICITAÇÃO, CADASTRO DE FORNECEDOR, APRESENTAÇÃO A INSTITUIÇÃO FINANCEIRA, PROCESSO ADMINISTRATIVO OU OUTRA].

Por ser expressão da verdade, firmo a presente.

[CIDADE/UF], [DIA] de [MÊS] de [ANO].

____________________________________________
[NOME COMPLETO DO REPRESENTANTE LEGAL]
[CARGO/FUNÇÃO NA EMPRESA]
CPF nº [NÚMERO DO CPF]
[RAZÃO SOCIAL COMPLETA]
CNPJ nº [NÚMERO DO CNPJ]

Como preencher a declaração passo a passo

1. Indique corretamente o destinatário. No início, informe o nome do órgão público, empresa privada, comissão de licitação ou setor que recebeu o documento. Se a declaração for apresentada em licitação, copie a identificação do órgão e, se necessário, acrescente o número do processo, pregão ou concorrência.
2. Preencha os dados do representante legal. Assina a declaração quem possui poderes para representar a empresa, como titular de empresário individual, sócio-administrador ou diretor. Se a assinatura for feita por procurador, confirme que a procuração concede poderes suficientes e, quando solicitado, anexe-a.
3. Use a razão social idêntica à do CNPJ. Não substitua a razão social por nome fantasia no campo principal. Confira também CNPJ, endereço e CEP. Divergências cadastrais podem gerar exigências ou dificultar a aceitação do documento.
4. Não altere a base legal sem necessidade. A referência ao art. 3º, inciso I, da Lei Complementar nº 123/2006 identifica o enquadramento como Microempresa. A lei estabelece o limite anual de receita bruta de R$ 360.000,00 para a ME. Não declare o enquadramento se a empresa ultrapassou o limite ou se estiver em situação incompatível com a legislação.
5. Descreva a finalidade. Especifique para que a declaração será usada. Uma redação objetiva, como “participação no Pregão Eletrônico nº [NÚMERO]”, ajuda a vincular o documento ao procedimento correto. Caso seja uma declaração genérica para cadastro, escreva “atualização cadastral junto a [NOME]”.
6. Informe local e data atuais. A declaração deve ser datada no dia da assinatura ou em data próxima à entrega. Evite reutilizar documento antigo, pois o enquadramento empresarial pode sofrer alterações ao longo do tempo.
7. Assine conforme a exigência do destinatário. A assinatura pode ser manuscrita ou eletrônica, quando aceita. Se houver assinatura eletrônica, utilize meio que permita identificação do signatário e siga as regras específicas da plataforma ou do órgão solicitante.

Cuidados importantes antes de assinar

Ser optante pelo Simples Nacional não é, por si só, a única informação necessária para afirmar a condição de Microempresa. O Simples Nacional é um regime tributário, enquanto ME é uma classificação de porte disciplinada pela Lei Complementar nº 123/2006. Embora as situações frequentemente estejam relacionadas, é importante conferir a situação societária, a receita bruta e as restrições legais aplicáveis ao caso concreto.

Também é importante distinguir a declaração particular do ato de enquadramento arquivado no órgão de registro competente. Dependendo da finalidade, uma simples declaração assinada pode ser suficiente; em outras hipóteses, será preciso apresentar certidão da Junta Comercial, contrato social, comprovante de inscrição no CNPJ, balanço, documentos fiscais ou outro comprovante indicado pelo solicitante.

Em licitações, a Lei Complementar nº 123/2006 prevê tratamento diferenciado e favorecido para microempresas e empresas de pequeno porte. Contudo, esse benefício deve ser utilizado de forma compatível com o edital e com a situação efetiva da empresa. Declarações incorretas podem levar à inabilitação, à perda de benefícios, a sanções administrativas e a outras consequências legais.

Perguntas comuns

Qual é o limite de faturamento de uma microempresa?

De acordo com o art. 3º, inciso I, da Lei Complementar nº 123/2006, considera-se Microempresa a empresa com receita bruta, em cada ano-calendário, igual ou inferior a R$ 360.000,00, observadas as demais condições e vedações previstas na própria lei.

MEI pode usar esta declaração?

O Microempreendedor Individual possui regras próprias e integra o regime do Simples Nacional como figura do empreendedor individual. Se o destinatário pedir expressamente declaração de MEI, utilize um modelo específico. Se aceitar declaração de Microempresa, confirme previamente qual documento é adequado e se a redação precisa mencionar a condição de MEI.

É obrigatório reconhecer firma da assinatura?

Normalmente, não, salvo se o destinatário estabelecer essa exigência ou se houver circunstância específica que justifique a formalidade. Em processos eletrônicos, é comum que sejam aceitas assinaturas digitais ou o envio por sistemas oficiais. Verifique as instruções aplicáveis ao seu caso.

Quem deve assinar a declaração?

O documento deve ser assinado pelo titular, sócio-administrador, diretor ou outro representante que tenha poderes de representação. Um procurador pode assinar se dispuser de procuração válida com poderes compatíveis, devendo apresentar esse instrumento se for exigido.

A declaração substitui a certidão da Junta Comercial?

Não necessariamente. A declaração é uma manifestação formal do representante da empresa. Já a certidão da Junta Comercial comprova informações constantes no registro empresarial. Quando o órgão ou edital exigir certidão, a declaração isolada não a substitui.

Este modelo tem caráter exclusivamente informativo e deve ser adaptado à situação concreta e às exigências do destinatário. Em caso de dúvida sobre enquadramento empresarial, faturamento, impedimentos legais ou uso em procedimento oficial, procure orientação de contador(a) ou advogado(a).