Modelo de Termo de Entrega de Chaves Pronto para Editar

O termo de entrega de chaves é o documento utilizado para registrar formalmente que as chaves de um imóvel, sala comercial, garagem ou outro bem foram entregues por uma pessoa e recebidas por outra. Embora seja muito frequente em contratos de locação, também pode ser usado em compra e venda de imóveis, comodato, cessão de uso, obras, entrega de unidades novas e relações entre proprietários, imobiliárias, administradoras e ocupantes.

Na prática, esse termo funciona como uma prova escrita da data, do horário, da quantidade e do tipo de chaves, controles e dispositivos de acesso entregues. Quando ligado a uma locação, ele ajuda a demonstrar o momento em que o locatário devolveu a posse direta do imóvel ou em que recebeu as chaves para iniciar a ocupação. Isso é relevante para definir responsabilidades por aluguéis, encargos, conservação e eventuais danos, sempre de acordo com o contrato e com a vistoria realizada.

O modelo abaixo pode ser adaptado tanto para entrega inicial quanto para devolução final das chaves. Para evitar dúvidas futuras, o ideal é que seja assinado em duas vias de igual teor, ficando uma com cada parte. Se houver imobiliária ou administradora, ela poderá assinar como interveniente ou recebedora, conforme a situação.

Quando usar o termo de entrega de chaves

• Na entrega das chaves ao locatário no início de um contrato de aluguel residencial ou comercial.
• Na devolução das chaves pelo locatário ao proprietário ou à imobiliária ao final da locação.
• Na entrega de controles remotos, tags, cartões de acesso, chaves de portões, cadeados e chaves de áreas comuns.
• Na entrega de imóvel adquirido, especialmente quando as partes desejam registrar a imissão na posse e os itens entregues.
• Na devolução de imóvel cedido em comodato, empréstimo gratuito ou autorização temporária de uso.
• Na entrega de chaves de salas, depósitos, galpões, armários ou alojamentos vinculados a uma relação de trabalho ou prestação de serviços.
• Quando houver vistoria de entrada ou saída e for necessário vincular a entrega das chaves ao respectivo laudo.

Nos contratos de locação urbana, a Lei nº 8.245/1991, conhecida como Lei do Inquilinato, disciplina a relação entre locador e locatário. O termo de entrega de chaves não substitui o contrato de locação, o laudo de vistoria, a quitação de débitos ou um distrato quando eles forem necessários. Ainda assim, é um documento importante para organizar as provas sobre a posse e a restituição do imóvel. Na devolução, eventuais discussões sobre reparos, pintura, contas ou multas devem ser tratadas de forma clara e documentada, sem presumir que a simples assinatura do termo representa quitação total, salvo se isso estiver expressamente previsto.

Modelo completo de termo de entrega de chaves

TERMO DE ENTREGA DE CHAVES

Pelo presente instrumento particular, as partes abaixo identificadas registram a entrega e o recebimento das chaves e demais dispositivos de acesso relativos ao imóvel descrito neste termo.

ENTREGANTE: [NOME COMPLETO DO ENTREGANTE], [NACIONALIDADE], [ESTADO CIVIL], [PROFISSÃO], portador(a) do RG nº [NÚMERO DO RG] e CPF nº [NÚMERO DO CPF], residente e domiciliado(a) à [ENDEREÇO COMPLETO].

RECEBEDOR(A): [NOME COMPLETO DO RECEBEDOR OU RAZÃO SOCIAL], [NACIONALIDADE], [ESTADO CIVIL, SE PESSOA FÍSICA], [PROFISSÃO OU ATIVIDADE], portador(a) do RG nº [NÚMERO DO RG] e CPF nº [NÚMERO DO CPF], ou inscrito(a) no CNPJ nº [NÚMERO DO CNPJ], com endereço à [ENDEREÇO COMPLETO].

INTERVENIENTE/ADMINISTRADORA, SE HOUVER: [NOME DA IMOBILIÁRIA OU ADMINISTRADORA], inscrita no CNPJ nº [NÚMERO DO CNPJ], com sede à [ENDEREÇO COMPLETO], neste ato representada por [NOME DO REPRESENTANTE].

IMÓVEL: [ENDEREÇO COMPLETO DO IMÓVEL, INCLUINDO UNIDADE, BLOCO, CONDOMÍNIO, CIDADE, UF E CEP].

FINALIDADE DA ENTREGA: [ENTREGA INICIAL DAS CHAVES AO OCUPANTE / DEVOLUÇÃO FINAL DAS CHAVES PELO OCUPANTE / OUTRA FINALIDADE: ESPECIFICAR].

Por este termo, o(a) ENTREGANTE declara que, em [DIA] de [MÊS] de [ANO], às [HORÁRIO], entregou ao(à) RECEBEDOR(A), que declara receber, os seguintes itens de acesso vinculados ao imóvel acima identificado:

1. [QUANTIDADE] chave(s) da porta principal;
2. [QUANTIDADE] chave(s) da porta de serviço;
3. [QUANTIDADE] chave(s) de portão, garagem, depósito ou caixa de correio;
4. [QUANTIDADE] controle(s) remoto(s) de garagem ou portão;
5. [QUANTIDADE] tag(s), cartão(ões), senha(s) ou dispositivo(s) de acesso;
6. [OUTROS ITENS ENTREGUES, COM QUANTIDADE E DESCRIÇÃO].

As partes declaram que a presente entrega está relacionada ao [CONTRATO DE LOCAÇÃO / CONTRATO DE COMPRA E VENDA / COMODATO / OUTRO DOCUMENTO] firmado em [DATA], quando aplicável.

[PARA ENTREGA INICIAL: O(A) RECEBEDOR(A) declara ter recebido os itens acima descritos e estar ciente das condições de conservação do imóvel constantes do laudo de vistoria de entrada, datado de [DATA], que integra ou acompanha este termo.]

[PARA DEVOLUÇÃO FINAL: O(A) RECEBEDOR(A) declara ter recebido os itens acima descritos, ficando a conferência do estado de conservação do imóvel e a apuração de eventuais obrigações pendentes condicionadas ao laudo de vistoria de saída, às disposições contratuais e à legislação aplicável. A assinatura deste termo não implica quitação automática de aluguéis, encargos, reparos, consumos ou outras obrigações, salvo declaração expressa em sentido diverso.]

OBSERVAÇÕES: [INFORMAR O ESTADO APARENTE DO IMÓVEL, PENDÊNCIAS, LEITURAS DE ÁGUA, ENERGIA E GÁS, EXISTÊNCIA DE VISTORIA, PRAZO PARA CONFERÊNCIA OU OUTRAS INFORMAÇÕES RELEVANTES].

E, por estarem de acordo, as partes assinam o presente termo em [NÚMERO] vias de igual teor e forma, juntamente com as testemunhas, se houver.

[CIDADE], [DIA] de [MÊS] de [ANO].

________________________________________
[NOME DO ENTREGANTE]
CPF nº [NÚMERO DO CPF]

________________________________________
[NOME DO RECEBEDOR OU REPRESENTANTE]
CPF nº [NÚMERO DO CPF]

________________________________________
[NOME DA IMOBILIÁRIA/ADMINISTRADORA, SE HOUVER]
CNPJ nº [NÚMERO DO CNPJ]

________________________________________
TESTEMUNHA 1: [NOME COMPLETO]
CPF nº [NÚMERO DO CPF]

________________________________________
TESTEMUNHA 2: [NOME COMPLETO]
CPF nº [NÚMERO DO CPF]

Como preencher o documento passo a passo

1. Defina quem entrega e quem recebe. Em uma devolução de aluguel, normalmente o locatário é o entregante e o proprietário ou a imobiliária é o recebedor. Na entrada no imóvel, a posição se inverte. Identifique todos com nome completo e CPF. Se uma empresa participar, informe razão social e CNPJ.
2. Descreva o imóvel sem abreviações que gerem ambiguidade. Inclua rua, número, complemento, apartamento ou sala, bloco, condomínio, cidade, estado e CEP. Se o documento estiver relacionado a contrato específico, acrescente a data de assinatura desse contrato.
3. Marque a finalidade correta. Escreva se a entrega é inicial, final ou decorrente de outra situação. Essa informação é essencial para interpretar as responsabilidades das partes e a relação do termo com a posse do imóvel.
4. Liste todos os dispositivos entregues. Conte as chaves individualmente e discrimine controles, tags e cartões. Caso um controle esteja sem bateria, uma chave esteja danificada ou um item esteja faltando, registre isso no campo de observações.
5. Relacione a vistoria. Em locações, indique a data do laudo de entrada ou de saída. Na devolução, é prudente evitar frases genéricas como “imóvel perfeitamente devolvido” antes da vistoria, a menos que a conferência já tenha sido efetivamente concluída.
6. Registre pendências objetivamente. Informe leituras de medidores, contas ainda em nome do ocupante, prazo para retirada de bens, reparos a avaliar ou agendamento de vistoria. Prefira fatos concretos, datas e valores verificáveis.
7. Colha as assinaturas e guarde uma via. Cada participante deve assinar uma via. As testemunhas não são indispensáveis para que o recibo tenha utilidade probatória, mas reforçam a documentação. Assinaturas eletrônicas podem ser usadas se aceitas pelas partes e adequadas ao contexto.

Cuidados importantes na devolução de imóvel alugado

A entrega das chaves costuma ser um momento sensível na locação. Por isso, o locatário deve guardar comprovantes de comunicação, pagamentos, fotos, laudos e o termo assinado. Já o locador ou a administradora deve receber os itens, registrar a data e providenciar a vistoria de saída em prazo razoável, conforme o contrato e as circunstâncias do caso.

Se houver valores pendentes, não é recomendável alterar o termo para declarar quitação sem que a apuração esteja concluída. Uma redação equilibrada registra o recebimento das chaves, mas preserva a análise de encargos e danos eventualmente identificados. Por outro lado, se tudo foi conferido e quitado, as partes podem acrescentar uma declaração expressa de inexistência de pendências, com a abrangência claramente definida.

Perguntas comuns

O termo de entrega de chaves substitui o distrato de locação?

Não necessariamente. O termo comprova a entrega ou o recebimento das chaves. O distrato, quando necessário, trata do encerramento consensual do contrato e das condições financeiras da rescisão. Os documentos podem ser usados juntos.

É obrigatório reconhecer firma em cartório?

Em regra, não há obrigação geral de reconhecer firma para que as partes assinem um termo particular. Contudo, o reconhecimento pode ser adotado por cautela ou se houver exigência contratual, institucional ou circunstância que justifique maior segurança.

A imobiliária pode receber as chaves em nome do proprietário?

Sim, desde que atue como administradora ou representante autorizada. É recomendável identificar a imobiliária no termo e indicar o nome de quem recebeu os itens em seu nome.

Receber as chaves significa que o proprietário aceitou o imóvel sem ressalvas?

Não. O recebimento físico das chaves não equivale, por si só, à aprovação do estado do imóvel ou à quitação de obrigações. Para isso, observe a vistoria, o contrato e a redação específica inserida no termo.

Posso assinar o termo digitalmente?

Sim, as partes podem utilizar assinatura eletrônica compatível com a relação e capaz de demonstrar autoria e integridade do documento. É importante que todos recebam uma cópia final assinada e preservem os registros da plataforma utilizada.

Este modelo tem caráter exclusivamente informativo e deve ser adaptado às particularidades do caso concreto, ao contrato existente e à legislação aplicável. Em situações com conflito, valores relevantes ou dúvidas jurídicas, recomenda-se a orientação de um profissional habilitado.