Modelo de Notificação Extrajudicial de Cobrança Word

A notificação extrajudicial de cobrança é o documento usado para comunicar formalmente ao devedor a existência de uma obrigação vencida e solicitar seu pagamento dentro de um prazo determinado. Ela é uma alternativa inicial à ação judicial e serve para registrar que houve uma cobrança clara, identificada e documentada. Com este modelo de notificação extrajudicial de cobrança Word, você pode copiar o conteúdo, preencher os dados do caso, revisar as informações e salvar o arquivo em formato editável ou PDF.

Esse tipo de comunicação pode ser utilizado por pessoas físicas, empresas, condomínios, prestadores de serviços, locadores e credores em geral. É aplicável, por exemplo, a mensalidades em atraso, serviços contratados e não pagos, empréstimos particulares, aluguéis, fornecimento de produtos e parcelas vencidas. A notificação não substitui um contrato, uma duplicata, uma nota fiscal ou outro documento que demonstre a origem da dívida. Em vez disso, ela organiza a cobrança e reforça a oportunidade de solução amigável antes de medidas mais rigorosas.

No Brasil, a obrigação não cumprida pode colocar o devedor em mora. Os artigos 394 e 397 do Código Civil tratam da mora do devedor, sendo importante observar que, em determinadas obrigações com vencimento certo, a mora pode ocorrer automaticamente no vencimento. Ainda assim, a notificação é útil para detalhar valores, indicar forma de pagamento, fixar prazo final e comprovar a tentativa de acordo. Quando a obrigação não possuir prazo definido, a interpelação ou notificação pode ser especialmente relevante para constituir o devedor em mora, conforme o caso concreto.

Quando usar a notificação extrajudicial de cobrança

Utilize a notificação quando houver uma dívida identificável, vencida ou exigível, e você desejar formalizar a cobrança sem iniciar imediatamente um processo judicial. Antes de enviar o documento, reúna os elementos que comprovem a relação entre as partes e o valor devido. Isso reduz dúvidas, facilita uma eventual negociação e evita cobranças equivocadas.

• Quando uma fatura, parcela, aluguel, mensalidade ou empréstimo venceu e não foi pago.
• Quando o credor já realizou cobranças informais por telefone, mensagem ou e-mail, sem resultado.
• Quando se deseja oferecer uma última oportunidade de pagamento ou de acordo antes de recorrer ao Judiciário.
• Quando é necessário deixar registrado o prazo concedido para regularização.
• Quando o contrato prevê comunicação prévia antes da adoção de outras medidas.
• Quando a obrigação não possui data certa de vencimento e é necessário solicitar formalmente seu cumprimento.

A cobrança deve ser feita com boa-fé, respeito e objetividade. Não use ameaças, exposição do devedor perante terceiros, linguagem vexatória ou informações imprecisas. Nas relações de consumo, o artigo 42 do Código de Defesa do Consumidor proíbe que o consumidor inadimplente seja exposto ao ridículo ou submetido a constrangimento ou ameaça. Para empresas, também é importante tratar dados pessoais somente na medida necessária à cobrança, observando os princípios da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, Lei nº 13.709/2018.

Modelo completo de notificação extrajudicial de cobrança

NOTIFICAÇÃO EXTRAJUDICIAL DE COBRANÇA

NOTIFICANTE (CREDOR): [NOME COMPLETO OU RAZÃO SOCIAL], [NACIONALIDADE], [ESTADO CIVIL, SE PESSOA FÍSICA], [PROFISSÃO, SE PESSOA FÍSICA], inscrito(a) no [CPF/CNPJ] sob o nº [NÚMERO], com endereço em [ENDEREÇO COMPLETO], CEP [CEP], e-mail [E-MAIL] e telefone [TELEFONE].

NOTIFICADO(A) (DEVEDOR): [NOME COMPLETO OU RAZÃO SOCIAL], [NACIONALIDADE], [ESTADO CIVIL, SE PESSOA FÍSICA], [PROFISSÃO, SE PESSOA FÍSICA], inscrito(a) no [CPF/CNPJ] sob o nº [NÚMERO], com endereço em [ENDEREÇO COMPLETO], CEP [CEP].

ASSUNTO: Cobrança extrajudicial referente a [DESCREVER A ORIGEM DA DÍVIDA].

Prezado(a) Senhor(a),

Por meio desta, o(a) NOTIFICANTE vem, de forma respeitosa, NOTIFICAR EXTRAJUDICIALMENTE Vossa Senhoria acerca da pendência financeira decorrente de [DESCREVER O CONTRATO, SERVIÇO, COMPRA, EMPRÉSTIMO, LOCAÇÃO OU OUTRA ORIGEM], celebrado ou realizado em [DATA], conforme [CONTRATO, NOTA FISCAL, RECIBO, FATURA, ORDEM DE SERVIÇO OU OUTRO DOCUMENTO].

Conforme os documentos e registros disponíveis, encontra-se em aberto o valor de R$ [VALOR PRINCIPAL], com vencimento original em [DATA DE VENCIMENTO]. Até a presente data, o débito totaliza R$ [VALOR TOTAL ATUALIZADO], composto por [VALOR PRINCIPAL], [JUROS, SE CABÍVEIS], [MULTA, SE PREVISTA] e [CORREÇÃO MONETÁRIA, SE CABÍVEL], calculados de acordo com [CLÁUSULA CONTRATUAL, ÍNDICE OU CRITÉRIO UTILIZADO].

Diante disso, solicita-se o pagamento integral do valor acima indicado no prazo de [NÚMERO] dias, contados do recebimento desta notificação, por meio de [PIX, TRANSFERÊNCIA, BOLETO, DEPÓSITO OU OUTRA FORMA], utilizando os seguintes dados: [DADOS PARA PAGAMENTO].

Caso haja divergência quanto ao débito, solicito que o(a) NOTIFICADO(A) entre em contato, dentro do mesmo prazo, pelo e-mail [E-MAIL] ou telefone [TELEFONE], apresentando os documentos e esclarecimentos que entender pertinentes, com o objetivo de buscar uma solução consensual.

O não pagamento ou a ausência de manifestação no prazo informado poderá ensejar a adoção das medidas administrativas e judiciais cabíveis para resguardo do crédito, incluindo protesto, quando legalmente aplicável, e cobrança judicial, sem prejuízo de juros, correção monetária, custas e honorários que possam ser devidos na forma da lei, do contrato e de eventual decisão judicial.

Esta notificação tem o objetivo de oportunizar a regularização amigável da pendência, preservando-se todos os direitos do(a) NOTIFICANTE.

[CIDADE], [DIA] de [MÊS] de [ANO].

________________________________________

[NOME DO(A) NOTIFICANTE OU REPRESENTANTE LEGAL]

[CPF/CNPJ]

[CARGO, SE APLICÁVEL]

Como preencher o modelo passo a passo

1. Identifique corretamente as partes. Informe nome completo, CPF ou CNPJ e endereço do credor e do devedor. Se uma empresa estiver envolvida, use a razão social e acrescente o nome e o cargo de quem assina em nome dela. Dados corretos ajudam a demonstrar a quem a comunicação foi dirigida.
2. Descreva a origem da dívida. Explique de maneira objetiva por que o valor é devido. Indique o número do contrato, a nota fiscal, a fatura, o período do serviço ou a data do empréstimo. Evite frases genéricas como “dívida pendente” sem detalhamento.
3. Informe valores de forma transparente. Separe o valor principal de multa, juros e correção monetária, quando existirem. Só aplique encargos previstos no contrato ou admitidos pela legislação aplicável. Se não houver cálculo atualizado confiável, informe o valor principal e disponibilize memória de cálculo ao devedor.
4. Defina um prazo razoável. O prazo deve permitir que o destinatário receba, compreenda e providencie o pagamento ou apresente uma contestação. Em cobranças simples, prazos de 5, 10 ou 15 dias são frequentes, mas a adequação depende do contrato, do valor e das circunstâncias.
5. Indique um meio seguro para pagamento. Forneça chave PIX, dados bancários, boleto ou canal de atendimento. Confirme os dados antes do envio. Nunca peça pagamento em conta de terceiros sem uma justificativa clara e verificável.
6. Revise o tom da mensagem. A notificação deve ser firme, porém respeitosa. Retire expressões ofensivas, ameaças ou afirmações que você não possa comprovar. Também não anuncie medidas que não pretende ou não pode tomar.
7. Escolha uma forma de envio que gere prova. Para maior segurança, envie por carta registrada com aviso de recebimento, cartório de títulos e documentos, serviço de entrega com comprovação, e-mail com confirmação ou outro meio que permita demonstrar o conteúdo enviado e a tentativa de entrega. Guarde uma cópia assinada, os anexos e os comprovantes.

Cuidados antes de encaminhar

Anexe ou mantenha disponíveis os documentos que dão suporte à cobrança, como contrato, comprovantes de entrega, ordens de serviço, notas fiscais, boletos, conversas relevantes e planilha de atualização. A notificação deve refletir esses documentos. Se o devedor tiver feito pagamentos parciais, eles precisam ser abatidos corretamente.

Em cobranças contra consumidor, tenha cautela redobrada com negativação, protesto e contatos com terceiros. Tais medidas dependem de requisitos próprios e de informações corretas. O protesto de títulos e outros documentos de dívida é disciplinado pela Lei nº 9.492/1997, mas sua viabilidade depende da natureza do documento e da situação concreta. Da mesma forma, uma ação de cobrança, execução ou monitória exige avaliação do documento disponível, do prazo prescricional e da estratégia jurídica apropriada.

Perguntas comuns

A notificação extrajudicial é obrigatória antes de processar o devedor?

Nem sempre. A necessidade depende da obrigação, do contrato e da medida que será adotada. Porém, enviar uma notificação costuma ser recomendável porque demonstra tentativa de solução amigável, esclarece a dívida e pode ajudar a comprovar a ciência do devedor.

Posso enviar a notificação por WhatsApp ou e-mail?

Sim, esses meios podem ser usados, sobretudo quando há histórico de comunicação entre as partes. Contudo, para uma prova mais robusta, prefira um método que preserve o texto enviado, a identificação do destinatário e a confirmação de entrega ou recebimento. Em situações relevantes, o envio por cartório ou correspondência com aviso de recebimento pode trazer maior segurança.

Posso cobrar juros e multa?

Sim, desde que os encargos estejam previstos no contrato ou sejam legalmente aplicáveis. Informe o critério de cálculo e evite cobrar percentuais indevidos. Em caso de dúvida sobre juros, multa, correção ou prescrição, procure orientação profissional antes de encaminhar a cobrança.

O que fazer se o devedor ignorar a notificação?

O credor pode tentar novo contato, propor acordo, encaminhar o caso para mediação ou avaliar medidas legais compatíveis com os documentos existentes. A escolha entre protesto, ação de cobrança, execução ou outra medida deve considerar a prova da dívida, os custos, os prazos e a legislação aplicável.

Este modelo tem caráter exclusivamente informativo e deve ser adaptado às particularidades de cada caso. Para situações com valores relevantes, discussão contratual, relação de consumo, risco de prescrição ou necessidade de medida judicial, recomenda-se consultar um advogado ou profissional habilitado.