Modelo de Ficha de Entrega de Uniforme PDF para Preencher

A ficha de entrega de uniforme é o documento utilizado pela empresa para registrar que determinado empregado recebeu peças de vestuário destinadas ao trabalho. Ela serve como comprovante interno da entrega, ajuda a organizar o estoque e permite identificar quais itens foram fornecidos, em qual quantidade, tamanho, data e condições de conservação.

Embora seja comum procurar um modelo de ficha de entrega de uniforme PDF, é recomendável preencher o documento primeiro em formato editável, conferir todas as informações e, só então, exportá-lo em PDF para impressão, assinatura e arquivamento. O PDF reduz o risco de alterações posteriores e facilita o envio ou armazenamento digital pela empresa.

O uniforme pode ter finalidade de identificação visual, padronização, higiene, proteção ou adequação às atividades exercidas. Quando uma peça também possui função de proteção contra riscos ocupacionais, ela pode ser classificada como Equipamento de Proteção Individual (EPI). Nesse caso, além do controle de uniforme, a empresa deve observar as obrigações específicas relativas ao EPI, especialmente as regras da Norma Regulamentadora nº 6 (NR-6).

Uma ficha bem preenchida não substitui políticas internas, treinamentos ou registros próprios exigidos para EPIs, mas é uma ferramenta prática de gestão e de prevenção de conflitos. O documento demonstra transparência sobre os itens entregues e deixa claras as responsabilidades de uso, guarda e devolução quando aplicável.

Quando usar a ficha de entrega de uniforme

A ficha deve ser usada sempre que a organização disponibilizar uniforme a empregados, estagiários, aprendizes, temporários ou prestadores de serviço, desde que exista interesse em controlar formalmente a entrega. O ideal é que cada pessoa tenha uma ficha individual, atualizada a cada novo fornecimento, troca, reposição ou devolução de peças.

• Na admissão: para registrar o primeiro conjunto de peças entregue ao trabalhador.
• Na reposição periódica: quando a empresa substitui uniformes pelo desgaste natural ou conforme calendário interno.
• Na troca de tamanho ou função: quando o empregado muda de setor, atividade, cargo ou necessita de numeração diferente.
• Na entrega de itens sazonais: como jaquetas, capas de chuva, camisetas de campanha ou vestimentas para eventos.
• Na entrega de peças com proteção: quando o uniforme inclui itens que também atuam como EPI, mantendo-se os controles complementares necessários.
• No desligamento ou transferência: para registrar eventual devolução de peças reutilizáveis, crachás, jalecos, aventais ou outros bens da empresa.

De acordo com o artigo 166 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), a empresa é obrigada a fornecer gratuitamente EPI adequado ao risco, em perfeito estado de conservação e funcionamento, sempre que as medidas gerais não oferecerem completa proteção. Já a NR-6 estabelece deveres de fornecimento, orientação, registro e substituição dos equipamentos, entre outras medidas. Portanto, se o item entregue for EPI, não trate a ficha de uniforme como o único registro necessário: mantenha também o procedimento de controle de EPI adotado pela organização.

Modelo completo de ficha de entrega de uniforme

FICHA DE ENTREGA DE UNIFORME

EMPREGADOR / EMPRESA
Razão social: [RAZÃO SOCIAL DA EMPRESA]
Nome fantasia: [NOME FANTASIA, SE HOUVER]
CNPJ: [CNPJ]
Endereço: [RUA, NÚMERO, BAIRRO, CIDADE/UF E CEP]

DADOS DO COLABORADOR
Nome completo: [NOME COMPLETO]
CPF: [CPF]
Matrícula: [NÚMERO DA MATRÍCULA, SE HOUVER]
Cargo/função: [CARGO OU FUNÇÃO]
Setor: [SETOR]
Data de admissão: [DD/MM/AAAA]

REGISTRO DE ENTREGA

Data	Item entregue	Tamanho	Quantidade	Condição	Observações
[DD/MM/AAAA]	[EX.: CAMISETA DE UNIFORME]	[P/M/G/GG]	[QUANTIDADE]	[NOVO/OUTRA]	[COR, MODELO OU OUTRA INFORMAÇÃO]
[DD/MM/AAAA]	[EX.: CALÇA DE UNIFORME]	[TAMANHO]	[QUANTIDADE]	[NOVO/OUTRA]	[OBSERVAÇÕES]
[DD/MM/AAAA]	[EX.: JAQUETA, JALECO OU AVENTAL]	[TAMANHO]	[QUANTIDADE]	[NOVO/OUTRA]	[OBSERVAÇÕES]
[DD/MM/AAAA]	[OUTRO ITEM]	[TAMANHO]	[QUANTIDADE]	[CONDIÇÃO]	[OBSERVAÇÕES]

DECLARAÇÃO DO COLABORADOR

Declaro que recebi os itens de uniforme acima discriminados, em condições adequadas de uso, comprometendo-me a utilizá-los exclusivamente nas atividades de trabalho e conforme as orientações recebidas. Comprometo-me também a zelar pela guarda, higiene e conservação das peças, comunicar a necessidade de reposição e devolver os itens reutilizáveis quando solicitado pela empresa ou no encerramento do vínculo, observadas as regras internas aplicáveis.

Estou ciente de que os itens que constituam Equipamentos de Proteção Individual (EPI) devem ser utilizados conforme treinamento e orientação fornecidos pela empresa.

[CIDADE/UF], [DIA] de [MÊS] de [ANO].

____________________________________________
[NOME COMPLETO DO COLABORADOR]
Assinatura do colaborador

____________________________________________
[NOME DO RESPONSÁVEL PELA ENTREGA]
[CARGO/FUNÇÃO]
Assinatura do responsável pela entrega

Como preencher a ficha passo a passo

1. Identifique corretamente a empresa. Informe razão social, CNPJ e endereço completo. Esses dados vinculam o documento à pessoa jurídica responsável pelo fornecimento.
2. Cadastre o colaborador sem abreviações. Escreva nome completo, CPF, matrícula, cargo e setor. A matrícula é particularmente útil para empresas com muitos empregados ou nomes semelhantes.
3. Descreva cada peça de maneira específica. Evite termos genéricos como “uniforme completo”. Prefira “duas camisetas polo azuis”, “uma calça de brim”, “um jaleco branco” ou “uma jaqueta impermeável”.
4. Informe tamanho, quantidade e data. Esses dados facilitam futuras reposições e conferências de estoque. Caso haja cor, código do item ou número de patrimônio, registre-os nas observações.
5. Indique se a peça é nova ou usada. Normalmente, uniformes são fornecidos novos. Se houver peça reutilizável, higienizada e em boas condições, registre essa circunstância para maior transparência.
6. Destaque os itens que são EPI. Caso a entrega envolva, por exemplo, vestimenta de proteção química, térmica ou contra outros riscos, identifique-a e adote o registro específico previsto no controle de EPI da empresa.
7. Colha as assinaturas e entregue uma via. O colaborador deve assinar após conferir os itens. O responsável pela entrega também deve assinar. A empresa pode fornecer uma cópia ao trabalhador e arquivar a via assinada no prontuário funcional, físico ou eletrônico.
8. Converta a versão final em PDF. Depois de preencher e revisar, salve o arquivo em PDF com um nome padronizado, como “Ficha de Uniforme - [NOME DO COLABORADOR] - [ANO]”. Isso simplifica a localização posterior.

Boas práticas para controle de uniformes

Estabeleça uma política interna simples, informando quais peças são fornecidas, a periodicidade estimada de troca, as regras de higienização e o procedimento para solicitar reposição. A política deve ser compatível com a realidade da atividade e não pode transferir ao empregado custos que sejam de responsabilidade do empregador, especialmente quando o uso do item é exigido para a prestação do trabalho ou para a proteção ocupacional.

Evite inserir na ficha cláusulas automáticas de desconto salarial por perda, dano ou não devolução. O artigo 462 da CLT restringe descontos nos salários e exige cautela em situações de dano, que dependem das circunstâncias e, em regra, de previsão contratual ou comprovação de dolo do empregado. Para situações específicas, a empresa deve buscar orientação profissional e aplicar suas regras internas de forma proporcional e documentada.

Também é útil manter uma planilha ou sistema com histórico de entregas, saldo de estoque e previsão de reposições. A ficha assinada, física ou eletrônica, continua sendo um comprovante importante, enquanto o controle centralizado ajuda gestores de recursos humanos, almoxarifado e segurança do trabalho a tomar decisões.

Perguntas comuns

A ficha de entrega de uniforme é obrigatória?

Não há uma regra geral que imponha uma ficha com formato único para todo uniforme comum. Ainda assim, o registro é altamente recomendável como prática de organização e prova de entrega. Para EPIs, há exigências próprias de controle e registro previstas na NR-6, devendo a empresa observar a norma aplicável.

Posso usar assinatura eletrônica na ficha?

Sim, em muitos contextos empresariais é possível utilizar assinatura eletrônica, desde que o processo permita identificar o signatário, preservar a integridade do documento e manter evidências da assinatura. A empresa deve adotar uma solução compatível com suas necessidades e guardar os arquivos de forma segura.

É necessário fazer uma ficha para cada entrega?

Não necessariamente. Uma ficha individual pode conter várias linhas e registrar todas as entregas realizadas ao longo do vínculo. Porém, cada lançamento deve ter data, descrição, quantidade e confirmação de recebimento. Se houver muitas movimentações, pode ser mais organizado emitir uma ficha por entrega ou por período.

Uniforme e EPI são a mesma coisa?

Não. O uniforme normalmente identifica ou padroniza o trabalhador. O EPI é destinado à proteção contra riscos ocupacionais e possui requisitos específicos. Uma mesma vestimenta pode acumular as duas funções, mas, quando tiver natureza de EPI, deve receber o tratamento e o controle previstos nas normas de segurança e saúde no trabalho.

Por quanto tempo a empresa deve guardar a ficha?

O prazo pode variar conforme a finalidade do documento, a política de retenção adotada e eventuais discussões trabalhistas. Como boa prática, mantenha os registros organizados durante o vínculo e por período posterior adequado, com orientação do setor jurídico, contábil ou de recursos humanos da empresa.

Este modelo tem caráter exclusivamente informativo e deve ser adaptado à realidade da empresa, às normas internas e à legislação aplicável. Em caso de dúvida sobre obrigações trabalhistas, descontos, EPIs ou retenção de documentos, consulte um profissional habilitado.