Modelo de Ata de CIPA Word: Reunião Ordinária e Extraordinária

A ata de CIPA é o registro formal do que foi discutido, decidido e encaminhado nas reuniões da Comissão Interna de Prevenção de Acidentes e de Assédio. Ao usar um modelo de ata de CIPA Word, a empresa consegue padronizar esse registro, preencher os dados com agilidade e manter um histórico organizado das ações voltadas à segurança, à saúde e à prevenção do assédio no ambiente de trabalho.

A CIPA é tratada pela Norma Regulamentadora nº 5 (NR-5), do Ministério do Trabalho e Emprego. A comissão tem como finalidade prevenir acidentes e doenças relacionadas ao trabalho, contribuindo para a preservação da vida e para a promoção da saúde dos trabalhadores. Por isso, a ata não deve ser vista apenas como uma formalidade: ela comprova que os temas foram debatidos, que riscos foram apontados e que responsáveis e prazos foram definidos.

Este modelo pode ser copiado para o Word, personalizado com o cabeçalho da organização, impresso para coleta de assinaturas ou arquivado em meio eletrônico. Ele serve tanto para reuniões ordinárias, realizadas periodicamente pela CIPA, quanto para reuniões extraordinárias convocadas diante de situações urgentes, como acidente grave, risco iminente, denúncia, mudança relevante no processo produtivo ou necessidade de acompanhamento específico.

Quando usar a ata de CIPA

A ata deve ser elaborada sempre que houver uma reunião formal da CIPA. O ideal é que seja redigida durante o encontro ou imediatamente depois, com base nas anotações feitas pelo secretário ou por pessoa designada. O documento precisa retratar os fatos de forma objetiva, sem opiniões pessoais, acusações genéricas ou informações que não tenham sido efetivamente discutidas.

• Reuniões ordinárias: para registrar os encontros regulares da comissão, incluindo a análise de ocorrências, inspeções, campanhas e planos de ação.
• Reuniões extraordinárias: para documentar debates urgentes ou específicos, como acidentes, quase acidentes, condições inseguras, denúncias ou fatos que exijam providências imediatas.
• Inspeções e avaliações: quando a CIPA examina setores, equipamentos, instalações, procedimentos ou medidas de prevenção.
• Acompanhamento de ações: para verificar se os responsáveis cumpriram os prazos definidos em atas anteriores.
• Campanhas internas: para registrar ações educativas, como Semana Interna de Prevenção de Acidentes do Trabalho, treinamentos e orientações de saúde e segurança.
• Temas de assédio: quando houver discussão de medidas preventivas, canais de acolhimento e ações educativas relacionadas ao assédio sexual e a outras formas de violência no trabalho, sempre com o cuidado de preservar dados pessoais e informações sensíveis.

Conforme a NR-5, a CIPA deve realizar reuniões ordinárias mensais, de acordo com o calendário preestabelecido. A documentação das reuniões é importante para demonstrar a atuação da comissão e facilitar o acompanhamento das medidas preventivas. Quando a empresa não estiver obrigada a constituir CIPA e designar empregado para cumprir os objetivos da NR-5, também é recomendável registrar as reuniões e providências adotadas.

Modelo completo de ata de CIPA Word

Copie o texto abaixo para o Word e substitua todos os campos entre colchetes pelas informações corretas. Se a reunião for extraordinária, altere a identificação no título e informe claramente o motivo da convocação.

ATA DA [NÚMERO]ª REUNIÃO [ORDINÁRIA/EXTRAORDINÁRIA] DA CIPA

EMPRESA: [RAZÃO SOCIAL]
CNPJ: [CNPJ]
UNIDADE/ESTABELECIMENTO: [NOME DA UNIDADE OU FILIAL]
ENDEREÇO: [ENDEREÇO COMPLETO]
GESTÃO DA CIPA: [ANO/ANO]

Aos [DIA] dias do mês de [MÊS] de [ANO], às [HORÁRIO], na [LOCAL DA REUNIÃO], realizou-se a [NÚMERO]ª reunião [ordinária/extraordinária] da Comissão Interna de Prevenção de Acidentes e de Assédio – CIPA da empresa [RAZÃO SOCIAL]. A reunião foi presidida por [NOME DO PRESIDENTE], [CARGO/FUNÇÃO], e secretariada por [NOME DO SECRETÁRIO], [CARGO/FUNÇÃO].

PARTICIPANTES: estiveram presentes os seguintes membros e convidados: [NOME COMPLETO – FUNÇÃO NA CIPA OU CARGO]; [NOME COMPLETO – FUNÇÃO NA CIPA OU CARGO]; [NOME COMPLETO – FUNÇÃO NA CIPA OU CARGO]; [NOME COMPLETO – FUNÇÃO NA CIPA OU CARGO]. Registraram ausência: [NOME COMPLETO E JUSTIFICATIVA, SE HOUVER].

PAUTA:
1. [ITEM DA PAUTA];
2. [ITEM DA PAUTA];
3. [ITEM DA PAUTA];
4. [ITEM DA PAUTA].

DESENVOLVIMENTO DA REUNIÃO:

1. Sobre [PRIMEIRO TEMA], foi relatado que [DESCREVER FATOS, DADOS, OCORRÊNCIAS OU RESULTADOS DE FORMA OBJETIVA]. Após discussão, ficou definido que [DECISÃO OU ENCAMINHAMENTO]. O responsável pela ação será [NOME/CARGO], com prazo até [DATA].

2. Em relação a [SEGUNDO TEMA], os participantes informaram que [DESCRIÇÃO OBJETIVA]. Deliberou-se por [MEDIDA APROVADA]. Ficaram responsáveis [NOME/CARGO] e [NOME/CARGO], devendo apresentar retorno na próxima reunião / até [DATA].

3. Quanto à análise de acidentes, incidentes ou condições inseguras, foi registrado: [DESCREVER OCORRÊNCIA, SETOR, CAUSAS APARENTES, MEDIDAS IMEDIATAS E NECESSIDADE DE INVESTIGAÇÃO, SEM EXPOR DADOS PESSOAIS DESNECESSÁRIOS]. Definiu-se que [AÇÃO PREVENTIVA OU CORRETIVA], sob responsabilidade de [NOME/CARGO], no prazo de [DATA].

4. Sobre as ações de prevenção ao assédio e à violência no trabalho, foi discutido que [REGISTRAR MEDIDAS EDUCATIVAS, DIVULGAÇÃO DE CANAIS, TREINAMENTO OU OUTRA AÇÃO, QUANDO APLICÁVEL]. Ficou estabelecido que [ENCAMINHAMENTO], com conclusão prevista para [DATA].

PLANO DE AÇÃO E PENDÊNCIAS:
1. [AÇÃO]: responsável [NOME/CARGO]; prazo [DATA]; status [PENDENTE/EM ANDAMENTO/CONCLUÍDA].
2. [AÇÃO]: responsável [NOME/CARGO]; prazo [DATA]; status [PENDENTE/EM ANDAMENTO/CONCLUÍDA].
3. [AÇÃO]: responsável [NOME/CARGO]; prazo [DATA]; status [PENDENTE/EM ANDAMENTO/CONCLUÍDA].

Não havendo outros assuntos a tratar, [NOME DO PRESIDENTE OU COORDENADOR] encerrou a reunião às [HORÁRIO]. Eu, [NOME DO SECRETÁRIO], lavrei a presente ata que, após lida e aprovada, será assinada pelos presentes e arquivada juntamente com os documentos pertinentes.

[CIDADE], [DIA] de [MÊS] de [ANO].

________________________________________
[NOME DO PRESIDENTE]
Presidente da CIPA

________________________________________
[NOME DO SECRETÁRIO]
Secretário(a) da CIPA

________________________________________
[NOME DO REPRESENTANTE DO EMPREGADOR, SE APLICÁVEL]
[FUNÇÃO]

ASSINATURAS DOS DEMAIS PARTICIPANTES:
[NOME COMPLETO – ASSINATURA]
[NOME COMPLETO – ASSINATURA]
[NOME COMPLETO – ASSINATURA]

Como preencher a ata passo a passo

1. Identifique corretamente a empresa e a gestão. Informe razão social, CNPJ, unidade, endereço e período de mandato da CIPA. Esses dados permitem localizar o documento mesmo depois de mudanças de equipe ou de arquivo.
2. Defina o tipo e o número da reunião. Use uma numeração sequencial durante a gestão. Indique se a reunião é ordinária ou extraordinária. Na extraordinária, é prudente registrar também a razão da convocação na pauta ou no início do desenvolvimento.
3. Registre data, hora e local. Anote horário de início e término, além do local físico ou plataforma utilizada, caso o encontro ocorra de forma remota, conforme as regras internas aplicáveis.
4. Liste os participantes e ausentes. Identifique membros titulares, suplentes, presidente, secretário, representantes do empregador e convidados. Se houver ausência relevante, anote o nome e a justificativa conhecida, sem incluir informações excessivas ou sigilosas.
5. Escreva uma pauta objetiva. A pauta organiza a reunião e demonstra quais assuntos estavam previstos. Exemplos: acompanhamento de inspeção, análise de acidente, uso de equipamentos de proteção, treinamento, ergonomia, campanha interna e revisão de pendências.
6. Descreva fatos e deliberações com clareza. Registre o que foi apresentado, o que foi discutido e qual medida foi aprovada. Evite frases vagas como “será verificado”. Prefira “o setor de manutenção realizará a inspeção do equipamento X até [data]”.
7. Associe cada ação a um responsável e prazo. Uma ata útil gera acompanhamento. Para cada providência, indique a pessoa ou área responsável, a data-limite e o status. Na reunião seguinte, retome as pendências para atualizar o registro.
8. Proteja informações pessoais. Em assuntos envolvendo acidente, saúde, denúncia ou assédio, registre somente o necessário para a prevenção e o encaminhamento. Evite inserir diagnósticos, detalhes íntimos, nomes de denunciantes ou outras informações pessoais que não sejam indispensáveis.
9. Leia, aprove e arquive. Ao final, faça a leitura da ata ou disponibilize seu conteúdo aos participantes para aprovação. Colha as assinaturas conforme o procedimento adotado pela empresa e mantenha o arquivo organizado, físico ou digital, junto de listas de presença, relatórios e evidências das ações quando existirem.

Perguntas comuns sobre ata de CIPA

A ata de CIPA precisa ser assinada por todos os presentes?

A assinatura dos participantes reforça a comprovação de presença e de ciência sobre o conteúdo. A prática mais segura é obter a assinatura do presidente, do secretário e dos demais participantes, ou manter lista de presença vinculada à ata. A empresa deve observar seu procedimento interno e garantir a autenticidade dos registros eletrônicos, quando utilizados.

É possível fazer a ata de CIPA no Word?

Sim. O Word é adequado para elaborar, revisar, imprimir e arquivar a ata. A organização pode incluir logotipo, numeração de páginas, tabela de plano de ação e campos próprios. Após a aprovação, recomenda-se preservar uma versão final que não seja alterada sem controle, podendo também convertê-la em PDF para fins de arquivo.

O que não pode faltar em uma ata de reunião da CIPA?

Devem constar identificação da empresa, data, horário, local, participantes, pauta, resumo objetivo das discussões, decisões, responsáveis, prazos, encerramento e assinaturas ou forma de comprovação de aprovação. Quando houver acidente ou risco, inclua as medidas preventivas e corretivas definidas.

A ata pode expor o nome de trabalhador envolvido em acidente ou denúncia?

Somente quando isso for realmente necessário ao objetivo do registro e houver fundamento para tanto. Como regra de boa prática, privilegie a descrição do fato, do setor, do risco e das providências. Dados de saúde, denúncias e informações sensíveis exigem cuidado especial, em respeito à privacidade e à Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018).

Por quanto tempo a empresa deve guardar as atas?

A NR-5 e outros deveres trabalhistas exigem organização e disponibilidade dos documentos relacionados à atuação da CIPA. Como os prazos de guarda podem variar conforme a natureza do registro, políticas internas, fiscalizações e situações concretas, é recomendável que a empresa mantenha as atas de forma segura durante a gestão e por período posterior compatível com suas obrigações legais, orientando-se com seu setor jurídico, contábil ou de segurança do trabalho.

Este modelo de ata de CIPA tem caráter informativo e deve ser adaptado à realidade da empresa, às regras internas e à legislação aplicável. Em caso de dúvidas específicas, especialmente sobre acidentes, denúncias, proteção de dados ou exigências de fiscalização, busque orientação de profissional de segurança do trabalho ou assessoria jurídica.