Modelo de Ordem de Serviço de Manutenção para Imprimir

A ordem de serviço de manutenção, também chamada de OS de manutenção, é o documento usado para registrar, autorizar, acompanhar e encerrar uma atividade de manutenção em máquinas, equipamentos, veículos, instalações ou sistemas. Ela organiza informações essenciais, como o defeito relatado, o local do atendimento, os responsáveis, os materiais utilizados, o prazo e a confirmação de conclusão.

Usar um modelo de ordem de serviço de manutenção para imprimir ajuda empresas, condomínios, oficinas, propriedades rurais, escolas, clínicas e prestadores de serviços a manter um histórico confiável das intervenções realizadas. O documento pode ser preenchido à mão após a impressão ou digitado antes de ser impresso, desde que as informações sejam legíveis e as assinaturas sejam colhidas quando necessárias.

Uma OS bem elaborada reduz falhas de comunicação entre quem solicita, quem executa e quem aprova o serviço. Também facilita o controle de custos, a programação de manutenções preventivas, a análise de recorrência de defeitos e a comprovação de que determinada demanda foi atendida. Em ambientes de trabalho, o registro é especialmente importante quando a manutenção afeta a segurança de máquinas, instalações elétricas, equipamentos de proteção ou a continuidade das operações.

Quando usar a ordem de serviço de manutenção

Este documento deve ser emitido sempre que houver uma solicitação, uma inspeção programada ou uma necessidade identificada de reparar, ajustar, revisar, instalar ou substituir componentes. A ordem de serviço pode atender tanto à manutenção corretiva, feita após a identificação de uma falha, quanto à manutenção preventiva, realizada conforme cronograma para diminuir riscos de parada ou desgaste.

• Para reparar máquinas, ferramentas, equipamentos de informática ou aparelhos elétricos;
• Para registrar revisões periódicas de veículos, geradores, elevadores, bombas ou sistemas de ar-condicionado;
• Para solicitar consertos em instalações hidráulicas, elétricas, civis ou de segurança;
• Para controlar o atendimento de chamados de manutenção em condomínios, empresas e instituições;
• Para documentar materiais, peças e horas de trabalho empregados no serviço;
• Para encaminhar serviço a técnico próprio, equipe terceirizada ou empresa contratada;
• Para colher o aceite do solicitante ou responsável pelo bem após a conclusão.

Quando a manutenção envolver equipamentos ou atividades com riscos ocupacionais, a empresa deve observar a legislação e as normas regulamentadoras aplicáveis, inclusive requisitos de segurança, capacitação, bloqueio de energia, uso de equipamentos de proteção e procedimentos técnicos. A ordem de serviço administrativa não substitui documentos específicos exigidos para atividades de risco, como permissões de trabalho, análises de risco ou registros técnicos, quando cabíveis.

Modelo completo de ordem de serviço de manutenção para imprimir

ORDEM DE SERVIÇO DE MANUTENÇÃO

Nº DA OS: [NÚMERO DA ORDEM DE SERVIÇO]
DATA DE ABERTURA: [DD/MM/AAAA]
HORA DE ABERTURA: [HH:MM]
TIPO DE MANUTENÇÃO: [ ] Preventiva   [ ] Corretiva   [ ] Preditiva   [ ] Instalação   [ ] Outro: [ESPECIFICAR]

1. DADOS DO SOLICITANTE
Nome: [NOME COMPLETO DO SOLICITANTE]
Setor/Unidade: [SETOR, BLOCO, DEPARTAMENTO OU UNIDADE]
Telefone/E-mail: [CONTATO]
Data e hora da solicitação: [DD/MM/AAAA – HH:MM]

2. IDENTIFICAÇÃO DO LOCAL E DO BEM
Local do atendimento: [ENDEREÇO, SETOR, SALA, BLOCO OU ÁREA]
Bem/equipamento: [NOME DO EQUIPAMENTO, INSTALAÇÃO OU VEÍCULO]
Marca/modelo: [MARCA E MODELO]
Patrimônio, placa ou código: [NÚMERO DE IDENTIFICAÇÃO]
Estado do bem no momento da abertura: [EM OPERAÇÃO, PARADO, INTERDITADO, OUTRO]

3. DESCRIÇÃO DA SOLICITAÇÃO OU DEFEITO
[DESCREVA COM CLAREZA O PROBLEMA IDENTIFICADO, SINTOMAS, DATA DE OCORRÊNCIA, RUÍDOS, VAZAMENTOS, FALHAS, RISCOS OU OUTRAS INFORMAÇÕES RELEVANTES.]

4. PRIORIDADE E PRAZO
Prioridade: [ ] Baixa   [ ] Média   [ ] Alta   [ ] Emergencial
Prazo previsto para atendimento: [DD/MM/AAAA – HH:MM]
Motivo da prioridade: [JUSTIFICATIVA]

5. EXECUÇÃO DO SERVIÇO
Responsável técnico/executor: [NOME COMPLETO]
Empresa prestadora, se houver: [NOME DA EMPRESA]
CNPJ, se houver: [NÚMERO DO CNPJ]
Data e hora de início: [DD/MM/AAAA – HH:MM]
Data e hora de término: [DD/MM/AAAA – HH:MM]

Serviços executados:
[DESCREVA AS VERIFICAÇÕES, REPAROS, AJUSTES, LIMPEZAS, TESTES, TROCAS E DEMAIS PROCEDIMENTOS REALIZADOS.]

6. MATERIAIS, PEÇAS E CUSTOS

Item/Material	Quantidade	Valor unitário	Valor total
[DESCRIÇÃO]	[QTD.]	R$ [VALOR]	R$ [VALOR]
[DESCRIÇÃO]	[QTD.]	R$ [VALOR]	R$ [VALOR]
[DESCRIÇÃO]	[QTD.]	R$ [VALOR]	R$ [VALOR]

Custo de mão de obra: R$ [VALOR]
Custo total do serviço: R$ [VALOR]

7. RESULTADO E ENCERRAMENTO
Status final: [ ] Concluído   [ ] Concluído parcialmente   [ ] Pendente   [ ] Cancelado
Condição após o serviço: [DESCREVER O RESULTADO E OS TESTES REALIZADOS]
Recomendação ou próxima manutenção: [INFORMAR PRAZO, PROVIDÊNCIA OU ORIENTAÇÃO]
Observações: [INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES]

8. ASSINATURAS

Solicitante/Responsável pelo local:
Nome: [NOME COMPLETO]
Assinatura: ________________________________
Data: [DD/MM/AAAA]

Executor/Responsável técnico:
Nome: [NOME COMPLETO]
Assinatura: ________________________________
Data: [DD/MM/AAAA]

Aprovador/Gestor, se aplicável:
Nome: [NOME COMPLETO]
Assinatura: ________________________________
Data: [DD/MM/AAAA]

Como preencher a ordem de serviço passo a passo

1. Numere a OS. Utilize uma sequência própria, como 001/2025, para facilitar buscas e evitar duplicidade. Empresas com grande volume de serviços podem adotar numeração por unidade ou setor.
2. Identifique o tipo de manutenção. Marque preventiva quando o serviço for programado, corretiva quando tratar uma falha, e outra modalidade apenas se ela estiver prevista na rotina da organização.
3. Informe corretamente o solicitante e o local. Esses dados permitem que a equipe encontre o bem e esclareça dúvidas sobre a demanda. Em condomínios, indique bloco, apartamento ou área comum; em empresas, setor e unidade.
4. Descreva o defeito de forma objetiva. Evite anotações vagas como “não funciona”. Prefira registrar o que ocorreu, desde quando, em quais condições e qual impacto foi percebido.
5. Identifique o equipamento. Sempre que possível, informe patrimônio, número de série, placa, marca e modelo. Isso preserva o histórico de cada bem e torna futuras manutenções mais rápidas.
6. Defina prioridade e prazo. Demandas que envolvem risco às pessoas, interrupção de serviço essencial ou possibilidade de dano maior devem receber tratamento compatível. Se o bem estiver inseguro, registre sua condição e siga os procedimentos internos de isolamento.
7. Registre tudo o que foi executado. O executor deve apontar diagnósticos, testes, ajustes e peças substituídas. Essa parte é importante para auditoria, garantia e planejamento de manutenção preventiva.
8. Controle materiais e valores. Indique quantidade e custo das peças, além da mão de obra quando houver cobrança ou controle interno. Se o valor ainda não estiver fechado, escreva “a apurar” e atualize antes do encerramento.
9. Conclua com o status e as assinaturas. O aceite do solicitante demonstra que o serviço foi verificado, sem impedir o registro de pendências ou ressalvas. Arquive a via assinada junto aos documentos do bem, notas fiscais e relatórios técnicos aplicáveis.

Perguntas comuns

A ordem de serviço de manutenção é obrigatória?

Não existe uma única regra geral que imponha este formulário para toda e qualquer manutenção. Contudo, sua adoção é altamente recomendada como instrumento de gestão, rastreabilidade e controle. Em situações reguladas, contratos, normas técnicas, procedimentos internos ou exigências de segurança podem requerer registros complementares e específicos.

Posso usar a mesma OS para manutenção preventiva e corretiva?

Sim. Basta identificar corretamente a modalidade no campo próprio e descrever a origem do serviço. Para a manutenção preventiva, inclua o plano ou periodicidade prevista; para a corretiva, detalhe a falha relatada e o diagnóstico encontrado.

Quem deve assinar o documento?

Em regra, devem assinar o solicitante ou responsável pelo local e o executor do serviço. A assinatura de um gestor, fiscal de contrato ou responsável técnico pode ser incluída conforme a política da empresa, o valor do serviço, a natureza do bem ou exigências contratuais.

É possível preencher e assinar digitalmente?

Sim. A ordem de serviço pode ser mantida em meio eletrônico, desde que a organização preserve sua integridade, identificação e possibilidade de consulta. Para relações em que a validade da assinatura precise ser demonstrada com maior segurança, podem ser utilizados mecanismos de assinatura eletrônica adequados ao contexto, observando-se a legislação aplicável e as regras internas.

Por quanto tempo devo guardar as ordens de serviço?

O prazo depende da finalidade do documento, de contratos, garantias, obrigações fiscais, políticas de manutenção e normas do setor. Como boa prática, guarde-as enquanto o bem estiver em uso e por período adicional compatível com a necessidade de comprovar serviços, custos e histórico de falhas.

Este modelo de ordem de serviço de manutenção para imprimir tem caráter informativo e deve ser adaptado à realidade da organização, ao tipo de equipamento e às normas técnicas, contratuais e legais aplicáveis ao caso concreto.