Modelo de Termo de Vistoria de Veículo Word: Baixe e Preencha

O modelo de termo de vistoria de veículo Word é um documento utilizado para registrar, de forma organizada e verificável, o estado de conservação de um automóvel, motocicleta, caminhão ou outro veículo em uma data específica. Ele descreve a identificação do bem, sua quilometragem, combustível, acessórios, documentos entregues, avarias aparentes e demais condições relevantes no momento da inspeção.

Esse registro é particularmente útil quando há entrega, recebimento, empréstimo, locação, comodato, manutenção, guarda ou devolução de veículo. Ao ser assinado pelas pessoas envolvidas, o termo ajuda a reduzir divergências sobre danos preexistentes, itens ausentes e responsabilidades posteriores. Embora possa ser preenchido digitalmente no Word e assinado eletronicamente, é essencial que o conteúdo reflita a vistoria realmente realizada.

O modelo abaixo foi preparado para situações comuns entre empresas e colaboradores, locadores e locatários, oficinas e clientes, frotistas, transportadoras e particulares. Para uma vistoria mais segura, complemente o termo com fotografias ou vídeos datados, identificando os arquivos que acompanham o documento.

Quando usar o termo de vistoria de veículo

• Entrega de veículo da empresa: quando um carro, moto ou utilitário é colocado à disposição de empregado, representante, sócio ou prestador de serviços.
• Devolução de veículo: ao fim de um contrato de trabalho, empréstimo, comodato, locação ou uso temporário.
• Locação: tanto na retirada quanto na devolução do veículo pelo cliente, como registro das condições encontradas.
• Venda ou compra de usado: para documentar o estado aparente apresentado antes da negociação, sem substituir os procedimentos legais de transferência.
• Entrada e saída de oficina: para apontar avarias já existentes, quilometragem, nível de combustível e objetos deixados no interior.
• Gestão de frota: em inspeções periódicas de veículos próprios, alugados ou disponibilizados a equipes operacionais.

O termo de vistoria tem valor probatório como documento particular, especialmente quando contém identificação das partes, descrição objetiva, data, assinaturas e evidências anexas. Entretanto, ele não substitui a vistoria obrigatória, a transferência de propriedade perante o órgão executivo de trânsito ou outros requisitos previstos no Código de Trânsito Brasileiro, conforme a situação. A transferência do veículo, por exemplo, exige o cumprimento das formalidades aplicáveis perante o DETRAN.

Modelo completo de termo de vistoria de veículo

TERMO DE VISTORIA DE VEÍCULO

1. IDENTIFICAÇÃO DAS PARTES

RESPONSÁVEL PELA ENTREGA/PROPRIETÁRIO: [NOME COMPLETO OU RAZÃO SOCIAL], [NACIONALIDADE], [ESTADO CIVIL, SE PESSOA FÍSICA], [PROFISSÃO], inscrito(a) no CPF/CNPJ sob nº [CPF OU CNPJ], RG nº [RG, SE APLICÁVEL], com endereço em [ENDEREÇO COMPLETO].

RESPONSÁVEL PELO RECEBIMENTO/CONDUTOR: [NOME COMPLETO], [NACIONALIDADE], [ESTADO CIVIL], [PROFISSÃO], inscrito(a) no CPF sob nº [CPF], RG nº [RG], CNH nº [NÚMERO DA CNH], categoria [CATEGORIA], válida até [DATA], residente e domiciliado(a) em [ENDEREÇO COMPLETO].

2. IDENTIFICAÇÃO DO VEÍCULO

Marca/Modelo: [MARCA E MODELO]
Versão: [VERSÃO]
Tipo/Espécie: [TIPO DO VEÍCULO]
Cor: [COR]
Ano de fabricação/modelo: [ANO/ANO]
Placa: [PLACA]
Renavam: [NÚMERO DO RENAVAM]
Chassi: [NÚMERO DO CHASSI]
Combustível: [TIPO DE COMBUSTÍVEL]
Quilometragem registrada no painel: [QUILOMETRAGEM] km
Nível de combustível: [NÍVEL/QUANTIDADE]

3. FINALIDADE DA VISTORIA

O presente termo é emitido em razão de [ENTREGA / RECEBIMENTO / DEVOLUÇÃO / LOCAÇÃO / COMODATO / ENTRADA EM OFICINA / SAÍDA DE OFICINA / INSPEÇÃO PERIÓDICA], ocorrida em [DATA], às [HORÁRIO], no endereço [LOCAL COMPLETO DA VISTORIA].

4. ESTADO GERAL E AVARIAS CONSTATADAS

Lataria e pintura: [DESCREVER O ESTADO E AS AVARIAS, INFORMANDO A LOCALIZAÇÃO DE RISCOS, AMASSADOS, TRINCAS, FERRUGEM OU OUTROS DEFEITOS].

Para-brisa, vidros, retrovisores e faróis: [DESCREVER O ESTADO E EVENTUAIS DANOS].

Pneus, rodas, estepe e calotas: [DESCREVER O ESTADO, DESGASTE APARENTE E ITENS AUSENTES].

Interior, bancos, painel, tapetes e porta-malas: [DESCREVER O ESTADO E AVARIAS].

Parte mecânica e funcionamento aparente: [DESCREVER LUZES NO PAINEL, RUÍDOS, VAZAMENTOS OU OBSERVAÇÕES].

Outras observações: [INFORMAR QUALQUER CONDIÇÃO RELEVANTE].

5. ITENS, ACESSÓRIOS E DOCUMENTOS ENTREGUES

Foram conferidos e entregues juntamente com o veículo os seguintes itens:

[QUANTIDADE] chave(s) do veículo; [DOCUMENTO/CRLV, SE APLICÁVEL]; [MANUAL DO PROPRIETÁRIO]; [CHAVE RESERVA]; [ESTEPE]; [MACACO]; [CHAVE DE RODA]; [TRIÂNGULO]; [EXTINTOR, SE APLICÁVEL]; [RÁDIO/MULTIMÍDIA]; [OUTROS ITENS E ACESSÓRIOS].

6. REGISTRO FOTOGRÁFICO

Integram este termo [QUANTIDADE] fotografia(s) e/ou [QUANTIDADE] vídeo(s), identificados como Anexo(s) [NÚMERO OU DESCRIÇÃO], que registram as condições aparentes do veículo na data da vistoria.

7. DECLARAÇÕES

As partes declaram que acompanharam a vistoria e que as informações acima correspondem às condições aparentes verificadas no momento da inspeção. O responsável pelo recebimento declara ter tomado ciência das avarias, observações, itens e acessórios descritos neste termo, comprometendo-se a comunicar prontamente qualquer ocorrência relevante relacionada ao veículo durante o período em que permanecer sob sua responsabilidade, quando aplicável.

Este termo não substitui documentos de propriedade, licenciamento, seguro, contrato de locação, contrato de comodato, ordem de serviço ou os procedimentos exigidos pelos órgãos de trânsito.

[CIDADE/UF], [DIA] de [MÊS] de [ANO].

________________________________________
[NOME DO RESPONSÁVEL PELA ENTREGA/PROPRIETÁRIO]
CPF/CNPJ: [NÚMERO]

________________________________________
[NOME DO RESPONSÁVEL PELO RECEBIMENTO/CONDUTOR]
CPF: [NÚMERO]

________________________________________
[NOME DA TESTEMUNHA 1, SE HOUVER]
CPF: [NÚMERO]

________________________________________
[NOME DA TESTEMUNHA 2, SE HOUVER]
CPF: [NÚMERO]

Como preencher o termo passo a passo

1. Defina a finalidade: informe se o documento trata de entrega, devolução, locação, entrada em oficina ou outra situação. Isso contextualiza o registro e deixa claro qual era a posse do veículo naquele momento.
2. Identifique corretamente as partes: inclua nome completo, CPF ou CNPJ, endereço e, para quem irá conduzir o veículo, os dados da CNH quando pertinentes. Em empresas, informe a razão social e identifique o representante que assina.
3. Copie os dados do veículo de fontes confiáveis: placa, Renavam, chassi, marca, modelo e ano devem ser conferidos no CRLV ou em documento oficial. Evite preencher apenas de memória.
4. Registre quilometragem e combustível: anote a leitura exata do painel e o nível de combustível. Quando possível, tire foto do painel com data e hora para anexar ao termo.
5. Descreva avarias com precisão: em vez de escrever somente “arranhado”, informe algo como “risco de aproximadamente 15 cm na porta dianteira direita”. Indique o lado, a peça, a extensão aproximada e a condição observada.
6. Confira acessórios e documentos: relacione chaves, estepe, ferramentas, manual e demais itens. Só marque como entregue aquilo que foi efetivamente conferido pelas partes.
7. Anexe evidências: faça fotos externas dos quatro lados, rodas, para-brisa, teto, interior, porta-malas, painel e avarias. Nomeie os anexos e informe no termo sua quantidade ou identificação.
8. Revise e colha as assinaturas: leia o documento antes de assinar. Cada parte deve receber uma via idêntica, física ou eletrônica. Testemunhas não são obrigatórias em todas as situações, mas podem reforçar a prova do ato.

Perguntas comuns

O termo de vistoria substitui o laudo cautelar?

Não. O termo registra as condições verificadas pelas partes em determinada ocasião. Já o laudo cautelar normalmente envolve análise técnica mais abrangente, realizada por empresa ou profissional especializado, e pode examinar histórico, estrutura, identificação e outros aspectos. Um documento não substitui automaticamente o outro.

É obrigatório reconhecer firma no termo?

Em regra, o reconhecimento de firma não é requisito para a validade de um documento particular assinado pelas partes. Ainda assim, pode ser adotado por cautela em negociações de maior risco ou valor. Assinaturas eletrônicas também podem ser utilizadas, desde que as partes consigam demonstrar autoria e integridade do documento, observando a legislação aplicável.

Posso usar o termo para veículo de empresa?

Sim. Nesse caso, é recomendável associar o termo a uma política de uso de frota ou a um termo de responsabilidade. A empresa deve esclarecer regras de utilização, manutenção, multas, abastecimento, comunicação de sinistros e devolução, sem inserir cláusulas abusivas ou incompatíveis com a legislação trabalhista quando houver relação de emprego.

O que fazer se aparecer um dano na devolução?

Compare o estado atual com o termo inicial, as fotografias e os demais registros. Faça uma nova vistoria de devolução, descreva o dano de maneira objetiva e preserve provas. A responsabilidade dependerá do contrato, da causa do dano e das circunstâncias concretas; por isso, em caso de conflito relevante, a orientação de profissional jurídico pode ser necessária.

É preciso fazer duas vistorias?

Sim, quando o veículo é entregue por um período e depois devolvido, o ideal é produzir um termo na entrega e outro na devolução. A comparação entre ambos permite identificar mudanças no estado de conservação, quilometragem, combustível e itens presentes.

Este modelo tem caráter exclusivamente informativo e deve ser adaptado às particularidades de cada situação. Para operações com risco elevado, conflitos, locações profissionais, relações trabalhistas ou transferência de propriedade, recomenda-se consultar um advogado, despachante ou profissional habilitado.