Modelo de Termo de Referência PDF: Guia para Contratações

O termo de referência é o documento que detalha a necessidade de uma contratação pública e estabelece, de forma objetiva, o que a Administração pretende adquirir ou contratar. Ao procurar um modelo de termo de referência PDF, o objetivo costuma ser encontrar uma estrutura confiável para preencher, revisar, converter em PDF e anexar ao processo administrativo de compra, contratação de serviço ou contratação de solução de tecnologia.

Esse documento orienta todas as etapas posteriores da contratação: a elaboração do edital ou do aviso de contratação direta, a formulação das propostas pelos fornecedores, o julgamento, a fiscalização e o recebimento do objeto. Por isso, deve ser redigido com linguagem clara, requisitos justificáveis e especificações que atendam à necessidade pública sem restringir indevidamente a competição.

No âmbito da Administração Pública brasileira, a Lei nº 14.133/2021 prevê o termo de referência como documento necessário à contratação de bens e serviços. Seu conteúdo deve estar alinhado ao estudo técnico preliminar, quando aplicável, à pesquisa de preços, ao planejamento da contratação e às regras do órgão ou entidade. O modelo abaixo é uma base geral: adapte-o aos regulamentos internos, ao objeto e ao procedimento adotado.

Quando usar o termo de referência

Utilize o termo de referência quando o órgão, entidade, setor público ou instituição sujeita a procedimentos formais de compra precisar descrever uma demanda e viabilizar a contratação de um bem ou serviço. Ele é especialmente comum em pregões, concorrências, dispensas de licitação, inexigibilidades, atas de registro de preços e contratações de serviços continuados.

• Compra de materiais de expediente, equipamentos, mobiliário ou veículos;
• Contratação de limpeza, vigilância, manutenção, locação ou serviços técnicos;
• Contratação de cursos, eventos, consultorias, sistemas e soluções de TI;
• Aquisição de insumos para saúde, obras ou atividades operacionais;
• Contratações diretas, desde que observadas as exigências legais e regulamentares pertinentes;
• Formação de registro de preços para demandas futuras e frequentes.

Em geral, o termo de referência é mais utilizado para bens e serviços. Para obras e serviços de engenharia, a documentação técnica pode exigir projeto básico, anteprojeto ou projeto executivo, conforme o caso e o regime de execução. Antes de aproveitar um modelo, confirme qual é o documento técnico adequado à natureza do objeto.

Modelo completo de termo de referência

Copie o texto, substitua todos os campos entre colchetes e salve a versão final em PDF. Elimine os itens que não se aplicarem, sem retirar informações relevantes para a compreensão e a execução do objeto.

TERMO DE REFERÊNCIA Nº [NÚMERO/ANO]

PROCESSO ADMINISTRATIVO Nº [NÚMERO/ANO]

UNIDADE REQUISITANTE: [NOME DO ÓRGÃO/SETOR]

1. CONDIÇÕES GERAIS DA CONTRATAÇÃO

1.1. Contratação de [DESCREVER OBJETIVAMENTE O BEM OU SERVIÇO], nos termos, condições, quantidades e exigências estabelecidos neste Termo de Referência.

1.2. O objeto é classificado como [BEM/SERVIÇO] de natureza [COMUM/OUTRA CLASSIFICAÇÃO ADOTADA PELO ÓRGÃO], conforme justificativa constante dos autos.

1.3. Prazo de vigência contratual: [PRAZO], contado de [MARCO INICIAL], podendo ser prorrogado nas hipóteses legalmente admitidas, se aplicável.

2. FUNDAMENTAÇÃO E DESCRIÇÃO DA NECESSIDADE

2.1. A contratação é necessária para [EXPLICAR O PROBLEMA OU A NECESSIDADE PÚBLICA A SER ATENDIDA].

2.2. A solução pretendida contribuirá para [INDICAR OS RESULTADOS ESPERADOS, BENEFÍCIOS E INTERESSE PÚBLICO].

2.3. A contratação está prevista no planejamento institucional [INDICAR PCA, PLANO ANUAL, PROJETO OU DOCUMENTO E, SE HOUVER, O NÚMERO/IDENTIFICAÇÃO].

3. DESCRIÇÃO DA SOLUÇÃO COMO UM TODO

3.1. A solução compreende o fornecimento/execução de [DESCREVER A SOLUÇÃO COMPLETA], incluindo [ENTREGA, INSTALAÇÃO, TREINAMENTO, GARANTIA, SUPORTE, MATERIAIS OU OUTRAS ETAPAS, SE APLICÁVEL].

3.2. Não serão aceitos produtos ou serviços em desacordo com as especificações, normas técnicas e condições definidas neste Termo de Referência.

4. REQUISITOS DA CONTRATAÇÃO

4.1. Os itens deverão atender às seguintes especificações mínimas:

[ITEM 1 – DESCRIÇÃO TÉCNICA COMPLETA – UNIDADE DE MEDIDA – QUANTIDADE]

[ITEM 2 – DESCRIÇÃO TÉCNICA COMPLETA – UNIDADE DE MEDIDA – QUANTIDADE]

[ITEM 3 – DESCRIÇÃO TÉCNICA COMPLETA – UNIDADE DE MEDIDA – QUANTIDADE]

4.2. A contratada deverá observar a legislação aplicável, as normas técnicas da ABNT e demais normas setoriais pertinentes ao objeto, quando existentes.

4.3. Será exigida garantia de [PRAZO E CONDIÇÕES], quando aplicável.

4.4. A subcontratação [SERÁ/NÃO SERÁ] permitida, nos limites e condições definidos pela Administração.

5. MODELO DE EXECUÇÃO DO OBJETO

5.1. O prazo para entrega ou início da execução será de [PRAZO] após [RECEBIMENTO DA ORDEM DE FORNECIMENTO/ASSINATURA DO CONTRATO/OUTRO MARCO].

5.2. O local de entrega ou execução será [ENDEREÇO COMPLETO E HORÁRIOS], mediante prévio contato com [SETOR/RESPONSÁVEL].

5.3. A contratada deverá fornecer todos os recursos, materiais, mão de obra, equipamentos e documentos necessários ao cumprimento integral do objeto, salvo disposição expressa em contrário.

6. MODELO DE GESTÃO E FISCALIZAÇÃO DO CONTRATO

6.1. A execução será acompanhada e fiscalizada por [NOME/CARGO OU SETOR], designado na forma da legislação e das normas internas.

6.2. A contratada deverá corrigir, refazer, substituir ou regularizar, sem ônus adicional, os itens ou serviços recusados por apresentarem desconformidade com este Termo de Referência.

7. CRITÉRIOS DE MEDIÇÃO, RECEBIMENTO E PAGAMENTO

7.1. O recebimento provisório ocorrerá mediante [DOCUMENTO OU PROCEDIMENTO]. O recebimento definitivo ocorrerá após a verificação da conformidade do objeto, no prazo de [PRAZO].

7.2. O pagamento será realizado em até [PRAZO] dias após o recebimento definitivo e a apresentação da nota fiscal/fatura devidamente atestada, observadas as condições legais, contratuais e de regularidade exigidas.

8. FORMA E CRITÉRIOS DE SELEÇÃO DO FORNECEDOR

8.1. A seleção ocorrerá por meio de [PREGÃO/CONCORRÊNCIA/DISPENSA/INEXIGIBILIDADE/OUTRO], com critério de julgamento [MENOR PREÇO/MAIOR DESCONTO/TÉCNICA E PREÇO/OUTRO CABÍVEL].

8.2. Para habilitação, serão exigidos os documentos de habilitação jurídica, fiscal, social, trabalhista, econômico-financeira e técnica previstos na legislação, no edital, aviso ou instrumento equivalente, conforme aplicável.

9. ESTIMATIVA DO VALOR DA CONTRATAÇÃO

9.1. O valor estimado da contratação é de R$ [VALOR], apurado conforme pesquisa de preços juntada ao processo administrativo, podendo ter tratamento sigiloso nos casos legalmente permitidos.

10. ADEQUAÇÃO ORÇAMENTÁRIA

10.1. As despesas correrão à conta da dotação orçamentária [DOTAÇÃO], fonte de recursos [FONTE], elemento de despesa [ELEMENTO], ou de dotação equivalente indicada oportunamente, conforme o caso.

11. OBRIGAÇÕES DA CONTRATADA

11.1. Cumprir integralmente as condições deste Termo de Referência e do instrumento contratual.

11.2. Manter, durante a execução, as condições de habilitação e qualificação exigidas.

11.3. Responsabilizar-se por danos causados à Administração ou a terceiros decorrentes de sua execução.

12. OBRIGAÇÕES DA CONTRATANTE

12.1. Fornecer as informações e condições necessárias à adequada execução do objeto.

12.2. Fiscalizar, receber o objeto e efetuar o pagamento, desde que atendidas as condições estabelecidas.

13. SANÇÕES

13.1. O descumprimento das obrigações sujeitará a contratada às sanções previstas na Lei nº 14.133/2021, no edital, no contrato ou instrumento equivalente, assegurados o contraditório e a ampla defesa.

[CIDADE], [DIA] de [MÊS] de [ANO].

__________________________________
[NOME DO RESPONSÁVEL PELA ELABORAÇÃO]
[CARGO/FUNÇÃO]

__________________________________
[NOME DA AUTORIDADE COMPETENTE, SE APLICÁVEL]
[CARGO/FUNÇÃO]

Como preencher e transformar o modelo em PDF

1. Identifique a necessidade. Comece pelo problema que o setor precisa resolver, e não por uma marca, fornecedor ou solução previamente escolhida. A justificativa deve demonstrar o interesse público da contratação.
2. Defina o objeto com precisão. Descreva o que será entregue ou executado, as quantidades, unidades de medida, características técnicas, prazos e local. Evite expressões vagas como “material de boa qualidade” sem indicar parâmetros verificáveis.
3. Consulte o planejamento. Verifique a compatibilidade com o Plano de Contratações Anual, o estudo técnico preliminar e outros documentos internos. Quando não houver documento aplicável, registre a situação conforme a rotina do órgão.
4. Estabeleça requisitos proporcionais. Exija somente o que for necessário para garantir qualidade, segurança, desempenho e capacidade de execução. Especificações excessivas ou sem justificativa podem limitar a competitividade.
5. Detalhe o recebimento e a fiscalização. Informe como o objeto será conferido, quem acompanhará a execução, qual prazo será dado para correções e quais documentos devem acompanhar a entrega.
6. Indique a estimativa de preços. A pesquisa de preços deve integrar o processo e seguir o método definido pela legislação e regulamentação aplicável ao órgão. Não invente valores no termo de referência.
7. Revise a coerência. Confira se as quantidades da descrição, do orçamento e da futura planilha de itens coincidem. Verifique também se os prazos de execução, vigência e pagamento não são contraditórios.
8. Converta para PDF. Após as aprovações e assinaturas necessárias, exporte o arquivo para PDF para preservar a formatação. Guarde também a versão editável no processo eletrônico ou no repositório institucional, conforme as regras de gestão documental.

Perguntas comuns

O termo de referência é obrigatório em toda contratação pública?

Para contratações de bens e serviços sob a Lei nº 14.133/2021, o termo de referência é um documento central do planejamento. A composição exata do processo pode variar conforme o objeto, o valor, a modalidade, a contratação direta e os regulamentos do ente público. Assim, a área técnica, a unidade de compras e a assessoria jurídica devem observar as regras específicas aplicáveis.

Posso indicar marca no termo de referência?

A indicação de marca deve ser excepcional e tecnicamente motivada. Em regra, a especificação deve privilegiar características de desempenho e qualidade, permitindo a participação de produtos equivalentes. Quando houver necessidade de padronização, compatibilidade ou outra hipótese legal, a justificativa precisa constar do processo.

Qual a diferença entre termo de referência e estudo técnico preliminar?

O estudo técnico preliminar analisa a necessidade e as alternativas de solução, demonstrando a viabilidade da escolha. Já o termo de referência traduz a solução selecionada em requisitos operacionais para a contratação: objeto, execução, recebimento, pagamento, fiscalização e critérios de seleção. Os dois documentos devem ser coerentes entre si.

É suficiente preencher o modelo e salvar em PDF?

Não. O PDF é apenas o formato final de apresentação e preservação do arquivo. A validade e a qualidade do documento dependem do conteúdo, das justificativas, das aprovações, das assinaturas e da instrução completa do processo administrativo. Se o órgão utilizar processo eletrônico, siga as exigências de assinatura eletrônica e tramitação do sistema adotado.

Quem deve elaborar o termo de referência?

Normalmente, a elaboração é conduzida pela área requisitante ou técnica, que conhece a necessidade e as especificações do objeto, com apoio do setor de compras, planejamento e, quando necessário, áreas jurídica, financeira e de tecnologia. A definição das responsabilidades deve respeitar a estrutura e os normativos internos do órgão.

Este modelo tem caráter informativo e deve ser adaptado às particularidades da contratação, à legislação vigente e aos regulamentos do órgão ou entidade. Para casos complexos, valores relevantes ou dúvidas jurídicas, recomenda-se a análise da área técnica competente e da assessoria jurídica.