Modelo de Declaração de Microempresa PDF para Preencher

A declaração de microempresa é um documento pelo qual a empresa, por seu representante legal, informa formalmente que se enquadra como Microempresa (ME). Ela pode ser solicitada em licitações, cadastros de fornecedores, operações comerciais, processos internos de instituições financeiras, contratos e outros procedimentos que exijam a comprovação declaratória do porte empresarial. Este modelo de declaração de microempresa PDF foi elaborado para você copiar, preencher, revisar e converter em PDF antes da assinatura.

No Brasil, o enquadramento de microempresa é disciplinado principalmente pela Lei Complementar nº 123/2006, conhecida como Estatuto Nacional da Microempresa e da Empresa de Pequeno Porte. Em regra, considera-se microempresa a sociedade empresária, a sociedade simples, a empresa individual de responsabilidade limitada, quando aplicável, e o empresário devidamente registrados que tenham receita bruta anual igual ou inferior a R$ 360.000,00. O enquadramento, contudo, também depende da inexistência de impedimentos legais previstos na própria legislação.

É importante não confundir o porte da empresa com o regime tributário. Uma ME pode ou não ser optante pelo Simples Nacional, desde que observe as regras aplicáveis. Por isso, a declaração deve afirmar o enquadramento como microempresa de forma objetiva, sem indicar opção tributária caso essa informação não seja solicitada ou não corresponda à realidade.

Quando usar a declaração de microempresa

• Para participar de licitações e solicitar o tratamento favorecido destinado a microempresas, quando previsto no edital e na legislação aplicável.
• Para realizar cadastro como fornecedor de empresas privadas, órgãos públicos, marketplaces ou instituições.
• Para instruir processos de contratação, credenciamento, habilitação ou atualização cadastral.
• Para comprovar, de modo declaratório, o porte empresarial perante clientes, parceiros e entidades.
• Para acompanhar propostas comerciais, pedidos de benefícios ou documentos administrativos que exijam a informação.

Em licitações, leia cuidadosamente o edital. Alguns procedimentos exigem uma declaração com redação específica, em papel timbrado ou em formulário próprio, além de documentos comprobatórios. A declaração abaixo é um modelo geral e pode ser adaptada, mas não deve substituir exigências expressas do órgão ou da entidade responsável pelo processo.

Modelo completo de declaração de microempresa

DECLARAÇÃO DE ENQUADRAMENTO COMO MICROEMPRESA

À [NOME DO ÓRGÃO, EMPRESA OU INSTITUIÇÃO DESTINATÁRIA]
[SETOR OU DEPARTAMENTO, SE HOUVER]

Eu, [NOME COMPLETO DO REPRESENTANTE LEGAL], [NACIONALIDADE], [ESTADO CIVIL], [PROFISSÃO], portador(a) do RG nº [NÚMERO DO RG] e inscrito(a) no CPF sob o nº [NÚMERO DO CPF], na qualidade de [CARGO OU FUNÇÃO] da empresa [RAZÃO SOCIAL DA EMPRESA], inscrita no CNPJ sob o nº [NÚMERO DO CNPJ], com sede à [ENDEREÇO COMPLETO], DECLARO, para os devidos fins e sob as penas da lei, que a empresa encontra-se enquadrada como Microempresa (ME), nos termos da Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006, e suas alterações.

DECLARO, ainda, que a empresa atende aos requisitos legais aplicáveis ao referido enquadramento e que as informações prestadas neste documento são verdadeiras, completas e atualizadas, responsabilizando-me administrativa, civil e penalmente por sua exatidão.

Esta declaração é emitida para a finalidade de [INFORMAR A FINALIDADE: PARTICIPAÇÃO NO PROCESSO, CADASTRO, HABILITAÇÃO, CONTRATAÇÃO OU OUTRA].

[CIDADE], [DIA] de [MÊS] de [ANO].

________________________________________
[NOME COMPLETO DO REPRESENTANTE LEGAL]
[CARGO OU FUNÇÃO]
[RAZÃO SOCIAL DA EMPRESA]
CNPJ: [NÚMERO DO CNPJ]

Como preencher a declaração passo a passo

1. Identifique o destinatário. No início do documento, informe o nome da empresa, órgão público, comissão de licitação ou instituição que receberá a declaração. Se não houver destinatário definido, é possível usar a expressão “A quem interessar possa”, mas dê preferência à identificação específica quando ela for conhecida.
2. Use a razão social correta. Copie a denominação exatamente como consta no cartão do CNPJ, no contrato social, no requerimento de empresário ou no ato constitutivo. Não substitua a razão social pelo nome fantasia no campo principal, embora este possa ser acrescentado entre parênteses se for útil.
3. Informe os dados do representante legal. A pessoa que assina deve ter poderes para representar a empresa. Normalmente, é o sócio-administrador, administrador indicado no contrato social, titular da empresa individual ou procurador com poderes específicos. Preencha nome, CPF, RG e cargo sem abreviações que possam causar dúvida.
4. Confira CNPJ e endereço. Verifique se o número do CNPJ possui 14 dígitos e se o endereço da sede está atualizado. Informações divergentes podem levar à solicitação de correção ou à rejeição do documento.
5. Descreva a finalidade. Indique por que a declaração está sendo emitida. Exemplos: “participação no Pregão Eletrônico nº [NÚMERO]”, “cadastro de fornecedor”, “comprovação de porte empresarial” ou “instrução de processo de contratação”.
6. Confirme o enquadramento antes de assinar. A declaração deve refletir a situação real da empresa. Consulte a contabilidade, a situação cadastral e os critérios da Lei Complementar nº 123/2006, especialmente quando houver mudança relevante no faturamento, no quadro societário ou na atividade empresarial.
7. Assine e gere o PDF. Depois de preencher e revisar o texto, assine de forma manuscrita ou eletrônica, conforme aceito pelo destinatário. Salve o arquivo em PDF para preservar a formatação e facilitar o envio. Quando houver exigência de reconhecimento de firma, certificado digital ou assinatura em plataforma específica, siga-a integralmente.

Cuidados legais e documentos que podem ser solicitados

Esta declaração é uma manifestação formal da empresa, mas pode não ser suficiente como prova única. Conforme a finalidade, o destinatário poderá solicitar cartão do CNPJ, certidão simplificada da Junta Comercial, contrato social e alterações, balanço, declarações contábeis, comprovante de opção pelo Simples Nacional ou documentos previstos em edital.

Em contratações públicas, a Lei Complementar nº 123/2006 prevê tratamento diferenciado e favorecido para microempresas e empresas de pequeno porte em diversas situações. Ainda assim, os requisitos de habilitação, as regras de desempate, os prazos de regularização fiscal e a documentação exigida devem ser conferidos no instrumento convocatório e na legislação pertinente. Declarar enquadramento sem que ele exista pode gerar inabilitação, sanções administrativas e demais consequências legais cabíveis.

Perguntas comuns

Microempresa é a mesma coisa que empresa do Simples Nacional?

Não necessariamente. Microempresa é uma classificação relacionada ao porte e aos critérios legais da empresa. O Simples Nacional é um regime tributário. Muitas microempresas optam pelo Simples, mas a opção depende de requisitos próprios e pode não ser possível ou conveniente em todos os casos.

Preciso colocar o faturamento anual na declaração?

Em geral, não. O modelo informa que a empresa se enquadra como ME nos termos da Lei Complementar nº 123/2006. Inclua valores de receita bruta apenas se o edital, formulário ou destinatário solicitar expressamente essa informação.

Quem deve assinar a declaração?

Deve assinar o representante legal da empresa, como sócio-administrador, titular ou administrador com poderes de representação. Um procurador também pode assinar quando possuir procuração válida e poderes compatíveis com o ato.

É obrigatório reconhecer firma em cartório?

Não como regra geral. O reconhecimento de firma somente deve ser providenciado se houver exigência do destinatário, do edital ou de procedimento específico. Assinaturas eletrônicas também podem ser aceitas, desde que observadas as condições indicadas pela instituição que receberá o documento.

Posso usar este modelo em uma licitação?

Sim, como base, desde que a licitação não forneça ou exija uma declaração com texto próprio. Se o edital contiver modelo obrigatório, utilize-o e complemente-o apenas quando permitido. Antes do envio, confira prazos, forma de assinatura e documentos de comprovação exigidos.

Este modelo tem caráter exclusivamente informativo e deve ser adaptado à situação concreta, às exigências do destinatário e à legislação aplicável. Em caso de dúvida sobre enquadramento empresarial, licitação ou efeitos jurídicos da declaração, consulte contador(a) ou advogado(a).