Modelo de Termo de Adequação à LGPD para Word

O modelo de termo de adequação à LGPD Word é um documento usado para formalizar o compromisso de uma pessoa, empresa parceira, colaborador ou prestador de serviços com as regras internas de privacidade e proteção de dados pessoais de uma organização. Ele é especialmente útil quando alguém terá acesso, ainda que limitado, a cadastros de clientes, dados de empregados, informações de fornecedores, prontuários, sistemas, arquivos físicos ou qualquer outra base que contenha dados pessoais.

A Lei nº 13.709/2018, conhecida como Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), estabelece deveres para agentes de tratamento de dados e prevê a adoção de medidas técnicas e administrativas capazes de proteger as informações. Um termo bem redigido ajuda a demonstrar que a organização orientou o signatário sobre suas responsabilidades, definiu limites de acesso e registrou obrigações de confidencialidade e segurança.

Este modelo foi estruturado para ser copiado para o Word e adaptado à realidade da instituição. Ele funciona como um instrumento de ciência e compromisso, mas não substitui políticas de privacidade, contratos com operadores, registros das operações de tratamento, treinamentos, controles de acesso e demais medidas de governança que possam ser necessárias no caso concreto.

Quando usar o termo de adequação à LGPD

O termo pode ser utilizado em diferentes relações profissionais e institucionais, desde que seja adaptado ao papel de quem o assinará e aos dados tratados. Em geral, ele é aplicado para reforçar deveres que já decorrem da lei, do contrato de trabalho, do contrato de prestação de serviços ou de uma relação comercial.

• Na admissão de empregados, estagiários, temporários e jovens aprendizes que acessarão dados pessoais.
• Na contratação de consultores, freelancers, empresas de tecnologia, contabilidade, marketing, atendimento ou suporte.
• Na liberação de acesso a sistemas, e-mails corporativos, arquivos compartilhados, fichas cadastrais e documentos físicos.
• Na renovação de políticas internas de segurança da informação e privacidade.
• Em instituições de ensino, clínicas, associações, condomínios e empresas que precisam registrar a ciência de colaboradores sobre procedimentos internos.
• Quando houver mudança de função e ampliação do acesso a dados pessoais ou dados pessoais sensíveis.

É importante identificar corretamente a relação entre as partes. A organização que define as finalidades e os meios principais do tratamento costuma atuar como controladora. Quem realiza o tratamento em nome dela, seguindo suas instruções, pode atuar como operador, nos termos da LGPD. Se o documento for destinado a uma empresa terceirizada que processa dados em nome da contratante, pode ser necessário complementar este termo com cláusulas contratuais mais detalhadas sobre tratamento de dados.

Modelo completo de termo de adequação à LGPD

TERMO DE ADEQUAÇÃO À LEI GERAL DE PROTEÇÃO DE DADOS PESSOAIS – LGPD

Pelo presente instrumento, de um lado, [NOME DA ORGANIZAÇÃO], inscrita no CNPJ sob nº [CNPJ], com sede em [ENDEREÇO COMPLETO], neste ato representada por [NOME DO REPRESENTANTE E CARGO], doravante denominada ORGANIZAÇÃO; e, de outro lado, [NOME COMPLETO DO SIGNATÁRIO], [NACIONALIDADE], [ESTADO CIVIL], [CARGO/FUNÇÃO OU QUALIFICAÇÃO], inscrito(a) no CPF sob nº [CPF], portador(a) do RG nº [RG], doravante denominado(a) COMPROMISSÁRIO(A), celebram o presente Termo de Adequação à Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, mediante as cláusulas seguintes.

CLÁUSULA 1ª – DO OBJETO
1.1. O presente termo tem por objeto registrar a ciência e o compromisso do(a) COMPROMISSÁRIO(A) quanto ao cumprimento das normas aplicáveis à privacidade, à segurança da informação e à proteção de dados pessoais no exercício de suas atividades em favor da ORGANIZAÇÃO.
1.2. O tratamento de dados pessoais deverá observar a Lei nº 13.709/2018 (LGPD), as orientações da Autoridade Nacional de Proteção de Dados – ANPD, as políticas internas da ORGANIZAÇÃO e as demais normas aplicáveis.

CLÁUSULA 2ª – DO ACESSO E DA FINALIDADE
2.1. O(A) COMPROMISSÁRIO(A) terá acesso apenas aos dados pessoais estritamente necessários para o desempenho de suas atribuições, nos limites das permissões concedidas pela ORGANIZAÇÃO.
2.2. Os dados pessoais acessados somente poderão ser utilizados para as finalidades legítimas, específicas e previamente autorizadas pela ORGANIZAÇÃO, sendo vedado seu uso para interesse próprio ou de terceiros.
2.3. É proibido copiar, fotografar, baixar, compartilhar, imprimir, encaminhar ou armazenar dados pessoais em meio particular, salvo quando houver autorização expressa e necessidade relacionada às atividades desempenhadas.

CLÁUSULA 3ª – DA CONFIDENCIALIDADE
3.1. O(A) COMPROMISSÁRIO(A) obriga-se a manter sigilo sobre todos os dados pessoais, dados pessoais sensíveis, informações confidenciais, credenciais de acesso, documentos e conhecimentos obtidos em razão de suas atividades.
3.2. O dever de confidencialidade permanece vigente mesmo após o encerramento do vínculo com a ORGANIZAÇÃO, enquanto as informações não se tornarem públicas por meio legítimo e sem violação deste termo.

CLÁUSULA 4ª – DA SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO
4.1. O(A) COMPROMISSÁRIO(A) compromete-se a utilizar senhas pessoais e intransferíveis, manter seus dispositivos protegidos, bloquear equipamentos quando não estiverem em uso e seguir os procedimentos internos de segurança.
4.2. É vedado compartilhar credenciais, utilizar contas de terceiros, instalar programas não autorizados ou enviar informações corporativas a e-mails, aplicativos, dispositivos ou serviços de armazenamento não aprovados pela ORGANIZAÇÃO.
4.3. O acesso remoto, quando autorizado, deverá ocorrer pelos meios e protocolos definidos pela ORGANIZAÇÃO.

CLÁUSULA 5ª – DOS DADOS PESSOAIS SENSÍVEIS
5.1. Quando houver acesso a dados pessoais sensíveis, tais como informações sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação sindical, saúde, vida sexual, dado genético ou biométrico, o(a) COMPROMISSÁRIO(A) deverá observar cuidado reforçado e tratá-los exclusivamente conforme instruções da ORGANIZAÇÃO e hipótese legal aplicável.

CLÁUSULA 6ª – DA COMUNICAÇÃO DE INCIDENTES
6.1. O(A) COMPROMISSÁRIO(A) deverá comunicar imediatamente à ORGANIZAÇÃO, por meio de [CANAL DE COMUNICAÇÃO/CONTATO DO ENCARREGADO], qualquer suspeita ou ocorrência de perda, acesso indevido, vazamento, alteração, destruição, compartilhamento não autorizado ou outra situação que possa comprometer dados pessoais.
6.2. O(A) COMPROMISSÁRIO(A) deverá colaborar com a apuração do evento e adotar as medidas de contenção que lhe forem orientadas, sem ocultar informações ou tentar solucionar isoladamente o incidente.

CLÁUSULA 7ª – DO ENCERRAMENTO DO ACESSO
7.1. No desligamento, término do contrato, mudança de função ou solicitação da ORGANIZAÇÃO, o(a) COMPROMISSÁRIO(A) deverá devolver documentos, equipamentos, mídias e materiais sob sua guarda, bem como cessar imediatamente todo acesso a sistemas e dados pessoais.
7.2. Eventuais cópias autorizadas deverão ser eliminadas ou devolvidas conforme orientação formal da ORGANIZAÇÃO, respeitados os requisitos legais de guarda e retenção.

CLÁUSULA 8ª – DAS RESPONSABILIDADES
8.1. O descumprimento deste termo poderá resultar na adoção de medidas administrativas, contratuais, trabalhistas, civis e/ou legais cabíveis, observados o contraditório, a ampla defesa quando aplicáveis e a legislação vigente.
8.2. Este termo não afasta as responsabilidades previstas na LGPD, no Código Civil, na legislação trabalhista, em contratos firmados entre as partes e em outras normas aplicáveis.

CLÁUSULA 9ª – DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
9.1. O(A) COMPROMISSÁRIO(A) declara que recebeu orientação sobre as regras de proteção de dados aplicáveis às suas atividades e que teve oportunidade de esclarecer dúvidas sobre este documento.
9.2. O presente termo entra em vigor na data de sua assinatura e integra, quando aplicável, o contrato firmado entre as partes e as políticas internas da ORGANIZAÇÃO.

[CIDADE], [DIA] de [MÊS] de [ANO].

________________________________________
[NOME DA ORGANIZAÇÃO / REPRESENTANTE]
[CARGO]

________________________________________
[NOME COMPLETO DO(A) COMPROMISSÁRIO(A)]
CPF: [CPF]

________________________________________
[NOME DA TESTEMUNHA 1]
CPF: [CPF]

________________________________________
[NOME DA TESTEMUNHA 2]
CPF: [CPF]

Como preencher o documento passo a passo

1. Defina quem assina. Informe a razão social, CNPJ, endereço e representante da organização. Depois, inclua a qualificação completa da pessoa que assumirá o compromisso.
2. Descreva a função real. No campo cargo/função, informe a atividade exercida, como analista de RH, recepcionista, operador de atendimento ou empresa prestadora de serviços. Isso facilita a vinculação do termo à rotina de trabalho.
3. Delimite os acessos. Ajuste a cláusula de acesso para refletir os sistemas, arquivos e categorias de dados efetivamente necessários. Evite conceder acesso amplo sem justificativa.
4. Indique o canal de incidentes. Preencha e-mail, telefone, sistema de chamados ou contato do encarregado pelo tratamento de dados pessoais, se houver. O canal deve ser conhecido e acessível ao signatário.
5. Alinhe o texto aos documentos internos. Verifique se o termo está coerente com a política de privacidade, política de segurança da informação, contrato de trabalho ou contrato de prestação de serviços utilizados pela organização.
6. Colha as assinaturas e guarde a via. As partes devem assinar em duas vias ou utilizar assinatura eletrônica válida. Arquive o documento de modo seguro, com controle de acesso e possibilidade de localização futura.

Perguntas comuns

O termo de adequação à LGPD substitui uma política de privacidade?

Não. A política de privacidade normalmente informa titulares de dados sobre como suas informações são tratadas. Já este termo é voltado ao compromisso interno ou contratual de quem acessa dados. Os dois documentos podem ser necessários, mas possuem finalidades diferentes.

Todo empregado deve assinar este termo?

A necessidade depende das funções e da estrutura da organização. É recomendável que assinem os profissionais que tratam ou podem acessar dados pessoais. Para uniformizar procedimentos, a empresa também pode adotar o termo para todo o quadro de pessoal, desde que o conteúdo seja compatível com cada realidade.

É preciso reconhecer firma em cartório?

Em regra, não há exigência geral de reconhecimento de firma para a validade de um termo dessa natureza. Contudo, a organização pode optar por esse procedimento ou por assinatura eletrônica, conforme suas regras internas e o nível de segurança documental desejado.

Uma empresa terceirizada pode assinar este mesmo modelo?

Pode assinar uma versão adaptada, representada por seu responsável legal. Porém, se a terceirizada tratar dados em nome da contratante, é prudente complementar o instrumento com cláusulas específicas sobre instruções de tratamento, subcontratação, retenção, auditoria, cooperação e responsabilidades entre controlador e operador.

O que fazer se ocorrer um vazamento de dados?

A pessoa que identificar o fato deve comunicar imediatamente o canal indicado no termo e preservar as evidências disponíveis. A organização deverá avaliar o incidente, adotar medidas de contenção e verificar as providências legais e regulatórias cabíveis, inclusive eventual comunicação à ANPD e aos titulares, conforme o risco ou dano relevante previsto na LGPD.

Este modelo tem caráter informativo e deve ser adaptado às circunstâncias da organização e da relação entre as partes. Para situações específicas, especialmente quando houver tratamento relevante de dados sensíveis, grande volume de informações ou contratação de operadores, recomenda-se a análise de profissional jurídico especializado.