Modelo de Termo de Adequação à LGPD para Imprimir

O modelo de termo de adequação à LGPD para imprimir é um documento usado para formalizar a ciência e o compromisso de uma pessoa, empresa, colaborador, fornecedor ou prestador de serviços com as regras de proteção de dados pessoais adotadas por uma organização. Ele registra que o signatário recebeu orientações, conhece suas responsabilidades e se compromete a tratar dados pessoais somente para finalidades autorizadas e de forma segura.

No Brasil, a matéria é disciplinada principalmente pela Lei nº 13.709/2018, a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD). A lei se aplica ao tratamento de dados pessoais realizado por pessoas físicas ou jurídicas, de direito público ou privado, inclusive em meios digitais, quando presentes as hipóteses legais previstas em seu artigo 3º. Portanto, o termo pode integrar as medidas de governança, treinamento, controle de acesso e responsabilização adotadas pela organização.

É importante compreender que a assinatura deste documento, por si só, não torna uma empresa automaticamente adequada à LGPD. A conformidade exige providências concretas, como mapeamento dos tratamentos de dados, definição de bases legais, adoção de medidas de segurança, criação de políticas internas, atendimento aos direitos dos titulares e gestão de incidentes. Ainda assim, o termo é uma evidência útil de que houve comunicação de deveres e compromisso individual com a privacidade.

Quando usar o termo de adequação à LGPD

Este modelo é especialmente indicado quando uma organização precisa documentar obrigações de pessoas que terão contato com dados pessoais em razão de uma relação profissional, comercial ou institucional. Ele pode ser aplicado em conjunto com contratos, políticas de privacidade, políticas de segurança da informação e procedimentos internos.

• Na admissão de empregados, estagiários, aprendizes e temporários que acessarão cadastros, documentos ou sistemas com dados pessoais.
• Na contratação de fornecedores, consultorias, empresas de tecnologia, escritórios terceirizados ou operadores que tratarão dados em nome da empresa.
• Na entrega de acessos a sistemas, e-mails corporativos, prontuários, plataformas de atendimento, bancos de dados ou ferramentas de gestão.
• Em treinamentos e reciclagens sobre privacidade, sigilo profissional, segurança da informação e prevenção de incidentes.
• Na atualização de procedimentos internos após a criação ou revisão da política de proteção de dados da organização.
• Em entidades educacionais, clínicas, condomínios, associações e órgãos privados que precisem registrar a ciência de responsáveis e equipes.

O texto abaixo foi estruturado como um termo de ciência e compromisso. Para relações mais complexas com fornecedores, especialmente quando uma empresa atua como controladora e outra como operadora de dados, recomenda-se também celebrar cláusulas contratuais específicas ou um acordo de tratamento de dados, com definição das instruções, medidas de segurança, subcontratação, retenção e comunicação de incidentes.

Modelo completo de termo de adequação à LGPD

TERMO DE CIÊNCIA E ADEQUAÇÃO À LEI GERAL DE PROTEÇÃO DE DADOS PESSOAIS – LGPD

Pelo presente instrumento, de um lado, [NOME OU RAZÃO SOCIAL DA ORGANIZAÇÃO], inscrita no CPF/CNPJ sob nº [CPF OU CNPJ], com sede/endereço em [ENDEREÇO COMPLETO], doravante denominada ORGANIZAÇÃO; e, de outro lado, [NOME COMPLETO DO(A) SIGNATÁRIO(A)], inscrito(a) no CPF sob nº [CPF], portador(a) do RG nº [RG E ÓRGÃO EXPEDIDOR], residente e domiciliado(a) em [ENDEREÇO COMPLETO], na qualidade de [CARGO, FUNÇÃO OU VÍNCULO], doravante denominado(a) COMPROMISSÁRIO(A), firmam o presente Termo de Ciência e Adequação à LGPD, mediante as condições a seguir.

1. OBJETO. O presente termo tem por objeto registrar a ciência do(a) COMPROMISSÁRIO(A) acerca das regras internas de privacidade, confidencialidade e segurança da informação da ORGANIZAÇÃO, bem como seu compromisso de observar a Lei nº 13.709/2018 – Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) – e as instruções legítimas recebidas no exercício de suas atividades.

2. TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS. O(A) COMPROMISSÁRIO(A) declara estar ciente de que poderá ter acesso a dados pessoais de clientes, usuários, pacientes, alunos, empregados, fornecedores, parceiros e demais titulares, tais como nome, CPF, endereço, telefone, e-mail, dados financeiros, registros de acesso, imagens e outros dados necessários às atividades da ORGANIZAÇÃO.

3. DADOS PESSOAIS SENSÍVEIS. Quando aplicável, o(a) COMPROMISSÁRIO(A) reconhece que dados referentes à origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação sindical, saúde, vida sexual, dado genético ou biométrico, entre outros definidos pela legislação, demandam cuidados reforçados e somente poderão ser acessados ou utilizados quando estritamente necessário e autorizado.

4. FINALIDADE E NECESSIDADE. O(A) COMPROMISSÁRIO(A) compromete-se a tratar dados pessoais exclusivamente para as finalidades profissionais, contratuais, legais ou institucionais autorizadas pela ORGANIZAÇÃO, observando os princípios da finalidade, adequação, necessidade, transparência, segurança, prevenção e não discriminação.

5. CONFIDENCIALIDADE. O(A) COMPROMISSÁRIO(A) obriga-se a manter absoluto sigilo sobre os dados pessoais e informações confidenciais a que tiver acesso, não podendo copiá-los, divulgá-los, compartilhá-los, transferi-los, comercializá-los ou utilizá-los em benefício próprio ou de terceiros sem autorização expressa da ORGANIZAÇÃO e fundamento adequado.

6. SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO. O(A) COMPROMISSÁRIO(A) compromete-se a utilizar credenciais de acesso de modo pessoal e intransferível, manter senhas protegidas, bloquear equipamentos quando se afastar, observar os procedimentos de armazenamento e descarte seguro, evitar o uso de canais não autorizados e adotar as orientações de segurança fornecidas pela ORGANIZAÇÃO.

7. VEDAÇÕES. É vedado ao(à) COMPROMISSÁRIO(A): acessar dados sem necessidade relacionada à sua função; compartilhar logins ou senhas; encaminhar arquivos pessoais para e-mails, aplicativos ou dispositivos não autorizados; imprimir, fotografar ou reproduzir dados sem necessidade; e manter cópias de dados após o encerramento da atividade que justificou o acesso.

8. COMUNICAÇÃO DE INCIDENTES. O(A) COMPROMISSÁRIO(A) deverá comunicar imediatamente à ORGANIZAÇÃO, por meio de [CANAL DE COMUNICAÇÃO/CONTATO DO ENCARREGADO OU RESPONSÁVEL], qualquer suspeita ou ocorrência de perda, acesso indevido, vazamento, alteração, destruição, indisponibilidade ou compartilhamento não autorizado de dados pessoais.

9. DIREITOS DOS TITULARES E INSTRUÇÕES INTERNAS. O(A) COMPROMISSÁRIO(A) compromete-se a encaminhar à área responsável eventuais solicitações recebidas de titulares de dados e a seguir as políticas, normas, procedimentos e treinamentos internos relacionados à proteção de dados pessoais.

10. VIGÊNCIA. As obrigações deste termo iniciam-se na data de sua assinatura e permanecerão vigentes durante todo o vínculo do(a) COMPROMISSÁRIO(A) com a ORGANIZAÇÃO, mantendo-se o dever de confidencialidade mesmo após seu encerramento, enquanto as informações não forem públicas por meio legítimo.

11. RESPONSABILIZAÇÃO. O descumprimento das obrigações assumidas poderá resultar na adoção das medidas administrativas, disciplinares, contratuais, civis e, quando cabíveis, legais aplicáveis, sem prejuízo da apuração de perdas e danos.

12. DECLARAÇÃO FINAL. O(A) COMPROMISSÁRIO(A) declara que leu, compreendeu e concorda com as condições deste termo, comprometendo-se a agir com boa-fé, diligência e respeito à privacidade dos titulares de dados.

[CIDADE], [DIA] de [MÊS] de [ANO].

________________________________________
[NOME DO(A) REPRESENTANTE DA ORGANIZAÇÃO]
[CARGO]
[NOME OU RAZÃO SOCIAL DA ORGANIZAÇÃO]

________________________________________
[NOME COMPLETO DO(A) COMPROMISSÁRIO(A)]
CPF: [CPF]

________________________________________
[NOME DA TESTEMUNHA 1]
CPF: [CPF]

________________________________________
[NOME DA TESTEMUNHA 2]
CPF: [CPF]

Como preencher e usar o documento

1. Identifique corretamente as partes. Informe a razão social e o CNPJ da organização. Se o compromisso for firmado por uma pessoa física profissional, adapte a qualificação com nome, CPF e endereço.
2. Defina o vínculo do signatário. Preencha o cargo ou a relação existente, como empregado, estagiário, prestador de serviços, fornecedor, consultor ou operador de sistema. Isso ajuda a contextualizar o acesso aos dados.
3. Descreva a realidade da operação. Antes da assinatura, verifique quais dados a pessoa realmente acessará. Não é necessário listar todos os dados existentes na organização, mas é recomendável que o texto reflita os riscos e as atividades desempenhadas.
4. Indique o canal de incidentes. Informe um e-mail corporativo, sistema interno, telefone ou contato do encarregado pelo tratamento de dados pessoais. O artigo 41 da LGPD prevê a figura do encarregado, nas hipóteses aplicáveis e conforme regulamentação da Autoridade Nacional de Proteção de Dados.
5. Anexe ou disponibilize as políticas internas. A assinatura tem mais valor prático quando o signatário recebe acesso à política de privacidade interna, à política de segurança da informação e às instruções de uso dos sistemas.
6. Colha as assinaturas e guarde o registro. O termo pode ser impresso e assinado à mão ou assinado eletronicamente, desde que seja possível demonstrar autoria, integridade e concordância. Arquive-o em local seguro e com acesso restrito.
7. Revise periodicamente. Atualize o documento sempre que houver alteração relevante nas atividades, nos sistemas, nas categorias de dados tratadas ou nas regras internas da organização.

Perguntas comuns sobre o termo de adequação à LGPD

O termo substitui uma política de privacidade ou um contrato?

Não. O termo é um instrumento de ciência e compromisso individual. A política de privacidade comunica práticas de tratamento, enquanto contratos podem estabelecer obrigações mais detalhadas entre as partes. Em relações com terceiros que tratam dados em nome da empresa, cláusulas específicas de proteção de dados são recomendáveis.

É obrigatório ter duas testemunhas?

Nem sempre. O termo pode ser válido sem testemunhas, especialmente como documento de ciência interna. Contudo, a presença de duas testemunhas pode reforçar a prova documental e é útil quando se deseja maior formalidade. Avalie a necessidade conforme o caso e a orientação jurídica aplicável.

Todo funcionário deve assinar esse termo?

É recomendável que assinem aqueles que possam acessar ou tratar dados pessoais, ainda que indiretamente. Em muitas organizações, a medida é estendida a todo o quadro de colaboradores como parte de um programa de conscientização e segurança da informação.

O que fazer se ocorrer um vazamento de dados?

O colaborador ou fornecedor deve comunicar imediatamente o responsável indicado no termo. A organização deverá apurar o evento, conter os efeitos, registrar as ações adotadas e avaliar a necessidade de comunicação à ANPD e aos titulares, observando a legislação e a regulamentação vigente.

Este modelo serve para clínicas e empresas que lidam com dados de saúde?

Sim, com adaptações. Dados de saúde são dados pessoais sensíveis e exigem controles mais rigorosos. Clínicas, hospitais e consultórios devem complementar este termo com procedimentos específicos de sigilo, controle de prontuários, perfis de acesso e retenção de informações.

Este modelo tem caráter exclusivamente informativo e deve ser adaptado à realidade de cada organização. Para situações complexas, tratamento de dados sensíveis, relações com operadores ou avaliação de riscos, recomenda-se a orientação de profissional qualificado na área jurídica e de proteção de dados.