Modelo de Relatório de Despesas de Viagem para Imprimir

O modelo de relatório de despesas de viagem para imprimir é um documento usado para registrar, organizar e comprovar os gastos realizados por uma pessoa durante uma viagem profissional, institucional, acadêmica ou de representação. Ele permite que a empresa, órgão público, associação ou instituição responsável confira os valores gastos e faça o reembolso, a baixa de adiantamentos ou a prestação de contas de diárias com mais segurança.

Em vez de apresentar recibos soltos, o viajante reúne em uma única relação informações como transporte, hospedagem, alimentação, estacionamento, pedágios, inscrições em eventos e outras despesas autorizadas. Cada lançamento deve ser acompanhado, quando exigido, da documentação comprobatória correspondente, como nota fiscal, cupom fiscal, bilhete, recibo válido ou comprovante de pagamento.

Um relatório bem preenchido reduz dúvidas, evita atrasos no reembolso e facilita a conferência pelo setor financeiro. O modelo abaixo foi estruturado para impressão e pode ser adaptado à política interna da organização, às regras de adiantamento e aos limites de despesas previstos para cada viagem.

Quando usar o relatório de despesas de viagem

Este documento é recomendado sempre que alguém realizar uma viagem em nome de uma organização ou precisar demonstrar despesas vinculadas a uma finalidade definida. Ele pode ser utilizado por empregados celetistas, sócios, prestadores de serviços, servidores públicos, pesquisadores, estudantes, representantes comerciais e colaboradores de entidades sem fins lucrativos.

• Para solicitar reembolso de valores pagos com recursos próprios em viagem de trabalho;
• Para prestar contas de um adiantamento financeiro recebido antes do deslocamento;
• Para controlar gastos de visitas a clientes, feiras, congressos, treinamentos e reuniões externas;
• Para comprovar despesas de deslocamento em projetos acadêmicos, sociais ou institucionais;
• Para comparar o valor total gasto com o orçamento aprovado para a viagem;
• Para registrar valores devolvidos à empresa quando o adiantamento for superior às despesas comprovadas.

Nas relações de trabalho, é importante diferenciar o reembolso de despesas efetivamente realizadas das verbas pagas como diárias ou ajuda de custo. A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), especialmente em seu artigo 457, traz regras sobre parcelas pagas ao empregado e sua integração à remuneração. Na prática, a política interna deve definir quais despesas são reembolsáveis, quais comprovantes são aceitos, os prazos de entrega e as hipóteses de pagamento de diárias.

Para órgãos e entidades públicas, a prestação de contas pode obedecer a normas próprias, regulamentos internos, editais, convênios ou regras de concessão de diárias. Nesses casos, use este modelo como base, mas confira se há formulário oficial obrigatório e quais documentos devem ser anexados.

Modelo completo de relatório de despesas de viagem

RELATÓRIO DE DESPESAS DE VIAGEM

1. DADOS DO SOLICITANTE
Nome completo: [NOME COMPLETO]
CPF: [CPF]
Cargo/função: [CARGO OU FUNÇÃO]
Setor/empresa/instituição: [NOME DO SETOR, EMPRESA OU INSTITUIÇÃO]
E-mail: [E-MAIL]
Telefone: [TELEFONE]

2. DADOS DA VIAGEM
Destino(s): [CIDADE/UF OU PAÍS DE DESTINO]
Finalidade da viagem: [DESCREVA O OBJETIVO DA VIAGEM]
Período: de [DATA DE INÍCIO] a [DATA DE TÉRMINO]
Meio(s) de transporte utilizado(s): [AVIÃO, ÔNIBUS, VEÍCULO PRÓPRIO, VEÍCULO DA EMPRESA, OUTRO]
Número da solicitação, projeto ou centro de custo: [NÚMERO/REFERÊNCIA, SE HOUVER]
Valor do adiantamento recebido: R$ [VALOR]
Orçamento ou limite autorizado: R$ [VALOR]

3. RELAÇÃO DE DESPESAS

Data	Categoria da despesa	Descrição/fornecedor	Nº do comprovante	Valor (R$)
[DD/MM/AAAA]	[TRANSPORTE]	[DESCRIÇÃO E FORNECEDOR]	[NÚMERO]	[VALOR]
[DD/MM/AAAA]	[HOSPEDAGEM]	[DESCRIÇÃO E FORNECEDOR]	[NÚMERO]	[VALOR]
[DD/MM/AAAA]	[ALIMENTAÇÃO]	[DESCRIÇÃO E FORNECEDOR]	[NÚMERO]	[VALOR]
[DD/MM/AAAA]	[PEDÁGIO/ESTACIONAMENTO]	[DESCRIÇÃO E FORNECEDOR]	[NÚMERO]	[VALOR]
[DD/MM/AAAA]	[OUTRA DESPESA AUTORIZADA]	[DESCRIÇÃO E FORNECEDOR]	[NÚMERO]	[VALOR]
TOTAL DAS DESPESAS COMPROVADAS				R$ [VALOR TOTAL]

4. APURAÇÃO FINANCEIRA
Valor do adiantamento recebido: R$ [VALOR]
(-) Total das despesas comprovadas: R$ [VALOR]
Saldo a reembolsar ao solicitante: R$ [VALOR] (preencher se as despesas forem superiores ao adiantamento)
Saldo a devolver à empresa/instituição: R$ [VALOR] (preencher se o adiantamento for superior às despesas)

5. DECLARAÇÃO
Declaro que as despesas relacionadas neste relatório foram realizadas exclusivamente para a finalidade da viagem acima informada, que os dados apresentados são verdadeiros e que os comprovantes indicados estão anexados, quando exigidos pela política aplicável. Comprometo-me a devolver eventual saldo de adiantamento não utilizado, conforme as orientações da empresa ou instituição.

[CIDADE/UF], [DIA] de [MÊS] de [ANO].

________________________________________
[NOME COMPLETO DO SOLICITANTE]
Assinatura do solicitante

6. CONFERÊNCIA E APROVAÇÃO
Conferido por: [NOME DO RESPONSÁVEL PELO FINANCEIRO]
Cargo/função: [CARGO OU FUNÇÃO]
Data da conferência: [DD/MM/AAAA]
Observações: [PENDÊNCIAS, GLOSAS OU OBSERVAÇÕES]

________________________________________
[NOME DO RESPONSÁVEL]
Assinatura do conferente

Aprovado por: [NOME DO GESTOR RESPONSÁVEL]
Cargo/função: [CARGO OU FUNÇÃO]
Data da aprovação: [DD/MM/AAAA]

________________________________________
[NOME DO GESTOR RESPONSÁVEL]
Assinatura do aprovador

Como preencher o relatório passo a passo

1. Identifique o viajante. Informe nome, CPF, cargo e setor de forma legível. Esses dados permitem identificar quem efetuou os pagamentos e a qual área a despesa está vinculada.
2. Descreva a finalidade da viagem. Evite justificativas genéricas. Em vez de escrever apenas “viagem de trabalho”, informe algo como “participação em reunião comercial com cliente”, “treinamento técnico” ou “visita de acompanhamento ao projeto”.
3. Registre o período e os destinos corretos. As datas devem ser compatíveis com os comprovantes anexados. Se a viagem tiver mais de uma cidade, informe todas as localidades relevantes.
4. Lance uma despesa por linha. Não some vários gastos distintos em um único lançamento. A separação facilita a auditoria e permite identificar rapidamente cada comprovante.
5. Classifique os gastos. Use categorias claras, como transporte, hospedagem, alimentação, combustível, pedágio, estacionamento, inscrição em evento ou outra despesa previamente autorizada.
6. Informe o comprovante. Anote o número da nota fiscal, recibo, bilhete ou documento equivalente. Organize os anexos na mesma ordem das linhas da tabela e, se possível, numere-os.
7. Calcule o saldo com atenção. Some todas as despesas comprovadas. Se houve adiantamento, compare-o com o total gasto para saber se haverá reembolso ao viajante ou devolução de valores à organização.
8. Assine e obtenha as aprovações. O solicitante deve declarar a veracidade das informações. Depois, o responsável financeiro confere os documentos e o gestor aprova a despesa conforme as regras internas.

Antes de imprimir, revise valores, datas, números de documentos e dados bancários caso a empresa os solicite em formulário complementar. Guarde cópias digitais dos comprovantes, pois papéis térmicos podem apagar com o tempo. Também é recomendável não incluir despesas pessoais, multas de trânsito, gastos sem relação com o objetivo da viagem ou itens vedados pela política corporativa.

Perguntas comuns

Quais comprovantes devo anexar ao relatório?

Em geral, devem ser anexados notas fiscais, cupons fiscais, recibos com identificação do emissor, bilhetes de passagem, cartões de embarque, faturas de hospedagem, comprovantes de pedágio e outros documentos aceitos pela organização. O ideal é que o comprovante mostre data, valor, fornecedor e descrição suficiente do gasto.

Posso pedir reembolso sem nota fiscal?

Isso depende da política da empresa ou instituição e da natureza da despesa. Algumas situações admitem recibo ou declaração complementar, mas a ausência de documento pode levar à recusa do reembolso. Quando a nota fiscal não puder ser obtida, comunique o gestor ou o financeiro imediatamente e apresente a justificativa e outros elementos disponíveis.

Como calcular quilometragem em veículo próprio?

Se o uso de veículo próprio for autorizado, a organização deve informar o valor por quilômetro, o trajeto aceito e a forma de comprovação. Registre a origem, o destino, a quantidade de quilômetros percorridos e a tarifa aplicada. Não utilize estimativas sem aprovação prévia.

Diárias precisam constar como despesa no relatório?

Depende da regra adotada. Quando a diária é uma verba fixa paga para custear a viagem, pode haver dispensa parcial de comprovantes ou exigência de prestação de contas específica. Quando o reembolso é feito por despesas efetivamente pagas, cada gasto deve ser detalhado. Consulte a norma interna antes de preencher.

Qual é o prazo para entregar a prestação de contas?

O prazo é definido pela empresa, entidade, contrato, convênio ou regulamento aplicável. Muitas organizações exigem a entrega poucos dias após o retorno da viagem. Faça a prestação de contas o quanto antes, especialmente se houver saldo de adiantamento a devolver.

Este modelo tem caráter exclusivamente informativo e deve ser adaptado às políticas internas, aos regulamentos aplicáveis e às particularidades de cada viagem. Em caso de exigências fiscais, trabalhistas, administrativas ou de prestação de contas pública, procure orientação profissional ou o setor responsável.