Modelo de Reembolso de Despesas para Imprimir: Completo

O modelo de reembolso de despesas para imprimir é um documento usado para registrar gastos realizados por uma pessoa em nome de uma empresa, associação, condomínio, órgão público ou outra organização. Ele organiza os valores pagos, a finalidade de cada despesa, os comprovantes apresentados e os dados necessários para que o pagamento seja aprovado e efetuado corretamente.

Na rotina empresarial, é comum que empregados, sócios, prestadores de serviços ou representantes antecipem valores para despesas necessárias ao trabalho. Entre os exemplos estão alimentação em viagem, hospedagem, combustível, pedágios, estacionamento, transporte por aplicativo, materiais urgentes e taxas relacionadas a atividades externas. O formulário evita pedidos informais, facilita a conferência do setor financeiro e cria um histórico para a prestação de contas.

Este modelo pode ser preenchido à mão depois de impresso ou editado no computador antes da impressão. Para que o reembolso tenha respaldo interno, o solicitante deve anexar documentos que comprovem os gastos, como nota fiscal, cupom fiscal, recibo, fatura, bilhete de passagem ou comprovante de pagamento. A organização também deve observar sua política interna, os limites aprovados e as regras tributárias aplicáveis ao caso.

Quando usar o modelo de reembolso de despesas

Use este formulário sempre que uma pessoa tiver efetuado despesas previamente autorizadas ou necessárias à atividade da organização e precisar recuperar os valores desembolsados. O registro detalhado é especialmente útil quando há mais de uma despesa, diferentes categorias de gasto ou necessidade de aprovação por gestor.

• Em viagens a trabalho, para solicitar devolução de transporte, hospedagem, alimentação e despesas correlatas.
• Na compra emergencial de materiais, ferramentas, insumos ou pequenos serviços para a empresa.
• Em visitas a clientes, fornecedores, obras, propriedades rurais ou unidades externas.
• Para controle de combustível, pedágios, estacionamento e manutenção eventual de veículo utilizado em serviço.
• Na prestação de contas de valores antecipados, quando houver saldo a reembolsar ou devolver.
• Em associações, condomínios e projetos, para documentar despesas feitas por responsáveis autorizados.

O reembolso não deve ser confundido com salário, prêmio, ajuda de custo sem prestação de contas ou pagamento por serviço. Em uma relação de emprego, valores comprovadamente despendidos pelo trabalhador para executar suas atividades podem ser restituídos conforme as regras internas e a documentação apresentada. A empresa deve manter critérios objetivos e registros adequados, inclusive para fins de auditoria e escrituração.

Modelo completo de reembolso de despesas para imprimir

SOLICITAÇÃO DE REEMBOLSO DE DESPESAS

1. DADOS DO SOLICITANTE
Nome completo: [NOME COMPLETO]
CPF: [CPF]
Cargo/Função: [CARGO OU FUNÇÃO]
Setor/Departamento: [SETOR]
Matrícula, se houver: [NÚMERO DA MATRÍCULA]
Telefone: [TELEFONE]
E-mail: [E-MAIL]

2. DADOS DA ORGANIZAÇÃO
Razão social/Nome: [NOME DA EMPRESA OU ORGANIZAÇÃO]
CNPJ/CPF: [CNPJ OU CPF]
Endereço: [ENDEREÇO COMPLETO]

3. IDENTIFICAÇÃO DA SOLICITAÇÃO
Período das despesas: de [DATA INICIAL] até [DATA FINAL]
Centro de custo/Projeto: [CENTRO DE CUSTO OU PROJETO]
Motivo geral do reembolso: [DESCREVA A FINALIDADE DAS DESPESAS]
Houve adiantamento de valores? [NÃO / SIM, NO VALOR DE R$ ________]

4. RELAÇÃO DE DESPESAS

Item	Data	Descrição e finalidade	Categoria	Comprovante	Valor (R$)
1	[DD/MM/AAAA]	[DESCRIÇÃO]	[CATEGORIA]	[NÚMERO/TIPO]	[VALOR]
2	[DD/MM/AAAA]	[DESCRIÇÃO]	[CATEGORIA]	[NÚMERO/TIPO]	[VALOR]
3	[DD/MM/AAAA]	[DESCRIÇÃO]	[CATEGORIA]	[NÚMERO/TIPO]	[VALOR]
4	[DD/MM/AAAA]	[DESCRIÇÃO]	[CATEGORIA]	[NÚMERO/TIPO]	[VALOR]
Total das despesas comprovadas					[R$ VALOR]
(-) Valor de adiantamento recebido, se houver					[R$ VALOR]
Valor líquido solicitado para reembolso					[R$ VALOR]

5. DADOS PARA PAGAMENTO
Favorecido: [NOME DO TITULAR DA CONTA]
CPF: [CPF DO TITULAR]
Banco: [NOME OU CÓDIGO DO BANCO]
Agência: [NÚMERO DA AGÊNCIA]
Conta: [NÚMERO DA CONTA E TIPO]
Chave Pix, se aplicável: [CHAVE PIX]

6. DECLARAÇÃO DO SOLICITANTE
Declaro que as despesas acima relacionadas foram realizadas para atender ao interesse e às atividades de [NOME DA ORGANIZAÇÃO], que as informações prestadas são verdadeiras e que os comprovantes indicados estão anexados a esta solicitação. Comprometo-me a devolver eventual valor recebido indevidamente ou saldo de adiantamento não utilizado, conforme as normas internas aplicáveis.

[CIDADE], [DIA] de [MÊS] de [ANO].

________________________________________
[NOME COMPLETO DO SOLICITANTE]
Assinatura do solicitante

7. APROVAÇÃO E PROCESSAMENTO INTERNO
Conferência dos comprovantes: [APROVADO / PENDENTE / REPROVADO]
Observações: [OBSERVAÇÕES DO CONFERENTE OU GESTOR]

________________________________________
[NOME DO GESTOR RESPONSÁVEL]
Cargo: [CARGO]
Data: [DD/MM/AAAA]
Assinatura: ______________________________

Pagamento autorizado no valor de: R$ [VALOR POR EXTENSO E NUMÉRICO]
Data do pagamento: [DD/MM/AAAA]
Forma de pagamento: [PIX / TED / DEPÓSITO / OUTRA]
Identificação do pagamento: [NÚMERO OU CÓDIGO]

________________________________________
[NOME DO RESPONSÁVEL FINANCEIRO]
Assinatura: ______________________________

Como preencher o formulário passo a passo

1. Identifique o solicitante. Informe nome, CPF, cargo e setor de quem efetivamente realizou os pagamentos. Esses dados permitem localizar a solicitação e confirmar a responsabilidade pelas informações.
2. Preencha os dados da organização. Indique corretamente a razão social ou nome, bem como o CNPJ ou CPF. Caso a empresa possua filiais, identifique a unidade responsável pelo reembolso.
3. Defina o período e o motivo. Registre as datas em que os gastos ocorreram e explique a finalidade geral. Em uma viagem, por exemplo, informe o destino, o evento ou o cliente visitado.
4. Liste cada despesa separadamente. Não some gastos diferentes em uma única linha. Informe data, descrição, categoria, valor e referência do comprovante. Categorias usuais incluem alimentação, transporte, hospedagem, combustível, pedágio e materiais.
5. Anexe e numere os comprovantes. Organize os documentos na mesma ordem dos itens da tabela. Se houver um cupom ou nota fiscal para cada linha, indique o número correspondente no campo de comprovante.
6. Calcule o valor líquido. Some as despesas comprovadas e desconte qualquer adiantamento recebido. Se o adiantamento superar as despesas aprovadas, poderá haver saldo a devolver, conforme a política da organização.
7. Informe dados bancários confiáveis. Confira nome do titular, CPF, banco, agência, conta ou chave Pix. Erros nesses dados podem atrasar o pagamento.
8. Assine e obtenha a aprovação. O solicitante deve assinar a declaração. Depois, o gestor e o financeiro devem conferir a pertinência da despesa, os documentos anexos e a disponibilidade de aprovação.

Antes de entregar, confira se todos os valores estão legíveis, se os comprovantes correspondem às datas e aos itens listados e se não há despesas pessoais misturadas aos gastos profissionais. Quando a organização possuir regulamento de viagens, política de despesas ou limites por categoria, esse documento deve ser analisado em conjunto com essas regras.

Perguntas comuns

É obrigatório apresentar nota fiscal para pedir reembolso?

Em regra, a organização pode exigir nota fiscal, cupom fiscal, recibo ou outro comprovante idôneo, conforme a natureza da despesa e sua política interna. A falta de documento pode dificultar a aprovação e a contabilização. Em situações excepcionais, o solicitante deve justificar formalmente a ausência e aguardar a decisão do responsável competente.

Posso incluir despesas de alimentação?

Sim, quando realizadas em contexto de trabalho e permitidas pela política aplicável. É recomendável informar a data, o local, a finalidade e anexar o comprovante. Despesas com convidados, clientes ou equipe podem exigir identificação adicional e aprovação prévia.

O reembolso pode ser pago por Pix?

Sim. O pagamento por Pix é válido e prático, desde que os dados do favorecido estejam corretos e que a empresa registre a operação. O comprovante da transferência deve ser guardado junto da solicitação aprovada.

Por quanto tempo os comprovantes devem ser guardados?

O prazo pode variar conforme a natureza da operação, o regime tributário, contratos e regras internas. Como prática de controle, a organização deve manter o formulário, os comprovantes e a evidência do pagamento pelo período definido por sua contabilidade e pelas obrigações legais aplicáveis.

Quem deve aprovar a solicitação?

Normalmente, o gestor direto verifica a necessidade e a adequação do gasto, enquanto o setor financeiro confere documentos, cálculos e pagamento. Empresas menores podem concentrar essas funções no proprietário ou administrador, mas é recomendável manter o registro da autorização.

Este modelo tem caráter informativo e deve ser adaptado às políticas internas, à natureza das despesas e à orientação contábil, trabalhista ou jurídica aplicável à sua situação.