Modelo de Ordem de Compra: Editável e Pronto para Usar

A ordem de compra é o documento utilizado por uma empresa, profissional ou organização para formalizar a solicitação de compra de produtos, materiais ou serviços junto a um fornecedor. Também chamada de pedido de compra, ela registra de forma objetiva o que será adquirido, em qual quantidade, por qual preço, em que condições de pagamento e qual é o prazo ou o local previsto para a entrega.

Utilizar uma ordem de compra bem preenchida reduz dúvidas, evita compras não autorizadas e cria um histórico importante para os setores de compras, financeiro, estoque e recebimento. Embora muitas empresas usem sistemas de gestão para emitir esse documento, um modelo editável é especialmente útil para pequenos negócios, compras pontuais, controles internos e situações em que ainda não há um sistema integrado.

Na prática, a ordem de compra funciona como uma proposta formal de aquisição enviada ao fornecedor. Após o aceite, expresso ou demonstrado pelo início do fornecimento, ela pode servir como elemento de prova da negociação comercial. Por isso, é essencial que as informações sejam precisas e que o documento não seja confundido com nota fiscal, boleto ou contrato: cada um desses instrumentos possui finalidade própria.

O modelo abaixo pode ser copiado, editado, impresso ou convertido em PDF. Antes de enviá-lo, confira valores, tributos, especificações e aprovações internas. Em operações relevantes, recorrentes ou com condições complexas, é recomendável também celebrar contrato específico com o fornecedor.

Quando usar a ordem de compra

A ordem de compra deve ser emitida antes do fornecimento, preferencialmente após a aprovação interna da necessidade e da cotação. Ela é útil sempre que for necessário documentar uma aquisição e comunicar ao fornecedor todos os requisitos do pedido.

• Compra de mercadorias para revenda, consumo interno ou reposição de estoque.
• Aquisição de equipamentos, materiais de escritório, insumos, peças ou ferramentas.
• Contratação de serviços de manutenção, consultoria, transporte, limpeza ou instalação.
• Formalização do pedido após aprovação de orçamento ou proposta comercial.
• Controle de alçadas de aprovação e prevenção de compras feitas sem autorização.
• Conferência entre o que foi solicitado, o que foi entregue e o que será faturado.
• Organização de documentos para pagamentos, auditorias e gestão financeira.

Para compras de baixo valor e rotina simples, uma ordem de compra resumida pode ser suficiente. Já nas aquisições com entrega parcelada, garantia técnica, confidencialidade, multas, exclusividade ou alto valor, a ordem deve ser acompanhada de contrato e de anexos técnicos. Quando houver proposta comercial do fornecedor, indique expressamente que ela integra a ordem de compra, identificando sua data e número.

Modelo completo de ordem de compra

ORDEM DE COMPRA Nº [NÚMERO DA ORDEM]

Data de emissão: [DD/MM/AAAA]
Validade da ordem: [DD/MM/AAAA, SE APLICÁVEL]
Centro de custo/projeto: [INFORMAR, SE APLICÁVEL]

1. DADOS DO COMPRADOR
Razão social/Nome: [NOME EMPRESARIAL OU NOME COMPLETO]
CNPJ/CPF: [NÚMERO]
Inscrição estadual: [NÚMERO OU ISENTO]
Endereço: [RUA, NÚMERO, COMPLEMENTO, BAIRRO, CIDADE, UF E CEP]
Responsável pela compra: [NOME COMPLETO E CARGO]
Telefone: [NÚMERO]
E-mail: [E-MAIL]

2. DADOS DO FORNECEDOR
Razão social/Nome: [NOME EMPRESARIAL OU NOME COMPLETO]
CNPJ/CPF: [NÚMERO]
Inscrição estadual: [NÚMERO OU ISENTO]
Endereço: [RUA, NÚMERO, COMPLEMENTO, BAIRRO, CIDADE, UF E CEP]
Representante/Contato: [NOME COMPLETO]
Telefone: [NÚMERO]
E-mail: [E-MAIL]

3. OBJETO DA COMPRA
O COMPRADOR solicita ao FORNECEDOR o fornecimento dos produtos e/ou a prestação dos serviços descritos nesta Ordem de Compra, nas condições, quantidades, especificações, preços e prazos abaixo indicados.

Item	Descrição/especificação	Unidade	Quantidade	Valor unitário	Valor total
[01]	[DESCRIÇÃO COMPLETA DO PRODUTO OU SERVIÇO]	[UNIDADE]	[QUANTIDADE]	R$ [VALOR]	R$ [VALOR]
[02]	[DESCRIÇÃO COMPLETA DO PRODUTO OU SERVIÇO]	[UNIDADE]	[QUANTIDADE]	R$ [VALOR]	R$ [VALOR]
[03]	[DESCRIÇÃO COMPLETA DO PRODUTO OU SERVIÇO]	[UNIDADE]	[QUANTIDADE]	R$ [VALOR]	R$ [VALOR]
Subtotal					R$ [VALOR]
Frete, seguro e outras despesas					R$ [VALOR]
Descontos					R$ [VALOR]
VALOR TOTAL DA ORDEM DE COMPRA					R$ [VALOR TOTAL]

4. CONDIÇÕES COMERCIAIS
Preço: Os valores informados já [INCLUEM/NÃO INCLUEM] tributos, frete, seguro, instalação e demais encargos.
Forma de pagamento: [DESCREVER: PIX, BOLETO, TRANSFERÊNCIA, CARTÃO, PARCELAMENTO ETC.]
Prazo de pagamento: [DESCREVER PRAZO OU VENCIMENTOS]
Condição para faturamento: [DESCREVER DOCUMENTOS, MEDIÇÃO, ACEITE, NOTA FISCAL ETC.]
Proposta de referência: [NÚMERO, DATA E/OU IDENTIFICAÇÃO DA PROPOSTA, SE HOUVER].

5. ENTREGA OU EXECUÇÃO
Prazo: [DATA, PRAZO EM DIAS OU CRONOGRAMA].
Local de entrega/prestação: [ENDEREÇO COMPLETO].
Responsável pelo recebimento: [NOME, SETOR E CONTATO].
Horário para entrega: [INFORMAR].
Condições especiais: [INFORMAR EMBALAGEM, INSTALAÇÃO, MONTAGEM, GARANTIA, LAUDOS, MANUAIS OU OUTRAS EXIGÊNCIAS].

6. DISPOSIÇÕES GERAIS
6.1. O FORNECEDOR deverá entregar os itens ou executar os serviços em conformidade com as especificações desta Ordem de Compra e da proposta de referência, quando indicada.
6.2. Qualquer alteração de preço, quantidade, prazo, especificação ou condição de pagamento somente terá validade se previamente aprovada por escrito pelo COMPRADOR.
6.3. O recebimento dos produtos ou serviços ficará sujeito à conferência do COMPRADOR, sem prejuízo da garantia legal e contratual aplicável.
6.4. A nota fiscal deverá ser emitida em nome do COMPRADOR, com referência ao número desta Ordem de Compra, quando aplicável.
6.5. Esta Ordem de Compra não autoriza substituições de produtos, cobranças adicionais ou entregas parciais sem autorização prévia e expressa do COMPRADOR.
6.6. Em caso de divergência, as partes buscarão solução por comunicação escrita, observadas as condições acordadas e a legislação brasileira aplicável.

7. APROVAÇÃO E ACEITE

COMPRADOR
Nome: [NOME COMPLETO]
Cargo: [CARGO]
Assinatura: ________________________________________
Data: [DD/MM/AAAA]

FORNECEDOR – CIÊNCIA E ACEITE
Nome: [NOME COMPLETO]
Cargo: [CARGO]
Assinatura: ________________________________________
Data: [DD/MM/AAAA]

Como preencher a ordem de compra passo a passo

1. Numere o documento. Use uma sequência interna, como OC-2025-001. A numeração facilita a localização do pedido e sua associação com cotações, notas fiscais, comprovantes de entrega e pagamentos.
2. Identifique corretamente comprador e fornecedor. Informe a razão social e o CNPJ quando as partes forem empresas. Confira endereço, e-mail e contato responsável, pois esses dados facilitam comunicações sobre entrega e faturamento.
3. Descreva cada item sem ambiguidades. Inclua marca, modelo, cor, código, dimensão, composição, versão ou especificação técnica sempre que isso for relevante. Para serviços, descreva escopo, período, entregáveis e critérios de aceite.
4. Indique quantidades e valores. Preencha o valor unitário, multiplique pela quantidade e confira o total. Esclareça se frete, tributos, seguro, instalação e descontos estão incluídos. Esse cuidado reduz cobranças inesperadas.
5. Defina pagamento e faturamento. Registre os vencimentos e a condição que libera o pagamento, como entrega integral, aprovação de medição ou apresentação de nota fiscal. Não deixe combinações relevantes apenas em conversas informais.
6. Informe o prazo e o destino. Especifique a data ou período de entrega, o endereço completo, o setor responsável e eventuais horários de recebimento. Caso a entrega seja parcelada, detalhe cada etapa em anexo ou no campo de condições especiais.
7. Inclua referências da negociação. Se a compra decorre de uma proposta, orçamento ou contrato, identifique o documento. Assim, as partes conseguem verificar quais condições complementam a ordem.
8. Obtenha aprovação e guarde os registros. A assinatura física não é obrigatória em todas as situações, mas fortalece a prova da autorização e do aceite. Também é possível registrar o aceite por e-mail ou assinatura eletrônica, desde que seja possível identificar a manifestação das partes. Arquive a ordem enviada, a confirmação do fornecedor, a nota fiscal e o comprovante de recebimento.

Nas relações empresariais, o conteúdo da ordem de compra e a conduta posterior das partes podem demonstrar a existência de uma contratação. O Código Civil, especialmente em suas regras gerais sobre contratos, exige boa-fé e admite a formação contratual pela manifestação de vontade das partes. Portanto, não emita uma ordem sem autorização interna ou sem ter certeza das condições negociadas.

Perguntas comuns sobre ordem de compra

Ordem de compra é obrigatória?

Não há uma exigência geral de que toda compra tenha ordem de compra. Contudo, ela é uma prática recomendada de gestão e controle, principalmente em empresas que realizam compras recorrentes, possuem mais de um responsável pela aprovação ou precisam comprovar as condições acertadas com fornecedores.

A ordem de compra substitui a nota fiscal?

Não. A ordem de compra é emitida pelo comprador para solicitar ou autorizar a aquisição. A nota fiscal é emitida pelo fornecedor, quando cabível, para documentar a operação de circulação de mercadorias ou a prestação de serviços conforme a legislação tributária aplicável. Os dois documentos podem e devem ser relacionados pelo número da ordem.

O fornecedor é obrigado a aceitar a ordem de compra?

O fornecedor não é obrigado a aceitar automaticamente uma ordem de compra. Ele deve confirmar que concorda com as condições apresentadas, especialmente se houver diferença em relação ao orçamento original. O aceite pode ocorrer por assinatura, e-mail, plataforma eletrônica ou pelo início inequívoco do fornecimento, conforme as circunstâncias.

É possível cancelar uma ordem de compra?

Sim, desde que observadas as condições acordadas, o estágio de produção ou entrega e eventuais custos já assumidos pelo fornecedor. O ideal é formalizar o cancelamento por escrito, identificar o número da ordem e registrar se haverá devolução, multa, reembolso ou nenhuma cobrança. Se já houver contrato, suas cláusulas devem ser respeitadas.

Quem deve assinar a ordem de compra?

Em regra, deve assiná-la ou aprová-la alguém com autorização para comprar em nome do comprador. Pelo fornecedor, a assinatura ou confirmação deve partir de pessoa habilitada a aceitar o pedido. Empresas podem adotar regras de alçada, exigindo aprovação do gestor, financeiro ou diretoria conforme o valor da aquisição.

Este modelo de ordem de compra tem caráter exclusivamente informativo e deve ser adaptado à realidade da negociação, às políticas internas e à legislação aplicável. Para operações de maior valor, risco ou complexidade, busque orientação de profissional jurídico e contábil qualificado.