Modelo de Folha de Pagamento Word: Editável e Completo

O modelo de folha de pagamento Word é uma estrutura editável para registrar, de forma organizada, os valores pagos ao trabalhador em determinado mês. Também chamado de demonstrativo de pagamento, contracheque ou holerite, esse documento costuma apresentar a identificação da empresa e do empregado, os proventos, os descontos legais ou autorizados e o valor líquido a receber.

Uma folha bem preenchida ajuda a dar transparência à relação de trabalho, permite que o profissional confira a composição de sua remuneração e facilita a organização do departamento pessoal. O arquivo em Word é especialmente útil como referência visual, minuta para conferência interna ou modelo de recibo. Contudo, para empresas com empregados regidos pela CLT, os cálculos devem ser feitos com atenção às tabelas e regras vigentes no mês de competência, inclusive em relação a INSS, Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), FGTS e convenção coletiva aplicável.

O modelo abaixo pode ser copiado para o Word e adaptado à realidade da empresa. Preencha todos os campos entre colchetes e mantenha arquivada uma via do demonstrativo. Quando houver pagamento em dinheiro, a quitação deve ser documentada adequadamente. O artigo 464 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) prevê que o pagamento do salário seja efetuado contra recibo, assinado pelo empregado ou, quando aplicável, por depósito em conta bancária.

Quando usar o modelo de folha de pagamento Word

• Para criar um demonstrativo mensal de salários destinado ao empregado.
• Para organizar uma conferência prévia de proventos e descontos antes do fechamento da folha em sistema especializado.
• Para formalizar o recibo de pagamento de salário, desde que os valores estejam corretos e o meio de quitação seja identificado.
• Para apresentar informações como salário-base, horas extras, adicionais, comissões, benefícios e descontos autorizados.
• Para pequenas empresas estruturarem um padrão visual de holerite, sem dispensar o cumprimento das obrigações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e do eSocial.
• Para documentar pagamentos de empregados domésticos ou trabalhadores contratados, observadas as regras específicas aplicáveis a cada vínculo.

Não é recomendável utilizar um documento genérico como substituto de sistema de folha ou de orientação contábil em situações com verbas variáveis, rescisão contratual, férias, décimo terceiro salário, pensão alimentícia, afastamentos previdenciários, adicionais previstos em norma coletiva ou múltiplos vínculos. Nesses casos, a revisão de um contador ou profissional de departamento pessoal é importante.

Modelo completo de folha de pagamento Word

FOLHA DE PAGAMENTO / DEMONSTRATIVO DE PAGAMENTO
Competência: [MÊS/ANO]
Data de pagamento: [DD/MM/AAAA]

IDENTIFICAÇÃO DO EMPREGADOR
Razão social ou nome: [NOME DA EMPRESA OU EMPREGADOR]
CNPJ/CPF: [CNPJ OU CPF]
Endereço: [RUA, NÚMERO, COMPLEMENTO, BAIRRO, CIDADE/UF, CEP]

IDENTIFICAÇÃO DO EMPREGADO
Nome completo: [NOME COMPLETO]
CPF: [CPF]
PIS/PASEP: [NÚMERO DO PIS/PASEP, SE APLICÁVEL]
Matrícula: [NÚMERO DA MATRÍCULA]
Cargo/Função: [CARGO OU FUNÇÃO]
Data de admissão: [DD/MM/AAAA]
Setor: [SETOR]
Jornada contratual: [QUANTIDADE DE HORAS SEMANAIS OU MENSAL]

Código	Descrição dos proventos	Referência	Valor (R$)
[001]	Salário-base	[MÊS/DIAS/HORAS]	[VALOR]
[002]	Horas extras [PERCENTUAL]%	[QUANTIDADE DE HORAS]	[VALOR]
[003]	Adicional [NOTURNO/INSALUBRIDADE/PERICULOSIDADE/OUTRO]	[REFERÊNCIA]	[VALOR]
[004]	Comissões, gratificações ou prêmios	[REFERÊNCIA]	[VALOR]
[005]	Outros proventos: [DESCRIÇÃO]	[REFERÊNCIA]	[VALOR]
	Total de proventos		[VALOR]

Código	Descrição dos descontos	Referência	Valor (R$)
[101]	INSS	[ALÍQUOTA/BASE]	[VALOR]
[102]	IRRF	[ALÍQUOTA/BASE]	[VALOR]
[103]	Vale-transporte	[REFERÊNCIA]	[VALOR]
[104]	Plano de saúde, coparticipação ou benefício	[REFERÊNCIA]	[VALOR]
[105]	Faltas, atrasos ou DSR	[REFERÊNCIA]	[VALOR]
[106]	Outros descontos autorizados: [DESCRIÇÃO]	[REFERÊNCIA]	[VALOR]
	Total de descontos		[VALOR]

RESUMO DO PAGAMENTO
Total de proventos: R$ [VALOR]
Total de descontos: R$ [VALOR]
Valor líquido a receber: R$ [VALOR POR EXTENSO E EM ALGARISMOS]
Base de cálculo do FGTS: R$ [VALOR]
FGTS do mês: R$ [VALOR]
Base de cálculo do INSS: R$ [VALOR]
Base de cálculo do IRRF: R$ [VALOR]

FORMA DE PAGAMENTO
[ ] Depósito/transferência bancária
[ ] Dinheiro
[ ] Pix
Banco: [NOME DO BANCO]
Agência: [NÚMERO]
Conta: [NÚMERO OU CHAVE PIX, SE NECESSÁRIO]
Comprovante/identificação da operação: [NÚMERO OU DESCRIÇÃO]

Declaro que recebi, ou que foi disponibilizado em minha conta, o valor líquido indicado neste demonstrativo, referente à competência acima, ressalvadas eventuais diferenças apuradas posteriormente na forma da lei.

[CIDADE/UF], [DIA] de [MÊS] de [ANO].

________________________________________
[NOME DO EMPREGADO]
CPF: [CPF]

________________________________________
[NOME DO RESPONSÁVEL PELA EMPRESA]
[CARGO]
[NOME DA EMPRESA]

Como preencher a folha de pagamento passo a passo

1. Informe a competência correta. Indique o mês e o ano a que os serviços se referem. A competência não deve ser confundida com a data em que o valor foi efetivamente pago.
2. Identifique as partes sem abreviações duvidosas. Preencha nome empresarial, CNPJ ou CPF do empregador, endereço e os dados completos do empregado. A matrícula interna é útil para controle, mas não substitui CPF, PIS ou outros dados exigidos nos registros da empresa.
3. Registre o salário-base e os demais proventos. Lance cada verba em linha própria. Horas extras, comissões, adicionais e gratificações devem trazer uma referência clara, como quantidade de horas, percentual ou período. Isso torna a conferência mais simples.
4. Calcule descontos com base nas regras atuais. INSS e IRRF dependem de tabelas, faixas, bases de cálculo e deduções vigentes. O vale-transporte, por exemplo, possui regras próprias e deve observar o benefício efetivamente concedido. Não copie alíquotas de modelos antigos sem conferir a legislação e as tabelas do período.
5. Diferencie desconto de informação. O FGTS, em regra, é depósito a cargo do empregador e não desconto do salário do empregado. Por isso, ele aparece no modelo como informação de base e valor, fora da relação de descontos.
6. Some e confira o líquido. O valor líquido resulta da subtração do total de descontos do total de proventos. Revise também se o valor por extenso corresponde ao valor numérico e se todos os campos foram preenchidos.
7. Indique como ocorreu o pagamento. Informe se houve depósito, transferência, Pix ou dinheiro. Para pagamento bancário, guarde o comprovante. Para pagamento em espécie, obtenha o recibo assinado pelo trabalhador, salvo circunstâncias legais específicas.
8. Arquive com segurança. Dados de folha contêm informações pessoais e financeiras. Restrinja o acesso aos responsáveis, adote medidas de segurança e observe os princípios da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018).

Perguntas comuns sobre folha de pagamento

Folha de pagamento e holerite são a mesma coisa?

Na prática, os termos são usados de maneira semelhante, mas podem ter sentidos diferentes dentro da empresa. A folha de pagamento costuma ser o conjunto de cálculos e registros mensais de todos os empregados. Já o holerite ou contracheque é o demonstrativo individual entregue a cada trabalhador. O modelo desta página pode ser usado como demonstrativo individual.

É obrigatório entregar contracheque ao empregado?

O empregador deve assegurar transparência e comprovação do pagamento, além de cumprir os registros e declarações exigidos pela legislação. A forma de disponibilização do demonstrativo pode ser física ou eletrônica, conforme os procedimentos adotados e as normas aplicáveis. É recomendável fornecer ao trabalhador um documento detalhado com as verbas pagas e descontadas.

Posso fazer a folha de pagamento no Word?

Sim, o Word serve para criar um layout editável, imprimir recibos e organizar uma conferência simples. Porém, ele não calcula automaticamente encargos nem atualiza regras legais. Para a rotina empresarial, especialmente com mais de um empregado, o ideal é utilizar sistema de folha integrado ao eSocial ou contar com suporte contábil.

Quais descontos podem aparecer no documento?

Além de INSS e IRRF, podem constar vale-transporte, faltas, atrasos, contribuições autorizadas, coparticipação em benefícios, pensão alimentícia por ordem judicial e outros descontos permitidos. Todo desconto precisa ter fundamento legal, contratual, convencional, judicial ou autorização válida quando exigida.

O empregado precisa assinar o holerite?

A assinatura é uma forma de reforçar a prova de recebimento, sobretudo se o pagamento for realizado em dinheiro. Quando o salário é depositado em conta, o comprovante bancário é relevante para demonstrar a quitação. De todo modo, a empresa deve manter documentação organizada e compatível com sua forma de pagamento.

Este modelo de folha de pagamento Word tem caráter exclusivamente informativo e deve ser adaptado ao caso concreto. Para cálculos, encargos, prazos e obrigações trabalhistas ou tributárias, consulte um contador, profissional de departamento pessoal ou advogado de confiança.