Modelo de Contracheque Word: Editável para Preencher

O modelo de contracheque Word, também chamado de holerite ou demonstrativo de pagamento, é um documento usado para detalhar a remuneração de um trabalhador em determinado mês. Nele devem aparecer, de forma clara, os valores recebidos, os descontos legais ou autorizados, as bases de cálculo e o valor líquido efetivamente pago. Por ser editável, o modelo pode ser copiado para o Microsoft Word, LibreOffice Writer ou outro editor de texto e adaptado à realidade da empresa.

Embora seja comum associar o contracheque apenas ao salário mensal, ele também pode informar horas extras, adicional noturno, comissões, gratificações, férias, décimo terceiro salário, benefícios, vale-transporte, contribuições previdenciárias e imposto de renda retido na fonte. O documento contribui para a transparência da relação de trabalho e permite que o empregado confira como o pagamento foi formado.

No Brasil, o empregador deve comprovar o pagamento da remuneração. O artigo 464 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) estabelece que o pagamento de salários deve ser efetuado contra recibo, assinado pelo empregado ou, tratando-se de analfabeto, mediante sua impressão digital ou a seu rogo. Quando o pagamento é realizado por depósito bancário em conta do empregado, a comprovação pode seguir as regras aplicáveis a essa modalidade. O contracheque é o demonstrativo que acompanha esse pagamento e deve ser elaborado com atenção às informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias.

Quando usar o modelo de contracheque Word

Este modelo é útil para empresas, microempreendedores, profissionais de recursos humanos, escritórios contábeis e empregadores domésticos que precisam organizar as informações de pagamento antes de emitir o recibo ou entregar o demonstrativo ao trabalhador. Ele pode servir como uma base visual para criar um padrão interno de holerite, desde que os cálculos sejam conferidos por pessoa qualificada ou sistema de folha de pagamento.

• Para demonstrar o pagamento mensal de empregado contratado pelo regime da CLT;
• Para registrar proventos variáveis, como horas extras, adicionais, comissões e prêmios;
• Para discriminar descontos de INSS, IRRF, faltas, atrasos, vale-transporte e benefícios;
• Para emitir recibos de férias, adiantamento salarial ou décimo terceiro salário, com as adaptações necessárias;
• Para padronizar a comunicação de pagamentos em pequenas empresas e departamentos de recursos humanos;
• Para permitir a conferência do valor líquido antes do fechamento da folha.

É importante diferenciar o contracheque de outros documentos. Ele não substitui os registros obrigatórios da folha de pagamento, os recolhimentos tributários e previdenciários, a transmissão de informações ao eSocial nem os comprovantes bancários. Também não deve ser usado para ocultar pagamentos ou lançar descontos sem base legal, contratual ou autorização válida do empregado.

Modelo completo de contracheque Word

Copie o conteúdo abaixo, cole no Word e ajuste o alinhamento, as bordas e a largura das colunas conforme necessário. Preencha todos os campos entre colchetes e mantenha uma via arquivada pela empresa.

[NOME DA EMPRESA]
[CNPJ: XX.XXX.XXX/XXXX-XX]
[ENDEREÇO COMPLETO DA EMPRESA]

CONTRACHEQUE / RECIBO DE PAGAMENTO
Competência: [MÊS/ANO]

Empregado(a): [NOME COMPLETO DO EMPREGADO]
CPF: [CPF DO EMPREGADO]
PIS/PASEP: [NÚMERO DO PIS/PASEP]
Matrícula: [NÚMERO DA MATRÍCULA]
Cargo/Função: [CARGO OU FUNÇÃO]
Departamento/Setor: [NOME DO SETOR]
Data de admissão: [DD/MM/AAAA]
Salário-base: R$ [VALOR DO SALÁRIO-BASE]
Período de referência: [DD/MM/AAAA] a [DD/MM/AAAA]

Código	Descrição dos proventos	Referência	Vencimentos	Descontos
[001]	[SALÁRIO MENSAL]	[30 DIAS OU OUTRA REFERÊNCIA]	R$ [VALOR]	R$ [0,00]
[002]	[HORAS EXTRAS / COMISSÕES / ADICIONAIS]	[REFERÊNCIA]	R$ [VALOR]	R$ [0,00]
[003]	[OUTROS PROVENTOS]	[REFERÊNCIA]	R$ [VALOR]	R$ [0,00]
[101]	[INSS]	[BASE OU ALÍQUOTA]	R$ [0,00]	R$ [VALOR]
[102]	[IRRF]	[BASE OU ALÍQUOTA]	R$ [0,00]	R$ [VALOR]
[103]	[VALE-TRANSPORTE / BENEFÍCIO / OUTROS DESCONTOS]	[REFERÊNCIA]	R$ [0,00]	R$ [VALOR]
[104]	[FALTAS / ATRASOS / OUTROS]	[REFERÊNCIA]	R$ [0,00]	R$ [VALOR]
[105]	[OUTROS DESCONTOS]	[REFERÊNCIA]	R$ [0,00]	R$ [VALOR]
	TOTAIS		R$ [TOTAL DE VENCIMENTOS]	R$ [TOTAL DE DESCONTOS]

Base de cálculo do INSS: R$ [VALOR]
Base de cálculo do FGTS: R$ [VALOR]
FGTS do mês: R$ [VALOR]
Base de cálculo do IRRF: R$ [VALOR]
Salário líquido: R$ [VALOR LÍQUIDO A RECEBER]

Forma de pagamento: [DEPÓSITO BANCÁRIO / PIX / DINHEIRO / OUTRA]
Data do pagamento: [DD/MM/AAAA]
Banco: [NOME DO BANCO, SE APLICÁVEL]
Agência: [NÚMERO DA AGÊNCIA]
Conta: [NÚMERO DA CONTA OU DADO MASCARADO]

Declaro que recebi a importância líquida acima indicada, referente à competência informada, ressalvadas eventuais diferenças posteriormente apuradas.

[CIDADE], [DIA] de [MÊS] de [ANO].

________________________________________
[NOME COMPLETO DO EMPREGADO]
Assinatura do(a) empregado(a)

________________________________________
[NOME DO RESPONSÁVEL PELA EMPRESA]
[CARGO DO RESPONSÁVEL]

Como preencher o contracheque passo a passo

1. Identifique corretamente a empresa. Informe razão social, CNPJ e endereço. Se houver mais de um estabelecimento, use os dados da unidade empregadora responsável pela folha.
2. Cadastre os dados do empregado. Preencha nome, CPF, PIS/PASEP, matrícula, função, setor e data de admissão. Revise especialmente CPF e matrícula, pois são dados que ajudam a vincular o documento ao trabalhador correto.
3. Defina a competência. Indique o mês e o ano a que o pagamento se refere. O período de referência deve ser compatível com a jornada, os eventos variáveis e a data de pagamento adotada pela empresa.
4. Lance os proventos. Comece pelo salário-base e acrescente todas as verbas de natureza remuneratória ou os demais valores devidos naquele período. Descreva cada rubrica de modo objetivo, como “hora extra 50%”, “adicional noturno” ou “comissão de vendas”.
5. Informe os descontos. Lance as retenções de INSS e IRRF conforme a legislação e as tabelas vigentes na competência. Inclua vale-transporte, faltas, atrasos, coparticipações e outros descontos somente quando houver fundamento legal, previsão aplicável ou autorização adequada.
6. Apure as bases. Registre as bases de cálculo do INSS, FGTS e IRRF quando aplicáveis. O depósito do FGTS não é desconto do empregado, mas sua indicação no contracheque facilita a conferência da obrigação patronal.
7. Calcule os totais. Some todos os vencimentos e todos os descontos. O salário líquido corresponde ao total de vencimentos menos o total de descontos. Confira os cálculos antes de entregar o documento.
8. Registre o pagamento e colha a confirmação quando necessária. Informe a forma e a data de pagamento. Caso a empresa utilize recibo físico, providencie a assinatura do empregado. Em pagamentos eletrônicos, preserve também o comprovante bancário e os registros da folha.

Perguntas comuns sobre contracheque

Contracheque e holerite são a mesma coisa?

Sim. No uso cotidiano, “contracheque”, “holerite” e “demonstrativo de pagamento” costumam designar o documento que apresenta a composição da remuneração e os descontos de um período.

É possível fazer um contracheque no Word?

Sim. O Word permite criar uma versão organizada com tabelas, campos e assinaturas. Porém, ele não substitui um sistema de folha para cálculos complexos, integração com eSocial, atualização de tabelas ou controle de encargos. Use o modelo como estrutura documental e valide os valores com o setor contábil ou de recursos humanos.

O desconto de vale-transporte pode aparecer no contracheque?

Sim. Quando o benefício for concedido e houver desconto permitido, ele deve ser discriminado. Em regra, a participação do empregado no vale-transporte observa o limite legal de até 6% do salário básico, nos termos da Lei nº 7.418/1985, respeitadas as condições concretas do benefício.

O FGTS deve ser descontado do trabalhador?

Não. O FGTS é obrigação do empregador e não deve ser lançado como desconto salarial do empregado. Sua base e o valor do recolhimento podem constar no contracheque apenas para fins informativos e de conferência.

É obrigatório assinar o contracheque?

A necessidade de assinatura depende da forma de pagamento e dos procedimentos adotados. O artigo 464 da CLT trata do recibo de pagamento, enquanto o depósito em conta pode comprovar a quitação nas condições legais. Mesmo assim, a empresa deve manter documentação idônea que demonstre o pagamento e a composição da remuneração.

Este modelo tem caráter exclusivamente informativo e deve ser adaptado às particularidades do vínculo de trabalho, da convenção coletiva aplicável e da legislação vigente. Para cálculos trabalhistas, tributários e previdenciários, recomenda-se a conferência por contador, profissional de recursos humanos ou advogado especializado.