Modelo de Ficha de Entrega de Uniforme: Completo

A ficha de entrega de uniforme é o documento interno usado para registrar que um colaborador recebeu peças de vestuário fornecidas pela empresa para o exercício de suas atividades. Ela organiza informações importantes, como identificação do empregado, descrição e quantidade dos itens, tamanhos, data de entrega, estado de conservação e assinatura de quem entrega e de quem recebe.

Além de facilitar o controle de estoque, esse registro ajuda a demonstrar que a empresa disponibilizou as peças necessárias e que o profissional foi orientado sobre seu uso, conservação e devolução quando aplicável. É um documento especialmente útil em empresas com equipes operacionais, atendimento ao público, comércio, indústria, saúde, hotelaria, segurança, logística, construção e serviços em geral.

O uniforme não deve ser confundido automaticamente com equipamento de proteção individual (EPI). Enquanto o uniforme costuma identificar a equipe, padronizar a apresentação ou preservar as roupas pessoais, o EPI possui a finalidade específica de proteger contra riscos ocupacionais. Quando houver entrega de EPI, a empresa deve utilizar também controles próprios e observar a Norma Regulamentadora nº 6 (NR-6), além das demais regras de segurança e saúde no trabalho aplicáveis. Se uma peça tiver simultaneamente função de uniforme e proteção, o controle deve deixar isso claro.

O modelo abaixo pode ser copiado, editado e adaptado às normas internas da organização. Recomenda-se emitir uma via para o colaborador e manter outra via arquivada, física ou digitalmente, no prontuário funcional ou sistema de gestão de pessoas.

Quando usar a ficha de entrega de uniforme

• Na admissão de novos empregados, estagiários, aprendizes ou prestadores, quando a política interna previr o fornecimento de uniforme.
• Na primeira distribuição de camisetas, calças, jalecos, aventais, coletes, bonés, calçados padronizados ou outras peças institucionais.
• Na reposição por desgaste natural, mudança de tamanho, alteração de função ou renovação periódica do padrão visual da empresa.
• Na entrega de peças temporárias para eventos, feiras, campanhas promocionais, inventários ou trabalhos externos.
• Na devolução de uniformes em boas condições, especialmente no desligamento ou na transferência do empregado para área que não utiliza vestimenta padronizada.
• Para controlar o estoque, identificar recorrência de reposições e documentar custos relacionados ao fornecimento de vestuário corporativo.

A ficha deve refletir a realidade da relação de trabalho. Evite registrar itens que não foram efetivamente entregues ou inserir datas retroativas. O preenchimento correto, com assinaturas e descrição precisa das peças, torna o controle mais confiável para ambas as partes.

Modelo completo de ficha de entrega de uniforme

FICHA DE ENTREGA E CONTROLE DE UNIFORME

EMPREGADOR / EMPRESA
Razão social: [RAZÃO SOCIAL DA EMPRESA]
Nome fantasia: [NOME FANTASIA, SE HOUVER]
CNPJ: [CNPJ]
Endereço: [ENDEREÇO COMPLETO]
Setor responsável: [RECURSOS HUMANOS / ALMOXARIFADO / OUTRO]

DADOS DO COLABORADOR
Nome completo: [NOME COMPLETO]
CPF: [CPF]
Matrícula: [NÚMERO DA MATRÍCULA, SE HOUVER]
Cargo/função: [CARGO OU FUNÇÃO]
Setor/unidade: [SETOR / FILIAL / UNIDADE]
Data de admissão: [DD/MM/AAAA]

REGISTRO DE ENTREGA
Data da entrega: [DD/MM/AAAA]
Motivo: [ADMISSÃO / REPOSIÇÃO / MUDANÇA DE TAMANHO / OUTRO]
Responsável pela entrega: [NOME COMPLETO E CARGO]

Item	Descrição da peça	Tamanho	Quantidade	Estado	Observações
[1]	[EX.: CAMISETA MANGA CURTA, COR AZUL, LOGOMARCA DA EMPRESA]	[P/M/G/GG]	[QUANTIDADE]	[NOVO/USADO EM BOM ESTADO]	[OBSERVAÇÕES]
[2]	[DESCRIÇÃO DA PEÇA]	[TAMANHO]	[QUANTIDADE]	[ESTADO]	[OBSERVAÇÕES]
[3]	[DESCRIÇÃO DA PEÇA]	[TAMANHO]	[QUANTIDADE]	[ESTADO]	[OBSERVAÇÕES]
[4]	[DESCRIÇÃO DA PEÇA]	[TAMANHO]	[QUANTIDADE]	[ESTADO]	[OBSERVAÇÕES]

TERMO DE CIÊNCIA E RESPONSABILIDADE

Declaro que recebi da empresa acima identificada os uniformes descritos nesta ficha, em quantidade e condições verificadas no ato da entrega. Comprometo-me a utilizá-los de acordo com as orientações da empresa e com as exigências inerentes à minha função, bem como a zelar por sua conservação, higiene e guarda.

Comprometo-me ainda a comunicar ao meu superior ou ao setor responsável qualquer necessidade de reparo, substituição, inadequação de tamanho, perda, dano ou extravio das peças. Quando solicitado pela empresa e observadas as regras internas aplicáveis, farei a devolução dos uniformes que permanecerem em meu poder, especialmente em caso de substituição, transferência de função ou encerramento do vínculo.

Estou ciente de que esta ficha se refere exclusivamente ao controle de uniforme. Caso sejam entregues equipamentos de proteção individual, estes deverão ser registrados em controle específico de EPI, conforme os procedimentos de segurança do trabalho da empresa.

[CIDADE/UF], [DIA] de [MÊS] de [ANO].

____________________________________________
[NOME DO COLABORADOR]
Assinatura do colaborador

____________________________________________
[NOME DO RESPONSÁVEL PELA ENTREGA]
[CARGO]
Assinatura do responsável

____________________________________________
[NOME DA TESTEMUNHA, SE UTILIZADA]
Assinatura da testemunha

CONTROLE DE DEVOLUÇÃO OU BAIXA
Data: [DD/MM/AAAA]
Itens devolvidos/baixados: [DESCREVER ITENS E QUANTIDADES]
Condição das peças: [BOA / DESGASTE NATURAL / DANIFICADA / NÃO DEVOLVIDA]
Motivo da baixa: [DESLIGAMENTO / TROCA / DESGASTE / OUTRO]
Observações: [INFORMAR DETALHES NECESSÁRIOS]

Assinatura do colaborador: ________________________________________

Assinatura do responsável: ________________________________________

Como preencher a ficha passo a passo

1. Identifique a empresa. Informe razão social, CNPJ, endereço e o setor que administra o fornecimento. Esses dados permitem localizar a origem do documento mesmo quando ele for arquivado separadamente.
2. Cadastre corretamente o colaborador. Preencha nome completo, CPF ou matrícula, cargo, setor e unidade. O ideal é conferir os dados com o cadastro de pessoal para evitar homônimos e divergências.
3. Indique a finalidade da entrega. Marque se se trata de admissão, reposição, mudança de tamanho ou outra situação. Em caso de reposição, é útil mencionar a data da entrega anterior ou o motivo relatado.
4. Descreva cada peça de maneira objetiva. Não escreva apenas “uniforme”. Especifique o tipo de peça, cor, modelo, presença de logomarca, tamanho e quantidade. Se houver código interno de estoque, inclua-o na coluna de observações ou acrescente essa informação à descrição.
5. Registre o estado dos itens. Em regra, a primeira entrega será de peças novas. Quando houver reutilização autorizada pela empresa, registre que a peça é usada e está em bom estado, evitando dúvidas futuras.
6. Colha as assinaturas na data da entrega. O colaborador deve ler o termo e assinar após conferir os itens. A assinatura do responsável pela entrega reforça a rastreabilidade. A testemunha é opcional, mas pode ser adotada como rotina interna.
7. Faça o controle de devolução. Ao receber peças devolvidas ou dar baixa por desgaste, preencha a seção final. Esse histórico evita que a empresa mantenha no estoque ou no cadastro itens que já não estão em posse do empregado.
8. Guarde o documento com segurança. Arquive a ficha pelo período definido na política de retenção documental da empresa, com acesso limitado às pessoas autorizadas. Como ela contém dados pessoais, a organização deve adotar cuidados compatíveis com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018).

Cuidados trabalhistas e administrativos

Nos termos do artigo 456-A da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), cabe ao empregador definir o padrão de vestimenta no ambiente laboral, sendo lícita a inclusão de logomarcas ou outros itens de identificação relacionados à atividade. A empresa deve estabelecer regras internas claras sobre fornecimento, higienização, troca e devolução das peças. Quando a higienização exigir procedimentos ou produtos diferentes dos normalmente usados pelo trabalhador, é prudente que a política interna preveja o tratamento adequado da questão.

Também é importante não usar a ficha como justificativa automática para descontos salariais. Qualquer desconto relacionado a uniforme, perda ou dano deve ser avaliado com cautela e observar o artigo 462 da CLT, as circunstâncias concretas, a comprovação cabível e as previsões legais ou contratuais aplicáveis. Uma cláusula genérica no recibo não substitui a análise da situação e não autoriza cobrança indiscriminada.

Perguntas comuns

A ficha de entrega de uniforme é obrigatória?

Não há uma regra geral que imponha um único formulário padronizado para toda entrega de uniforme. Ainda assim, a ficha é uma prática administrativa recomendável, pois comprova a entrega, melhora o controle de estoque e reduz dúvidas sobre quais itens estão sob responsabilidade de cada colaborador.

Posso usar a mesma ficha para EPI?

Não é o mais indicado. Embora uma peça possa fazer parte da apresentação visual e também ter característica protetiva, a entrega de EPI exige controle próprio conforme a NR-6 e os procedimentos de segurança da empresa. Mantenha os registros separados ou, se houver integração de sistemas, assegure que todos os dados exigidos para EPI sejam registrados adequadamente.

O colaborador deve devolver todo uniforme ao sair da empresa?

Depende da política interna, do tipo e do estado das peças. A empresa pode prever devolução de itens reutilizáveis ou de maior valor, desde que comunique as regras de forma clara. A baixa deve ser registrada na ficha, inclusive quando a devolução não for possível em razão de desgaste natural.

É possível assinar a ficha eletronicamente?

Sim. O documento pode ser mantido em meio digital e assinado por solução eletrônica que permita identificar os envolvidos, preservar a integridade do registro e manter evidências da assinatura. A empresa deve adotar um procedimento compatível com sua realidade e com a proteção dos dados pessoais.

Este modelo tem caráter exclusivamente informativo e deve ser adaptado às condições reais da empresa, às normas coletivas aplicáveis e às orientações de profissionais de recursos humanos, segurança do trabalho ou assessoria jurídica quando necessário.