Modelo de Declaração de Trabalho para Imprimir e Preencher

A declaração de trabalho é um documento emitido pela empresa, pelo empregador ou por seu representante autorizado para confirmar que determinada pessoa exerce ou exerceu atividades profissionais no local. Em geral, ela informa a identificação do trabalhador, a função desempenhada, a data de admissão, a situação atual do vínculo e, quando necessário, a jornada ou a remuneração.

Este documento é frequentemente solicitado por bancos, escolas, creches, órgãos públicos, imobiliárias, consulados, planos de saúde e outras instituições que precisam comprovar a ocupação profissional ou o vínculo do interessado. O modelo de declaração de trabalho para imprimir abaixo foi preparado para ser adaptado a diferentes situações, com campos simples de preencher antes da assinatura.

É importante distinguir a declaração de trabalho de outros comprovantes. Ela não substitui a Carteira de Trabalho e Previdência Social digital, o contrato de trabalho, os contracheques, o eSocial, o Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS) ou documentos previdenciários. Ainda assim, quando emitida corretamente em papel timbrado ou com a identificação completa do empregador, datada e assinada por pessoa competente, costuma ser aceita como prova complementar de vínculo ou atividade profissional.

Quando usar a declaração de trabalho

A declaração pode ser utilizada sempre que uma instituição precisar de uma confirmação formal, atual e objetiva de que o trabalhador possui vínculo com uma empresa ou presta serviços a determinado empregador. Antes de entregá-la, confira se o destinatário possui exigências próprias, como indicação obrigatória de salário, carga horária, CNPJ, carimbo da empresa ou reconhecimento de firma.

• Matrícula em escola, creche ou faculdade: para demonstrar que pai, mãe ou responsável trabalha em determinado período.
• Financiamento, empréstimo ou abertura de conta: como documento complementar de análise cadastral e de renda.
• Locação de imóvel: para apoiar a comprovação de ocupação e capacidade financeira do locatário.
• Visto, viagem ou procedimentos consulares: quando houver solicitação de confirmação do emprego no Brasil.
• Processos seletivos e cursos: para comprovar experiência, cargo ou situação profissional atual.
• Atendimento em órgãos públicos: quando a repartição solicitar evidência do vínculo para fins específicos.
• Justificativa de horários: para informar jornada de trabalho, desde que a instituição destinatária realmente necessite desse dado.

Em relações de emprego regidas pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), o registro do empregado deve ser realizado pelo empregador, conforme as regras aplicáveis, inclusive o artigo 29 da CLT. A declaração, porém, é uma manifestação escrita adicional do empregador e deve retratar a realidade. Inserir informações falsas pode gerar consequências civis, trabalhistas e, conforme o caso, penais. Por isso, nunca utilize dados inventados, datas incorretas ou assinatura de pessoa sem poderes para representar a empresa.

Modelo completo de declaração de trabalho para imprimir

Copie o texto a seguir para um editor de texto, substitua todos os campos entre colchetes pelas informações corretas e imprima, preferencialmente, em papel timbrado da empresa. Se o empregador for pessoa física, use o modelo com nome completo, CPF e endereço do contratante.

DECLARAÇÃO DE TRABALHO

Declaramos, para os devidos fins, que [NOME COMPLETO DO(A) TRABALHADOR(A)], inscrito(a) no CPF sob o nº [CPF DO(A) TRABALHADOR(A)], portador(a) do RG nº [RG DO(A) TRABALHADOR(A)], trabalha na empresa [RAZÃO SOCIAL DA EMPRESA], inscrita no CNPJ sob o nº [CNPJ DA EMPRESA], com sede à [ENDEREÇO COMPLETO DA EMPRESA].

O(A) referido(a) trabalhador(a) exerce a função de [CARGO/FUNÇÃO], tendo iniciado suas atividades em [DATA DE ADMISSÃO OU INÍCIO DA PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS], e encontra-se [ATIVO(A)/EM ATIVIDADE/OUTRA SITUAÇÃO CORRETA] nesta data.

[ESCOLHA APENAS SE NECESSÁRIO: Sua jornada de trabalho é de [HORÁRIO DE INÍCIO] às [HORÁRIO DE TÉRMINO], de [DIAS DA SEMANA], com carga horária de [QUANTIDADE] horas semanais.]

[ESCOLHA APENAS SE NECESSÁRIO E COM AUTORIZAÇÃO DO EMPREGADOR: Sua remuneração mensal atual é de R$ [VALOR], equivalente a [VALOR POR EXTENSO].]

A presente declaração é emitida a pedido do(a) interessado(a), exclusivamente para fins de [INFORMAR A FINALIDADE: MATRÍCULA, CRECHE, BANCO, LOCAÇÃO, VISTO, OUTROS].

[CIDADE], [DIA] de [MÊS] de [ANO].

________________________________________
[NOME COMPLETO DE QUEM ASSINA]
[CARGO DO(A) RESPONSÁVEL NA EMPRESA]
[CPF DO(A) RESPONSÁVEL, SE NECESSÁRIO]
[TELEFONE E/OU E-MAIL CORPORATIVO PARA CONTATO]

Como preencher a declaração passo a passo

1. Use a identificação correta do empregador. Para empresas, informe a razão social exatamente como consta no CNPJ, o número do CNPJ e o endereço da sede ou unidade onde o trabalhador atua. Se houver papel timbrado, mantenha os dados já impressos e confira se estão atualizados.
2. Qualifique o trabalhador com cuidado. Inclua nome completo e CPF. O RG é útil em algumas solicitações, mas não é indispensável em todas. Evite inserir informações excessivas, como dados bancários, endereço residencial ou informações familiares, salvo se forem estritamente necessários à finalidade informada.
3. Descreva o vínculo de forma verdadeira. Indique a função efetivamente exercida e a data correta de admissão ou início da prestação de serviços. Para trabalhador temporário, estagiário, aprendiz, autônomo ou prestador de serviços, adapte a redação para não afirmar um vínculo empregatício que não exista.
4. Inclua jornada e salário somente quando houver necessidade. Muitas instituições só precisam da confirmação de trabalho. Inserir remuneração em um documento de circulação mais ampla pode expor um dado pessoal desnecessariamente. A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, Lei nº 13.709/2018, recomenda que o tratamento de dados seja adequado, necessário e vinculado a uma finalidade legítima.
5. Explique a finalidade. Escreva, por exemplo, “para fins de matrícula em creche”, “para fins de apresentação à instituição financeira” ou “para fins de locação de imóvel”. Essa indicação reduz o risco de reaproveitamento indevido do documento em contexto diferente.
6. Coloque local, data e assinatura. A declaração deve ser datada no dia da emissão. Quem assina precisa ter legitimidade para isso, como representante legal, proprietário, gestor de recursos humanos ou superior autorizado. Informe também um canal de contato corporativo para eventual confirmação de autenticidade.
7. Revise e guarde uma cópia. Antes de imprimir, confira nomes, números, datas, função e finalidade. A empresa deve arquivar uma cópia do documento emitido, preferencialmente com registro de data e destinatário, especialmente quando a declaração contiver dados pessoais ou remuneratórios.

Cuidados importantes antes de imprimir

O ideal é que a declaração seja emitida em uma única página, com redação direta e sem rasuras. Caso precise corrigir qualquer dado após a impressão, o mais seguro é emitir uma nova via. Rasuras podem levar o destinatário a recusar o documento ou solicitar confirmação adicional.

O carimbo empresarial não é uma exigência universal para a validade da declaração, mas pode ajudar na identificação da pessoa jurídica quando a empresa o utiliza. Da mesma forma, o reconhecimento de firma em cartório normalmente não é obrigatório, a menos que seja exigido expressamente pela instituição que receberá o documento. Confirme essa necessidade antes de gerar custos ou atrasar a entrega.

Se o trabalhador já não estiver na empresa, substitua a expressão “encontra-se ativo(a)” por uma informação fiel, como “prestou serviços no período de [DATA INICIAL] a [DATA FINAL]”. Nesse cenário, talvez seja mais adequado emitir uma declaração de experiência profissional ou uma declaração de ex-emprego, conforme o objetivo.

Perguntas comuns

A declaração de trabalho precisa informar o salário?

Não necessariamente. O salário deve constar apenas se a instituição destinatária o exigir ou se a finalidade do documento depender da comprovação de renda. Para preservar a privacidade do trabalhador, prefira omitir esse dado quando não for necessário.

Quem pode assinar a declaração?

O documento deve ser assinado pelo empregador, representante legal da empresa, responsável do setor de recursos humanos ou pessoa formalmente autorizada. A assinatura deve permitir a identificação do signatário, com nome e cargo legíveis.

Posso usar o modelo sendo MEI ou empregador pessoa física?

Sim. O Microempreendedor Individual pode informar nome empresarial, CNPJ, endereço e dados do responsável. Já o empregador pessoa física deve adaptar o texto, informando nome completo, CPF e endereço, sem criar ou mencionar CNPJ inexistente.

Uma declaração simples substitui a carteira de trabalho?

Não. A declaração é um comprovante complementar e não substitui os registros trabalhistas e previdenciários oficiais. Quando o destinatário exigir prova formal de vínculo, pode solicitar também CTPS digital, contracheques, contrato, extrato do FGTS ou outros documentos.

Qual é o prazo de validade da declaração?

Não existe um prazo único previsto para todas as situações. Muitas instituições preferem declarações recentes, emitidas nos últimos 30, 60 ou 90 dias. Consulte o local que solicitou o documento antes de apresentá-lo.

Este modelo tem caráter informativo e deve ser adaptado à situação concreta e às exigências do destinatário. Em caso de dúvida sobre vínculo, dados pessoais, representação da empresa ou validade jurídica do documento, procure orientação de um profissional qualificado.