Modelo de Controle de Abastecimento de Veículo para Imprimir

O controle de abastecimento de veículo é um registro usado para acompanhar o consumo de combustível, a quilometragem rodada e os gastos de carros, motos, caminhões, máquinas e demais veículos. Ele pode ser adotado por empresas, produtores rurais, motoristas profissionais, condomínios, associações ou mesmo por pessoas que desejam organizar melhor as despesas do veículo particular.

Com um formulário impresso e preenchido a cada abastecimento, torna-se mais fácil identificar o custo por quilômetro, comparar preços de combustíveis, conferir pagamentos realizados e perceber alterações no consumo. Um aumento repentino no volume abastecido ou uma queda na média de quilômetros por litro, por exemplo, pode indicar mudança de rota, condução inadequada, manutenção necessária ou até inconsistência no lançamento.

O modelo abaixo foi elaborado para impressão e uso periódico. Ele reúne os dados essenciais de cada abastecimento em uma tabela objetiva, além de prever a identificação do veículo, do condutor e do responsável pela conferência. Para controles maiores, o mesmo conteúdo pode ser transferido depois para uma planilha ou sistema de gestão de frota.

Quando usar o controle de abastecimento de veículo

• Para registrar cada abastecimento de veículo próprio, corporativo ou de frota.
• Para controlar gastos com gasolina, etanol, diesel, GNV, ARLA 32 ou outro insumo utilizado no veículo.
• Para acompanhar a quilometragem e calcular a média de consumo em quilômetros por litro.
• Para conferir notas, cupons fiscais, cartões de abastecimento, vales ou reembolsos de combustível.
• Para distribuir responsabilidades entre condutores, gestores de frota e setor financeiro.
• Para preparar relatórios mensais de despesas, rotas e uso dos veículos.
• Para reunir informações que auxiliem na manutenção preventiva e na investigação de desvios de consumo.

Em empresas, o controle não substitui os documentos fiscais emitidos pelo posto nem os procedimentos contábeis e tributários aplicáveis. Contudo, funciona como documento interno de apoio à gestão. Se houver identificação do motorista, é recomendável limitar o acesso aos registros às pessoas que realmente precisem deles, em atenção aos princípios de necessidade e segurança previstos na Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, Lei nº 13.709/2018.

Modelo completo de controle de abastecimento de veículo

CONTROLE DE ABASTECIMENTO DE VEÍCULO

Período de referência: [MÊS/ANO OU DATA INICIAL] a [DATA FINAL]

Empresa/Proprietário: [NOME OU RAZÃO SOCIAL]
CNPJ/CPF: [NÚMERO]
Setor/Unidade: [SETOR, FILIAL OU LOCALIDADE]

Identificação do veículo
Tipo: [CARRO, MOTO, CAMINHÃO, MÁQUINA ETC.]
Marca/Modelo: [MARCA E MODELO]
Placa: [PLACA]
Prefixo/Patrimônio: [NÚMERO INTERNO, SE HOUVER]
Combustível principal: [GASOLINA, ETANOL, DIESEL, GNV ETC.]
Condutor responsável: [NOME COMPLETO]

Data	Hodômetro/Km	Posto/Fornecedor	Combustível	Litros	Valor por litro	Valor total	NF/Cupom	Condutor	Assinatura
[DD/MM/AAAA]	[KM]	[NOME]	[TIPO]	[QTD.]	[R$]	[R$]	[NÚMERO]	[NOME]	[ASSINATURA]
[DD/MM/AAAA]	[KM]	[NOME]	[TIPO]	[QTD.]	[R$]	[R$]	[NÚMERO]	[NOME]	[ASSINATURA]
[DD/MM/AAAA]	[KM]	[NOME]	[TIPO]	[QTD.]	[R$]	[R$]	[NÚMERO]	[NOME]	[ASSINATURA]
[DD/MM/AAAA]	[KM]	[NOME]	[TIPO]	[QTD.]	[R$]	[R$]	[NÚMERO]	[NOME]	[ASSINATURA]
[DD/MM/AAAA]	[KM]	[NOME]	[TIPO]	[QTD.]	[R$]	[R$]	[NÚMERO]	[NOME]	[ASSINATURA]
[DD/MM/AAAA]	[KM]	[NOME]	[TIPO]	[QTD.]	[R$]	[R$]	[NÚMERO]	[NOME]	[ASSINATURA]

Resumo do período
Quilometragem inicial: [KM]   Quilometragem final: [KM]
Total de quilômetros rodados: [KM]
Total de litros abastecidos: [LITROS]
Total gasto no período: [R$]
Média de consumo: [KM/L]
Custo médio por quilômetro: [R$/KM]

Observações:
[REGISTRE OCORRÊNCIAS, ABASTECIMENTO EM VIAGEM, MANUTENÇÕES, DIVERGÊNCIAS OU JUSTIFICATIVAS]

Conferido por: [NOME COMPLETO]
Cargo/Função: [CARGO]
Data da conferência: [DD/MM/AAAA]

____________________________________________
[ASSINATURA DO RESPONSÁVEL PELA CONFERÊNCIA]

Como preencher o formulário passo a passo

1. Identifique o período e o responsável. Informe o mês ou as datas abrangidas pelo controle. Em seguida, preencha o nome do proprietário ou da empresa, o setor responsável e os dados do veículo. Caso a organização possua mais de um veículo, use uma ficha separada para cada um.
2. Registre a quilometragem antes ou no momento do abastecimento. Copie o número exibido no hodômetro, sem estimativas. Para máquinas ou equipamentos sem hodômetro, adapte a coluna para horímetro, registrando as horas de operação.
3. Anote a data e o fornecedor. Indique a data efetiva do abastecimento e o nome do posto, distribuidor ou fornecedor. Esse cuidado ajuda na posterior conferência com o cupom fiscal, a nota fiscal ou o extrato do cartão.
4. Descreva corretamente o combustível. Informe se foi gasolina comum, gasolina aditivada, etanol, diesel S-10, diesel S-500, GNV ou outro produto. Veículos flexíveis podem apresentar variações de consumo conforme o combustível; por isso, não misture os tipos de forma genérica no registro.
5. Preencha quantidade e valores. Lance os litros ou metros cúbicos adquiridos, o preço unitário e o valor total pago. Quando o valor total constar no comprovante, confira se ele corresponde à multiplicação da quantidade pelo preço por litro. Pequenas diferenças podem decorrer de arredondamentos, mas divergências relevantes devem ser verificadas.
6. Vincule o comprovante. Registre o número da nota fiscal ou do cupom e guarde o documento na ordem do controle. Se o comprovante estiver em meio digital, anote uma referência interna que permita localizá-lo facilmente.
7. Colha a identificação do condutor. O motorista deve escrever o nome ou assinar o campo correspondente, conforme o procedimento da organização. Isso confirma quem estava responsável pelo veículo e aumenta a confiabilidade dos lançamentos.
8. Faça o fechamento do período. Ao final do mês, apure os quilômetros rodados pela diferença entre a quilometragem final e a inicial. Some os litros e os valores de todos os abastecimentos. A média de consumo é calculada dividindo-se os quilômetros rodados pelos litros consumidos. Já o custo médio por quilômetro resulta da divisão do total gasto pelos quilômetros rodados.

Ao imprimir, prefira orientação horizontal, pois a tabela possui várias colunas. Se os abastecimentos forem numerosos, imprima páginas adicionais com a mesma identificação do veículo e numere as folhas, por exemplo: “Página 1 de 3”. O ideal é que o preenchimento seja feito imediatamente após cada abastecimento, evitando perda de informações e divergências de quilometragem.

Perguntas comuns

É obrigatório ter um controle de abastecimento?

Para o proprietário particular, não há uma regra geral que imponha esta ficha específica. Para empresas, a necessidade pode decorrer de políticas internas, contratos, auditorias, regras contábeis, prestação de contas ou exigências de clientes. Mesmo quando não for obrigatório, o controle é uma prática útil de gestão financeira e operacional.

Posso usar este modelo para moto, caminhão ou máquina agrícola?

Sim. Basta adaptar os campos de identificação e a unidade de medição. Para caminhões, pode ser útil acrescentar carga, rota, centro de custo ou número da viagem. Para tratores e máquinas, substitua a quilometragem por horas de horímetro e acrescente a atividade executada, como plantio, pulverização ou transporte interno.

Como calcular a média de consumo corretamente?

Utilize a fórmula: quilômetros percorridos divididos pelos litros consumidos no período. Exemplo: se o veículo rodou 600 km e consumiu 75 litros, a média será de 8 km/l. Para maior precisão, faça o cálculo entre abastecimentos completos, isto é, quando o tanque é preenchido até o mesmo nível em cada ocasião.

O motorista precisa assinar todos os lançamentos?

A assinatura não é obrigatória em todos os contextos, mas é recomendável quando há frota, reembolso, veículo compartilhado ou necessidade de responsabilização. Alternativamente, podem ser usados matrícula, rubrica ou identificação digital, conforme as regras internas da empresa.

Por quanto tempo devo guardar os registros e comprovantes?

O prazo depende da finalidade do documento. Para simples controle pessoal, guarde pelo tempo útil para análise e manutenção. Empresas devem observar seus prazos contábeis, fiscais, contratuais e de auditoria, mantendo as notas e os comprovantes relacionados conforme a orientação de sua contabilidade.

Este modelo tem caráter exclusivamente informativo e deve ser adaptado à realidade do usuário, às regras internas da organização e às orientações contábeis, fiscais ou jurídicas aplicáveis ao caso concreto.