Modelo de Ata de Fundação de Associação para Registro

O modelo de ata de fundação de associação é o documento utilizado para registrar, por escrito, a reunião em que os interessados decidem criar uma associação, aprovam o estatuto social e elegem seus primeiros administradores. Ele é uma das peças centrais para a formalização de uma entidade sem fins lucrativos, como associações culturais, esportivas, comunitárias, beneficentes, profissionais, de moradores ou voltadas à defesa de determinadas causas.

No Brasil, as associações são pessoas jurídicas de direito privado reguladas, principalmente, pelos artigos 53 a 61 do Código Civil. Conforme o artigo 53, constituem-se associações pela união de pessoas que se organizam para fins não econômicos. Isso não impede que a entidade obtenha receitas para cumprir suas finalidades, mas significa que eventual resultado financeiro não pode ser distribuído entre os associados.

A ata de fundação costuma ser apresentada ao Cartório de Registro Civil de Pessoas Jurídicas, juntamente com o estatuto social, a relação dos membros eleitos, os documentos exigidos pela serventia e demais formulários locais. Como as exigências podem variar conforme o município e o cartório, é importante confirmar previamente os documentos, as assinaturas, os reconhecimentos de firma e as vias necessárias.

Quando usar a ata de fundação de associação

Use este documento quando um grupo de pessoas estiver iniciando formalmente uma associação e precisar comprovar as deliberações tomadas na assembleia de constituição. A ata deve retratar fielmente o que foi discutido e aprovado pelos fundadores, sem inventar decisões ou assinaturas posteriores.

• Para constituir uma associação sem fins lucrativos pela primeira vez.
• Para aprovar o estatuto social que definirá as regras de funcionamento da entidade.
• Para eleger e dar posse à primeira diretoria e, quando houver, ao conselho fiscal.
• Para preparar a documentação destinada ao Registro Civil de Pessoas Jurídicas.
• Para abrir posteriormente conta bancária, solicitar CNPJ e organizar a atuação institucional da entidade.
• Para demonstrar a origem regular dos poderes de representação dos dirigentes eleitos.

Embora seja comum chamar o encontro de “assembleia de fundação”, a denominação pode ser ajustada à redação do estatuto. O mais importante é identificar a reunião, apontar os presentes, estabelecer a pauta e registrar com clareza cada deliberação: criação da entidade, aprovação do estatuto, eleição dos órgãos de administração e fiscalização e posse dos eleitos.

Modelo completo de ata de fundação de associação

ATA DA ASSEMBLEIA GERAL DE FUNDAÇÃO DA ASSOCIAÇÃO [NOME DA ASSOCIAÇÃO]

Aos [DIA] dias do mês de [MÊS] de [ANO], às [HORÁRIO], em primeira convocação, na [ENDEREÇO COMPLETO DO LOCAL], no Município de [CIDADE], Estado de [UF], reuniram-se as pessoas interessadas na constituição de uma associação civil sem fins lucrativos, conforme lista de presença anexa, para deliberar sobre a seguinte ordem do dia: I – constituição da associação; II – discussão e aprovação do estatuto social; III – eleição e posse da diretoria e do conselho fiscal; e IV – assuntos necessários à formalização da entidade.

Assumiu a presidência dos trabalhos o(a) Sr.(a) [NOME COMPLETO DO PRESIDENTE DA MESA], [NACIONALIDADE], [ESTADO CIVIL], [PROFISSÃO], portador(a) do RG nº [NÚMERO] e CPF nº [NÚMERO], residente e domiciliado(a) à [ENDEREÇO COMPLETO]. Para secretariar os trabalhos, foi indicado(a) o(a) Sr.(a) [NOME COMPLETO DO SECRETÁRIO DA MESA], [NACIONALIDADE], [ESTADO CIVIL], [PROFISSÃO], portador(a) do RG nº [NÚMERO] e CPF nº [NÚMERO], residente e domiciliado(a) à [ENDEREÇO COMPLETO], o(a) qual aceitou a indicação.

Aberta a sessão, o(a) presidente da mesa explicou aos presentes a finalidade da reunião, consistente na criação de uma entidade associativa destinada a [DESCREVER DE FORMA OBJETIVA AS FINALIDADES SOCIAIS, CULTURAIS, ESPORTIVAS, EDUCACIONAIS, COMUNITÁRIAS OU OUTRAS]. Após os esclarecimentos, os presentes deliberaram, por [UNANIMIDADE/MAIORIA], pela constituição da associação civil sem fins lucrativos denominada ASSOCIAÇÃO [NOME COMPLETO DA ENTIDADE], que adotará, se houver, a sigla [SIGLA], com sede e foro na [ENDEREÇO COMPLETO DA SEDE], Município de [CIDADE], Estado de [UF], e prazo de duração indeterminado.

Em seguida, foi apresentada a minuta do Estatuto Social da associação. O texto foi lido, discutido e submetido à votação, sendo aprovado por [UNANIMIDADE/MAIORIA], sem ressalvas/com as seguintes alterações: [DESCREVER AS ALTERAÇÕES, SE HOUVER]. O Estatuto Social aprovado passa a integrar a presente ata para todos os fins de direito, disciplinando, entre outros temas, a denominação, as finalidades, a sede, os requisitos de admissão, demissão e exclusão de associados, os direitos e deveres dos associados, as fontes de recursos, os órgãos de administração, a forma de gestão e aprovação das contas e as regras de alteração estatutária e dissolução, nos termos do Código Civil.

Na sequência, passou-se à eleição da primeira diretoria para mandato de [PRAZO DO MANDATO], com início em [DATA DE INÍCIO] e término em [DATA DE TÉRMINO], ficando eleitos: Presidente: [NOME COMPLETO], [NACIONALIDADE], [ESTADO CIVIL], [PROFISSÃO], RG nº [NÚMERO], CPF nº [NÚMERO], residente e domiciliado(a) à [ENDEREÇO]; Vice-Presidente: [NOME COMPLETO], [QUALIFICAÇÃO COMPLETA]; Secretário(a): [NOME COMPLETO], [QUALIFICAÇÃO COMPLETA]; Tesoureiro(a): [NOME COMPLETO], [QUALIFICAÇÃO COMPLETA]; e [OUTROS CARGOS PREVISTOS NO ESTATUTO: NOME E QUALIFICAÇÃO COMPLETA].

Para compor o Conselho Fiscal, para o mesmo mandato de [PRAZO DO MANDATO], foram eleitos os seguintes membros titulares: [NOME COMPLETO DO CONSELHEIRO TITULAR 1], [QUALIFICAÇÃO COMPLETA]; [NOME COMPLETO DO CONSELHEIRO TITULAR 2], [QUALIFICAÇÃO COMPLETA]; e [NOME COMPLETO DO CONSELHEIRO TITULAR 3], [QUALIFICAÇÃO COMPLETA]. Foram eleitos como membros suplentes, se previstos no Estatuto Social: [NOME COMPLETO DO SUPLENTE 1], [QUALIFICAÇÃO COMPLETA]; [NOME COMPLETO DO SUPLENTE 2], [QUALIFICAÇÃO COMPLETA]; e [NOME COMPLETO DO SUPLENTE 3], [QUALIFICAÇÃO COMPLETA].

Os eleitos, presentes e devidamente identificados, declararam aceitar os respectivos cargos e foram empossados nesta data, comprometendo-se a exercer suas funções em conformidade com a lei, o Estatuto Social e as deliberações da Assembleia Geral. Fica o(a) Presidente eleito(a), ou quem o Estatuto Social indicar, autorizado(a) a praticar os atos necessários ao registro desta ata e do Estatuto Social perante o Cartório de Registro Civil de Pessoas Jurídicas competente, bem como a requerer inscrição no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica – CNPJ e adotar as providências administrativas indispensáveis ao início das atividades da associação.

Não havendo outros assuntos a tratar, o(a) presidente da mesa encerrou a assembleia às [HORÁRIO DE ENCERRAMENTO]. Eu, [NOME DO SECRETÁRIO DA MESA], secretário(a), lavrei a presente ata que, após lida e aprovada, será assinada por mim, pelo(a) presidente da mesa e pelos demais fundadores presentes, na forma exigida para o registro.

[CIDADE], [DIA] de [MÊS] de [ANO].

________________________________________
[NOME DO PRESIDENTE DA MESA]
Presidente da Assembleia

________________________________________
[NOME DO SECRETÁRIO DA MESA]
Secretário(a) da Assembleia

ASSINATURAS DOS FUNDADORES PRESENTES

1. ________________________________________
[NOME COMPLETO] – CPF nº [NÚMERO]

2. ________________________________________
[NOME COMPLETO] – CPF nº [NÚMERO]

3. ________________________________________
[NOME COMPLETO] – CPF nº [NÚMERO]

[INSERIR LINHAS SUFICIENTES PARA TODOS OS FUNDADORES PRESENTES OU ANEXAR LISTA DE PRESENÇA ASSINADA.]

Como preencher a ata passo a passo

1. Defina corretamente o nome da entidade. Verifique se a denominação escolhida é clara e não coincide com outra pessoa jurídica já registrada na mesma comarca. Use na ata exatamente o nome que constará do estatuto social.
2. Informe data, horário e local verdadeiros. A ata deve refletir a reunião efetivamente realizada. Indique endereço completo, município e estado, inclusive quando o encontro ocorrer na futura sede da associação.
3. Escolha presidente e secretário da mesa. Essas pessoas conduzem e registram a assembleia. Elas não precisam necessariamente ocupar os mesmos cargos da diretoria eleita, embora isso possa ocorrer se os fundadores assim decidirem.
4. Descreva as finalidades de modo objetivo. Faça uma síntese das atividades da associação, sem substituir o detalhamento que deverá constar no estatuto. Evite finalidades incompatíveis com a natureza não econômica da entidade.
5. Anexe ou transcreva o estatuto aprovado. O artigo 54 do Código Civil exige que o estatuto trate de pontos essenciais, como denominação, fins, sede, requisitos de admissão e exclusão, direitos e deveres, fontes de recursos, modo de constituição e funcionamento dos órgãos deliberativos, condições para alteração estatutária e dissolução e forma de gestão administrativa e aprovação das contas.
6. Registre a eleição com dados completos. Indique cada cargo, o nome do eleito e sua qualificação. Para o cartório, podem ser solicitados CPF, RG, profissão, estado civil e endereço dos administradores. Confirme a exigência local antes de finalizar.
7. Respeite o estatuto ao formar os órgãos. Se o estatuto prevê presidente, vice-presidente, secretário, tesoureiro e conselho fiscal, a ata deve eleger esses cargos. Não crie cargos que contrariem o texto estatutário e não deixe de eleger funções obrigatórias.
8. Colha as assinaturas. Assinem, ao menos, presidente e secretário da assembleia, além dos fundadores conforme a prática e a exigência do cartório. Uma lista de presença assinada, mencionada e anexada à ata, ajuda a comprovar os participantes da deliberação.
9. Providencie o registro. Antes de atuar plenamente como pessoa jurídica, a associação deve levar seus atos constitutivos a registro no Registro Civil de Pessoas Jurídicas. A personalidade jurídica começa com a inscrição do ato constitutivo no respectivo registro, conforme artigo 45 do Código Civil.

Perguntas comuns

É obrigatório ter ata de fundação para criar uma associação?

Na prática, sim. A ata documenta a vontade dos fundadores, a aprovação do estatuto e a eleição dos dirigentes. Ela integra os atos constitutivos normalmente exigidos para o registro da associação no Cartório de Registro Civil de Pessoas Jurídicas.

Quantas pessoas são necessárias para fundar uma associação?

O Código Civil não fixa, de forma geral, um número mínimo único de fundadores para todas as associações. Contudo, a associação pressupõe união de pessoas e precisa de estrutura compatível com seu estatuto, especialmente para preencher os cargos da administração e, se previsto, do conselho fiscal. Consulte o cartório e, em casos específicos, orientação jurídica.

A ata precisa ser registrada em cartório de notas?

O registro relevante para constituir a pessoa jurídica é feito no Cartório de Registro Civil de Pessoas Jurídicas, e não simplesmente no Cartório de Notas. O cartório competente poderá exigir reconhecimento de firma, assinaturas específicas, rubricas ou outros procedimentos formais. Verifique essas regras antes da entrega.

É possível alterar a diretoria depois do registro?

Sim. A diretoria pode ser substituída ou reeleita conforme as regras do estatuto e as deliberações da assembleia competente. A mudança deve ser registrada em ata própria e, em regra, levada a registro para produzir efeitos perante terceiros e atualizar os dados da entidade.

O estatuto pode ser aprovado em documento separado?

Sim. É frequente que a ata informe que o estatuto foi lido e aprovado e que ele segue anexo, assinado conforme exigência aplicável. Mantenha coerência total entre os dados da ata e do estatuto, principalmente nome, sede, finalidade, composição dos órgãos e duração dos mandatos.

Este modelo tem caráter informativo e deve ser adaptado à realidade da associação, ao seu estatuto e às exigências do cartório competente. Para situações com particularidades legais, patrimoniais, tributárias ou trabalhistas, recomenda-se a orientação de advogado(a) ou profissional habilitado.