Modelo de Termo de Responsabilidade Word: Copie e Edite

O modelo de termo de responsabilidade Word é um documento usado para registrar que uma pessoa recebeu determinado bem, equipamento, material, acesso ou incumbência e assumiu o dever de utilizá-lo corretamente, guardá-lo e devolvê-lo nas condições combinadas. Por ser um arquivo editável, ele pode ser preenchido no Microsoft Word, LibreOffice Writer ou ferramenta equivalente, impresso e assinado pelas partes.

Esse tipo de termo é comum em empresas, escolas, condomínios, órgãos públicos, eventos e projetos. Ele pode acompanhar a entrega de notebook corporativo, celular, uniforme, chave, crachá, ferramenta, veículo, material didático ou qualquer outro item que permaneça sob a guarda temporária de alguém. Também pode formalizar responsabilidades relacionadas à participação em uma atividade, desde que o texto seja adequado à situação concreta.

O documento não deve ser tratado como uma autorização para cobrar qualquer valor automaticamente ou impor obrigações abusivas. A responsabilidade da pessoa que recebe o bem depende dos fatos, da existência de dano, do uso inadequado, das regras aplicáveis e das provas disponíveis. Nas relações de trabalho, por exemplo, descontos salariais por danos têm limites específicos previstos no artigo 462 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Por isso, o termo deve ser claro, proporcional e coerente com a finalidade de uso.

Quando usar um termo de responsabilidade

O termo é indicado quando houver entrega, guarda, empréstimo ou uso controlado de algo pertencente a outra pessoa, empresa ou instituição. Ele ajuda a identificar o item, registrar seu estado de conservação, definir quem o recebeu e estabelecer a data prevista para devolução. Além de organizar os controles internos, o registro reduz dúvidas futuras sobre a posse e as condições do bem.

• Equipamentos de trabalho: notebook, monitor, celular, headset, tablet, ferramentas e EPIs, quando aplicável.
• Bens de uso compartilhado: chaves, controles de acesso, crachás, cartões, armários e materiais de escritório.
• Ambiente educacional: empréstimo de livros, computadores, instrumentos, laboratórios e materiais escolares.
• Eventos e atividades: recebimento de materiais, cessão de equipamentos ou compromisso de cumprimento de regras previamente informadas.
• Condomínios e associações: retirada de chaves, controles, equipamentos comunitários ou materiais cedidos.
• Uso externo: bens levados para trabalho remoto, visitas técnicas, viagens ou atividades fora da sede.

Antes de utilizar o modelo, avalie se o documento precisa de cláusulas próprias. Um termo para entrega de computador, por exemplo, deve trazer marca, modelo, número de série, acessórios e estado de conservação. Já um termo relativo a uma atividade pode exigir descrição do evento, datas, orientações de segurança e informações sobre responsáveis. Quanto mais objetiva for a identificação do objeto, melhor será o valor prático do registro.

Modelo completo de termo de responsabilidade Word

Copie o texto abaixo para o Word e substitua todos os campos entre colchetes pelas informações corretas. Se houver mais de um item, inclua todos em uma lista ou em tabela anexa, mencionada no próprio termo.

TERMO DE RESPONSABILIDADE

Pelo presente instrumento, eu, [NOME COMPLETO DO RESPONSÁVEL], [nacionalidade], [estado civil], [profissão ou função], portador(a) do RG nº [NÚMERO DO RG] e inscrito(a) no CPF nº [NÚMERO DO CPF], residente e domiciliado(a) à [ENDEREÇO COMPLETO], doravante denominado(a) RESPONSÁVEL, declaro que recebi de [NOME DA EMPRESA, INSTITUIÇÃO OU PESSOA QUE ENTREGA], inscrito(a) no [CPF/CNPJ] nº [NÚMERO], com endereço em [ENDEREÇO COMPLETO], doravante denominado(a) ENTREGANTE, o(s) bem(ns), material(is), equipamento(s), acesso(s) ou documento(s) descrito(s) a seguir:

Descrição do item: [DESCRIÇÃO DETALHADA DO BEM OU OBJETO].
Marca/modelo: [MARCA E MODELO, SE HOUVER].
Número de patrimônio, série ou identificação: [NÚMERO].
Acessórios e componentes entregues: [LISTA DE ACESSÓRIOS].
Estado de conservação no recebimento: [NOVO, BOM, COM AVARIAS JÁ EXISTENTES, DESCREVER].
Finalidade de uso: [FINALIDADE].
Local autorizado de utilização: [LOCAL OU “CONFORME NECESSIDADE DA ATIVIDADE”].
Data de recebimento: [DIA/MÊS/ANO].
Data prevista para devolução, se aplicável: [DIA/MÊS/ANO OU CONDIÇÃO DE DEVOLUÇÃO].

Declaro que recebi o item acima identificado nas condições descritas e que me comprometo a:

1. utilizar o bem exclusivamente para a finalidade informada e de acordo com as orientações recebidas;
2. conservar, guardar e zelar pelo item, adotando as cautelas razoáveis para evitar extravio, dano, acesso indevido ou uso por pessoas não autorizadas;
3. não emprestar, ceder, transferir, vender, alterar ou permitir o uso do item por terceiros sem autorização prévia e expressa do ENTREGANTE;
4. comunicar imediatamente ao ENTREGANTE qualquer defeito, avaria, perda, furto, roubo, acidente ou outra ocorrência relacionada ao item;
5. devolver o item e seus acessórios quando solicitado, ao final da finalidade indicada ou na data prevista, ressalvado o desgaste natural decorrente do uso regular;

Estou ciente de que eventual apuração de responsabilidade por dano ou extravio dependerá da análise das circunstâncias concretas, das normas aplicáveis e da comprovação pertinente, assegurado o direito de manifestação das partes.

Este termo é firmado em [NÚMERO] via(s) de igual teor, ficando cada parte com uma via.

[CIDADE], [DIA] de [MÊS] de [ANO].

____________________________________________
[NOME DO RESPONSÁVEL]
CPF: [NÚMERO DO CPF]

____________________________________________
[NOME DO REPRESENTANTE DO ENTREGANTE]
Cargo/função: [CARGO]
CPF: [NÚMERO DO CPF, SE APLICÁVEL]

____________________________________________
Testemunha 1: [NOME COMPLETO]
CPF: [NÚMERO DO CPF]

____________________________________________
Testemunha 2: [NOME COMPLETO]
CPF: [NÚMERO DO CPF]

Como preencher o documento passo a passo

1. Identifique corretamente as partes. Informe o nome completo de quem recebe o bem e de quem o entrega. Quando a entregante for pessoa jurídica, indique razão social, CNPJ e o nome do representante que assinará o termo.
2. Descreva o objeto sem generalidades. Evite expressões como “um computador” ou “materiais diversos” sem detalhes. Registre marca, modelo, cor, patrimônio, número de série e acessórios. Para celular, por exemplo, inclua IMEI, carregador, chip e capa, se fornecidos.
3. Registre as condições de entrega. Anote riscos, marcas de uso, peças ausentes ou defeitos que já existiam antes do recebimento. Essa providência evita que a pessoa seja responsabilizada por uma avaria anterior. Se necessário, faça um anexo descritivo e mencione-o no termo.
4. Defina finalidade e prazo. Explique para que o item será utilizado e determine uma data de devolução quando houver empréstimo temporário. Em entregas por prazo indeterminado, substitua a data por uma condição clara, como “até o encerramento do vínculo” ou “mediante solicitação da entregante”.
5. Adapte as obrigações à realidade. Mantenha apenas cláusulas necessárias. Caso o bem permita acesso a dados pessoais ou corporativos, inclua orientações internas de segurança e confidencialidade, observando a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018), quando aplicável.
6. Colha as assinaturas e guarde as vias. O ideal é que responsável e entregante assinem duas vias. As testemunhas podem reforçar a prova da assinatura e do conteúdo. Assinaturas eletrônicas também podem ser utilizadas, desde que a solução adotada permita identificar os signatários e preservar a integridade do documento.

Ao editar o arquivo no Word, use uma fonte legível, mantenha espaços suficientes para assinatura e não deixe campos em branco. Se uma informação não se aplicar, escreva “não se aplica” em vez de apagar sem explicação. Para uma relação contínua, também é recomendável criar um controle de entrega e devolução, com data, assinatura e conferência do estado do item em cada movimentação.

Perguntas comuns

O termo de responsabilidade precisa ser reconhecido em cartório?

Em regra, não. A validade do documento não depende automaticamente de reconhecimento de firma. Contudo, essa providência pode ser escolhida pelas partes quando desejarem maior segurança quanto à identificação da assinatura. Em situações específicas ou de maior risco, é prudente buscar orientação profissional.

É obrigatório ter duas testemunhas?

Não é uma exigência para que o termo exista entre as partes, mas as testemunhas são recomendáveis. Um documento particular assinado pelo devedor e por duas testemunhas pode, em determinadas circunstâncias, constituir título executivo extrajudicial, nos termos do artigo 784, inciso III, do Código de Processo Civil. A aplicação dessa regra depende do conteúdo e da obrigação assumida.

A empresa pode descontar do salário o valor de um equipamento danificado?

Não de forma automática. O artigo 462 da CLT estabelece proteção ao salário e restringe descontos. A análise pode variar conforme a existência de previsão contratual, dolo, culpa, regras internas e comprovação do prejuízo. Um termo não substitui a observância da legislação trabalhista nem autoriza cláusulas abusivas.

Posso usar este modelo para chaves, crachás e cartões de acesso?

Sim. Basta adaptar a descrição do item, incluindo quantidade, código de identificação, locais de acesso autorizados e regra de devolução. Por segurança, preveja a obrigação de comunicação imediata em caso de perda ou suspeita de uso indevido.

O que fazer quando o bem já possui defeitos?

Descreva os defeitos com precisão antes da assinatura. Se possível, faça um relatório de vistoria e mantenha fotos datadas como complemento administrativo. O termo deve indicar que as avarias foram verificadas no momento da entrega.

Este modelo tem caráter exclusivamente informativo e deve ser adaptado às circunstâncias do caso concreto. Para situações com risco jurídico relevante, relações de trabalho, valores elevados ou dúvidas sobre responsabilidades, procure orientação de um advogado ou profissional habilitado.