Modelo de Substabelecimento PDF: com e sem Reserva de Poderes

O modelo de substabelecimento PDF é utilizado para formalizar a transferência, total ou parcial, dos poderes que um advogado recebeu de seu cliente para outro advogado. Na prática, o documento permite que o profissional originalmente constituído autorize outro colega a atuar em processo judicial, procedimento administrativo ou assunto específico em nome do mesmo outorgante.

O substabelecimento é muito comum quando há necessidade de atuação de advogado correspondente, divisão de tarefas em escritório, realização de audiência em outra comarca, troca de patrono ou encerramento da atuação do advogado que recebeu inicialmente a procuração. Embora possa ser elaborado em editor de texto e assinado eletronicamente ou em papel, é frequente salvar a versão final em PDF para preservar o conteúdo, facilitar o protocolo e encaminhar o arquivo ao juízo, à parte contrária ou ao novo advogado.

Há duas modalidades principais: o substabelecimento com reserva de poderes, no qual o advogado substabelecente continua habilitado e pode seguir atuando no caso; e o substabelecimento sem reserva de poderes, no qual ele transfere os poderes e deixa de exercê-los. A escolha precisa ser expressa no texto, pois produz efeitos profissionais relevantes.

No Brasil, o tema está relacionado ao artigo 26 da Lei nº 8.906/1994, o Estatuto da Advocacia e da OAB, que trata da responsabilidade do advogado substabelecente quando há reserva de poderes. Também é importante observar os limites da procuração original, as regras do processo eletrônico aplicável e eventuais exigências do órgão perante o qual o documento será apresentado.

Quando usar o substabelecimento

• Atuação conjunta: quando o advogado quer incluir outro profissional no processo, mantendo seus próprios poderes e sua atuação.
• Audiência ou diligência: quando outro advogado realizará ato pontual, como audiência, sustentação oral, reunião, protocolo ou diligência em comarca diferente.
• Troca de advogado: quando o patrono anterior deixará o caso e transferirá os poderes ao novo advogado, normalmente sem reserva.
• Organização interna do escritório: quando sócios, associados ou correspondentes precisam receber autorização formal para atuar em demanda de cliente do escritório.
• Processos e procedimentos administrativos: quando a representação ocorrer perante autarquias, conselhos, repartições públicas, tribunais administrativos ou outros órgãos competentes.
• Necessidade de protocolo: quando o sistema judicial ou administrativo exige documento que demonstre a cadeia de poderes entre a procuração do cliente e o advogado que pretende praticar o ato.

Antes de usar o documento, confira se a procuração original autoriza o substabelecimento. Em muitas procurações advocatícias essa possibilidade está expressamente prevista. Ainda que a procuração não traga redação detalhada, é prudente verificar seu alcance e, em caso de dúvida, obter nova procuração diretamente do cliente. O substabelecimento não cria poderes que não existiam no instrumento originário: ele apenas repassa, dentro dos limites cabíveis, os poderes recebidos.

Modelo completo de substabelecimento

Copie o texto abaixo, preencha todos os campos entre colchetes, revise a modalidade escolhida e exporte a versão definitiva para PDF. Apague a alternativa que não se aplicar: com reserva ou sem reserva de poderes.

SUBSTABELECIMENTO [COM RESERVA DE PODERES / SEM RESERVA DE PODERES]

Pelo presente instrumento particular de substabelecimento, [NOME COMPLETO DO ADVOGADO SUBSTABELECENTE], advogado(a), inscrito(a) na OAB/[UF] sob o nº [NÚMERO DA OAB], com endereço profissional em [ENDEREÇO COMPLETO], [E-MAIL PROFISSIONAL] e [TELEFONE], na qualidade de procurador(a) de [NOME COMPLETO DO OUTORGANTE/CLIENTE], [NACIONALIDADE], [ESTADO CIVIL], [PROFISSÃO], inscrito(a) no CPF/CNPJ sob o nº [CPF OU CNPJ], conforme procuração outorgada em [DATA DA PROCURAÇÃO], substabelece a [NOME COMPLETO DO ADVOGADO SUBSTABELECIDO], advogado(a), inscrito(a) na OAB/[UF] sob o nº [NÚMERO DA OAB], com endereço profissional em [ENDEREÇO COMPLETO], [E-MAIL PROFISSIONAL] e [TELEFONE], os poderes que lhe foram conferidos pelo(a) referido(a) outorgante.

O presente substabelecimento é realizado [COM RESERVA DE PODERES / SEM RESERVA DE PODERES], para atuação no processo/procedimento nº [NÚMERO DO PROCESSO OU PROCEDIMENTO], em trâmite perante [NOME DO JUÍZO, TRIBUNAL, ÓRGÃO OU REPARTIÇÃO], referente a [BREVE DESCRIÇÃO DO OBJETO DA DEMANDA].

O(A) advogado(a) substabelecido(a) poderá praticar os atos necessários ao regular acompanhamento e à defesa dos interesses do(a) outorgante, nos limites da procuração originária e deste instrumento, inclusive [DESCREVER PODERES OU ATOS ESPECÍFICOS, SE HOUVER], observadas as disposições legais, éticas e processuais aplicáveis.

[CIDADE]/[UF], [DIA] de [MÊS] de [ANO].

[ASSINATURA DO ADVOGADO SUBSTABELECENTE]
[NOME COMPLETO DO ADVOGADO SUBSTABELECENTE]
OAB/[UF] [NÚMERO DA OAB]

Como preencher o documento passo a passo

1. Defina a modalidade correta. Marque “com reserva de poderes” quando o advogado original continuará atuando e preservará a representação. Marque “sem reserva de poderes” quando a intenção for transferir a representação ao novo advogado e não permanecer no mandato. Não deixe as duas opções no arquivo final.
2. Identifique o advogado substabelecente. Informe nome completo, número da OAB e seccional correta. Inclua endereço e contatos profissionais atualizados, especialmente se esses dados forem úteis para comunicações ou exigidos no procedimento.
3. Indique o cliente e a procuração originária. Identifique quem concedeu o mandato inicial e informe a data da procuração. Esse cuidado ajuda a demonstrar a origem dos poderes. Em demandas de pessoa jurídica, use razão social e CNPJ; se necessário, mencione também o representante legal.
4. Preencha os dados do advogado substabelecido. Escreva corretamente o nome, a inscrição na OAB e a UF. Confirme se o profissional está regularmente inscrito e se os dados coincidem com os que serão utilizados no sistema eletrônico.
5. Delimite o processo ou assunto. Caso o documento seja destinado a uma demanda específica, informe número do processo, vara, tribunal ou órgão e uma descrição breve. Para substabelecimento geral, é possível ajustar a redação, desde que isso corresponda à procuração e à finalidade pretendida.
6. Especifique limitações relevantes. Se o novo advogado atuará apenas em audiência, recurso, diligência ou ato administrativo, descreva essa limitação de modo objetivo. Para poderes especiais, como receber valores, firmar acordo, desistir, reconhecer pedido ou dar quitação, confira cuidadosamente a procuração originária e a legislação processual.
7. Assine e gere o PDF. O substabelecimento deve ser assinado pelo advogado substabelecente. Conforme o caso, a assinatura pode ser física, com posterior digitalização, ou eletrônica, observadas as regras do tribunal, sistema ou órgão destinatário. Após revisar o documento, salve-o em PDF com nome identificável, por exemplo: “Substabelecimento - [Nome do Cliente] - [Número do Processo].pdf”.
8. Protocole e guarde os comprovantes. Junte o PDF ao processo ou apresente-o ao órgão competente conforme o procedimento aplicável. Arquive a procuração original, o substabelecimento assinado e o comprovante de protocolo no dossiê do cliente.

Cuidados jurídicos importantes

O substabelecimento deve respeitar os poderes efetivamente recebidos pelo advogado na procuração original. O Código de Processo Civil, especialmente em seu artigo 105, trata da procuração geral para o foro e dos poderes especiais que devem constar expressamente para certos atos. Portanto, não basta mencionar genericamente um ato que exija poder especial se a procuração do cliente não o contemplar.

Na modalidade com reserva, o advogado substabelecente mantém vínculo de atuação e deve ter atenção ao dever de acompanhamento do caso. O artigo 26 do Estatuto da Advocacia prevê que o advogado que substabelece com reserva de poderes responde pelos danos causados pelo substabelecido se tiver agido com culpa na escolha deste. Já no substabelecimento sem reserva, a transição profissional deve ser conduzida com clareza, preservando os interesses do cliente, a entrega de documentos e a comunicação necessária sobre o andamento da demanda.

Também vale diferenciar substabelecimento de revogação de procuração. O cliente pode revogar o mandato concedido ao advogado; essa é uma manifestação do próprio outorgante. O substabelecimento, por sua vez, é praticado pelo advogado que recebeu poderes e os repassa a outro advogado dentro dos limites admitidos. Em uma substituição completa de patrono, pode ser recomendável avaliar a conveniência de o cliente emitir nova procuração, sobretudo quando houver dúvidas sobre os poderes ou sobre a cadeia documental.

Perguntas comuns

O cliente precisa assinar o substabelecimento?

Em regra, não. Quem assina é o advogado que recebeu a procuração e está transferindo os poderes a outro advogado. O cliente é o outorgante da procuração originária. Contudo, se houver dúvida quanto à autorização para substabelecer ou mudança ampla na representação, uma nova procuração assinada pelo cliente pode ser a alternativa mais segura.

Qual é a diferença entre substabelecimento com e sem reserva?

Com reserva, o advogado original continua com poderes e pode atuar simultaneamente com o substabelecido. Sem reserva, os poderes são transferidos sem a manutenção da atuação do substabelecente. A expressão escolhida deve aparecer de forma inequívoca no documento.

É obrigatório reconhecer firma?

Normalmente, não há exigência geral de reconhecimento de firma em substabelecimento advocatício. Porém, um órgão administrativo, instituição específica ou situação concreta pode ter regras próprias. Verifique a exigência do destinatário antes da apresentação.

Posso usar assinatura digital no arquivo PDF?

Sim, desde que a forma de assinatura seja aceita no contexto em que o documento será utilizado. Em processos eletrônicos, devem ser observadas as regras do tribunal e do sistema. Para maior segurança, mantenha o arquivo assinado, os certificados ou evidências de assinatura e o comprovante de protocolo.

O substabelecimento pode valer para mais de um processo?

Pode, desde que sua redação identifique adequadamente o alcance pretendido e que os poderes originários sejam compatíveis. Ainda assim, para fins de organização e redução de dúvidas no protocolo, é comum elaborar um documento específico para cada processo ou procedimento.

Este modelo tem caráter informativo e deve ser adaptado às circunstâncias do caso concreto, à procuração originária e às regras do órgão competente. Para situações complexas ou dúvidas sobre poderes, responsabilidade profissional e efeitos processuais, recomenda-se a orientação de advogado habilitado.