Modelo de Relatório de Despesas de Viagem: Completo

O modelo de relatório de despesas de viagem é um documento utilizado para registrar, organizar e comprovar os gastos realizados por uma pessoa durante uma viagem a trabalho, institucional ou representativa. Ele permite que a empresa, associação, órgão público ou responsável financeiro confira os valores gastos, relacione cada despesa à sua finalidade e calcule corretamente eventual reembolso ou devolução de adiantamento.

Em geral, o relatório reúne informações da viagem, como destino, período, motivo e centro de custo, além de uma relação detalhada de despesas com transporte, hospedagem, alimentação, combustível, pedágios, estacionamento, taxas, inscrições e outros gastos autorizados. Para ter utilidade prática, cada lançamento deve estar acompanhado, sempre que possível, de nota fiscal, recibo, bilhete, comprovante eletrônico ou outro documento idôneo.

Uma prestação de contas bem preenchida reduz dúvidas, evita pagamentos em duplicidade e ajuda a empresa a manter seus controles financeiros e contábeis. Também é importante observar a política interna de viagens, que pode definir limites de valores, despesas permitidas, prazo para entrega e forma de apresentação dos comprovantes. A seguir, você encontra um modelo completo, pronto para copiar, editar, imprimir ou adaptar à sua realidade.

Quando usar o relatório de despesas de viagem

Este documento é indicado sempre que alguém realizar despesas em razão de uma viagem vinculada às atividades de uma organização ou de um contratante. Pode ser usado por empregados, sócios, diretores, prestadores de serviço, representantes comerciais, pesquisadores, servidores e colaboradores autorizados.

• Após uma viagem corporativa para reunião, visita técnica, treinamento, feira, congresso ou atendimento a cliente.
• Quando houver adiantamento de valores pela empresa e for necessário demonstrar como o recurso foi utilizado.
• Para solicitar reembolso de gastos pagos com recursos próprios do viajante.
• Para registrar despesas de viagens institucionais, acadêmicas ou associativas.
• Para controlar custos por projeto, filial, contrato, cliente ou centro de custo.
• Quando a política interna exigir comprovantes e aprovação de gestor antes do pagamento.

Nas relações de trabalho, é recomendável separar claramente as despesas de viagem dos valores pagos como remuneração. A Consolidação das Leis do Trabalho prevê, no artigo 457, que as diárias para viagem não integram a remuneração do empregado, ainda que habituais, observadas as circunstâncias e a natureza efetiva do pagamento. Por isso, a documentação deve demonstrar que os valores se destinam ao custeio ou reembolso de despesas relacionadas ao trabalho, e não a uma parcela salarial disfarçada.

Modelo completo de relatório de despesas de viagem

RELATÓRIO DE DESPESAS DE VIAGEM

1. IDENTIFICAÇÃO DO SOLICITANTE
Nome completo: [NOME COMPLETO]
Cargo/função: [CARGO OU FUNÇÃO]
CPF: [CPF]
Matrícula, se houver: [NÚMERO DA MATRÍCULA]
Setor/área: [SETOR OU DEPARTAMENTO]
E-mail: [E-MAIL]
Telefone: [TELEFONE]

2. DADOS DA VIAGEM
Finalidade da viagem: [DESCREVER O MOTIVO DA VIAGEM]
Origem: [CIDADE/UF DE PARTIDA]
Destino(s): [CIDADE(S)/UF]
Período da viagem: de [DATA DE INÍCIO] a [DATA DE TÉRMINO]
Projeto, cliente ou centro de custo: [INFORMAÇÃO, SE APLICÁVEL]
Gestor responsável: [NOME COMPLETO E CARGO]

3. ADIANTAMENTO RECEBIDO
Houve adiantamento de viagem? [SIM/NÃO]
Valor do adiantamento recebido: R$ [VALOR]
Data do recebimento: [DATA]
Forma de recebimento: [PIX/TRANSFERÊNCIA/DINHEIRO/OUTRA]

4. RELAÇÃO DE DESPESAS

Data	Categoria	Descrição/finalidade	Fornecedor	Comprovante nº	Forma de pagamento	Valor (R$)
[DATA]	[TRANSPORTE]	[DESCRIÇÃO]	[FORNECEDOR]	[NÚMERO/ANEXO]	[FORMA]	[VALOR]
[DATA]	[HOSPEDAGEM]	[DESCRIÇÃO]	[FORNECEDOR]	[NÚMERO/ANEXO]	[FORMA]	[VALOR]
[DATA]	[ALIMENTAÇÃO]	[DESCRIÇÃO]	[FORNECEDOR]	[NÚMERO/ANEXO]	[FORMA]	[VALOR]
[DATA]	[COMBUSTÍVEL/PEDÁGIO]	[DESCRIÇÃO]	[FORNECEDOR]	[NÚMERO/ANEXO]	[FORMA]	[VALOR]
[DATA]	[OUTRA DESPESA AUTORIZADA]	[DESCRIÇÃO]	[FORNECEDOR]	[NÚMERO/ANEXO]	[FORMA]	[VALOR]

5. RESUMO FINANCEIRO
Total de despesas comprovadas: R$ [VALOR]
(-) Valor do adiantamento recebido: R$ [VALOR]
Saldo a reembolsar ao solicitante: R$ [VALOR]
ou
Saldo a devolver à empresa: R$ [VALOR]

6. DECLARAÇÃO DO SOLICITANTE
Declaro que as despesas acima relacionadas foram realizadas em razão da viagem descrita neste relatório, correspondem aos valores efetivamente pagos e estão acompanhadas dos respectivos comprovantes, quando exigidos. Declaro ainda que não solicitei nem recebi reembolso em duplicidade por tais despesas.

[CIDADE], [DIA] de [MÊS] de [ANO].

________________________________________
[NOME COMPLETO DO SOLICITANTE]
Assinatura do solicitante

7. APROVAÇÃO
Conferido por: [NOME DO RESPONSÁVEL FINANCEIRO]
Cargo/função: [CARGO OU FUNÇÃO]
Data da conferência: [DATA]
Parecer: [APROVADO/APROVADO PARCIALMENTE/DEVOLVIDO PARA AJUSTES]

________________________________________
[NOME DO RESPONSÁVEL PELA CONFERÊNCIA]
Assinatura

Autorizado por: [NOME DO GESTOR RESPONSÁVEL]
Data: [DATA]

________________________________________
[NOME DO GESTOR RESPONSÁVEL]
Assinatura

Como preencher o relatório passo a passo

1. Identifique o viajante e a área responsável. Informe nome, cargo, CPF ou matrícula e setor. Esses dados permitem localizar o responsável pelo gasto e direcionar a despesa ao departamento correto.
2. Descreva objetivamente a viagem. Informe origem, destinos, datas e finalidade. Evite justificativas genéricas como “viagem de trabalho”; prefira “participação em reunião comercial com o cliente [NOME]” ou “visita técnica à unidade [LOCAL]”.
3. Registre o adiantamento, se existente. Caso a organização tenha antecipado recursos, indique valor, data e meio de pagamento. Esse dado será usado para calcular se há saldo a devolver ou valor adicional a reembolsar.
4. Lance uma despesa por linha. Não agrupe gastos de dias, estabelecimentos ou categorias diferentes em um único lançamento. Cada linha deve conter data, categoria, finalidade, fornecedor, forma de pagamento e valor exato.
5. Numere e organize os comprovantes. Anexe os documentos na mesma ordem dos lançamentos. Por exemplo, o gasto identificado como “Comprovante nº 03” deve corresponder ao terceiro anexo. Se houver comprovante digital, salve-o em formato legível e preserve os dados de data e valor.
6. Não inclua gastos pessoais. Despesas sem relação com a viagem profissional, multas, itens particulares, consumo de acompanhantes ou valores não autorizados devem ficar fora da prestação de contas, salvo previsão expressa da política aplicável.
7. Faça a conferência matemática. Some todos os valores da tabela, compare o total com o adiantamento recebido e indique apenas um resultado final: valor a reembolsar ou saldo a devolver. Se o resultado for zero, escreva “R$ 0,00”.
8. Colha as assinaturas e entregue no prazo. O viajante deve assinar a declaração e encaminhar o relatório ao gestor ou financeiro. Verifique o prazo interno para apresentação, pois muitas organizações exigem entrega poucos dias após o retorno.

Cuidados importantes na prestação de contas

Guarde os comprovantes originais até a conclusão da conferência e do pagamento. Notas fiscais, recibos e documentos eletrônicos devem estar legíveis, com data, identificação do fornecedor e valor. Quando não houver documento fiscal disponível, explique o motivo e verifique se a política interna permite declaração substitutiva ou outro tipo de evidência.

Se forem usadas diárias fixas em vez de reembolso por comprovantes, adapte o relatório para indicar a quantidade de diárias, o valor unitário, os dias abrangidos e a regra interna que autorizou o pagamento. Também é prudente registrar despesas em moeda estrangeira com a moeda original, a taxa de conversão adotada, a data de conversão e o valor final em reais.

Em empresas, o relatório pode integrar os registros contábeis e fiscais. Por essa razão, informações inconsistentes, comprovantes alterados ou lançamentos duplicados podem gerar recusa do reembolso e outras consequências previstas em normas internas ou contratos. A transparência no preenchimento protege tanto o viajante quanto a organização.

Perguntas comuns

Quais despesas podem constar no relatório?

Podem constar as despesas necessárias e autorizadas para a viagem, como passagens, hospedagem, transporte local, combustível, pedágios, estacionamento, alimentação, taxas de inscrição e materiais diretamente ligados à atividade. A lista final depende das regras da empresa ou do contratante.

É obrigatório apresentar nota fiscal para todo gasto?

Depende da política interna e do tipo de gasto. Sempre que houver nota fiscal, cupom fiscal, bilhete, fatura ou recibo, ele deve ser anexado. Na impossibilidade de obtê-lo, o viajante deve comunicar o responsável e registrar uma justificativa, sem presumir que o reembolso será aprovado.

Como calcular o valor a devolver ou a reembolsar?

Some as despesas aprováveis e compare o resultado ao adiantamento. Se as despesas forem maiores que o adiantamento, a diferença poderá ser reembolsada. Se forem menores, o viajante deverá devolver a diferença, conforme as orientações da organização.

Posso usar este modelo para viagem com veículo próprio?

Sim. Inclua gastos como combustível, pedágios e estacionamento. Caso a empresa pague quilometragem, acrescente a quilometragem inicial e final, o total percorrido, o valor por quilômetro e a regra interna que fundamenta o cálculo.

Por quanto tempo devo guardar os comprovantes?

O viajante deve seguir a orientação da empresa e aguardar, ao menos, a conferência e a quitação do relatório. A organização poderá possuir prazos próprios de guarda por motivos contábeis, tributários, contratuais ou de auditoria.

Este modelo tem caráter exclusivamente informativo e deve ser adaptado à política de viagens, às regras de reembolso e aos procedimentos contábeis da organização. Em caso de dúvidas trabalhistas, tributárias ou contratuais, recomenda-se consultar profissional qualificado.