Modelo de Conciliação Bancária: Planilha e Guia de Preenchimento

O modelo de conciliação bancária é um documento de controle financeiro usado para comparar as movimentações registradas pela empresa, associação ou profissional com as informações efetivamente lançadas pela instituição financeira. Em termos simples, ele permite conferir se o saldo do controle interno é igual ao saldo apresentado no extrato bancário, considerando pagamentos, recebimentos, tarifas, transferências, depósitos e demais operações ainda não compensadas.

Esse procedimento é essencial para que o fluxo de caixa reflita a realidade. Uma empresa pode ter emitido um pagamento que ainda não apareceu no extrato, por exemplo, ou pode ter recebido um PIX sem registrá-lo em seu sistema. Sem a conferência periódica, essas diferenças podem gerar decisões equivocadas, pagamentos em duplicidade, dificuldade para localizar erros e até indícios de fraude.

O modelo abaixo organiza a conciliação de forma prática, com campos para identificar o período analisado, os saldos iniciais e finais, os lançamentos do extrato e os registros internos. Pode ser preenchido em editor de texto, planilha eletrônica ou sistema de gestão. Para controles contábeis formais, a conciliação deve ser guardada junto dos documentos que comprovam os lançamentos, como extratos, comprovantes, notas fiscais e recibos.

Quando usar a conciliação bancária

A conciliação bancária deve ser feita sempre que houver movimentação financeira relevante. A periodicidade adequada depende do volume de operações: pequenos negócios podem realizá-la semanalmente ou mensalmente; empresas com entradas e saídas diárias, por sua vez, costumam fazê-la todos os dias úteis.

• Ao fechar o caixa do dia, da semana ou do mês;
• Antes de elaborar o fluxo de caixa e projeções financeiras;
• Na conferência de contas a pagar e contas a receber;
• Na preparação de informações para contador, sócios, diretoria ou auditoria;
• Quando houver diferença entre o saldo do sistema interno e o saldo do banco;
• Após importação de extratos, migração de sistema ou troca de responsável financeiro;
• Para conferir tarifas, juros, estornos, impostos e débitos automáticos;
• Para verificar cheques emitidos, depósitos em trânsito e transferências ainda pendentes.

Embora seja uma ferramenta administrativa, a conciliação também contribui para uma escrituração mais confiável. Sociedades empresárias devem manter registros contábeis regulares, observando as regras aplicáveis, inclusive a Lei nº 6.404/1976 quando pertinente às sociedades por ações, além das normas contábeis brasileiras. Na prática, a conciliação funciona como evidência de que os saldos financeiros foram conferidos e justificados.

Modelo completo de conciliação bancária

CONCILIAÇÃO BANCÁRIA

Empresa/Responsável: [NOME DA EMPRESA OU RESPONSÁVEL]
CNPJ/CPF: [CNPJ OU CPF]
Banco: [NOME DO BANCO]
Agência: [NÚMERO DA AGÊNCIA]
Conta: [NÚMERO DA CONTA, COM DÍGITO]
Período da conciliação: [DATA INICIAL] a [DATA FINAL]
Data de emissão: [DATA]

1. SALDOS DE REFERÊNCIA
Saldo inicial conforme extrato bancário em [DATA]: R$ [VALOR]
Saldo inicial conforme controle interno em [DATA]: R$ [VALOR]
Saldo final conforme extrato bancário em [DATA]: R$ [VALOR]
Saldo final conforme controle interno em [DATA]: R$ [VALOR]

2. LANÇAMENTOS IDENTIFICADOS NA CONCILIAÇÃO

Data	Descrição	Documento/ID	Entrada (R$)	Saída (R$)	Origem	Situação
[DD/MM/AAAA]	[DESCRIÇÃO DO LANÇAMENTO]	[NÚMERO/ID]	[VALOR OU -]	[VALOR OU -]	[EXTRATO/CONTROLE INTERNO]	[CONCILIADO/PENDENTE]
[DD/MM/AAAA]	[DESCRIÇÃO DO LANÇAMENTO]	[NÚMERO/ID]	[VALOR OU -]	[VALOR OU -]	[EXTRATO/CONTROLE INTERNO]	[CONCILIADO/PENDENTE]
[DD/MM/AAAA]	[DESCRIÇÃO DO LANÇAMENTO]	[NÚMERO/ID]	[VALOR OU -]	[VALOR OU -]	[EXTRATO/CONTROLE INTERNO]	[CONCILIADO/PENDENTE]

3. ITENS PENDENTES DE COMPENSAÇÃO OU REGISTRO
Depósitos/recebimentos registrados internamente e não localizados no extrato: R$ [VALOR]
Pagamentos/transferências registrados internamente e não localizados no extrato: R$ [VALOR]
Tarifas, juros, impostos ou débitos automáticos no extrato e não registrados internamente: R$ [VALOR]
Outras diferenças identificadas: R$ [VALOR]

4. APURAÇÃO DO SALDO CONCILIADO
Saldo final conforme extrato bancário: R$ [VALOR]
(+) Créditos pendentes de compensação: R$ [VALOR]
(-) Débitos pendentes de compensação: R$ [VALOR]
(+/-) Ajustes e diferenças justificadas: R$ [VALOR]
(=) Saldo bancário conciliado: R$ [VALOR]
Saldo final conforme controle interno após ajustes: R$ [VALOR]
Diferença remanescente: R$ [VALOR]

5. OBSERVAÇÕES E PROVIDÊNCIAS
[DESCREVA AS DIVERGÊNCIAS, A ORIGEM, OS DOCUMENTOS CONSULTADOS, AS CORREÇÕES NECESSÁRIAS E O PRAZO PARA REGULARIZAÇÃO.]

DECLARAÇÃO DE CONFERÊNCIA
Declaro que conferi as movimentações da conta acima identificada referentes ao período indicado, comparei o extrato bancário aos registros internos e registrei neste documento as pendências e diferenças encontradas.

[CIDADE], [DATA].

________________________________________
[NOME DO RESPONSÁVEL PELA CONCILIAÇÃO]
[CARGO/FUNÇÃO]

________________________________________
[NOME DO REVISOR OU GESTOR, SE HOUVER]
[CARGO/FUNÇÃO]

Como preencher o modelo passo a passo

1. Defina a conta e o período. Informe corretamente banco, agência, conta e datas. Faça uma conciliação separada para cada conta corrente, conta de pagamento ou aplicação que possua movimentações próprias.
2. Reúna os documentos. Baixe o extrato completo do período e separe o livro-caixa, relatório financeiro, planilha de entradas e saídas, comprovantes de PIX, boletos, cartões, transferências e depósitos. Trabalhar apenas com o saldo resumido não é suficiente.
3. Registre os saldos de abertura e fechamento. Anote o primeiro e o último saldo do extrato, bem como os valores correspondentes no controle interno. Essa informação delimita a conferência e torna mais fácil detectar em que momento surgiu uma divergência.
4. Compare lançamento por lançamento. Localize no extrato cada registro do controle interno usando data, valor, favorecido, histórico e identificador da transação. Marque como conciliado somente o item que tenha correspondência clara nos dois controles.
5. Classifique os itens pendentes. Um lançamento pode estar pendente porque ainda será compensado, porque foi registrado em data diferente ou porque há erro de valor, duplicidade ou ausência de lançamento. Não elimine um item sem justificativa documental.
6. Registre tarifas e débitos automáticos. É comum o banco lançar tarifas, IOF, juros, encargos, mensalidades ou débitos de serviços que não estavam no controle da empresa. Esses valores devem ser lançados internamente e classificados conforme a sua natureza.
7. Calcule o saldo conciliado. Parta do saldo final do extrato e aplique os créditos e débitos pendentes. O resultado deve coincidir com o saldo do controle interno depois das correções. Se ainda houver diferença, investigue antes de encerrar o período.
8. Documente e aprove a conferência. Descreva as providências adotadas, assine o documento e guarde-o com os comprovantes. Quando houver segregação de funções, é recomendável que outra pessoa revise a conciliação.

Boas práticas para evitar divergências

Use uma descrição padronizada para cada movimentação e registre pagamentos e recebimentos no mesmo dia em que forem autorizados ou identificados. Ainda assim, diferencie a data de lançamento interno da data de compensação bancária. Essa precaução é especialmente importante para boletos, vendas por cartão, cheques e transferências agendadas.

Também é prudente restringir o acesso à conta bancária, conferir os usuários autorizados e não compartilhar senhas. Caso a conciliação revele uma transação desconhecida, contate a instituição financeira imediatamente, preserve os extratos e comprovantes e siga os canais de contestação disponibilizados pelo banco.

Perguntas comuns

Qual é a diferença entre fluxo de caixa e conciliação bancária?

O fluxo de caixa acompanha entradas e saídas, inclusive previsões futuras. Já a conciliação bancária confere se os registros realizados correspondem às movimentações efetivamente apresentadas pelo banco. Os dois controles se complementam, mas têm finalidades distintas.

É normal o saldo do extrato ser diferente do controle interno?

Sim, desde que a diferença seja temporária, identificada e justificada. Pagamentos em compensação, depósitos ainda não creditados e lançamentos bancários ainda não registrados podem explicar a divergência. Uma diferença sem origem identificada exige apuração.

Preciso conciliar contas digitais e carteiras de pagamento?

Sim. Contas de pagamento, bancos digitais, gateways de cobrança e carteiras eletrônicas também recebem e pagam valores. Cada ambiente com saldo próprio deve ser conciliado com seus respectivos relatórios.

Posso apagar lançamentos divergentes para fazer o saldo bater?

Não. Apagar ou alterar registros sem manter justificativa prejudica a rastreabilidade do controle. O correto é investigar a causa, fazer o ajuste documentado quando necessário e preservar o histórico da operação.

Este modelo tem caráter exclusivamente informativo e deve ser adaptado à realidade financeira, contábil e operacional de cada organização. Em caso de dúvidas sobre escrituração, tributos, auditoria ou irregularidades financeiras, consulte um contador ou profissional habilitado.