Modelo de Reembolso de Despesas: Solicitação Completa

O modelo de reembolso de despesas é um documento usado para registrar e solicitar a devolução de valores pagos antecipadamente por uma pessoa em benefício de uma empresa, organização, condomínio, associação ou projeto. Ele organiza dados do solicitante, a finalidade do gasto, as despesas realizadas, os comprovantes anexos e a aprovação necessária para que o pagamento seja efetuado corretamente.

Na rotina empresarial, é comum que empregados, sócios, prestadores de serviço ou representantes comerciais arquem com gastos urgentes relacionados ao trabalho, como transporte, hospedagem, alimentação em viagem, estacionamento, compra de materiais e despesas de atendimento ao cliente. O reembolso não é uma remuneração adicional: trata-se, em regra, da restituição de um valor efetivamente gasto em nome da atividade, desde que haja justificativa e documentação compatível.

Este modelo pode ser adaptado para uso interno por empresas de qualquer porte. Para reduzir divergências, o pedido deve respeitar a política de despesas da instituição, os limites previamente aprovados, o período de apresentação dos recibos e os procedimentos do setor financeiro. Mantenha os documentos fiscais originais ou digitais arquivados, pois eles ajudam na conferência e na escrituração contábil.

Quando usar o modelo de reembolso de despesas

• Quando um empregado utilizar recursos próprios em viagem, visita externa ou atividade profissional autorizada.
• Quando houver pagamento de combustível, pedágio, estacionamento, táxi, aplicativo de transporte ou transporte público a serviço.
• Quando forem adquiridos materiais, insumos ou itens emergenciais em favor da empresa.
• Quando um sócio ou administrador adiantar valores para despesas operacionais da organização.
• Quando for necessário apresentar uma prestação de contas simples, com os respectivos comprovantes.
• Quando o setor financeiro precisar de um registro padronizado para aprovar e programar pagamentos.

Antes de preencher, verifique se o gasto é reembolsável. Algumas empresas exigem autorização prévia para viagens, estabelecem teto diário para alimentação ou determinam fornecedores específicos. Despesas pessoais, multas de trânsito, gastos sem vínculo com a atividade e valores sem comprovantes podem ser recusados conforme as regras internas. Quando houver deslocamento com veículo próprio, é recomendável que a empresa tenha política específica sobre quilometragem, rota, valor por quilômetro e forma de comprovação.

Modelo completo de reembolso de despesas

SOLICITAÇÃO DE REEMBOLSO DE DESPESAS

À [NOME DA EMPRESA OU ORGANIZAÇÃO]
Setor responsável: [FINANCEIRO / RH / ADMINISTRATIVO]

1. DADOS DO SOLICITANTE
Nome completo: [NOME COMPLETO]
CPF: [CPF]
Cargo ou função: [CARGO/FUNÇÃO]
Setor: [SETOR]
Matrícula, se houver: [NÚMERO DA MATRÍCULA]
E-mail: [E-MAIL]
Telefone: [TELEFONE]

2. PERÍODO E FINALIDADE
Período das despesas: de [DATA INICIAL] até [DATA FINAL]
Finalidade do gasto: [DESCREVER A ATIVIDADE, VIAGEM, REUNIÃO, COMPRA OU SERVIÇO QUE MOTIVOU AS DESPESAS]
Centro de custo, projeto ou contrato: [INFORMAR, SE APLICÁVEL]

3. RELAÇÃO DE DESPESAS

Data	Tipo de despesa	Descrição/fornecedor	Comprovante	Valor (R$)
[DD/MM/AAAA]	[EX.: TRANSPORTE]	[DESCRIÇÃO OU FORNECEDOR]	[NF, RECIBO, CUPOM Nº]	[R$ 0,00]
[DD/MM/AAAA]	[EX.: ALIMENTAÇÃO]	[DESCRIÇÃO OU FORNECEDOR]	[NF, RECIBO, CUPOM Nº]	[R$ 0,00]
[DD/MM/AAAA]	[EX.: HOSPEDAGEM]	[DESCRIÇÃO OU FORNECEDOR]	[NF, RECIBO, CUPOM Nº]	[R$ 0,00]
[DD/MM/AAAA]	[OUTRA DESPESA]	[DESCRIÇÃO OU FORNECEDOR]	[NF, RECIBO, CUPOM Nº]	[R$ 0,00]
TOTAL SOLICITADO PARA REEMBOLSO				[R$ 0,00]

4. DADOS PARA PAGAMENTO
Banco: [NOME DO BANCO]
Agência: [NÚMERO DA AGÊNCIA]
Conta: [NÚMERO DA CONTA E TIPO]
Chave PIX: [CHAVE PIX, SE APLICÁVEL]
Titular da conta: [NOME DO TITULAR]
CPF do titular: [CPF DO TITULAR]

5. DECLARAÇÃO DO SOLICITANTE

Declaro que as despesas relacionadas nesta solicitação foram efetivamente realizadas para atender a interesses e atividades de [NOME DA EMPRESA OU ORGANIZAÇÃO], dentro do período indicado. Declaro, ainda, que as informações prestadas são verdadeiras, que os comprovantes listados estão anexos e que não solicitei nem recebi reembolso desses mesmos valores por outra fonte.

[CIDADE], [DIA] de [MÊS] de [ANO].

________________________________________
[NOME COMPLETO DO SOLICITANTE]
Assinatura do solicitante

6. USO INTERNO — APROVAÇÃO
Conferido por: [NOME DO RESPONSÁVEL]
Data da conferência: [DD/MM/AAAA]
Valor aprovado: [R$ 0,00]
Observações: [PENDÊNCIAS, GLOSAS OU INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES]

________________________________________
[NOME E CARGO DO APROVADOR]
Assinatura e aprovação

7. USO INTERNO — PAGAMENTO
Data do pagamento: [DD/MM/AAAA]
Forma de pagamento: [PIX / TED / DEPÓSITO / OUTRA]
Comprovante de pagamento: [NÚMERO OU IDENTIFICAÇÃO]
Registrado por: [NOME DO RESPONSÁVEL]

Como preencher a solicitação passo a passo

1. Identifique o solicitante. Informe nome, CPF, cargo e setor de forma completa. Esses dados permitem confirmar quem realizou o desembolso e qual área da empresa será responsável pela despesa.
2. Explique a finalidade. Descreva objetivamente por que os gastos foram necessários. Em vez de escrever apenas “viagem”, informe algo como “visita técnica ao cliente [NOME], realizada para acompanhamento do contrato [NÚMERO]”.
3. Liste cada gasto separadamente. Não some despesas diferentes em uma única linha. Registre data, categoria, fornecedor e valor individual. Essa prática facilita a auditoria, a classificação contábil e a identificação de eventuais itens não reembolsáveis.
4. Anexe os comprovantes. Numere notas fiscais, cupons, recibos, bilhetes e comprovantes de pagamento de acordo com a tabela. Se o recibo estiver apagado ou incompleto, explique a situação e consulte previamente o responsável pela aprovação.
5. Confira o total. Some todos os valores e compare o resultado com o total indicado na solicitação. Divergências simples atrasam a liberação do pagamento.
6. Informe dados bancários seguros. Preencha banco, agência, conta ou chave PIX pertencente ao titular indicado. Em empresas que já possuem cadastro bancário do empregado, siga a regra interna e evite repetir dados desatualizados.
7. Assine e encaminhe. Assine, date o documento e envie-o ao gestor ou setor financeiro junto dos anexos. Guarde uma cópia do pedido e dos comprovantes até que o reembolso seja concluído.

Em relações de trabalho, a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) prevê, no artigo 457, § 2º, que as importâncias pagas a título de ajuda de custo, entre outras parcelas ali indicadas, não integram a remuneração, ainda que habituais. Isso não elimina a necessidade de controle: para que o pagamento seja tratado adequadamente, ele deve corresponder a despesas vinculadas ao trabalho e ser documentado de maneira consistente. A política interna e a orientação contábil da empresa são essenciais, especialmente quando os valores são recorrentes ou elevados.

Perguntas comuns sobre reembolso de despesas

É obrigatório apresentar nota fiscal para pedir reembolso?

Depende da política da empresa e da natureza da despesa, mas a apresentação de nota fiscal, cupom fiscal, recibo ou outro comprovante idôneo é altamente recomendável. Sem prova do gasto, a empresa pode não conseguir validar o valor e pode recusar a solicitação. Para pequenas despesas em que não exista documento fiscal, um recibo detalhado pode ser aceito se as regras internas permitirem.

A empresa pode recusar uma despesa?

Sim. A recusa pode ocorrer quando o gasto não foi autorizado, não tem relação demonstrável com a atividade, excede limites internos, apresenta inconsistências ou não possui comprovação adequada. Por isso, a pessoa solicitante deve conhecer previamente as regras de viagem, alimentação, deslocamento e compras da organização.

Qual é o prazo para pagar o reembolso?

Não há um prazo único aplicável a todas as situações. O prazo costuma estar previsto em regulamento interno, contrato, convenção coletiva ou fluxo financeiro da organização. O ideal é indicar a data de entrega da solicitação e solicitar uma previsão de pagamento ao setor responsável.

Posso solicitar reembolso por combustível usando veículo próprio?

Sim, se o uso do veículo estiver relacionado ao serviço e for autorizado. Anexe comprovantes de abastecimento quando exigidos e informe rota, data, quilometragem e finalidade da viagem. Algumas organizações adotam reembolso por quilômetro rodado; nesse caso, use o critério definido na política interna.

O que fazer se um comprovante foi perdido?

Comunique o fato imediatamente ao gestor ou financeiro. Informe data, fornecedor, valor, motivo da despesa e, se possível, apresente evidências alternativas, como extrato bancário ou registro de pagamento. A aceitação dependerá das normas da empresa e da análise do responsável.

Este modelo tem caráter informativo e deve ser adaptado às políticas internas da organização, à situação concreta e, quando necessário, à orientação de profissional contábil ou jurídico.