Modelo de Ordem de Serviço de Manutenção: Completo

A ordem de serviço de manutenção é o documento usado para formalizar, organizar e acompanhar uma solicitação de reparo, inspeção, ajuste ou conservação de equipamentos, instalações, veículos e sistemas. Conhecida também pela sigla OS, ela registra o que precisa ser feito, quem solicitou, qual profissional executará o trabalho, quais materiais foram utilizados e qual foi o resultado da intervenção.

Um bom modelo de ordem de serviço de manutenção cria rastreabilidade para a empresa e reduz falhas de comunicação entre o setor solicitante, a equipe técnica e a gestão. Além de facilitar a rotina, o documento contribui para controlar custos, planejar manutenções preventivas, comprovar serviços realizados e formar o histórico de cada ativo. Pode ser utilizado tanto em empresas industriais e comércios quanto em condomínios, oficinas, escolas, clínicas e prestadores de serviços.

O modelo abaixo pode ser preenchido em papel ou em meio digital. Para que tenha valor de controle, registre as informações com clareza, mantenha uma numeração sequencial e obtenha as assinaturas ou confirmações dos envolvidos. Quando a atividade envolver risco ocupacional, eletricidade, máquinas ou trabalho em altura, a OS de manutenção deve ser acompanhada dos procedimentos de segurança aplicáveis e das exigências das Normas Regulamentadoras.

Quando usar a ordem de serviço de manutenção

Emita uma ordem de serviço sempre que houver necessidade de intervenção em um bem, equipamento ou ambiente. Ela não deve ser reservada apenas para defeitos graves: inspeções programadas e pequenos ajustes também merecem registro, especialmente quando afetam a segurança, a continuidade da operação ou a vida útil do ativo.

• Manutenção corretiva: quando ocorre uma falha, quebra, vazamento, ruído, parada ou qualquer defeito que exija reparo.
• Manutenção preventiva: em revisões periódicas previstas por calendário, horas de uso, quilometragem ou orientação do fabricante.
• Manutenção preditiva: após monitoramento de vibração, temperatura, desgaste, ruído ou outros indicadores técnicos.
• Inspeção e vistoria: para verificar as condições de equipamentos, instalações elétricas, sistemas hidráulicos, ar-condicionado, elevadores ou veículos.
• Solicitação a terceiro: quando uma empresa contratada ou técnico externo executará o serviço e será necessário registrar escopo, prazo e aceite.
• Histórico patrimonial: para acompanhar intervenções em bens identificados por patrimônio, placa, série, localização ou código interno.

Em ambientes de trabalho, atenção especial deve ser dada à segurança. A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e as Normas Regulamentadoras exigem medidas de prevenção e orientação compatíveis com os riscos da atividade. A NR-1 trata do gerenciamento de riscos ocupacionais e a NR-12 é relevante em intervenções em máquinas e equipamentos. Conforme o caso, também podem incidir regras específicas, como NR-10 para instalações e serviços com eletricidade e NR-35 para trabalho em altura. A ordem de serviço administrativa não substitui permissões de trabalho, bloqueios, treinamentos, laudos ou procedimentos técnicos exigidos.

Modelo completo de ordem de serviço de manutenção

ORDEM DE SERVIÇO DE MANUTENÇÃO Nº [NÚMERO DA OS]

1. IDENTIFICAÇÃO DA SOLICITAÇÃO
Data de abertura: [DD/MM/AAAA]
Hora de abertura: [HH:MM]
Tipo de manutenção: [PREVENTIVA / CORRETIVA / PREDITIVA / INSPEÇÃO / OUTRA]
Prioridade: [BAIXA / MÉDIA / ALTA / URGENTE]
Centro de custo: [CENTRO DE CUSTO, SE HOUVER]

2. DADOS DO SOLICITANTE
Nome: [NOME COMPLETO]
Setor/unidade: [SETOR OU UNIDADE]
Cargo/função: [CARGO OU FUNÇÃO]
Telefone/e-mail: [CONTATO]

3. IDENTIFICAÇÃO DO BEM OU LOCAL
Equipamento, instalação ou veículo: [DESCRIÇÃO DO BEM]
Marca/modelo: [MARCA E MODELO]
Número de patrimônio, série ou placa: [IDENTIFICAÇÃO]
Localização: [ENDEREÇO, UNIDADE, SETOR OU SALA]
Data da última manutenção: [DD/MM/AAAA, SE CONHECIDA]

4. DESCRIÇÃO DA SOLICITAÇÃO
Problema identificado ou serviço solicitado:
[DESCREVA SINTOMAS, DEFEITOS, CONDIÇÕES OBSERVADAS E IMPACTO NA OPERAÇÃO]

5. PLANEJAMENTO E SEGURANÇA
Responsável técnico/executor: [NOME COMPLETO]
Equipe envolvida: [NOMES COMPLETOS]
Data prevista para execução: [DD/MM/AAAA]
Horário previsto: [HORÁRIO INICIAL E FINAL]
Riscos identificados: [RISCOS OU NÃO SE APLICA]
Medidas de segurança/EPI/EPC: [MEDIDAS ADOTADAS]
Documentos complementares: [PERMISSÃO DE TRABALHO, APR, CHECKLIST, NÃO SE APLICA]

6. EXECUÇÃO DO SERVIÇO
Data de início: [DD/MM/AAAA] às [HH:MM]
Data de término: [DD/MM/AAAA] às [HH:MM]
Atividades realizadas:
[RELATE DETALHADAMENTE OS SERVIÇOS EXECUTADOS, TESTES, AJUSTES E PROVIDÊNCIAS]

7. MATERIAIS, PEÇAS E CUSTOS
Materiais/peças utilizados: [DESCRIÇÃO, QUANTIDADE E CÓDIGO]
Valor de materiais: R$ [VALOR]
Mão de obra: [HORAS OU DESCRIÇÃO]
Valor de mão de obra: R$ [VALOR]
Custo total estimado/efetivo: R$ [VALOR]

8. RESULTADO E ENCERRAMENTO
Situação final: [CONCLUÍDA / CONCLUÍDA COM RESSALVAS / PENDENTE / CANCELADA]
Condições após o serviço: [DESCRIÇÃO]
Testes realizados e resultado: [DESCRIÇÃO]
Recomendação de acompanhamento ou nova manutenção: [DESCRIÇÃO OU NÃO SE APLICA]
Próxima manutenção prevista: [DD/MM/AAAA OU CRITÉRIO]

Solicitante: [NOME COMPLETO]
Assinatura: ____________________________________ Data: [DD/MM/AAAA]

Executor/responsável pela manutenção: [NOME COMPLETO]
Assinatura: ____________________________________ Data: [DD/MM/AAAA]

Responsável pelo aceite/gestor: [NOME COMPLETO]
Assinatura: ____________________________________ Data: [DD/MM/AAAA]

Como preencher a ordem de serviço passo a passo

1. Numere a OS. Utilize uma sequência única, como 001/2025 ou MAN-0001. A numeração permite localizar o documento e evita confusões em auditorias ou consultas futuras.
2. Defina o tipo e a prioridade. Diferencie uma manutenção preventiva de uma corretiva e informe a urgência conforme o impacto operacional e o risco. Só marque “urgente” quando houver justificativa efetiva, como risco à segurança ou interrupção essencial.
3. Identifique o ativo corretamente. Informe patrimônio, número de série, placa ou localização. A expressão genérica “ar-condicionado da empresa”, por exemplo, não é adequada se houver mais de um equipamento.
4. Descreva o problema de modo objetivo. Registre fatos observáveis: quando a falha começou, quais sintomas surgiram, se o equipamento parou e se houve tentativas anteriores de solução. Evite conclusões técnicas sem verificação.
5. Planeje a execução. Indique responsável, prazo, riscos e proteções necessárias antes do início. Em serviços críticos, anexos ou registros próprios podem ser indispensáveis.
6. Registre tudo o que foi realizado. Ao encerrar, descreva diagnóstico, reparos, regulagens, peças substituídas e testes feitos. Esse campo será a principal referência para futuras manutenções.
7. Controle materiais e custos. Liste quantidades e valores de peças, além das horas de mão de obra quando aplicável. Esse controle ajuda a comparar o custo de reparar com o de substituir o ativo.
8. Faça o aceite e arquive. O solicitante ou gestor deve verificar o resultado antes de assinar. Guarde a OS junto ao histórico do bem, em arquivo físico ou sistema eletrônico, respeitando a política documental da organização.

Perguntas comuns

A ordem de serviço de manutenção precisa ser assinada?

Para controle interno, a assinatura do solicitante, do executor e do responsável pelo aceite é altamente recomendada. Em sistemas digitais, registros de usuário, data, hora e aceite eletrônico podem cumprir essa finalidade, desde que a empresa preserve a integridade e a rastreabilidade das informações.

Posso usar a mesma OS para mais de um equipamento?

O mais indicado é emitir uma OS para cada ativo ou ocorrência, pois isso mantém o histórico individualizado. Uma única ordem pode abranger diversos itens apenas quando fazem parte do mesmo serviço planejado, como uma inspeção periódica em uma área, desde que cada bem seja claramente listado.

Qual a diferença entre ordem de serviço e orçamento?

O orçamento apresenta uma proposta de preço e condições para aprovação. A ordem de serviço formaliza a solicitação, autorização ou acompanhamento da execução. Em serviços terceirizados, o orçamento aprovado pode ser citado ou anexado à OS, mas os dois documentos têm funções diferentes.

É obrigatório informar o custo na OS?

Não existe uma regra única para todos os negócios que imponha esse campo na ordem de serviço comum. Entretanto, registrar custos de peças e mão de obra é uma prática recomendada para gestão, prestação de contas e avaliação da manutenção. Em contratos, condomínios ou entidades públicas, podem existir exigências internas adicionais.

A OS substitui um laudo técnico?

Não. A ordem de serviço documenta a solicitação e a execução do trabalho. Laudos, ART, RRT, relatórios de inspeção e outros documentos técnicos possuem finalidade própria e devem ser emitidos quando a legislação, a contratação ou a natureza do serviço assim exigir.

Este modelo tem caráter exclusivamente informativo e deve ser adaptado à realidade da organização, ao contrato aplicável e às normas técnicas e de segurança pertinentes. Para situações que demandem responsabilidade técnica, avaliação jurídica ou exigências regulatórias específicas, procure profissional habilitado.