Modelo de Ofício: estrutura formal pronta para copiar

O ofício é um documento de comunicação formal utilizado por órgãos públicos, empresas, associações, escolas, entidades sem fins lucrativos e demais instituições. Ele serve para encaminhar solicitações, prestar informações, responder a demandas, fazer convites, comunicar decisões ou registrar posicionamentos de maneira clara, identificável e protocolável.

Embora seja muito associado à Administração Pública, o ofício também pode ser adotado por organizações privadas quando for necessário conferir maior formalidade à mensagem. Um bom ofício identifica quem envia e quem recebe a comunicação, apresenta um número de controle, indica o assunto de forma objetiva, desenvolve o pedido ou a informação e traz a assinatura da pessoa competente para representar a instituição.

O modelo de ofício abaixo pode ser adaptado para diferentes finalidades. Antes de utilizá-lo, verifique se a instituição possui papel timbrado, regras internas de numeração, setor de protocolo ou manual de redação próprio. Nos órgãos federais, por exemplo, é recomendável observar as orientações do Manual de Redação da Presidência da República. Quando o documento tratar de processo administrativo federal, a Lei nº 9.784/1999 também é uma referência relevante para princípios como motivação, finalidade, razoabilidade e publicidade dos atos.

Quando usar um ofício

Utilize um ofício quando a comunicação precisar ter caráter institucional e deixar registro formal de seu conteúdo, destinatário, data e responsável. Ele é especialmente útil quando a mensagem poderá ser juntada a um processo, arquivada, protocolada ou usada para comprovar que determinada solicitação ou informação foi encaminhada.

• Solicitar informações: pedir dados, documentos, esclarecimentos ou providências a outra instituição, setor ou autoridade.
• Encaminhar documentos: enviar relatórios, formulários, cópias, pareceres, planilhas ou outros anexos.
• Responder a uma demanda: prestar resposta a requerimentos, convites, notificações ou questionamentos recebidos.
• Comunicar decisões: informar aprovação, indeferimento, alteração de procedimentos, resultados ou medidas adotadas.
• Fazer convite institucional: convidar representantes para reuniões, cerimônias, audiências, eventos ou visitas técnicas.
• Solicitar apoio: requerer cessão de espaço, participação técnica, parceria, apoio logístico ou divulgação.

O ofício não substitui contratos, procurações, notificações extrajudiciais, petições judiciais ou outros documentos que tenham requisitos legais próprios. Se houver obrigação contratual, prazo legal relevante, risco de litígio ou necessidade de comprovação robusta da entrega, avalie o uso de protocolo, carta com aviso de recebimento, assinatura eletrônica válida ou orientação profissional especializada.

Modelo completo de ofício

[NOME DA INSTITUIÇÃO REMETENTE]
[SETOR, DEPARTAMENTO OU UNIDADE RESPONSÁVEL]
[ENDEREÇO COMPLETO]
[TELEFONE] | [E-MAIL] | [OUTROS CANAIS INSTITUCIONAIS]

OFÍCIO Nº [NÚMERO]/[ANO] – [SIGLA DO SETOR]

[CIDADE], [DIA] de [MÊS] de [ANO].

À(ao) Senhor(a)
[NOME COMPLETO DO DESTINATÁRIO]
[CARGO DO DESTINATÁRIO]
[NOME DO ÓRGÃO, EMPRESA OU INSTITUIÇÃO]
[ENDEREÇO, SE NECESSÁRIO]

Assunto: [RESUMO OBJETIVO DO TEMA DO OFÍCIO]

Senhor(a) [CARGO OU FORMA DE TRATAMENTO ADEQUADA],

1. Cumprimentando-o(a) cordialmente, [APRESENTE O CONTEXTO DA COMUNICAÇÃO. INFORME, DE FORMA DIRETA, O FATO, A DEMANDA RECEBIDA, A NECESSIDADE IDENTIFICADA OU O MOTIVO DO CONTATO].

2. Nesse sentido, [DESCREVA O PEDIDO, A INFORMAÇÃO, A RESPOSTA OU A PROVIDÊNCIA PRETENDIDA]. [INCLUA DADOS IMPORTANTES, COMO NÚMERO DE PROCESSO, PERÍODO, LOCAL, PRAZO, FUNDAMENTO INTERNO OU DOCUMENTOS RELACIONADOS, QUANDO HOUVER].

3. Solicitamos que [INDIQUE COM CLAREZA A AÇÃO ESPERADA DO DESTINATÁRIO], preferencialmente até [DATA OU PRAZO], por meio de [E-MAIL, SISTEMA, PROTOCOLO, ENDEREÇO OU OUTRO CANAL].

4. Permanecemos à disposição para prestar os esclarecimentos necessários. Para contato, favor utilizar [NOME DO RESPONSÁVEL], pelo telefone [TELEFONE] ou e-mail [E-MAIL].

Atenciosamente,

[NOME COMPLETO DO SIGNATÁRIO]
[CARGO DO SIGNATÁRIO]
[SETOR OU UNIDADE]
[NOME DA INSTITUIÇÃO]

Anexos: [DESCREVER OS DOCUMENTOS ANEXADOS, SE HOUVER.]
Referência: [NÚMERO DE PROCESSO, PROTOCOLO, EXPEDIENTE OU DOCUMENTO RELACIONADO, SE HOUVER.]

Como preencher o ofício passo a passo

1. Identifique corretamente o remetente. Informe o nome oficial da instituição e o setor que está emitindo o documento. Em comunicações empresariais, inclua razão social e canais de contato quando forem pertinentes. Se houver papel timbrado institucional, os dados já poderão constar no cabeçalho.
2. Defina a numeração. O número do ofício facilita a organização e o rastreamento. Um padrão comum é usar número sequencial, ano e sigla do setor, como “Ofício nº 015/2025 – ADM”. Não invente uma numeração se a organização já tiver controle de expedientes ou protocolo.
3. Preencha local e data. Escreva a cidade e a data de emissão por extenso ou no padrão adotado internamente. A data deve refletir o dia em que o ofício foi assinado ou efetivamente expedido.
4. Enderece ao destinatário certo. Informe nome, cargo e instituição da pessoa que deve receber a comunicação. Quando não souber o nome, dirija-se ao cargo ou setor responsável, por exemplo: “À Gerência de Recursos Humanos”. Evite tratamentos excessivos ou inadequados; a objetividade é mais importante.
5. Escreva um assunto curto. O campo assunto deve permitir a compreensão imediata do tema. Prefira fórmulas como “Solicitação de informações sobre o Contrato nº [NÚMERO]” ou “Encaminhamento de relatório mensal”. Evite assuntos genéricos como “Assuntos diversos”.
6. Organize o texto em parágrafos numerados. Primeiro, apresente o contexto. Depois, explique a solicitação, resposta ou providência. Por fim, indique prazo e canal de retorno, quando necessário. Parágrafos curtos reduzem ambiguidades e facilitam a análise pelo destinatário.
7. Indique prazos de modo preciso. Caso haja urgência, informe uma data concreta e razoável. Em vez de escrever apenas “com urgência”, prefira “até 15 de agosto de [ANO]”. Se o prazo decorrer de norma, contrato ou processo, mencione a referência aplicável.
8. Revise anexos e referências. Se documentos acompanharem o ofício, liste-os ao final. Confira se todos foram efetivamente incluídos e se a quantidade de páginas, quando relevante, está correta. Havendo processo ou protocolo, informe seu número para vincular os registros.
9. Providencie assinatura e envio. O ofício deve ser assinado pela pessoa que possui competência para representar o setor ou a instituição. Guarde uma cópia assinada e o comprovante de entrega, protocolo ou envio eletrônico. Em ambiente digital, siga as regras da entidade para assinatura eletrônica e tramitação documental.

Cuidados de redação e apresentação

Use linguagem impessoal, respeitosa e direta. O objetivo não é demonstrar rebuscamento, mas permitir que qualquer pessoa compreenda o que está sendo informado ou solicitado. Evite abreviações sem explicação, opiniões pessoais, adjetivos desnecessários e frases vagas. Se o ofício contiver dados pessoais, financeiros ou informações restritas, compartilhe-o apenas com quem tiver necessidade legítima de acesso e observe as regras aplicáveis de proteção de dados, inclusive a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, Lei nº 13.709/2018.

Também é importante conferir a coerência entre o assunto e o corpo do texto. Um pedido deve dizer exatamente o que é solicitado, a quem compete responder e até quando. Uma resposta deve indicar o documento ou a demanda respondida. Um encaminhamento deve listar o que está sendo enviado. Esses cuidados tornam o ofício mais eficiente e ajudam a evitar retrabalho.

Perguntas comuns sobre modelo de ofício

Ofício precisa ter número?

Em geral, sim. A numeração é recomendada porque permite localizar, arquivar e comprovar a emissão do documento. Para uso ocasional em uma empresa ou associação pequena, ela pode ser simplificada, mas ainda é aconselhável manter algum controle sequencial por ano.

Qual é a diferença entre ofício e carta?

A carta pode ser pessoal, comercial ou institucional e admite formatos variados. O ofício é voltado à comunicação oficial ou institucional, normalmente com maior padronização, identificação do expediente, assunto, destinatário e assinatura do responsável.

Posso enviar o ofício por e-mail?

Sim, desde que o destinatário aceite esse canal e a instituição não exija protocolo físico ou sistema próprio. Envie o arquivo em formato que preserve seu conteúdo, identifique o assunto do e-mail e solicite confirmação de recebimento quando isso for importante. Guarde a mensagem enviada e eventual resposta.

Quem deve assinar o ofício?

Deve assinar a autoridade, gestor, representante legal ou responsável pelo setor que tenha atribuição para emitir a comunicação. O cargo e a vinculação institucional do signatário devem aparecer abaixo do nome para demonstrar a legitimidade do ato.

É obrigatório usar “Atenciosamente”?

Não há uma única fórmula obrigatória para todos os contextos, mas “Atenciosamente” é uma despedida segura, respeitosa e amplamente utilizada. O mais importante é manter o padrão de comunicação adotado pela instituição e adequar o tratamento ao destinatário.

Este modelo tem caráter informativo e deve ser adaptado à finalidade concreta, às normas internas da instituição e à legislação aplicável. Em situações com efeitos jurídicos relevantes, procure orientação de profissional qualificado.