Modelo de Memorando: pronto para copiar e preencher

O memorando é um documento de comunicação interna usado para transmitir informações, solicitações, orientações, decisões e avisos entre setores, gestores e colaboradores de uma organização. Diferentemente de uma carta destinada ao público externo, ele circula dentro da própria empresa, órgão público, associação, condomínio, escola ou instituição, mantendo um registro objetivo do que foi comunicado.

Um bom memorando deve ser direto, organizado e fácil de consultar. Em geral, identifica quem emite a mensagem, quem a recebe, a data, o assunto e o conteúdo da comunicação. Embora seja frequentemente associado ao meio físico, também pode ser elaborado e enviado por e-mail, sistemas corporativos ou plataformas de gestão de documentos, desde que preserve as informações essenciais e permita a identificação do responsável.

O modelo de memorando abaixo pode ser adaptado a diversos contextos: aviso sobre procedimento interno, pedido de documentos, convocação para reunião, alteração de rotina, comunicação de prazo, encaminhamento de demanda ou orientação administrativa. Antes de enviar, revise os dados preenchidos, verifique se os destinatários estão corretos e mantenha uma cópia arquivada quando a comunicação tiver relevância operacional, trabalhista ou administrativa.

Quando usar um memorando

O memorando é indicado sempre que uma informação precisar circular formalmente entre áreas ou pessoas da mesma instituição. Ele ajuda a evitar falhas de comunicação, estabelece responsabilidades e cria histórico para consultas futuras. Sua linguagem costuma ser impessoal, respeitosa e objetiva, sem excesso de formalidade.

• Solicitação entre setores: pedir relatórios, documentos, providências ou apoio de outra área.
• Orientação interna: informar mudança de procedimento, regra operacional, fluxo de atendimento ou rotina de trabalho.
• Convocação: chamar colaboradores ou representantes para reunião, treinamento ou evento interno.
• Comunicação de prazo: registrar datas para entrega de atividades, atualização cadastral ou apresentação de informações.
• Encaminhamento de assunto: direcionar uma demanda ao setor responsável, com a descrição necessária para tratamento.
• Registro administrativo: formalizar avisos e decisões internas que possam precisar de comprovação posterior.

Para comunicações muito breves e sem necessidade de formalização, uma mensagem corporativa simples pode ser suficiente. Já quando houver determinação relevante, impacto na rotina, solicitação que exija acompanhamento ou necessidade de demonstrar que alguém foi informado, o memorando é uma escolha mais adequada.

Modelo completo de memorando

MEMORANDO Nº [NÚMERO]/[ANO]

Para: [NOME DO DESTINATÁRIO OU SETOR]
De: [NOME DO REMETENTE OU SETOR EMITENTE]
Cargo/Função: [CARGO DO REMETENTE, SE APLICÁVEL]
Data: [DIA] de [MÊS] de [ANO]
Assunto: [ASSUNTO OBJETIVO DO MEMORANDO]

Prezado(a) [NOME DO DESTINATÁRIO] / Prezados(as),

Por meio deste memorando, comunicamos/solicitamos [DESCREVA DE FORMA CLARA A FINALIDADE PRINCIPAL DA COMUNICAÇÃO].

[EXPLIQUE O CONTEXTO NECESSÁRIO. INFORME O QUE OCORREU, QUAL PROCEDIMENTO DEVE SER ADOTADO OU QUAL PROVIDÊNCIA É ESPERADA. UTILIZE PARÁGRAFOS CURTOS E LINGUAGEM OBJETIVA.]

Solicitamos que [INFORME A AÇÃO QUE O DESTINATÁRIO DEVE REALIZAR] até o dia [DATA-LIMITE], por meio de [FORMA DE ENVIO, SISTEMA, E-MAIL OU LOCAL DE ENTREGA], caso aplicável.

Em caso de dúvidas, favor entrar em contato com [NOME DO RESPONSÁVEL], pelo [TELEFONE, E-MAIL OU CANAL INTERNO].

Atenciosamente,

[NOME COMPLETO DO REMETENTE]
[CARGO/FUNÇÃO]
[SETOR OU DEPARTAMENTO]
[NOME DA EMPRESA OU INSTITUIÇÃO]

Ciente/Recebido por: [NOME COMPLETO DO DESTINATÁRIO]
Data de recebimento: [DIA/MÊS/ANO]
Assinatura: [ASSINATURA, SE NECESSÁRIA]

Como preencher o memorando passo a passo

1. Numere o documento. Caso a instituição use controle de memorandos, informe um número sequencial seguido do ano, como “Memorando nº 015/2025”. A numeração facilita o arquivamento, a localização e a referência ao documento em comunicações posteriores. Se não houver regra interna, é possível omitir esse campo.
2. Indique corretamente o destinatário. No campo “Para”, escreva o nome da pessoa, o cargo, a equipe ou o setor que deve receber a mensagem. Exemplos: “[SETOR DE RECURSOS HUMANOS]”, “[NOME COMPLETO], Gerente Financeiro” ou “[TODOS OS COLABORADORES DO SETOR OPERACIONAL]”. Evite enviar o memorando a destinatários genéricos quando for possível especificar os responsáveis.
3. Identifique o emissor. No campo “De”, informe quem está encaminhando o memorando. Pode ser uma pessoa, uma gerência, uma diretoria ou um departamento. Acrescente o cargo e o setor quando isso ajudar a demonstrar a origem e a autoridade da comunicação.
4. Registre a data e defina um assunto preciso. A data indica quando a orientação, solicitação ou aviso foi emitido. Já o assunto deve resumir o tema em poucas palavras, como “Atualização de cadastro funcional”, “Entrega de relatório mensal” ou “Alteração no procedimento de compras”. Um assunto claro permite que o leitor identifique rapidamente a finalidade do documento.
5. Abra o texto de modo adequado. Use “Prezado(a) [NOME]” para uma pessoa específica ou “Prezados(as)” quando o memorando se destinar a um grupo. Em comunicações de circulação exclusivamente setorial, é aceitável iniciar o conteúdo diretamente, desde que o padrão da instituição permita.
6. Explique o objetivo no primeiro parágrafo. A primeira frase deve deixar claro se o memorando comunica, solicita, determina, encaminha ou convida. Por exemplo: “Por meio deste memorando, solicitamos o envio das informações descritas abaixo.” Essa objetividade reduz interpretações equivocadas.
7. Apresente as informações essenciais. Descreva o contexto, as regras aplicáveis, os documentos necessários, os responsáveis e as consequências práticas da comunicação. Quando houver várias providências, use tópicos no corpo do documento para facilitar a leitura. Não inclua informações pessoais ou sigilosas que não sejam necessárias aos destinatários.
8. Defina prazo e forma de resposta. Caso espere uma ação, informe uma data concreta e o canal a ser utilizado. Em vez de escrever apenas “o mais rápido possível”, prefira “até 18 de abril de [ANO], pelo e-mail [E-MAIL]”. Prazos objetivos tornam o acompanhamento mais eficiente.
9. Finalize com identificação e assinatura. O remetente deve informar nome, cargo, setor e instituição. Em documentos impressos ou que exijam comprovação de ciência, inclua espaço para assinatura e data de recebimento do destinatário. Em ambiente digital, o registro no sistema, a assinatura eletrônica ou a confirmação de leitura pode cumprir essa função, conforme as regras internas.
10. Revise e arquive. Verifique nomes, datas, anexos mencionados, números e destinatários antes do envio. Guarde uma cópia no setor responsável, especialmente quando o memorando envolver procedimentos relevantes, cumprimento de prazos ou orientações que possam ser consultadas posteriormente.

Cuidados para deixar o memorando mais eficiente

Evite textos longos, subjetivos ou com tom agressivo. O memorando não deve ser usado para expor pessoas, fazer acusações sem apuração ou divulgar informações confidenciais a quem não precisa conhecê-las. Se o assunto envolver dados pessoais de colaboradores, clientes ou fornecedores, limite o acesso aos envolvidos e observe as medidas de segurança adotadas pela instituição, em atenção à Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, Lei nº 13.709/2018.

Também é recomendável conferir se existe um padrão de identidade documental na organização, como cabeçalho institucional, numeração própria, fluxo de aprovação ou assinatura de gestor. O modelo pode ser ajustado a esse padrão sem perder seus elementos fundamentais: identificação, assunto, texto objetivo, responsável e data.

Perguntas comuns sobre memorando

Memorando precisa ter assinatura?

Nem sempre. Em versões físicas, a assinatura do emissor e, quando necessário, a ciência do destinatário fortalecem o registro. Em meios digitais, a identificação do remetente, a assinatura eletrônica, o protocolo do sistema ou outro mecanismo interno de autenticação pode ser suficiente. A necessidade dependerá da finalidade do documento e das normas da instituição.

Qual é a diferença entre memorando e ofício?

O memorando é empregado principalmente na comunicação interna, entre pessoas ou setores da mesma organização. O ofício, por sua vez, costuma ser utilizado para comunicação formal externa, especialmente entre empresas, órgãos públicos, autoridades ou instituições diferentes. Ambos exigem clareza e identificação, mas possuem destinatários e graus de formalidade distintos.

Posso enviar um memorando por e-mail?

Sim. O memorando pode ser anexado em arquivo, enviado no corpo do e-mail ou registrado em sistema interno. Para manter sua utilidade administrativa, inclua todos os dados essenciais, utilize um assunto claro no e-mail e preserve o registro de envio. Se houver necessidade de comprovação de recebimento, solicite confirmação ou use uma plataforma que registre a ciência.

O memorando pode ser usado para advertir um funcionário?

O memorando pode comunicar orientações e solicitar esclarecimentos, mas não substitui necessariamente documentos disciplinares específicos. Advertências trabalhistas devem seguir a política interna, os fatos apurados, o contrato de trabalho e as regras aplicáveis ao caso. Quando houver dúvida sobre uma medida disciplinar, é prudente consultar o setor de recursos humanos ou orientação jurídica.

É obrigatório usar linguagem muito formal?

Não. A linguagem deve ser profissional, respeitosa e objetiva. O mais importante é que o destinatário compreenda o que está sendo informado ou solicitado. Frases curtas, dados completos e instruções claras são mais úteis do que expressões excessivamente rebuscadas.

Este modelo de memorando tem caráter informativo e deve ser adaptado à realidade da instituição, às suas normas internas e à finalidade da comunicação. Em situações com efeitos jurídicos, trabalhistas ou administrativos relevantes, recomenda-se buscar orientação profissional especializada.