Modelo de Folha de Pagamento PDF: Completo e Editável

O modelo de folha de pagamento PDF é uma estrutura organizada para registrar a remuneração mensal de empregados, os proventos pagos, os descontos realizados e o valor líquido efetivamente devido. Popularmente, o demonstrativo individual entregue ao trabalhador também é chamado de holerite ou contracheque. Já a folha de pagamento, em sentido mais amplo, reúne a apuração de todos os empregados da empresa em determinada competência.

Usar um documento padronizado ajuda a empresa a manter transparência na relação de trabalho, conferir os lançamentos antes do pagamento e gerar um comprovante compreensível para o empregado. Embora este modelo possa ser preenchido, salvo e exportado em PDF, é importante lembrar que a elaboração mensal da folha exige atenção às normas trabalhistas, previdenciárias, tributárias e às convenções coletivas aplicáveis à categoria profissional.

O documento abaixo foi pensado como um demonstrativo individual de pagamento. Copie o conteúdo para um editor de texto ou planilha, complete os campos entre colchetes, revise os valores e, ao final, exporte o arquivo em PDF. Para empresas com empregados registrados, o ideal é que os dados sejam conferidos pelo setor de recursos humanos, contador ou sistema de folha integrado às obrigações acessórias vigentes.

Quando usar o modelo de folha de pagamento PDF

• Para emitir o demonstrativo mensal de salário de um empregado contratado pelo regime da CLT.
• Para apresentar, de maneira discriminada, salário-base, horas extras, adicionais, comissões, benefícios e outras verbas de natureza remuneratória ou indenizatória.
• Para registrar descontos como INSS, imposto de renda retido na fonte, vale-transporte, faltas, adiantamentos e contribuições autorizadas.
• Para gerar um recibo de pagamento a ser assinado pelo trabalhador quando o pagamento ocorrer em dinheiro ou cheque, observadas as regras aplicáveis.
• Para organizar a conferência interna antes do envio de informações a sistemas oficiais e do recolhimento de encargos.
• Para fornecer ao empregado um documento de apoio em situações como comprovação de renda, solicitação de crédito, aluguel de imóvel ou conferência de férias e 13º salário.

Nos termos do artigo 459, parágrafo 1º, da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), quando o pagamento for estipulado por mês, ele deve ser efetuado, em regra, até o quinto dia útil do mês subsequente ao vencido. Além disso, o artigo 464 da CLT prevê que o pagamento do salário deve ser efetuado contra recibo, assinado pelo empregado, ou por depósito em conta bancária aberta para esse fim, com consentimento do trabalhador. O modelo é um instrumento de organização e comprovação, mas não substitui controles, recibos e transmissões legalmente exigidos.

Modelo completo de folha de pagamento PDF

FOLHA DE PAGAMENTO / DEMONSTRATIVO DE PAGAMENTO

Competência: [MÊS/ANO]
Data de pagamento: [DD/MM/AAAA]
Empresa: [RAZÃO SOCIAL]
Nome fantasia: [NOME FANTASIA, SE HOUVER]
CNPJ: [CNPJ]
Endereço: [RUA, NÚMERO, COMPLEMENTO, BAIRRO, CIDADE/UF E CEP]

DADOS DO EMPREGADO
Nome completo: [NOME COMPLETO]
CPF: [CPF]
PIS/PASEP: [NÚMERO DO PIS/PASEP]
Matrícula: [NÚMERO DA MATRÍCULA]
Cargo/função: [CARGO OU FUNÇÃO]
Setor: [SETOR]
Data de admissão: [DD/MM/AAAA]
Tipo de contrato: [PRAZO INDETERMINADO / PRAZO DETERMINADO / OUTRO]
Jornada contratual: [QUANTIDADE DE HORAS SEMANAIS OU MENSAL]

REMUNERAÇÃO E REFERÊNCIAS
Salário-base mensal: R$ [VALOR]
Base de cálculo do INSS: R$ [VALOR]
Base de cálculo do IRRF: R$ [VALOR]
FGTS sobre a competência: R$ [VALOR]
Quantidade de dependentes para IRRF: [NÚMERO]

Código	Descrição dos proventos	Referência	Valor (R$)
[001]	Salário mensal	[30 DIAS / HORAS]	[VALOR]
[002]	Horas extras [PERCENTUAL]%	[QUANTIDADE DE HORAS]	[VALOR]
[003]	Adicional noturno	[QUANTIDADE / PERCENTUAL]	[VALOR]
[004]	Comissões / gratificações	[REFERÊNCIA]	[VALOR]
[005]	Adicional de insalubridade/periculosidade	[REFERÊNCIA]	[VALOR]
[006]	Outros proventos: [DESCREVER]	[REFERÊNCIA]	[VALOR]
Total de proventos			R$ [VALOR TOTAL]

Código	Descrição dos descontos	Referência	Valor (R$)
[101]	INSS	[ALÍQUOTA / FAIXA]	[VALOR]
[102]	IRRF	[ALÍQUOTA / BASE]	[VALOR]
[103]	Vale-transporte	[PERCENTUAL / VALOR]	[VALOR]
[104]	Vale-refeição/alimentação	[REFERÊNCIA]	[VALOR]
[105]	Faltas/atrasos	[QUANTIDADE]	[VALOR]
[106]	Adiantamento salarial	[REFERÊNCIA]	[VALOR]
[107]	Outros descontos autorizados: [DESCREVER]	[REFERÊNCIA]	[VALOR]
Total de descontos			R$ [VALOR TOTAL]

RESUMO DO PAGAMENTO
Total de proventos: R$ [VALOR TOTAL]
(-) Total de descontos: R$ [VALOR TOTAL]
(=) Valor líquido a receber: R$ [VALOR LÍQUIDO]
Forma de pagamento: [DEPÓSITO BANCÁRIO / PIX / DINHEIRO / CHEQUE]
Banco: [NOME DO BANCO]
Agência: [NÚMERO]
Conta: [NÚMERO DA CONTA]

Declaro que recebi da empresa identificada neste demonstrativo a importância líquida acima indicada, referente à competência informada, quando aplicável o pagamento mediante recibo.

[CIDADE/UF], [DIA] de [MÊS] de [ANO].

________________________________________
[NOME DO EMPREGADO]
CPF: [CPF]
Assinatura do empregado

________________________________________
[NOME DO RESPONSÁVEL PELA EMPRESA]
[CARGO]
Assinatura do empregador ou responsável

Como preencher a folha de pagamento passo a passo

1. Defina a competência. Informe o mês e o ano a que os valores se referem. A competência deve corresponder ao período efetivamente trabalhado e à apuração realizada.
2. Identifique corretamente empresa e empregado. Preencha razão social, CNPJ, nome, CPF, matrícula, cargo, data de admissão e jornada. Esses dados evitam confusão entre documentos e facilitam auditorias internas.
3. Registre o salário contratual. Indique o salário-base previsto no contrato de trabalho ou no reajuste coletivo aplicável. Se houver remuneração variável, separe salário fixo, comissões, prêmios e demais parcelas conforme sua natureza e regra de incidência.
4. Lance os proventos com referências claras. Horas extras devem indicar a quantidade de horas e o adicional aplicável. Adicionais noturno, de insalubridade ou de periculosidade também precisam respeitar a legislação, a atividade e, quando existente, a norma coletiva da categoria.
5. Calcule os descontos vigentes. INSS e IRRF devem ser calculados com as tabelas e regras atuais. Não reutilize automaticamente valores de meses anteriores. Descontos de benefícios, adiantamentos, faltas ou danos somente devem ser efetuados quando houver fundamento legal, contratual ou autorização válida, conforme o caso.
6. Informe o FGTS de forma destacada. O depósito do FGTS é obrigação do empregador e, em regra, não é desconto do salário do empregado. Por isso, o campo aparece como informação de encargos da competência, e não entre os descontos.
7. Confira o valor líquido. Some todos os proventos e subtraia todos os descontos. O resultado deve coincidir com o valor enviado por depósito, PIX ou outro meio de pagamento.
8. Emita e arquive o PDF. Depois da revisão, exporte o documento em PDF e entregue uma via ao empregado, preferencialmente por canal seguro. Mantenha os registros protegidos, pois a folha contém dados pessoais e financeiros sujeitos aos cuidados previstos na Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, Lei nº 13.709/2018.

Perguntas comuns sobre folha de pagamento

Folha de pagamento e holerite são a mesma coisa?

Não exatamente. A folha de pagamento é a apuração global dos valores devidos aos trabalhadores pela empresa. O holerite, contracheque ou demonstrativo de pagamento é normalmente a via individual que detalha os lançamentos de cada empregado. Na prática, este modelo serve como demonstrativo individual.

O empregado precisa assinar o holerite?

Quando o pagamento é feito por depósito bancário com comprovação adequada, a assinatura no holerite não é necessariamente o único meio de provar o pagamento. Porém, o recibo assinado pode ser útil especialmente em pagamentos em dinheiro ou cheque. A empresa deve observar o artigo 464 da CLT e manter os comprovantes pertinentes.

Posso descontar qualquer valor do salário?

Não. O artigo 462 da CLT estabelece como regra a vedação de descontos nos salários, salvo situações legalmente admitidas, como adiantamentos, dispositivos de lei ou contrato coletivo. Há hipóteses específicas que exigem cautela e documentação. Antes de lançar descontos não usuais, procure orientação profissional.

É obrigatório entregar o demonstrativo de pagamento ao empregado?

A disponibilização de um demonstrativo detalhado é uma prática essencial de transparência e controle, além de permitir que o trabalhador confira os valores recebidos. Os procedimentos operacionais podem variar conforme a empresa, a convenção coletiva e os sistemas utilizados, mas o documento deve refletir com fidelidade a remuneração e os descontos.

Este modelo substitui sistema de folha ou contador?

Não. O modelo organiza a apresentação das informações, mas não calcula automaticamente tributos, encargos, médias, férias, rescisões ou obrigações acessórias. Empresas com empregados devem adotar rotinas compatíveis com suas obrigações e contar com revisão técnica quando necessário.

Este modelo de folha de pagamento PDF tem caráter exclusivamente informativo e deve ser adaptado à realidade da relação de trabalho, à legislação vigente e às normas coletivas aplicáveis. Para cálculos, descontos ou situações específicas, consulte um contador, profissional de recursos humanos ou advogado trabalhista.