Modelo de Descrição de Cargo PDF: Guia Completo para RH

O modelo de descrição de cargo PDF é um documento usado para registrar, de maneira objetiva e padronizada, as informações essenciais de uma função dentro da empresa. Ele identifica o cargo, sua posição na estrutura organizacional, a missão principal, as atividades desempenhadas, os requisitos necessários, as competências esperadas e as condições de trabalho. Com esse registro, o setor de Recursos Humanos e as lideranças conseguem deixar claro o que a organização espera de cada profissional.

Uma descrição de cargo bem elaborada não se confunde com um anúncio de vaga. Enquanto o anúncio é voltado à atração de candidatos e pode ser mais resumido, a ficha de descrição de cargo é um instrumento interno de gestão. Ela apoia a contratação, a integração de novos empregados, a avaliação de desempenho, o treinamento, a definição de salários e a organização das rotinas de trabalho.

O arquivo pode ser preenchido em editor de texto, revisado pelos responsáveis e, posteriormente, salvo em PDF para preservar sua apresentação e facilitar o compartilhamento. Embora o modelo abaixo seja amplo e aplicável a diversas empresas, ele deve ser adaptado à realidade da organização, ao ramo de atividade, à convenção coletiva eventualmente aplicável e às exigências específicas de cada função.

Quando usar o modelo de descrição de cargo PDF

Este documento é útil sempre que a empresa precisar formalizar ou revisar as características de uma posição. Seu uso é especialmente recomendado nas seguintes situações:

• Criação de um novo cargo ou departamento;
• Abertura de processo seletivo interno ou externo;
• Atualização das funções após mudança de processos, tecnologias ou estrutura;
• Integração de empregado recém-contratado;
• Implantação de plano de cargos, salários e carreiras;
• Definição de metas, treinamentos e critérios de avaliação de desempenho;
• Mapeamento de competências e necessidades de desenvolvimento;
• Organização de documentos de RH em auditorias e certificações;
• Prevenção de ruídos sobre responsabilidades e limites de atuação entre áreas.

A descrição deve refletir as atividades efetivamente previstas para o cargo, sem incluir atribuições incompatíveis, discriminatórias ou impossíveis de cumprir. Também é prudente evitar requisitos que não tenham relação objetiva com a função. A Constituição Federal, em seu artigo 7º, e a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) orientam a proteção ao trabalho e a não discriminação. Em processos seletivos, a empresa deve adotar critérios profissionais legítimos e respeitar, entre outras normas, a Lei nº 9.029/1995, que veda práticas discriminatórias para acesso ou manutenção da relação de trabalho.

Modelo completo de descrição de cargo

DESCRIÇÃO DE CARGO

1. IDENTIFICAÇÃO DO CARGO
Empresa: [NOME DA EMPRESA]
CNPJ: [CNPJ DA EMPRESA]
Unidade/Filial: [UNIDADE OU LOCAL DE TRABALHO]
Área/Departamento: [NOME DA ÁREA]
Cargo: [NOME DO CARGO]
Código do cargo: [CÓDIGO INTERNO, SE HOUVER]
CBO: [CÓDIGO BRASILEIRO DE OCUPAÇÕES, SE APLICÁVEL]
Data de elaboração: [DATA]
Data da última revisão: [DATA]
Versão: [NÚMERO DA VERSÃO]

2. POSICIONAMENTO ORGANIZACIONAL
Superior imediato: [CARGO DO GESTOR IMEDIATO]
Área a que se reporta: [DIRETORIA, GERÊNCIA OU SETOR]
Cargos subordinados: [INFORMAR CARGOS OU “NÃO POSSUI”]
Substituto eventual: [CARGO OU NOME, QUANDO APLICÁVEL]

3. MISSÃO DO CARGO
[DESCREVA EM UM PARÁGRAFO A RAZÃO DE EXISTIR DO CARGO, INFORMANDO SUA CONTRIBUIÇÃO PRINCIPAL PARA A EMPRESA.]

4. PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES E ATIVIDADES
1. [ATIVIDADE OU RESPONSABILIDADE PRINCIPAL].
2. [ATIVIDADE OU RESPONSABILIDADE PRINCIPAL].
3. [ATIVIDADE OU RESPONSABILIDADE PRINCIPAL].
4. [ATIVIDADE OU RESPONSABILIDADE PRINCIPAL].
5. [ATIVIDADE OU RESPONSABILIDADE PRINCIPAL].
6. [ATIVIDADE OU RESPONSABILIDADE PRINCIPAL].
7. [OUTRAS ATIVIDADES COMPATÍVEIS COM A FUNÇÃO, QUANDO NECESSÁRIO].

5. AUTONOMIA E LIMITES DE DECISÃO
O ocupante do cargo possui autonomia para: [DESCREVER DECISÕES QUE PODE TOMAR].
Decisões que exigem aprovação do superior: [DESCREVER LIMITES, ALÇADAS OU PROCEDIMENTOS].

6. REQUISITOS DO CARGO
Escolaridade mínima: [ENSINO MÉDIO, TÉCNICO, SUPERIOR OU OUTRO].
Formação desejável: [CURSO OU ÁREA DE FORMAÇÃO].
Experiência necessária: [TEMPO E TIPO DE EXPERIÊNCIA].
Conhecimentos técnicos: [SISTEMAS, NORMAS, EQUIPAMENTOS OU MÉTODOS].
Certificações ou registros obrigatórios: [INFORMAR, SE HOUVER].
Idiomas: [NÍVEL EXIGIDO, SE APLICÁVEL].
Conhecimentos desejáveis: [DIFERENCIAIS RELACIONADOS À FUNÇÃO].

7. COMPETÊNCIAS COMPORTAMENTAIS
[COMPETÊNCIA 1, POR EXEMPLO: COMUNICAÇÃO CLARA].
[COMPETÊNCIA 2, POR EXEMPLO: ORGANIZAÇÃO].
[COMPETÊNCIA 3, POR EXEMPLO: TRABALHO EM EQUIPE].
[COMPETÊNCIA 4, POR EXEMPLO: ÉTICA E CONFIDENCIALIDADE].
[COMPETÊNCIA 5, POR EXEMPLO: FOCO EM RESULTADOS].

8. CONDIÇÕES DE TRABALHO
Jornada: [HORÁRIO, ESCALA OU REGIME DE TRABALHO].
Modalidade: [PRESENCIAL, HÍBRIDA OU REMOTA].
Local de trabalho: [ENDEREÇO, UNIDADE OU REGIÃO].
Viagens: [NÃO SE APLICA / EVENTUAIS / FREQUENTES].
Uso de equipamentos de proteção individual: [SIM OU NÃO; ESPECIFICAR].
Riscos ou condições especiais: [INFORMAR, SE EXISTIREM].

9. INDICADORES OU RESULTADOS ESPERADOS
[INDICADOR 1: EXEMPLO – PRAZO DE ATENDIMENTO].
[INDICADOR 2: EXEMPLO – QUALIDADE DAS ENTREGAS].
[INDICADOR 3: EXEMPLO – REDUÇÃO DE ERROS OU CUMPRIMENTO DE METAS].

10. APROVAÇÃO
Elaborado por: [NOME E CARGO] – Assinatura: ____________________
Revisado por: [NOME E CARGO] – Assinatura: ____________________
Aprovado por: [NOME E CARGO] – Assinatura: ____________________
Data da aprovação: [DATA]

Como preencher a descrição de cargo passo a passo

1. Identifique corretamente a função. Utilize um nome de cargo claro e coerente com a estrutura da empresa. Se houver enquadramento na Classificação Brasileira de Ocupações (CBO), informe o código como referência, lembrando que a CBO auxilia na identificação ocupacional, mas não substitui a análise das atividades reais.
2. Defina a missão em linguagem simples. Resuma o propósito do cargo em poucas linhas. Por exemplo, em vez de escrever apenas “executar tarefas administrativas”, descreva a contribuição: “assegurar o apoio administrativo às operações da área, mantendo documentos e controles atualizados”.
3. Liste as responsabilidades por importância. Comece pelas atividades que ocupam maior parte da jornada ou produzem maior impacto. Use verbos no infinitivo, como planejar, analisar, atender, controlar, elaborar, acompanhar e orientar.
4. Separe responsabilidade de requisito. “Elaborar relatórios” é uma atribuição. “Domínio de planilhas” é um conhecimento técnico necessário para executá-la. Essa separação torna o documento mais útil para recrutamento e desenvolvimento profissional.
5. Informe requisitos proporcionais. Exija formação, experiência, certificados e conhecimentos apenas quando forem pertinentes ao desempenho da função. Critérios excessivos podem dificultar a seleção e reduzir injustificadamente o grupo de candidatos.
6. Descreva as condições reais de trabalho. Registre jornada, modalidade, deslocamentos, exposição a riscos e uso de EPIs quando aplicável. Em atividades com riscos ocupacionais, a descrição deve estar alinhada às orientações de segurança e saúde do trabalho da empresa.
7. Valide com o gestor e o RH. O gestor conhece a rotina operacional; o RH contribui com padronização, legislação e políticas internas. Quando necessário, envolva também Segurança do Trabalho, jurídico ou a liderança da área.
8. Revise periodicamente e exporte em PDF. Atualize o documento quando houver mudanças relevantes. Após aprovação, salve o modelo de descrição de cargo em PDF, identificando a versão e a data de revisão para evitar o uso de informações desatualizadas.

Perguntas comuns

Descrição de cargo é obrigatória?

Não existe uma regra geral que imponha a todas as empresas um formulário único de descrição de cargo. Ainda assim, sua adoção é uma prática recomendada de gestão, pois documenta expectativas, facilita processos de RH e melhora a organização das funções. Algumas atividades reguladas ou programas internos podem demandar documentação complementar específica.

O empregado deve assinar a descrição de cargo?

A assinatura do empregado não é obrigatória em todos os casos, mas pode ser adotada como ciência do conteúdo, especialmente na admissão ou após alteração relevante. A empresa deve evitar usar o documento para impor tarefas alheias ou incompatíveis com o cargo, devendo observar o contrato de trabalho, a CLT, normas coletivas e a realidade das atividades desempenhadas.

Posso colocar “outras atividades correlatas” no modelo?

Sim. Essa expressão pode ser usada para contemplar tarefas compatíveis com a função e necessárias à rotina. Porém, ela não deve servir para justificar o acúmulo indiscriminado de atribuições, alterações prejudiciais ao trabalhador ou exigências sem relação com o cargo originalmente contratado.

Qual é a diferença entre descrição e especificação de cargo?

A descrição apresenta o que o cargo faz, suas responsabilidades, relações hierárquicas e condições de trabalho. A especificação, por sua vez, concentra-se no perfil exigido do ocupante, como formação, experiência, conhecimentos e competências. No modelo apresentado, ambas as informações aparecem reunidas para facilitar o uso prático.

Como transformar o modelo em PDF?

Copie o conteúdo para um editor de texto, substitua todos os campos entre colchetes pelas informações da empresa, revise a formatação e use a opção “Salvar como PDF” ou “Exportar para PDF”. Antes de distribuir o arquivo, confira a data, a versão, os responsáveis pela aprovação e se não há dados pessoais desnecessários no documento.

Este modelo tem caráter informativo e deve ser adaptado às particularidades da empresa, do cargo e das normas aplicáveis. Em caso de dúvidas trabalhistas, sindicais ou de segurança do trabalho, recomenda-se a orientação de profissional qualificado.