Modelo de Ficha de Entrega de EPI: Completo e Atualizado

A ficha de entrega de EPI é o documento usado pela empresa para registrar a entrega de Equipamentos de Proteção Individual aos seus trabalhadores. Ela formaliza quais itens foram fornecidos, em que quantidade, em qual data, com qual número de Certificado de Aprovação (CA) e mediante a assinatura de quem recebeu o equipamento.

Na prática, esse registro é essencial para a gestão de segurança e saúde no trabalho. Além de organizar a reposição de itens como capacetes, luvas, óculos, protetores auriculares, respiradores, calçados e cintos de segurança, a ficha ajuda a empresa a demonstrar que cumpriu seu dever de fornecer proteção adequada, gratuita e compatível com os riscos da atividade.

A matéria é tratada principalmente pela NR 6, Norma Regulamentadora que disciplina o uso de Equipamentos de Proteção Individual. A norma estabelece obrigações tanto para a organização quanto para o trabalhador. Entre os deveres do empregador estão adquirir EPI aprovado pelo órgão de âmbito nacional competente em matéria de segurança e saúde no trabalho, orientar e treinar o empregado sobre uso, guarda, conservação e limitações do equipamento, substituir imediatamente o item danificado ou extraviado e registrar o fornecimento.

O modelo abaixo pode ser utilizado em empresas de diversos segmentos, como construção civil, indústrias, hospitais, oficinas, transportadoras, laboratórios, limpeza, condomínios, comércio e atividades rurais. Ele deve ser adaptado ao Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR), às funções exercidas e aos procedimentos internos de segurança da organização.

Quando usar a ficha de entrega de EPI

A ficha deve ser preenchida sempre que houver fornecimento de um EPI ao trabalhador, inclusive em situações de primeira entrega, substituição por desgaste, troca por dano, alteração de função ou reposição por perda. O ideal é que cada empregado tenha uma ficha individual ou um registro eletrônico individualizado, permitindo consultar todo o histórico de equipamentos recebidos.

• Na admissão: para registrar os EPIs iniciais entregues conforme os riscos do cargo.
• Na mudança de função ou setor: quando a nova atividade exigir equipamentos diferentes ou adicionais.
• Na substituição: quando o EPI perder a capacidade de proteção, estiver danificado, vencido, contaminado ou inadequado ao uso.
• Em entregas periódicas: especialmente para itens com vida útil reduzida, como luvas, máscaras e protetores auditivos descartáveis.
• Após treinamento: para registrar que o empregado recebeu orientação quanto ao uso correto, à limpeza, à guarda e às limitações do item.
• Em auditorias e fiscalizações: como documento de apoio para comprovar o controle do fornecimento de proteção individual.

O controle pode ser feito em papel ou em meio eletrônico. Contudo, qualquer formato adotado deve preservar a identificação do trabalhador, a rastreabilidade da entrega e uma forma confiável de confirmação do recebimento. Quando a empresa utilizar assinatura eletrônica, é recomendável que mantenha um procedimento interno que assegure autoria, integridade e possibilidade de consulta do registro.

Modelo completo de ficha de entrega de EPI

FICHA INDIVIDUAL DE ENTREGA DE EQUIPAMENTOS DE PROTEÇÃO INDIVIDUAL – EPI

EMPREGADOR
Razão social: [RAZÃO SOCIAL DA EMPRESA]
Nome fantasia: [NOME FANTASIA, SE HOUVER]
CNPJ: [CNPJ]
Endereço: [RUA, NÚMERO, COMPLEMENTO, BAIRRO, CIDADE/UF E CEP]
Setor/Unidade: [SETOR OU LOCAL DE TRABALHO]

DADOS DO(A) TRABALHADOR(A)
Nome completo: [NOME COMPLETO]
CPF: [CPF]
Matrícula: [NÚMERO DA MATRÍCULA]
Cargo/Função: [CARGO OU FUNÇÃO]
Setor: [SETOR]
Data de admissão: [DD/MM/AAAA]

REGISTRO DE ENTREGA DE EPI

Data da entrega	Equipamento entregue	Marca/Modelo	Nº do CA	Quantidade	Motivo da entrega	Assinatura do(a) trabalhador(a)
[DD/MM/AAAA]	[DESCRIÇÃO DO EPI]	[MARCA/MODELO]	[NÚMERO DO CA]	[QUANTIDADE]	[ADMISSÃO/TROCA/REPOSIÇÃO/OUTRO]	[ASSINATURA]
[DD/MM/AAAA]	[DESCRIÇÃO DO EPI]	[MARCA/MODELO]	[NÚMERO DO CA]	[QUANTIDADE]	[ADMISSÃO/TROCA/REPOSIÇÃO/OUTRO]	[ASSINATURA]
[DD/MM/AAAA]	[DESCRIÇÃO DO EPI]	[MARCA/MODELO]	[NÚMERO DO CA]	[QUANTIDADE]	[ADMISSÃO/TROCA/REPOSIÇÃO/OUTRO]	[ASSINATURA]
[DD/MM/AAAA]	[DESCRIÇÃO DO EPI]	[MARCA/MODELO]	[NÚMERO DO CA]	[QUANTIDADE]	[ADMISSÃO/TROCA/REPOSIÇÃO/OUTRO]	[ASSINATURA]

TERMO DE CIÊNCIA E RESPONSABILIDADE DO(A) TRABALHADOR(A)

Declaro que recebi os Equipamentos de Proteção Individual relacionados nesta ficha, em condições adequadas de uso, sem qualquer ônus, para utilização durante o exercício das atividades profissionais indicadas pela empresa.

Declaro também que recebi orientação e treinamento quanto à necessidade de uso dos equipamentos, à forma correta de utilização, aos ajustes, à higienização quando aplicável, à guarda, à conservação, às limitações de proteção e à comunicação imediata de qualquer dano, perda, extravio ou inadequação.

Comprometo-me a utilizar os EPIs exclusivamente para a finalidade a que se destinam, durante as atividades e nos locais em que seu uso for exigido; zelar por sua conservação; não realizar alterações que comprometam suas características de proteção; e devolver os itens quando solicitado pela empresa ou no encerramento do vínculo, ressalvado o desgaste natural decorrente do uso regular.

Estou ciente de que devo comunicar imediatamente ao meu superior, ao setor de segurança do trabalho ou ao responsável designado qualquer situação que torne o EPI impróprio para uso, a fim de que seja providenciada sua substituição.

[CIDADE/UF], [DIA] de [MÊS] de [ANO].

________________________________________
[NOME COMPLETO DO(A) TRABALHADOR(A)]
Assinatura do(a) trabalhador(a)

________________________________________
[NOME DO RESPONSÁVEL PELA ENTREGA]
[CARGO/FUNÇÃO DO RESPONSÁVEL]
Assinatura do responsável pela entrega

REGISTRO DE ORIENTAÇÃO/TREINAMENTO
Data: [DD/MM/AAAA]
Responsável pela orientação: [NOME COMPLETO E CARGO]
Conteúdo abordado: [USO, AJUSTE, HIGIENIZAÇÃO, GUARDA, LIMITAÇÕES E PROCEDIMENTO DE TROCA DO EPI]
Observações: [INFORMAR, SE NECESSÁRIO]

Como preencher a ficha passo a passo

1. Identifique corretamente a empresa. Informe razão social, CNPJ, endereço e, se for útil ao controle interno, a unidade, obra, filial ou setor responsável pela entrega.
2. Cadastre os dados do trabalhador. Preencha nome completo, CPF ou matrícula, cargo, setor e data de admissão. Esses dados evitam confusões quando há pessoas com nomes semelhantes ou trabalhadores em unidades diferentes.
3. Descreva o EPI com precisão. Não escreva apenas “luva” ou “máscara”. Prefira descrições como “luva de proteção contra agentes mecânicos”, “respirador purificador de ar” ou “óculos de segurança contra impacto”. Inclua marca e modelo quando possível.
4. Registre o número do CA. O Certificado de Aprovação é um elemento importante para a identificação do equipamento. Antes de entregar o item, a empresa deve verificar se o EPI é adequado ao risco e se possui aprovação válida, observando as exigências aplicáveis.
5. Informe a quantidade e o motivo. Especifique quantas unidades foram entregues e se a entrega ocorreu por admissão, reposição, troca por dano, perda comunicada, mudança de atividade ou outro motivo relevante.
6. Colha a confirmação de recebimento. A assinatura do trabalhador em cada linha é uma forma prática de demonstrar a entrega individual. Se houver sistema eletrônico, guarde o comprovante de aceite associado ao lançamento.
7. Registre a orientação. A mera entrega não substitui o treinamento. Anote a data, o responsável e os temas explicados, principalmente para itens que dependem de ajuste, higienização, inspeção ou uso específico.
8. Arquive e atualize. Mantenha a ficha acessível ao setor de recursos humanos, segurança do trabalho e gestores autorizados. Faça novos lançamentos a cada entrega, sem apagar o histórico anterior.

Cuidados importantes no controle de EPI

A ficha de entrega não deve ser tratada como um documento isolado. Ela integra a rotina de prevenção da empresa e precisa estar coerente com o levantamento de riscos ocupacionais e com as medidas de proteção coletiva existentes. O EPI é uma medida de proteção relevante, mas não elimina a necessidade de avaliar e controlar os riscos na fonte sempre que possível.

Também é importante evitar cláusulas abusivas que transfiram automaticamente ao empregado o custo de um EPI danificado em razão do trabalho, de defeito do produto ou de desgaste natural. A empresa deve analisar cada situação, oferecer substituição quando necessária e manter canais claros para comunicação de problemas. O termo de responsabilidade serve para registrar orientações e deveres de cuidado, não para afastar as obrigações legais do empregador.

Perguntas comuns sobre ficha de entrega de EPI

A ficha de entrega de EPI é obrigatória?

A NR 6 exige que a organização registre o fornecimento de EPI ao empregado. A ficha individual em papel é uma das formas mais usuais de cumprir esse registro, mas a empresa pode adotar sistema eletrônico, desde que o controle seja confiável, individualizado e disponível para consulta.

Todo EPI precisa ter número de CA na ficha?

É altamente recomendável registrar o número do CA para identificar exatamente o equipamento fornecido e facilitar auditorias, investigações e controles de validade. A organização deve adquirir EPI aprovado e adequado aos riscos da atividade desempenhada.

O trabalhador pode se recusar a assinar?

Se houver recusa, a empresa deve registrar o ocorrido de forma objetiva, preferencialmente com a ciência de testemunhas ou por procedimento eletrônico auditável, e orientar novamente o trabalhador. A situação deve ser tratada pelo responsável da área, recursos humanos e segurança do trabalho, conforme as regras internas e a legislação aplicável.

É necessário entregar uma cópia ao empregado?

A entrega de cópia é uma boa prática, embora o controle principal possa permanecer arquivado pela empresa. O trabalhador pode precisar consultar quais equipamentos recebeu, especialmente em atividades com reposições frequentes. Sistemas digitais com acesso ao histórico também facilitam essa transparência.

Por quanto tempo a empresa deve guardar a ficha?

O prazo de guarda deve observar a legislação trabalhista, previdenciária, regras de segurança e saúde no trabalho, políticas de retenção documental e eventual orientação jurídica da empresa. Como o documento pode ser relevante para demonstrar medidas preventivas, a guarda organizada do histórico é recomendável durante todo o vínculo e pelo período aplicável após seu término.

Este modelo de ficha de entrega de EPI tem caráter exclusivamente informativo e deve ser adaptado à realidade da empresa, aos riscos das atividades, às normas internas e à legislação vigente. Em caso de dúvida, consulte profissional de segurança do trabalho, contador ou advogado especializado.