Modelo de Documento de Requisitos de Software PDF

O documento de requisitos de software é o registro que transforma uma necessidade de negócio em orientações claras para análise, desenvolvimento, testes, contratação e validação de um sistema. Ele descreve o problema a resolver, o escopo do projeto, os perfis de usuários, as funcionalidades esperadas, as regras de negócio, os requisitos de qualidade e os critérios para considerar cada entrega aprovada.

Ao procurar um modelo de documento de requisitos de software PDF, é importante entender que o PDF é o formato indicado para distribuir uma versão estável, revisar com clientes e manter um histórico formal de aprovação. Porém, o preenchimento deve ocorrer primeiro em um arquivo editável. Depois da revisão conjunta, a versão final pode ser exportada em PDF, numerada e submetida à aprovação das partes envolvidas.

Um bom documento não precisa antecipar todos os detalhes técnicos de programação. Sua função principal é reduzir ambiguidades: informar o que o sistema deve fazer, para quem, em quais condições, com quais limitações e como será verificado. Essa prática diminui retrabalho, conflitos de expectativa, falhas nos testes e mudanças não controladas de escopo.

Quando usar o documento de requisitos de software

Este modelo pode ser usado em projetos de aplicativos, sites, sistemas internos, plataformas de e-commerce, integrações entre sistemas, automações, painéis gerenciais e soluções contratadas sob encomenda. É especialmente recomendado antes de iniciar o desenvolvimento, antes de contratar uma software house ou profissional autônomo e sempre que uma demanda relevante precisar ser priorizada e aprovada.

• Criação de um novo sistema: para consolidar as necessidades iniciais e delimitar a primeira versão do produto.
• Evolução de software existente: para documentar uma nova funcionalidade, correção estrutural ou integração.
• Contratação de desenvolvimento: para servir de referência técnica e comercial, juntamente com proposta, cronograma e contrato.
• Licitações e compras de TI: para detalhar o objeto da contratação e os requisitos mínimos da solução.
• Homologação: para orientar a conferência das entregas pelos usuários responsáveis.
• Troca de equipe: para preservar o conhecimento do projeto e facilitar a continuidade do trabalho.

Em contextos que envolvam dados pessoais, inclua requisitos de privacidade e segurança compatíveis com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, a Lei nº 13.709/2018 (LGPD). Exemplos são controle de acesso, registro de operações, prazo de retenção, finalidade do tratamento e atendimento aos direitos dos titulares. A necessidade concreta dessas medidas deve ser avaliada conforme os dados e as atividades realizadas pelo sistema.

Modelo completo de documento de requisitos de software

DOCUMENTO DE REQUISITOS DE SOFTWARE

1. IDENTIFICAÇÃO DO DOCUMENTO
Projeto: [NOME DO PROJETO OU SISTEMA]
Versão do documento: [NÚMERO DA VERSÃO]
Data: [DIA/MÊS/ANO]
Elaborado por: [NOME, CARGO E EMPRESA/SETOR]
Solicitante: [NOME DO CLIENTE, ÁREA OU RESPONSÁVEL]
Status: [RASCUNHO / EM REVISÃO / APROVADO]

2. OBJETIVO
Este documento tem por objetivo definir os requisitos para [DESCREVER O SISTEMA, PRODUTO OU FUNCIONALIDADE], a fim de [INFORMAR O RESULTADO DE NEGÓCIO ESPERADO].

3. CONTEXTO E PROBLEMA
Atualmente, [DESCREVER COMO O PROCESSO OCORRE E QUAL É O PROBLEMA]. A solução proposta deverá permitir [DESCREVER O GANHO ESPERADO, COMO REDUZIR ERROS, CENTRALIZAR INFORMAÇÕES OU AGILIZAR ATENDIMENTOS].

4. ESCOPO
Inclui:
[ITEM OU FUNCIONALIDADE INCLUÍDA 1]
[ITEM OU FUNCIONALIDADE INCLUÍDA 2]
[ITEM OU FUNCIONALIDADE INCLUÍDA 3]

Não inclui:
[ITEM OU FUNCIONALIDADE EXPRESSAMENTE FORA DO ESCOPO 1]
[ITEM OU FUNCIONALIDADE EXPRESSAMENTE FORA DO ESCOPO 2]

5. USUÁRIOS E PERFIS DE ACESSO
Perfil [NOME DO PERFIL]: poderá [AÇÕES PERMITIDAS].
Perfil [NOME DO PERFIL]: poderá [AÇÕES PERMITIDAS].
Perfil [NOME DO PERFIL]: poderá [AÇÕES PERMITIDAS].

6. REQUISITOS FUNCIONAIS
RF-01 – [NOME DO REQUISITO]
Descrição: O sistema deverá [DESCREVER A FUNÇÃO DE FORMA OBJETIVA].
Usuário responsável: [PERFIL DE USUÁRIO].
Pré-condição: [CONDIÇÃO NECESSÁRIA, SE HOUVER].
Resultado esperado: [O QUE DEVE ACONTECER APÓS A AÇÃO].
Prioridade: [ALTA / MÉDIA / BAIXA].
Critério de aceite: [CONDIÇÃO OBJETIVA PARA VALIDAR O REQUISITO].

RF-02 – [NOME DO REQUISITO]
Descrição: O sistema deverá [DESCREVER A FUNÇÃO].
Usuário responsável: [PERFIL DE USUÁRIO].
Pré-condição: [CONDIÇÃO, SE HOUVER].
Resultado esperado: [RESULTADO].
Prioridade: [ALTA / MÉDIA / BAIXA].
Critério de aceite: [CRITÉRIO OBJETIVO].

RF-03 – [NOME DO REQUISITO]
Descrição: O sistema deverá [DESCREVER A FUNÇÃO].
Usuário responsável: [PERFIL DE USUÁRIO].
Pré-condição: [CONDIÇÃO, SE HOUVER].
Resultado esperado: [RESULTADO].
Prioridade: [ALTA / MÉDIA / BAIXA].
Critério de aceite: [CRITÉRIO OBJETIVO].

7. REGRAS DE NEGÓCIO
RN-01 – [TÍTULO DA REGRA]: [DESCREVER A REGRA, CÁLCULO, LIMITE, VALIDAÇÃO OU CONDIÇÃO].
RN-02 – [TÍTULO DA REGRA]: [DESCREVER A REGRA].
RN-03 – [TÍTULO DA REGRA]: [DESCREVER A REGRA].

8. REQUISITOS NÃO FUNCIONAIS
Segurança: [EX.: O ACESSO DEVERÁ EXIGIR AUTENTICAÇÃO E PERMITIR PERFIS DE PERMISSÃO].
Desempenho: [EX.: AS PRINCIPAIS TELAS DEVERÃO RESPONDER EM ATÉ X SEGUNDOS EM CONDIÇÕES NORMAIS].
Disponibilidade: [EX.: O SISTEMA DEVERÁ ESTAR DISPONÍVEL EM DIAS E HORÁRIOS DEFINIDOS].
Compatibilidade: [EX.: O SISTEMA DEVERÁ FUNCIONAR NAS VERSÕES ATUAIS DOS PRINCIPAIS NAVEGADORES].
Privacidade e dados: [EX.: OS DADOS PESSOAIS DEVERÃO SER TRATADOS CONFORME A LGPD, QUANDO APLICÁVEL].
Backup e auditoria: [EX.: O SISTEMA DEVERÁ MANTER REGISTROS DE ALTERAÇÕES E ROTINA DE CÓPIA DE SEGURANÇA].

9. INTEGRAÇÕES E DEPENDÊNCIAS
Integração com: [NOME DO SISTEMA, API, SERVIÇO OU BASE DE DADOS].
Dados trocados: [INFORMAR DADOS DE ENTRADA E SAÍDA].
Responsável pela integração: [NOME OU ÁREA].
Dependências: [ACESSOS, CONTRATOS, CREDENCIAIS, EQUIPAMENTOS OU DECISÕES NECESSÁRIAS].

10. CRITÉRIOS GERAIS DE ACEITE
A entrega será considerada apta para homologação quando: [LISTAR CONDIÇÕES, COMO REQUISITOS IMPLEMENTADOS, TESTES EXECUTADOS, AUSÊNCIA DE ERROS CRÍTICOS E MANUAL ENTREGUE].
A aprovação final será realizada por: [NOME E CARGO DO RESPONSÁVEL].

11. HISTÓRICO DE ALTERAÇÕES
Versão [NÚMERO] – [DATA] – [DESCRIÇÃO DA ALTERAÇÃO] – [RESPONSÁVEL].

12. APROVAÇÃO
Solicitante/Cliente: [NOME COMPLETO] – [CARGO] – Assinatura: [ASSINATURA] – Data: [DATA].
Responsável técnico: [NOME COMPLETO] – [CARGO] – Assinatura: [ASSINATURA] – Data: [DATA].

Como preencher o documento passo a passo

1. Identifique a versão: use numeração progressiva, como 0.1 para rascunho, 1.0 para a primeira versão aprovada e 1.1 para ajustes posteriores. Isso evita que a equipe trabalhe com arquivos diferentes.
2. Descreva o objetivo em linguagem simples: explique qual necessidade será atendida e qual resultado se espera. Evite começar pelo recurso técnico; priorize o problema de negócio.
3. Delimite o escopo: registre tanto o que será entregue quanto o que não será entregue. A segunda lista é fundamental para prevenir interpretações equivocadas e pedidos adicionais.
4. Separe usuários por perfil: informe quem consulta, cadastra, altera, aprova, exclui ou administra dados. Não use somente “usuário” se existirem permissões distintas.
5. Numere os requisitos funcionais: códigos como RF-01 e RF-02 permitem relacionar cada necessidade a tarefas de desenvolvimento, cenários de teste e itens de aprovação.
6. Escreva critérios verificáveis: em vez de indicar que a tela deve ser “rápida” ou “fácil”, informe uma condição que possa ser testada, como prazo de resposta, campos obrigatórios ou resultado após determinada ação.
7. Registre regras e exceções: cálculos, alçadas de aprovação, limites, prazos e situações especiais devem aparecer nas regras de negócio, mesmo que pareçam conhecidos pela área solicitante.
8. Valide e gere o PDF: revise o documento com representantes do negócio, da área técnica e, se possível, de testes. Após o aceite, exporte em PDF e guarde a versão aprovada em local com controle de acesso.

Perguntas comuns

Qual é a diferença entre requisito funcional e não funcional?

O requisito funcional informa o que o sistema deve fazer, como cadastrar clientes, emitir relatórios ou calcular valores. O requisito não funcional estabelece como a solução deve se comportar ou quais padrões deve atender, incluindo segurança, desempenho, disponibilidade, acessibilidade e compatibilidade.

O documento de requisitos substitui um contrato de desenvolvimento?

Não necessariamente. Ele detalha o objeto técnico e pode ser citado como anexo de um contrato, proposta ou ordem de serviço. Para disciplinar preço, prazos, propriedade intelectual, confidencialidade, responsabilidades, garantias e condições de pagamento, é recomendável utilizar também um instrumento contratual adequado.

É obrigatório assinar o documento?

Não há uma obrigação geral de assinatura para todo projeto de software privado. Ainda assim, a aprovação registrada por assinatura eletrônica, e-mail corporativo ou ferramenta de gestão fortalece a rastreabilidade das decisões. Em contratações públicas ou ambientes regulados, podem existir exigências específicas.

Quantos requisitos devem constar no documento?

Devem constar os requisitos necessários para tornar a entrega compreensível e validável. Projetos pequenos podem ter poucos itens; projetos complexos podem dividir a documentação por módulos, versões ou histórias de usuário. O mais importante é preservar identificação, prioridade, regra aplicável e critério de aceite.

Posso editar o modelo e exportar para PDF?

Sim. Substitua todos os campos entre colchetes, remova as seções que não se aplicarem e acrescente os requisitos necessários. Faça a revisão ortográfica e técnica antes de exportar para PDF, pois esse formato é mais adequado para compartilhamento e registro da versão final.

Este modelo tem caráter exclusivamente informativo e deve ser adaptado às características do projeto, às relações contratuais e às exigências legais aplicáveis. Para situações de maior complexidade, contratação pública, tratamento relevante de dados pessoais ou controvérsias, busque orientação técnica e jurídica especializada.