Modelo de Descrição de Cargo: Estrutura Completa para RH

O modelo de descrição de cargo é um documento utilizado para registrar, de maneira objetiva e organizada, a finalidade de uma função dentro da empresa, suas atribuições, requisitos, responsabilidades, competências e relações de trabalho. Ele funciona como uma referência para gestores, equipe de Recursos Humanos e profissionais que ocupam ou pretendem ocupar determinada posição.

Uma descrição bem elaborada não é apenas uma lista genérica de tarefas. Ela ajuda a empresa a delimitar expectativas, estruturar recrutamentos, orientar avaliações de desempenho, identificar necessidades de treinamento e apoiar planos de carreira. Também é útil para evitar dúvidas sobre quem deve executar cada atividade, especialmente em equipes em crescimento ou com processos mais complexos.

No Brasil, o documento deve refletir a realidade da função e ser compatível com o contrato de trabalho, com a Classificação Brasileira de Ocupações (CBO), quando aplicável, e com as regras trabalhistas. A descrição de cargo não substitui o contrato de trabalho nem autoriza a exigência de atividades incompatíveis com a função ou alterações prejudiciais ao empregado. O artigo 468 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) estabelece limites para alterações contratuais que causem prejuízo direto ou indireto ao trabalhador.

A seguir, você encontra um modelo completo pronto para copiar, editar e adaptar à realidade da sua organização.

Quando usar o modelo de descrição de cargo

• Na criação de uma nova vaga ou setor dentro da empresa.
• Durante processos de recrutamento e seleção, para divulgar requisitos e responsabilidades de forma coerente.
• Na admissão de novos empregados, como material de integração e alinhamento inicial.
• Ao revisar a estrutura organizacional, cargos, níveis de senioridade ou fluxos de trabalho.
• Para embasar avaliações de desempenho, metas e planos de desenvolvimento individual.
• Na pesquisa salarial e na construção de planos de cargos, salários e carreiras.
• Quando houver mudança relevante e legítima nas atividades, nos processos ou nas ferramentas da função.
• Para documentar requisitos técnicos, competências comportamentais e condições específicas de trabalho.

O ideal é que a descrição seja preparada pelo RH em conjunto com o gestor da área e, quando necessário, com profissionais que conhecem a rotina da posição. Evite copiar uma descrição sem revisão: dois cargos com o mesmo nome podem ter responsabilidades bastante diferentes conforme o porte, segmento e organização interna de cada empresa.

Modelo completo de descrição de cargo

DESCRIÇÃO DE CARGO

1. IDENTIFICAÇÃO DO CARGO
Título do cargo: [NOME DO CARGO]
Área/Departamento: [NOME DA ÁREA OU DEPARTAMENTO]
Gestor imediato: [CARGO DO GESTOR IMEDIATO]
Cargo subordinado a: [NOME DO CARGO SUPERIOR]
Subordinados diretos: [NÃO SE APLICA / QUANTIDADE E CARGOS]
Nível do cargo: [ESTÁGIO / ASSISTENTE / ANALISTA / COORDENADOR / GERENTE / OUTRO]
CBO de referência: [CÓDIGO E DENOMINAÇÃO, SE APLICÁVEL]
Data de elaboração/revisão: [DD/MM/AAAA]
Responsável pela elaboração: [NOME E CARGO]

2. MISSÃO OU OBJETIVO DO CARGO
[DESCREVA EM UM PARÁGRAFO A FINALIDADE PRINCIPAL DO CARGO, INFORMANDO QUAL RESULTADO A PESSOA DEVE ENTREGAR E COMO SUA ATUAÇÃO CONTRIBUI PARA A ÁREA E PARA A EMPRESA.]

3. PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES E ATRIBUIÇÕES
1. [DESCREVER A RESPONSABILIDADE PRINCIPAL, UTILIZANDO VERBO DE AÇÃO.]
2. [DESCREVER A RESPONSABILIDADE PRINCIPAL.]
3. [DESCREVER A RESPONSABILIDADE PRINCIPAL.]
4. [DESCREVER A RESPONSABILIDADE PRINCIPAL.]
5. [DESCREVER A RESPONSABILIDADE PRINCIPAL.]
6. [DESCREVER ATIVIDADES EVENTUAIS OU DE APOIO, QUANDO NECESSÁRIO.]

4. AUTONOMIA E TOMADA DE DECISÃO
[INFORME QUAIS DECISÕES PODEM SER TOMADAS DIRETAMENTE PELO OCUPANTE DO CARGO, QUAIS DEVEM SER VALIDADAS PELO GESTOR E QUAIS LIMITES DE APROVAÇÃO, ORÇAMENTO, PRAZO OU PROCESSO DEVEM SER OBSERVADOS.]

5. RELACIONAMENTOS DE TRABALHO
Relações internas: [ÁREAS, CARGOS OU EQUIPES COM AS QUAIS O PROFISSIONAL SE RELACIONA.]
Relações externas: [CLIENTES, FORNECEDORES, ÓRGÃOS PÚBLICOS, PARCEIROS OU NÃO SE APLICA.]

6. REQUISITOS DO CARGO
Escolaridade mínima: [ENSINO MÉDIO / TÉCNICO / SUPERIOR / PÓS-GRADUAÇÃO / OUTRO]
Formação desejável: [CURSO OU ÁREA DE FORMAÇÃO]
Experiência mínima: [TEMPO E TIPO DE EXPERIÊNCIA NECESSÁRIA]
Conhecimentos técnicos: [SISTEMAS, MÉTODOS, NORMAS, FERRAMENTAS, IDIOMAS OU OUTROS CONHECIMENTOS]
Certificações ou registros: [CERTIFICAÇÃO, REGISTRO PROFISSIONAL OU NÃO SE APLICA]

7. COMPETÊNCIAS COMPORTAMENTAIS
[LISTE DE 3 A 6 COMPETÊNCIAS RELEVANTES, COMO COMUNICAÇÃO CLARA, ORGANIZAÇÃO, ATENÇÃO A DETALHES, TRABALHO EM EQUIPE, ÉTICA, PROATIVIDADE, NEGOCIAÇÃO, LIDERANÇA OU FOCO EM RESULTADOS.]

8. INDICADORES OU CRITÉRIOS DE RESULTADO
[INFORME OS INDICADORES, ENTREGAS OU CRITÉRIOS UTILIZADOS PARA ACOMPANHAR O DESEMPENHO, COMO PRAZOS, QUALIDADE, PRODUTIVIDADE, ÍNDICE DE ERROS, SATISFAÇÃO, RECEITA, CUSTOS OU CONFORMIDADE.]

9. CONDIÇÕES DE TRABALHO
Jornada: [CARGA HORÁRIA E HORÁRIO, CONFORME CONTRATO E LEGISLAÇÃO APLICÁVEL]
Modalidade: [PRESENCIAL / HÍBRIDA / TELETRABALHO]
Local de trabalho: [ENDEREÇO, CIDADE OU UNIDADE]
Viagens: [NÃO SE APLICA / EVENTUAIS / FREQUENTES, COM DETALHAMENTO]
Riscos ou exigências específicas: [EPIs, ATIVIDADES EXTERNAS, POSTURA, ESFORÇO FÍSICO, SIGILO, OUTROS OU NÃO SE APLICA.]

10. OBSERVAÇÕES
[INCLUA INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES RELEVANTES. AS ATIVIDADES DEVEM SER EXECUTADAS EM CONFORMIDADE COM AS POLÍTICAS INTERNAS, NORMAS DE SEGURANÇA, CÓDIGO DE CONDUTA E LEGISLAÇÃO VIGENTE.]

CIÊNCIA E APROVAÇÃO
Elaborado por: [NOME] – [CARGO] – [DATA]
Validado pelo gestor: [NOME] – [CARGO] – [DATA]
Aprovado pelo RH: [NOME] – [CARGO] – [DATA]
Ciente pelo ocupante do cargo: [NOME] – [DATA]

Como preencher a descrição de cargo passo a passo

1. Defina corretamente o título. Escolha uma nomenclatura compreensível e alinhada à estrutura interna. Diferencie níveis quando houver alteração efetiva de complexidade, autonomia ou responsabilidade, como Analista Júnior, Pleno e Sênior.
2. Identifique a posição na hierarquia. Registre área, gestor imediato e eventuais subordinados. Isso permite compreender a cadeia de reporte e evita sobreposição de autoridade.
3. Escreva a missão do cargo. Responda: por que essa posição existe? Prefira um texto breve que una ação, objeto e resultado. Por exemplo: “Assegurar o controle das rotinas financeiras, contribuindo para a precisão dos pagamentos e recebimentos da empresa”.
4. Liste responsabilidades, não só tarefas isoladas. Use verbos objetivos, como analisar, controlar, elaborar, acompanhar, atender, negociar ou supervisionar. Em vez de escrever apenas “usar planilha”, especifique o objetivo: “elaborar planilhas de acompanhamento financeiro e reportar divergências ao gestor”.
5. Separe requisitos indispensáveis dos desejáveis. Exigir formação, experiência ou certificação sem necessidade pode restringir indevidamente candidatos. Indique apenas o que é relevante para o desempenho da função e evite critérios discriminatórios relacionados a idade, gênero, raça, religião, estado civil, deficiência ou outras características protegidas pela legislação.
6. Descreva competências observáveis. Termos como “boa comunicação” podem ser melhor definidos como “capacidade de transmitir informações com clareza a públicos internos e externos”. Isso torna seleção e avaliação mais consistentes.
7. Inclua condições reais de trabalho. Informe modalidade, jornada, viagens e requisitos de segurança. Se o cargo tratar dados pessoais de clientes ou empregados, inclua a obrigação de observar procedimentos de confidencialidade e a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD — Lei nº 13.709/2018).
8. Revise e mantenha atualizado. Estabeleça revisões periódicas, por exemplo anuais, e também sempre que mudanças organizacionais alterarem de forma relevante o escopo do cargo.

Boas práticas para usar o documento no RH

A descrição de cargo pode servir de base para uma vaga, mas não precisa ser copiada integralmente no anúncio. O anúncio deve ser mais direto e atrativo, enquanto a descrição interna é um documento de gestão mais completo. Ainda assim, os dois textos devem ser coerentes para que o candidato não seja atraído por uma função diferente daquela que efetivamente exercerá.

Também é importante não transformar o documento em autorização genérica para qualquer tarefa. Expressões como “executar outras atividades correlatas” podem ser usadas com cautela, desde que as demandas sejam compatíveis com a função, a qualificação do empregado e os limites legais. Elas não afastam a necessidade de respeitar o contrato de trabalho e não justificam acúmulo de atribuições incompatíveis sem a análise adequada do caso concreto.

Se a empresa utiliza a CBO, vale lembrar que ela é uma referência de classificação ocupacional e não substitui a análise das atividades reais. O RH deve verificar a compatibilidade entre o cargo, as atribuições efetivamente desempenhadas, o enquadramento contratual e as obrigações aplicáveis à atividade.

Perguntas comuns

Descrição de cargo é obrigatória por lei?

Não existe uma exigência geral de que toda empresa mantenha uma descrição formal para cada cargo. Porém, o documento é uma prática recomendada de gestão e pode ser importante para organizar processos internos, apoiar recrutamentos, demonstrar critérios objetivos e prevenir conflitos sobre responsabilidades.

Qual é a diferença entre descrição e especificação de cargo?

A descrição trata do que o cargo faz: missão, responsabilidades, relações e condições de trabalho. A especificação trata do perfil necessário para ocupá-lo, como escolaridade, experiência, conhecimentos e competências. No modelo apresentado, os dois elementos aparecem reunidos para facilitar o uso.

O empregado deve assinar a descrição de cargo?

A assinatura de ciência é recomendável, pois demonstra que o profissional recebeu as informações sobre a função. Contudo, ela não elimina direitos trabalhistas nem valida exigências ilegais ou incompatíveis com o contrato. A empresa deve guardar a versão aprovada e controlar suas atualizações.

Posso alterar a descrição de cargo depois da contratação?

Sim, desde que a alteração seja legítima, comunicada e não resulte em prejuízo ao empregado. Mudanças substanciais de função, responsabilidade, remuneração ou condições de trabalho exigem análise cuidadosa à luz do contrato, das normas coletivas e do artigo 468 da CLT.

Quantas atribuições devem constar no documento?

Não há número fixo. Em geral, de cinco a dez responsabilidades principais costumam ser suficientes. O mais importante é priorizar atividades relevantes e permanentes, sem criar uma lista excessivamente detalhada que fique desatualizada a cada ajuste operacional.

Este modelo tem caráter informativo e deve ser adaptado às particularidades da empresa, do cargo, do contrato de trabalho e das normas aplicáveis. Para situações com impacto trabalhista, sindical ou jurídico, recomenda-se a orientação de um profissional qualificado.