Modelo de Ata de CIPA PDF: reunião pronta para preencher

A ata de CIPA é o documento utilizado para registrar, de forma organizada e fiel, o que foi discutido, decidido e encaminhado nas reuniões da Comissão Interna de Prevenção de Acidentes e de Assédio. Ela cria um histórico das medidas de prevenção adotadas pela empresa, permite acompanhar pendências e demonstra a participação dos integrantes da comissão nas ações de saúde e segurança do trabalho.

Este modelo de ata de CIPA PDF foi elaborado para servir como base em reuniões ordinárias ou extraordinárias. Basta copiar o conteúdo para um editor de texto, preencher os campos indicados entre colchetes, colher as assinaturas necessárias e exportar o arquivo em PDF. O formato PDF é útil para preservar a versão final do registro, facilitar o compartilhamento e reduzir o risco de alterações indevidas após a aprovação da ata.

A CIPA é disciplinada pela Norma Regulamentadora n.º 5 (NR-5), do Ministério do Trabalho e Emprego. Seu objetivo é prevenir acidentes e doenças relacionadas ao trabalho, tornando compatível de forma permanente o trabalho com a preservação da vida e a promoção da saúde do trabalhador. Desde a atualização da norma, a comissão também possui atribuições relacionadas à prevenção e ao combate ao assédio sexual e a outras formas de violência no âmbito do trabalho, em consonância com a Lei n.º 14.457/2022.

Quando usar a ata de CIPA

A ata deve ser produzida em toda reunião formal da CIPA, especialmente nas reuniões ordinárias periódicas previstas no calendário da comissão. Também é recomendável utilizá-la em reuniões extraordinárias, convocadas para tratar de acidente grave, condição de risco identificada, denúncia recebida, necessidade urgente de inspeção ou qualquer assunto que exija deliberação dos membros.

• Para registrar reunião ordinária da CIPA e conferir o andamento do plano de trabalho.
• Para documentar inspeções, riscos observados e recomendações de melhoria nos setores.
• Para registrar a análise de acidentes, incidentes e quase acidentes de trabalho.
• Para formalizar ações educativas, campanhas internas, treinamentos e atividades da SIPAT.
• Para definir responsáveis, prazos e recursos necessários para corrigir irregularidades.
• Para documentar discussões sobre prevenção ao assédio, à violência e à discriminação no ambiente laboral.
• Para registrar justificativas de ausência, substituições e presença dos representantes da empresa e dos empregados.

O conteúdo da ata deve refletir o que efetivamente ocorreu. Não é adequado criar uma ata genérica, retroativa ou com informações que não foram debatidas. Havendo assunto sensível, como relato de assédio ou dados de saúde, a redação deve ser objetiva e preservar dados pessoais desnecessários, respeitando a confidencialidade e os princípios aplicáveis da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, Lei n.º 13.709/2018.

Modelo completo de ata de CIPA

ATA DA [NÚMERO]ª REUNIÃO [ORDINÁRIA/EXTRAORDINÁRIA] DA CIPA

EMPRESA: [RAZÃO SOCIAL]
CNPJ: [CNPJ]
UNIDADE/ESTABELECIMENTO: [NOME DA UNIDADE OU FILIAL]
ENDEREÇO: [ENDEREÇO COMPLETO]
GESTÃO DA CIPA: [ANO/ANO]

Aos [DIA] dias do mês de [MÊS] de [ANO], às [HORÁRIO], no(a) [LOCAL DA REUNIÃO OU PLATAFORMA UTILIZADA], realizou-se a [NÚMERO]ª reunião [ordinária/extraordinária] da Comissão Interna de Prevenção de Acidentes e de Assédio – CIPA da empresa acima identificada.

1. PRESENÇAS

Estiveram presentes os seguintes membros:

Representantes dos empregados: [NOME COMPLETO – CARGO/FUNÇÃO – TITULAR OU SUPLENTE]; [NOME COMPLETO – CARGO/FUNÇÃO – TITULAR OU SUPLENTE]; [NOME COMPLETO – CARGO/FUNÇÃO – TITULAR OU SUPLENTE].

Representantes do empregador: [NOME COMPLETO – CARGO/FUNÇÃO – TITULAR OU SUPLENTE]; [NOME COMPLETO – CARGO/FUNÇÃO – TITULAR OU SUPLENTE]; [NOME COMPLETO – CARGO/FUNÇÃO – TITULAR OU SUPLENTE].

Convidados/participantes: [NOME COMPLETO – ÁREA OU QUALIFICAÇÃO], quando houver.

Ausências justificadas: [NOME COMPLETO E MOTIVO, SE APLICÁVEL].

2. PAUTA

1. Leitura e aprovação da ata anterior;
2. Acompanhamento das ações e pendências registradas;
3. Relato de acidentes, incidentes, quase acidentes e condições inseguras;
4. Inspeções de segurança e medidas preventivas;
5. Assuntos relacionados à saúde, segurança, prevenção ao assédio e violência no trabalho;
6. Definição de responsáveis e prazos;
7. Assuntos gerais.

3. DESENVOLVIMENTO DA REUNIÃO

Inicialmente, foi realizada a leitura da ata da reunião anterior, que foi [APROVADA SEM RESSALVAS/APROVADA COM AS SEGUINTES RESSALVAS: DESCREVER/ADIADA PARA REVISÃO]. Em seguida, verificou-se o andamento das pendências anteriormente definidas: [DESCREVER AS AÇÕES, O STATUS, OS RESPONSÁVEIS E EVENTUAIS JUSTIFICATIVAS PARA ATRASOS].

Na sequência, foram apresentados os seguintes relatos de acidentes, incidentes, quase acidentes ou condições de risco: [DESCREVER DE FORMA OBJETIVA O FATO, O SETOR ENVOLVIDO, A DATA, AS MEDIDAS IMEDIATAS E A NECESSIDADE OU NÃO DE APURAÇÃO COMPLEMENTAR].

Sobre as inspeções realizadas, foram identificadas as seguintes situações: [DESCREVER RISCOS, LOCAIS, EQUIPAMENTOS, PROCEDIMENTOS OU CONDIÇÕES OBSERVADAS]. Foram debatidas as medidas preventivas e corretivas necessárias, incluindo [DESCREVER MEDIDAS COMO SINALIZAÇÃO, MANUTENÇÃO, TREINAMENTO, FORNECIMENTO DE EPI, ADEQUAÇÃO DE PROCESSO OU OUTRAS].

Quanto às ações de prevenção ao assédio e à violência no ambiente de trabalho, foi tratado o seguinte: [DESCREVER AÇÃO EDUCATIVA, DIVULGAÇÃO DE CANAL DE DENÚNCIA, TREINAMENTO, CAMPANHA OU OUTRO ENCAMINHAMENTO, SEM EXPOR DADOS PESSOAIS SENSÍVEIS].

4. DELIBERAÇÕES E PLANO DE AÇÃO

N.º	Ação deliberada	Responsável	Prazo	Status/observação
1	[DESCREVER A AÇÃO]	[NOME/SETOR]	[DATA]	[INICIAR/EM ANDAMENTO/CONCLUÍDA]
2	[DESCREVER A AÇÃO]	[NOME/SETOR]	[DATA]	[INICIAR/EM ANDAMENTO/CONCLUÍDA]
3	[DESCREVER A AÇÃO]	[NOME/SETOR]	[DATA]	[INICIAR/EM ANDAMENTO/CONCLUÍDA]

5. ENCERRAMENTO

Nada mais havendo a tratar, a reunião foi encerrada às [HORÁRIO]. Eu, [NOME COMPLETO DO(A) SECRETÁRIO(A)], lavrei a presente ata que, após lida e aprovada, será assinada pelos presentes e arquivada conforme os procedimentos da empresa.

[CIDADE], [DIA] de [MÊS] de [ANO].

Presidente da CIPA: [NOME COMPLETO]
Assinatura: __________________________________________

Vice-presidente da CIPA: [NOME COMPLETO]
Assinatura: __________________________________________

Secretário(a): [NOME COMPLETO]
Assinatura: __________________________________________

Demais participantes:
[NOME COMPLETO] – Assinatura: ________________________
[NOME COMPLETO] – Assinatura: ________________________
[NOME COMPLETO] – Assinatura: ________________________

Como preencher a ata passo a passo

1. Identifique corretamente o estabelecimento. Informe razão social, CNPJ e a unidade em que a CIPA atua. Em empresas com filiais, não deixe de indicar a unidade específica, pois os riscos e as medidas podem variar conforme o local.
2. Defina o tipo e o número da reunião. Indique se a reunião é ordinária ou extraordinária e mantenha uma numeração sequencial. Essa organização facilita consultas futuras, auditorias internas e acompanhamento da gestão da comissão.
3. Registre data, horário e local reais. Inclua horário de início e encerramento. Se a reunião ocorrer por videoconferência, descreva a plataforma utilizada e preserve, quando pertinente, a lista de participantes.
4. Liste as presenças de forma completa. Diferencie representantes dos empregados, representantes do empregador, titulares, suplentes e convidados. Registre também ausências justificadas, quando existirem.
5. Escreva os fatos com clareza e impessoalidade. A ata não é espaço para opiniões vagas ou acusações sem apuração. Descreva o que foi relatado, o que foi analisado e quais providências foram aprovadas. Em ocorrências graves, a ata não substitui formulários, investigações e comunicações legalmente exigidos.
6. Transforme decisões em ações verificáveis. Para cada encaminhamento, defina o responsável e o prazo. Evite expressões como “providenciar o quanto antes”. Prefira “o setor de manutenção realizará a adequação até [DATA]”.
7. Faça a leitura e a aprovação. Ao fim, leia o documento ou envie-o aos participantes para conferência, conforme a rotina interna. Registre ressalvas relevantes antes da assinatura.
8. Assine, arquive e gere o PDF. Colha assinaturas físicas ou utilize assinatura eletrônica admitida pela empresa. Depois, guarde a versão aprovada em local seguro e converta-a em PDF para distribuição e preservação do registro.

Perguntas comuns sobre ata de CIPA

A ata de CIPA precisa ser assinada por todos os presentes?

É uma prática recomendável que os participantes assinem a ata ou a lista de presença vinculada a ela, pois isso reforça a comprovação de participação e de ciência das deliberações. A empresa deve seguir seu procedimento interno, sem deixar de assegurar a autenticidade e a integridade do documento.

É possível fazer ata de CIPA em formato digital?

Sim. A ata pode ser produzida e armazenada digitalmente, desde que seja possível identificar os participantes, preservar o conteúdo e garantir a integridade do arquivo. A exportação para PDF ajuda a consolidar a versão final. Assinaturas eletrônicas podem ser utilizadas de acordo com as regras internas e a legislação aplicável.

Qual é a periodicidade das reuniões da CIPA?

A NR-5 estabelece que a CIPA deve realizar reuniões ordinárias mensais, de acordo com o calendário preestabelecido. Reuniões extraordinárias podem ser convocadas quando as circunstâncias exigirem. Convém conferir a versão vigente da NR-5 e os procedimentos da organização para adequar a rotina documental.

A ata substitui a investigação de acidente de trabalho?

Não. A ata registra que o tema foi discutido e quais encaminhamentos foram definidos pela CIPA, mas não substitui a apuração técnica do evento, os registros ocupacionais, a emissão da Comunicação de Acidente de Trabalho quando cabível, nem outras providências exigidas pela legislação.

Como registrar denúncia de assédio na ata sem expor a pessoa?

Evite inserir nomes, detalhes íntimos, documentos médicos ou elementos que permitam identificar a pessoa envolvida. Registre apenas a existência do tema, as providências institucionais adotadas e os responsáveis pelo encaminhamento, respeitando sigilo, acolhimento e proteção contra retaliações.

Este modelo tem caráter exclusivamente informativo e deve ser adaptado à realidade da empresa, à versão vigente da NR-5, às normas coletivas e aos procedimentos internos. Em caso de dúvida sobre obrigações legais ou situação específica, procure orientação de profissional qualificado em segurança do trabalho ou assessoria jurídica.