Modelo de Relatório de Despesas de Viagem Word: completo

O modelo de relatório de despesas de viagem Word é um documento usado para registrar, organizar e comprovar os gastos realizados por uma pessoa durante uma viagem profissional, institucional, acadêmica ou de representação. Ele facilita a prestação de contas perante a empresa, órgão público, associação, cliente ou instituição de ensino, pois reúne dados da viagem, valores gastos, comprovantes e o resultado financeiro entre adiantamentos recebidos e despesas efetivamente pagas.

Embora possa ser preenchido em papel ou em uma planilha, o arquivo Word é uma alternativa prática quando se deseja um documento formal, editável e pronto para imprimir ou encaminhar por e-mail. Um relatório bem elaborado reduz dúvidas na conferência, torna o processo de reembolso mais rápido e cria um registro interno útil para controles financeiros e auditorias.

O ideal é que o viajante preencha o relatório logo após retornar, enquanto ainda tem acesso às notas fiscais, recibos, bilhetes, comprovantes de hospedagem e registros de deslocamento. Os valores declarados devem corresponder aos documentos anexados e às regras internas aplicáveis, especialmente quanto a limites de alimentação, quilometragem, hospedagem e uso de táxi ou aplicativo de transporte.

Quando usar o relatório de despesas de viagem

Use este documento sempre que uma viagem gerar gastos que precisem ser reembolsados, justificados ou conciliados com um valor antecipado. Ele é especialmente recomendado nas situações abaixo:

• Viagens de empregados para reuniões, treinamentos, visitas técnicas, feiras, eventos ou atendimento a clientes;
• Deslocamentos de sócios, representantes comerciais e prestadores de serviços contratados;
• Viagens de servidores, colaboradores de entidades, pesquisadores ou participantes de projetos;
• Prestação de contas de diárias, adiantamentos, fundos fixos ou cartões corporativos;
• Solicitações de reembolso por gastos pagos com recursos próprios;
• Viagens acadêmicas custeadas por instituição, bolsa, projeto ou centro de pesquisa;
• Controle de despesas de combustível, pedágio e estacionamento realizadas em veículo próprio ou corporativo.

Antes de utilizar o modelo, consulte a política de viagens e reembolsos da organização. Esse regulamento pode determinar quais despesas são elegíveis, quais comprovantes são obrigatórios, os prazos de entrega e as alçadas de aprovação. Em relações de trabalho, as despesas necessárias à execução do serviço normalmente não devem ser transferidas ao empregado; ainda assim, cada lançamento precisa ser comprovado e autorizado conforme os procedimentos internos.

Modelo completo de relatório de despesas de viagem

RELATÓRIO DE DESPESAS DE VIAGEM

1. IDENTIFICAÇÃO DO VIAJANTE
Nome completo: [NOME COMPLETO]
Cargo/função: [CARGO OU FUNÇÃO]
Setor/departamento: [SETOR OU DEPARTAMENTO]
CPF: [CPF, SE EXIGIDO PELA ORGANIZAÇÃO]
Matrícula/registro interno: [NÚMERO DE MATRÍCULA, SE HOUVER]
E-mail: [E-MAIL]
Telefone: [TELEFONE]

2. DADOS DA VIAGEM
Finalidade da viagem: [DESCREVER O OBJETIVO, EX.: PARTICIPAÇÃO EM TREINAMENTO, VISITA A CLIENTE OU REUNIÃO]
Local de origem: [CIDADE/UF]
Destino(s): [CIDADE/UF OU PAÍS]
Período da viagem: de [DATA] a [DATA]
Meio(s) de transporte utilizado(s): [AVIÃO, ÔNIBUS, VEÍCULO PRÓPRIO, VEÍCULO DA EMPRESA, OUTRO]
Centro de custo/projeto: [CENTRO DE CUSTO, PROJETO OU CONTRATO]
Gestor responsável: [NOME COMPLETO E CARGO]

3. ADIANTAMENTO OU RECURSOS RECEBIDOS
Houve adiantamento de viagem? [SIM/NÃO]
Valor do adiantamento recebido: R$ [VALOR]
Data do recebimento: [DATA]
Forma de recebimento: [PIX, TRANSFERÊNCIA, DINHEIRO, CARTÃO CORPORATIVO OU OUTRA]
Observações sobre o adiantamento: [INFORMAR, SE NECESSÁRIO]

4. RELAÇÃO DE DESPESAS

Data	Categoria	Descrição/fornecedor	Comprovante nº	Forma de pagamento	Valor (R$)
[DD/MM/AAAA]	[TRANSPORTE]	[DESCRIÇÃO]	[NÚMERO/ANEXO]	[FORMA]	[0,00]
[DD/MM/AAAA]	[HOSPEDAGEM]	[DESCRIÇÃO]	[NÚMERO/ANEXO]	[FORMA]	[0,00]
[DD/MM/AAAA]	[ALIMENTAÇÃO]	[DESCRIÇÃO]	[NÚMERO/ANEXO]	[FORMA]	[0,00]
[DD/MM/AAAA]	[COMBUSTÍVEL/PEDÁGIO]	[DESCRIÇÃO]	[NÚMERO/ANEXO]	[FORMA]	[0,00]
[DD/MM/AAAA]	[OUTRA DESPESA AUTORIZADA]	[DESCRIÇÃO]	[NÚMERO/ANEXO]	[FORMA]	[0,00]

5. RESUMO FINANCEIRO
Total das despesas comprovadas: R$ [VALOR]
(-) Valor do adiantamento recebido: R$ [VALOR]
Saldo a reembolsar ao viajante: R$ [VALOR] ou
Saldo a devolver à organização: R$ [VALOR]
Forma prevista para reembolso ou devolução: [FORMA]
Dados para reembolso, se aplicável: Banco [NOME], agência [NÚMERO], conta [NÚMERO], chave Pix [CHAVE PIX].

6. DECLARAÇÃO
Declaro que as informações apresentadas neste relatório são verdadeiras e que as despesas relacionadas foram realizadas em razão da viagem descrita, observadas as normas e os limites estabelecidos por [NOME DA ORGANIZAÇÃO]. Declaro também que os comprovantes indicados estão anexados, quando exigidos, e assumo responsabilidade pela exatidão dos dados informados.

[CIDADE], [DATA].

________________________________________
[NOME COMPLETO DO VIAJANTE]
Assinatura do viajante

________________________________________
[NOME DO GESTOR RESPONSÁVEL]
De acordo/aprovação do gestor

________________________________________
[NOME DO RESPONSÁVEL FINANCEIRO]
Conferência do setor financeiro

7. USO INTERNO DO FINANCEIRO
Relatório recebido em: [DATA]
Conferido por: [NOME]
Reembolso/devolução processado em: [DATA]
Documento de pagamento/lançamento: [NÚMERO]
Observações: [OBSERVAÇÕES INTERNAS]

Como preencher o modelo passo a passo

1. Identifique o viajante e a viagem. Informe nome, cargo, setor, período, origem, destino e finalidade de modo objetivo. Em vez de escrever apenas “viagem a trabalho”, descreva “visita técnica à unidade de [CIDADE] para acompanhamento do projeto [NOME]”.
2. Registre o adiantamento. Caso a empresa tenha antecipado valores, indique o montante, a data e a forma de liberação. Se não houve adiantamento, escreva “não” e deixe o valor como R$ 0,00.
3. Lance cada despesa separadamente. Não agrupe gastos de dias ou fornecedores diferentes em uma única linha. Informe a data, a categoria, uma descrição compreensível, a forma de pagamento e o valor exato do comprovante.
4. Numere e organize os comprovantes. Anexe notas fiscais, recibos, faturas, bilhetes de passagem, comprovantes de pedágio e vouchers de hospedagem na mesma ordem da tabela. O campo “Comprovante nº” pode ser preenchido como “Anexo 01”, “Anexo 02” e assim por diante.
5. Calcule o saldo corretamente. Some todas as despesas elegíveis. Depois, compare o total com o adiantamento. Se o total for superior ao adiantamento, haverá valor a reembolsar; se for inferior, poderá haver saldo a devolver, conforme a política interna.
6. Justifique exceções. Registre no campo de observações situações como perda de comprovante, alteração de rota, gasto emergencial ou despesa acima do limite. Quando possível, anexe evidências alternativas e obtenha autorização do gestor.
7. Revise antes de assinar. Confira datas, valores, cálculos, anexos e dados bancários. Assine e encaminhe ao responsável dentro do prazo estabelecido pela organização.

Cuidados importantes com comprovantes e dados

Para que a prestação de contas seja aceita, os comprovantes devem estar legíveis e, quando aplicável, indicar data, fornecedor, valor e descrição do serviço ou produto. Notas fiscais e recibos não devem ser alterados. Se houver pagamento por cartão corporativo, registre a despesa mesmo que o viajante não tenha desembolsado recursos próprios, pois o lançamento ainda precisa ser conciliado pela área financeira.

Evite inserir informações pessoais que não sejam necessárias. CPF, dados bancários e outros dados identificáveis devem ser tratados apenas para a finalidade do reembolso e protegidos pela organização, em observância aos princípios da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, a Lei nº 13.709/2018. Se o relatório for compartilhado por e-mail, prefira os canais internos autorizados e restrinja o acesso às pessoas envolvidas na análise.

Perguntas comuns

É obrigatório anexar nota fiscal para todas as despesas?

Depende da política da empresa ou instituição e da natureza do gasto. Em regra, é recomendável anexar o documento fiscal ou recibo de toda despesa reembolsável. Para despesas sem comprovante, como certas situações de quilometragem, pode ser exigido formulário próprio, trajeto percorrido e autorização prévia. Nunca invente ou altere comprovantes.

Posso pedir reembolso de alimentação durante a viagem?

Sim, se a política de viagens autorizar. Algumas organizações reembolsam despesas reais mediante comprovantes; outras adotam diárias ou limites por refeição. Informe o gasto na categoria “Alimentação” e observe as regras sobre consumo de bebidas alcoólicas, acompanhantes e valores máximos.

Como lançar despesas pagas em moeda estrangeira?

Inclua a despesa com a moeda original na descrição e informe, no valor em reais, o critério de conversão utilizado pela organização. Pode ser a cotação do dia da compra, a taxa efetivamente cobrada no cartão ou outro parâmetro interno. Anexe a fatura, o recibo e o comprovante de câmbio, se houver.

O que fazer se eu perder um recibo?

Comunique o gestor e o financeiro imediatamente. Algumas organizações aceitam uma declaração de perda de comprovante acompanhada de evidências alternativas, como extrato bancário, e-mail de confirmação ou registro de aplicativo. A aceitação não é automática: dependerá da política interna e da aprovação competente.

Relatório de despesas é igual a prestação de contas?

O relatório é normalmente uma parte central da prestação de contas. Ele apresenta os lançamentos e o resumo financeiro; a prestação de contas pode abranger também comprovantes, justificativas, aprovações, registros de pagamento e outros documentos exigidos pela instituição.

Este modelo tem caráter informativo e deve ser adaptado às regras da organização, ao tipo de viagem e às exigências contábeis, trabalhistas ou administrativas aplicáveis. Em casos específicos, consulte o setor financeiro, contábil, jurídico ou um profissional habilitado.