Modelo de Plano de Contas Word: Estrutura Pronta para Editar

O modelo de plano de contas Word é uma estrutura organizada de códigos e nomes de contas usada para registrar, classificar e acompanhar os fatos financeiros e patrimoniais de uma empresa. Ele funciona como um mapa da contabilidade: indica em qual grupo cada valor deve ser lançado, permitindo visualizar com clareza bens, direitos, obrigações, patrimônio líquido, receitas, custos e despesas.

Embora sistemas contábeis e financeiros ofereçam cadastros próprios, elaborar o plano inicialmente no Word é útil para discutir sua organização, submeter a estrutura à aprovação dos responsáveis, documentar alterações e criar uma versão personalizada antes de implantá-la no software. O documento também pode servir como referência interna para gestores, auxiliares administrativos e equipes que fazem a classificação de documentos e lançamentos.

Um plano de contas bem elaborado deve refletir a atividade real do negócio. Uma empresa comercial, por exemplo, tende a destacar estoques e custo das mercadorias vendidas; uma prestadora de serviços normalmente dá maior atenção à receita de serviços e aos gastos operacionais; já uma indústria pode necessitar de contas específicas para matérias-primas, produção em processo e custos industriais. Por isso, o modelo abaixo é uma base editável: elimine contas desnecessárias e acrescente aquelas que façam sentido para a realidade da organização.

Quando usar o modelo de plano de contas Word

• Na abertura de uma empresa ou na reorganização de sua rotina financeira e contábil.
• Antes da implantação ou troca de um sistema de gestão financeira, ERP ou software contábil.
• Para padronizar a classificação de pagamentos, recebimentos, notas fiscais, extratos e demais documentos.
• Ao criar relatórios gerenciais, como fluxo de caixa, demonstrativo de resultados e acompanhamento de despesas por natureza.
• Para documentar a estrutura de contas utilizada pela empresa e orientar colaboradores responsáveis pelos lançamentos.
• Durante a revisão do plano existente, quando há contas duplicadas, genéricas demais ou sem movimentação.

É importante diferenciar o plano de contas financeiro do plano de contas contábil. O primeiro pode ser mais simples e focado no controle gerencial de entradas e saídas. O segundo precisa respeitar as necessidades da escrituração contábil e das demonstrações financeiras. No Brasil, a escrituração deve observar as normas aplicáveis, incluindo o Código Civil, especialmente as regras empresariais sobre escrituração, e os pronunciamentos contábeis emitidos pelo CPC quando aplicáveis à entidade. Empresas optantes pelo Simples Nacional também podem ter obrigações contábeis e fiscais específicas. Portanto, antes de usar a versão definitiva para a contabilidade oficial, valide-a com o profissional de contabilidade responsável.

Modelo completo de plano de contas

PLANO DE CONTAS
EMPRESA: [RAZÃO SOCIAL]
NOME FANTASIA: [NOME FANTASIA]
CNPJ: [CNPJ]
PERÍODO DE VIGÊNCIA: [MÊS/ANO] a [MÊS/ANO]
RESPONSÁVEL PELA ELABORAÇÃO: [NOME COMPLETO / CARGO]
VERSÃO: [NÚMERO DA VERSÃO]

1. ATIVO

1.1 ATIVO CIRCULANTE
1.1.01 Disponibilidades
1.1.01.001 Caixa
1.1.01.002 Bancos – Conta Movimento
1.1.01.003 Aplicações Financeiras de Liquidez Imediata
1.1.02 Créditos e Valores a Receber
1.1.02.001 Clientes
1.1.02.002 Duplicatas a Receber
1.1.02.003 Adiantamentos a Fornecedores
1.1.02.004 Impostos a Recuperar
1.1.03 Estoques
1.1.03.001 Mercadorias para Revenda
1.1.03.002 Matérias-Primas
1.1.03.003 Materiais de Consumo
1.1.04 Despesas Antecipadas
1.1.04.001 Seguros a Apropriar
1.1.04.002 Aluguéis Antecipados

1.2 ATIVO NÃO CIRCULANTE
1.2.01 Realizável a Longo Prazo
1.2.01.001 Empréstimos Concedidos
1.2.01.002 Depósitos Judiciais
1.2.02 Investimentos
1.2.02.001 Participações Societárias
1.2.03 Imobilizado
1.2.03.001 Máquinas e Equipamentos
1.2.03.002 Veículos
1.2.03.003 Móveis e Utensílios
1.2.03.004 Computadores e Periféricos
1.2.03.005 (-) Depreciação Acumulada
1.2.04 Intangível
1.2.04.001 Softwares
1.2.04.002 Marcas e Patentes
1.2.04.003 (-) Amortização Acumulada

2. PASSIVO

2.1 PASSIVO CIRCULANTE
2.1.01 Fornecedores
2.1.01.001 Fornecedores Nacionais
2.1.02 Obrigações Trabalhistas
2.1.02.001 Salários a Pagar
2.1.02.002 Pró-Labore a Pagar
2.1.02.003 Férias a Pagar
2.1.02.004 Encargos Sociais a Recolher
2.1.03 Obrigações Tributárias
2.1.03.001 Tributos Federais a Recolher
2.1.03.002 ICMS a Recolher
2.1.03.003 ISS a Recolher
2.1.03.004 Simples Nacional a Recolher
2.1.04 Empréstimos e Financiamentos
2.1.04.001 Empréstimos Bancários a Pagar
2.1.04.002 Financiamentos a Pagar
2.1.05 Outras Obrigações
2.1.05.001 Aluguéis a Pagar
2.1.05.002 Contas de Consumo a Pagar

2.2 PASSIVO NÃO CIRCULANTE
2.2.01 Empréstimos e Financiamentos a Longo Prazo
2.2.02 Provisões para Contingências
2.2.03 Obrigações a Longo Prazo

3. PATRIMÔNIO LÍQUIDO

3.1 Capital Social
3.1.001 Capital Social Subscrito
3.1.002 (-) Capital Social a Integralizar
3.2 Reservas
3.2.001 Reserva de Lucros
3.3 Resultados Acumulados
3.3.001 Lucros Acumulados
3.3.002 Prejuízos Acumulados

4. RECEITAS

4.1 Receita Bruta Operacional
4.1.001 Receita de Venda de Mercadorias
4.1.002 Receita de Prestação de Serviços
4.1.003 Outras Receitas Operacionais
4.2 Deduções da Receita Bruta
4.2.001 Devoluções e Abatimentos
4.2.002 Impostos sobre Vendas e Serviços
4.3 Receitas Financeiras
4.3.001 Juros Ativos
4.3.002 Rendimentos de Aplicações Financeiras

5. CUSTOS

5.1 Custos das Mercadorias ou Serviços
5.1.001 Custo das Mercadorias Vendidas
5.1.002 Custo dos Serviços Prestados
5.1.003 Materiais Aplicados na Produção
5.1.004 Mão de Obra Direta
5.1.005 Fretes sobre Compras

6. DESPESAS

6.1 Despesas com Pessoal
6.1.001 Salários e Ordenados
6.1.002 Pró-Labore
6.1.003 Encargos Trabalhistas
6.1.004 Benefícios aos Colaboradores
6.2 Despesas Administrativas
6.2.001 Aluguel
6.2.002 Energia Elétrica
6.2.003 Água e Esgoto
6.2.004 Telefonia e Internet
6.2.005 Material de Escritório
6.2.006 Honorários Contábeis
6.2.007 Serviços de Terceiros
6.3 Despesas Comerciais
6.3.001 Publicidade e Propaganda
6.3.002 Comissões sobre Vendas
6.3.003 Fretes sobre Vendas
6.4 Despesas Financeiras
6.4.001 Juros Passivos
6.4.002 Tarifas Bancárias
6.4.003 Multas e Encargos
6.5 Tributos e Outras Despesas
6.5.001 Taxas e Emolumentos
6.5.002 Impostos Não Recuperáveis

APROVAÇÃO
Responsável pela empresa: [NOME COMPLETO]
Cargo: [CARGO]
Data: [DIA/MÊS/ANO]

Responsável técnico contábil, quando aplicável: [NOME COMPLETO]
CRC: [UF E NÚMERO DO CRC]
Data: [DIA/MÊS/ANO]

Como preencher e adaptar o documento

1. Identifique a empresa. Preencha razão social, CNPJ, período de vigência e número da versão. Manter versões datadas ajuda a rastrear inclusões, exclusões e mudanças de nomenclatura.
2. Defina a finalidade. Estabeleça se o arquivo será um plano gerencial, contábil ou ambos. Se houver integração com a contabilidade, confirme previamente o padrão de códigos aceito pelo escritório ou sistema utilizado.
3. Preserve a lógica de classificação. Os grupos principais devem seguir uma ordem consistente: ativo, passivo, patrimônio líquido, receitas, custos e despesas. As contas mais detalhadas devem ficar subordinadas a uma conta sintética, facilitando relatórios consolidados.
4. Crie códigos escalonados. O padrão numérico do modelo permite adicionar novas contas sem perder a organização. Por exemplo, sob 6.2 Despesas Administrativas, uma nova conta pode receber o código 6.2.008, desde que não exista outro uso para ele.
5. Personalize conforme a operação. Uma clínica pode inserir receitas por procedimentos; uma loja pode separar estoque por categoria; uma transportadora pode criar contas para combustível, pedágios e manutenção de frota. Evite criar contas para gastos raros que podem ser controlados em categoria mais ampla, salvo se forem relevantes para a gestão.
6. Não misture natureza patrimonial e resultado. A compra de uma máquina, por exemplo, normalmente compõe o imobilizado, enquanto a depreciação é reconhecida periodicamente como custo ou despesa, conforme o caso. A classificação correta depende do fato e das normas aplicáveis.
7. Revise com o contador. Antes de transformar o plano em regra de lançamentos oficiais, encaminhe a estrutura ao contador responsável. Ele poderá adequar nomenclaturas, contas redutoras, critérios fiscais e exigências do regime tributário da empresa.

Perguntas comuns

O plano de contas é obrigatório para toda empresa?

A necessidade e o nível de formalidade variam conforme o porte, a atividade, o regime tributário e as obrigações da empresa. Contudo, toda organização se beneficia de uma classificação financeira organizada. Para escrituração contábil regular e elaboração de demonstrações contábeis, um plano de contas consistente é essencial e deve ser definido com orientação profissional.

Posso usar o mesmo plano de contas para fluxo de caixa e contabilidade?

Sim, é possível criar uma estrutura integrada, mas os objetivos dos relatórios não são idênticos. O fluxo de caixa acompanha entradas e saídas efetivas de dinheiro; a contabilidade pode reconhecer receitas, despesas, direitos e obrigações mesmo antes do recebimento ou pagamento. Por isso, pode ser necessário usar contas auxiliares, centros de custo ou regras de conciliação.

Qual é a diferença entre conta sintética e conta analítica?

A conta sintética agrupa outras contas e geralmente serve para totalização, como “Despesas Administrativas”. A conta analítica é o nível detalhado onde ocorre o lançamento, como “Aluguel”, “Energia Elétrica” ou “Honorários Contábeis”. A empresa deve definir até que nível de detalhe precisa acompanhar seus dados.

Com que frequência o plano de contas deve ser revisado?

Faça uma revisão ao menos anual e também quando houver mudança relevante na atividade, abertura de unidade, criação de nova linha de produtos, alteração tributária, implantação de sistema ou necessidade de novos indicadores. Evite, porém, alterações frequentes e sem registro, pois elas dificultam a comparação dos resultados entre períodos.

Este modelo tem caráter exclusivamente informativo e deve ser adaptado à realidade da empresa. Para utilização em escrituração contábil, obrigações fiscais ou decisões com efeitos jurídicos e financeiros, recomenda-se a revisão por contador habilitado.