Modelo de Planilha de Horas Trabalhadas Word: Editável

O modelo de planilha de horas trabalhadas Word é um documento simples para registrar a jornada diária de um profissional, incluindo horários de entrada, saída, intervalo, total de horas e eventuais horas extras. Embora seja comum associar planilhas ao Excel, o Word também permite criar tabelas organizadas, fáceis de preencher, imprimir, assinar e arquivar em processos internos de empresas, comércios, escritórios e trabalhos autônomos.

Esse tipo de controle ajuda a acompanhar a carga horária efetivamente cumprida, conferir pagamentos, organizar escalas e documentar a rotina de trabalho. Pode ser usado para empregados, estagiários, prestadores de serviços e equipes temporárias, desde que o formato escolhido seja adequado à relação existente e às regras internas aplicáveis.

Para empresas sujeitas ao controle formal de jornada, é importante atenção: o artigo 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) estabelece a obrigatoriedade de anotação da hora de entrada e saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, nos estabelecimentos com mais de 20 trabalhadores. Uma tabela feita no Word pode servir como registro manual quando adotada corretamente, mas não deve ser usada de forma improvisada nem substituir sistemas exigidos por normas, acordos coletivos ou procedimentos específicos da empresa.

Quando usar a planilha de horas trabalhadas no Word

• Para acompanhar mensalmente a jornada de empregados em negócios pequenos ou equipes administrativas.
• Para organizar apontamentos de horas de profissionais temporários, freelancers ou prestadores, quando isso estiver previsto no contrato.
• Para conferir horas extras, atrasos, faltas, compensações e períodos de intervalo.
• Para preparar um resumo de jornada antes do lançamento em sistema de folha de pagamento.
• Para documentar horas dedicadas a projetos, clientes, obras, eventos ou atividades específicas.
• Para manter uma folha impressa de preenchimento manual em locais onde não há controle eletrônico de ponto.

Antes de adotar o documento, defina se ele será diário, semanal ou mensal. O modelo mensal costuma ser o mais prático para a rotina de RH, pois concentra todas as marcações do período e permite uma conferência ao final do mês. Em atividades por projeto, uma tabela semanal pode facilitar a aprovação das horas pelo responsável.

Modelo completo de planilha de horas trabalhadas Word

PLANILHA DE HORAS TRABALHADAS

Empresa/Contratante: [NOME DA EMPRESA OU CONTRATANTE]
CNPJ/CPF: [CNPJ OU CPF]
Colaborador(a): [NOME COMPLETO]
CPF: [CPF DO COLABORADOR]
Cargo/Função: [CARGO OU FUNÇÃO]
Setor/Projeto: [SETOR, CLIENTE OU PROJETO]
Período de referência: [MÊS/ANO]

Data	Dia	Entrada	Início do intervalo	Fim do intervalo	Saída	Horas trabalhadas	Horas extras	Ocorrências
[DD/MM/AAAA]	[DIA]	[HH:MM]	[HH:MM]	[HH:MM]	[HH:MM]	[HH:MM]	[HH:MM]	[INFORMAÇÃO]
[DD/MM/AAAA]	[DIA]	[HH:MM]	[HH:MM]	[HH:MM]	[HH:MM]	[HH:MM]	[HH:MM]	[INFORMAÇÃO]
[DD/MM/AAAA]	[DIA]	[HH:MM]	[HH:MM]	[HH:MM]	[HH:MM]	[HH:MM]	[HH:MM]	[INFORMAÇÃO]
[DD/MM/AAAA]	[DIA]	[HH:MM]	[HH:MM]	[HH:MM]	[HH:MM]	[HH:MM]	[HH:MM]	[INFORMAÇÃO]
[DD/MM/AAAA]	[DIA]	[HH:MM]	[HH:MM]	[HH:MM]	[HH:MM]	[HH:MM]	[HH:MM]	[INFORMAÇÃO]
[DD/MM/AAAA]	[DIA]	[HH:MM]	[HH:MM]	[HH:MM]	[HH:MM]	[HH:MM]	[HH:MM]	[INFORMAÇÃO]
[DD/MM/AAAA]	[DIA]	[HH:MM]	[HH:MM]	[HH:MM]	[HH:MM]	[HH:MM]	[HH:MM]	[INFORMAÇÃO]

Resumo do período
Jornada contratual prevista: [TOTAL DE HORAS PREVISTAS]
Total de horas trabalhadas: [TOTAL DE HORAS TRABALHADAS]
Total de horas extras: [TOTAL DE HORAS EXTRAS]
Horas a compensar/descontar: [TOTAL DE HORAS]
Observações gerais: [INFORMAR FALTAS, ATESTADOS, FERIADOS, COMPENSAÇÕES OU OUTRAS OCORRÊNCIAS]

Declaro que as informações registradas nesta planilha correspondem aos horários efetivamente trabalhados no período indicado.

[CIDADE], [DIA] de [MÊS] de [ANO].

________________________________________
[NOME DO COLABORADOR]
Assinatura do(a) colaborador(a)

________________________________________
[NOME DO RESPONSÁVEL OU GESTOR]
Assinatura do(a) responsável

Como preencher o modelo passo a passo

1. Identifique as partes. No cabeçalho, informe os dados da empresa ou contratante, o nome completo do trabalhador, CPF, função, setor e o mês ao qual a planilha se refere. A identificação completa reduz dúvidas na conferência e no arquivamento.
2. Monte a tabela no Word. Copie o modelo para um documento novo. Caso o mês tenha mais dias úteis do que as linhas disponíveis, selecione uma linha da tabela, copie e cole até completar a quantidade necessária. Mantenha as colunas legíveis, preferencialmente usando a página em orientação horizontal ao configurar o arquivo.
3. Registre os horários reais. Em cada data, anote a hora de entrada, o início e o fim do intervalo e a saída. Utilize sempre o formato de 24 horas, como 08:00, 12:00, 13:00 e 17:00. Não preencha horários estimados ou previamente definidos como se fossem marcações efetivas.
4. Calcule o total diário. Para chegar às horas trabalhadas, some o tempo entre entrada e saída e desconte o intervalo. Por exemplo, quem trabalha das 08:00 às 12:00 e das 13:00 às 17:00 totaliza 8 horas no dia. Se houver duas pausas, elas devem ser consideradas no cálculo.
5. Informe as ocorrências. Use a última coluna para indicar situações relevantes, como férias, feriado, falta justificada, atestado médico, atraso, saída antecipada, folga ou compensação. Evite escrever diagnósticos médicos ou dados pessoais sensíveis; basta registrar a ocorrência administrativa necessária.
6. Consolide os dados ao fim do período. Some as horas trabalhadas e compare o resultado com a jornada contratual prevista. Registre separadamente as horas extras e eventuais horas negativas, observando a política interna, o contrato e a convenção ou acordo coletivo da categoria.
7. Colha as assinaturas e arquive. Após a conferência, o trabalhador e o gestor devem assinar, quando esse for o procedimento adotado. Guarde uma cópia em local seguro, físico ou digital, respeitando as regras de acesso e proteção de dados pessoais.

Cuidados legais e de organização

A jornada normal, como regra geral, não deve ultrapassar oito horas diárias e quarenta e quatro horas semanais, conforme o artigo 7º, inciso XIII, da Constituição Federal e o artigo 58 da CLT. A prestação de horas extras, os limites diários, os adicionais devidos, a compensação e o banco de horas dependem da legislação aplicável e, em muitos casos, de acordo individual ou negociação coletiva.

Também é essencial respeitar os intervalos. Em jornadas contínuas superiores a seis horas, a CLT prevê intervalo intrajornada para repouso ou alimentação, nos termos do artigo 71, observadas as particularidades legais e coletivas. Por isso, a coluna de intervalo não é meramente decorativa: ela ajuda a demonstrar como a jornada foi efetivamente distribuída.

Se o documento for utilizado como controle manual de ponto, a empresa deve orientar os empregados a realizarem as anotações de forma fiel e individual. Preenchimentos padronizados, assinaturas sem conferência ou alterações sem justificativa podem gerar questionamentos. Em casos de teletrabalho, trabalho externo, cargos de gestão ou regimes especiais, a necessidade de controle de jornada deve ser analisada conforme a situação concreta e a legislação.

Perguntas comuns

Posso usar uma planilha de horas trabalhadas feita no Word como folha de ponto?

Sim, uma tabela impressa e preenchida manualmente pode ser usada como instrumento de controle, desde que seja adotada de forma idônea e compatível com as obrigações da empresa. Estabelecimentos com mais de 20 trabalhadores devem manter registro de horário nos termos do artigo 74 da CLT. Verifique ainda as regras coletivas da categoria e os procedimentos internos.

Como calcular horas extras na planilha?

Primeiro, apure o total efetivamente trabalhado no dia ou na semana e compare com a jornada contratual aplicável. O excedente poderá ser lançado como hora extra ou destinado à compensação, se houver banco de horas ou outro regime válido. O cálculo do valor a pagar deve ser feito pela folha de pagamento, considerando adicional legal, contrato e norma coletiva.

O intervalo conta como hora trabalhada?

Em regra, o intervalo para repouso e alimentação não integra a jornada efetivamente trabalhada. Por isso, ele deve ser registrado e descontado do cálculo diário. Existem situações especiais previstas em lei ou em instrumentos coletivos, que devem ser avaliadas conforme o caso.

É necessário assinar a planilha todos os dias?

Não há uma regra única que imponha assinatura diária em toda situação. A periodicidade pode ser definida pela empresa, desde que o processo seja confiável e permita a conferência das marcações. A assinatura mensal ao final da folha é uma prática frequente em controles manuais.

Este modelo serve para freelancer e prestador de serviços?

Serve para organizar e comprovar as horas destinadas a uma atividade, especialmente quando o contrato prevê pagamento por hora ou aprovação de apontamentos. Porém, o controle de horas de um prestador não deve ser usado para mascarar uma relação de emprego. Em caso de dúvida, a contratação deve ser analisada por profissional especializado.

Este modelo tem caráter informativo e deve ser adaptado à realidade da relação de trabalho, às normas internas e à legislação aplicável. Para situações com dúvidas trabalhistas, banco de horas, controle obrigatório de ponto ou conflitos sobre jornada, procure orientação de um profissional qualificado.