Modelo de Planilha de Horas Trabalhadas PDF para Preencher

O modelo de planilha de horas trabalhadas PDF é um formulário prático para registrar a jornada diária de uma pessoa durante determinado período, geralmente um mês. Nele, são anotados os horários de entrada, saída para intervalo, retorno e encerramento do expediente, além das horas efetivamente trabalhadas, horas extras, faltas, atrasos e observações relevantes.

Esse documento pode ser usado por empresas, profissionais autônomos, equipes de projetos, empregados domésticos, prestadores de serviços e trabalhadores que desejam acompanhar a própria carga horária. Depois de preenchida, a planilha pode ser impressa, assinada, digitalizada ou exportada em PDF para arquivamento e compartilhamento.

Para empresas, a planilha ajuda na organização da jornada e no cálculo da remuneração. Contudo, é importante compreender que uma folha preenchida manualmente não substitui automaticamente todos os requisitos legais de controle de ponto aplicáveis ao empregador. A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), em seu art. 74, prevê regras sobre anotação de horário e controle de jornada, especialmente para estabelecimentos com mais de 20 trabalhadores. A Portaria MTP nº 671/2021 também disciplina sistemas de registro eletrônico de ponto. Por isso, o modelo deve ser adotado de forma compatível com a realidade da contratação e com a orientação contábil ou jurídica da organização.

Quando usar a planilha de horas trabalhadas

• Para acompanhar a jornada mensal de empregados em atividades administrativas, operacionais ou externas.
• Para registrar horas trabalhadas por freelancers, consultores e prestadores de serviços, quando isso estiver previsto no contrato ou for útil para faturamento.
• Para controlar horas destinadas a um projeto, cliente, obra, evento ou centro de custo específico.
• Para conferir horas extras, atrasos, faltas, compensações e períodos de intervalo.
• Para elaborar relatórios internos antes do fechamento da folha de pagamento.
• Para documentar jornadas de empregados domésticos, observando as regras aplicáveis à categoria.
• Para uso pessoal, por estudantes, profissionais autônomos ou trabalhadores que precisam organizar seu tempo produtivo.

O ideal é fazer o lançamento diariamente, no momento em que a jornada ocorre ou logo após seu encerramento. Registros feitos de memória no fim do mês tendem a conter erros e podem reduzir a confiabilidade do controle. Também é recomendável que qualquer ajuste seja identificado, datado e validado pelo responsável, evitando rasuras sem explicação.

Modelo completo de planilha de horas trabalhadas

PLANILHA DE HORAS TRABALHADAS

Período de referência: [MÊS/ANO]

Nome do trabalhador: [NOME COMPLETO]
CPF: [CPF]
Cargo/Função: [CARGO OU FUNÇÃO]
Empresa/Contratante: [NOME DA EMPRESA OU CONTRATANTE]
CNPJ/CPF: [CNPJ OU CPF]
Setor/Projeto: [SETOR, CLIENTE OU PROJETO]
Jornada contratada ou prevista: [EX.: SEGUNDA A SEXTA, DAS 8H ÀS 17H, COM 1H DE INTERVALO]

Data	Dia	Entrada	Saída intervalo	Retorno intervalo	Saída	Horas trabalhadas	Horas extras	Observações
[DD/MM/AAAA]	[DIA]	[HH:MM]	[HH:MM]	[HH:MM]	[HH:MM]	[HH:MM]	[HH:MM]	[INFORMAÇÃO]
[DD/MM/AAAA]	[DIA]	[HH:MM]	[HH:MM]	[HH:MM]	[HH:MM]	[HH:MM]	[HH:MM]	[INFORMAÇÃO]
[DD/MM/AAAA]	[DIA]	[HH:MM]	[HH:MM]	[HH:MM]	[HH:MM]	[HH:MM]	[HH:MM]	[INFORMAÇÃO]
[DD/MM/AAAA]	[DIA]	[HH:MM]	[HH:MM]	[HH:MM]	[HH:MM]	[HH:MM]	[HH:MM]	[INFORMAÇÃO]
[DD/MM/AAAA]	[DIA]	[HH:MM]	[HH:MM]	[HH:MM]	[HH:MM]	[HH:MM]	[HH:MM]	[INFORMAÇÃO]
[DD/MM/AAAA]	[DIA]	[HH:MM]	[HH:MM]	[HH:MM]	[HH:MM]	[HH:MM]	[HH:MM]	[INFORMAÇÃO]

Resumo do período
Horas regulares previstas: [TOTAL DE HORAS]
Horas efetivamente trabalhadas: [TOTAL DE HORAS]
Horas extras: [TOTAL DE HORAS]
Horas em atraso ou faltas: [TOTAL DE HORAS]
Horas compensadas ou banco de horas: [TOTAL DE HORAS]
Justificativas anexadas: [SIM/NÃO – ESPECIFICAR]

Declaro que as informações registradas nesta planilha correspondem à jornada realizada no período indicado.

[CIDADE], [DIA] de [MÊS] de [ANO].

________________________________________
[NOME DO TRABALHADOR]
Assinatura do trabalhador

________________________________________
[NOME DO RESPONSÁVEL OU GESTOR]
Assinatura do responsável

Como preencher a planilha passo a passo

1. Identifique o período: informe o mês e o ano a que a planilha se refere. Use uma planilha por pessoa e por período, facilitando a consulta posterior.
2. Preencha os dados do trabalhador: escreva nome completo, CPF, cargo ou função e, quando aplicável, setor, projeto ou cliente atendido. Para prestadores de serviço, a identificação do contrato ou da ordem de serviço pode ser adicionada.
3. Informe a jornada prevista: registre a escala ou o horário normalmente contratado. Esse campo serve como referência e não dispensa o preenchimento dos horários reais realizados a cada dia.
4. Anote os horários reais: em cada data, informe entrada, início do intervalo, retorno do intervalo e saída. Use sempre o padrão de 24 horas, como 08:00, 12:00, 13:00 e 17:00.
5. Calcule as horas trabalhadas: some o tempo do primeiro período e do segundo período, descontando o intervalo. Por exemplo, uma jornada das 08:00 às 12:00 e das 13:00 às 17:00 totaliza 8 horas trabalhadas.
6. Registre horas extras separadamente: anote como hora extra somente o período que exceder a jornada devida, conforme contrato, escala, acordo individual, convenção coletiva ou acordo coletivo aplicável. Nem toda permanência adicional necessariamente será hora extra válida sem autorização ou previsão.
7. Use observações com objetividade: indique situações como atestado, folga, feriado, trabalho externo, falta justificada, compensação, viagem ou ajuste autorizado. Evite descrições vagas.
8. Faça o resumo mensal: totalize horas previstas, realizadas, extras, faltas e compensações. Em relações de emprego, esse resumo deve ser conferido com a folha de pagamento e as regras de banco de horas eventualmente existentes.
9. Colha as assinaturas: após a conferência, trabalhador e responsável podem assinar a via impressa. Se o documento for usado digitalmente, a empresa deve avaliar o meio de validação adequado à sua política e às exigências aplicáveis.
10. Exporte para PDF e arquive: salve o arquivo com um nome padronizado, como [NOME DO TRABALHADOR] - [MÊS] - [ANO].pdf. Mantenha o documento em local seguro, pois contém dados pessoais e informações de rotina de trabalho.

Perguntas comuns

A planilha de horas trabalhadas PDF vale como folha de ponto?

Ela pode funcionar como instrumento de controle manual ou de apoio administrativo, desde que seja adotada de forma coerente, preenchida corretamente e aceita pelas partes. Entretanto, sua adequação depende do porte da empresa, do tipo de jornada, da forma de controle utilizada e das regras legais ou coletivas aplicáveis. Empresas obrigadas a controles específicos devem verificar se o formulário atende às suas obrigações.

É obrigatório registrar o intervalo?

Registrar início e fim do intervalo torna o controle mais claro, pois permite calcular as horas efetivamente trabalhadas. O intervalo intrajornada possui regras próprias na legislação trabalhista, especialmente no art. 71 da CLT, e sua duração pode variar conforme a jornada e os instrumentos coletivos aplicáveis.

Como calcular horas trabalhadas sem cometer erros?

Converta os horários em períodos separados, desconte o intervalo e some o resultado. Em uma jornada de 08:30 a 12:00 e de 13:00 a 18:00, por exemplo, o primeiro período tem 3 horas e 30 minutos, e o segundo tem 5 horas, totalizando 8 horas e 30 minutos.

Posso usar o modelo para trabalhador autônomo?

Sim. Nesse caso, a planilha serve principalmente para organização, medição de serviços e prestação de contas. É recomendável incluir o nome do cliente, o projeto, a atividade executada e, se houver cobrança por hora, o valor da hora e o total a faturar em documento complementar.

O trabalhador pode preencher a planilha depois?

O mais seguro é realizar o registro diariamente. Preenchimentos posteriores podem ser utilizados para fins organizacionais, mas são mais suscetíveis a divergências. Se houver correção, ela deve ser justificada de modo transparente e validada conforme o procedimento adotado pela empresa.

Este modelo tem caráter exclusivamente informativo e deve ser adaptado à realidade da relação de trabalho, às normas internas e à legislação aplicável. Para situações com dúvidas trabalhistas, controle obrigatório de jornada ou divergências sobre horas, procure orientação de profissional qualificado.