Modelo de Ofício Word: pronto para copiar e editar

O modelo de ofício Word é uma estrutura pronta para elaborar comunicações formais entre órgãos públicos, empresas, associações, escolas, condomínios e outras instituições. O ofício costuma ser utilizado para solicitar informações, encaminhar documentos, fazer convites institucionais, pedir providências, comunicar decisões ou responder formalmente a uma demanda recebida.

Embora seja bastante associado à Administração Pública, o ofício também pode ser adotado por entidades privadas quando houver necessidade de uma comunicação objetiva, protocolável e organizada. Seu diferencial é a formalidade: o texto identifica o remetente e o destinatário, informa um número de controle, apresenta um assunto claro e registra a solicitação ou comunicação de maneira direta.

Você pode copiar o modelo abaixo, colar no Microsoft Word ou em outro editor compatível e substituir todos os campos entre colchetes. Antes de enviar, revise nomes, cargos, datas, números de processo e anexos. Se a organização possuir papel timbrado, manual de redação próprio ou regra interna de protocolo, essas orientações devem prevalecer.

Quando usar um modelo de ofício Word

O ofício é apropriado para situações que exigem registro formal da comunicação e identificação institucional do emissor. Ele pode ser impresso, assinado e protocolado fisicamente ou gerado em arquivo Word, convertido em PDF e enviado por e-mail institucional. Em órgãos públicos, a numeração e o arquivamento do documento são especialmente importantes para facilitar a rastreabilidade do assunto.

• Solicitar documentos, dados, esclarecimentos ou providências a uma instituição;
• Encaminhar relatórios, formulários, processos, propostas ou outros anexos;
• Convidar uma autoridade, empresa ou entidade para reunião, evento ou cerimônia;
• Comunicar uma decisão administrativa, alteração de procedimento ou informação relevante;
• Responder oficialmente a uma solicitação, reclamação ou expediente anterior;
• Solicitar apoio, parceria, cessão de espaço, recursos ou participação institucional;
• Registrar uma demanda dirigida a secretaria, autarquia, escola, empresa ou associação.

Não confunda o ofício com a carta pessoal ou com um e-mail informal. O ofício normalmente é emitido em nome de uma instituição e deve ser assinado por pessoa que tenha competência para representá-la ou para tratar do tema. Quando a mensagem for dirigida a uma autoridade pública, é recomendável observar também as regras de tratamento e o padrão de redação adotado pelo órgão destinatário.

Modelo completo de ofício Word

[NOME DA INSTITUIÇÃO REMETENTE]
[SETOR, DEPARTAMENTO OU UNIDADE, SE HOUVER]
[ENDEREÇO COMPLETO]
[TELEFONE] | [E-MAIL INSTITUCIONAL]
[CNPJ, SE PERTINENTE]

OFÍCIO Nº [NÚMERO]/[ANO] – [SIGLA DO SETOR OU INSTITUIÇÃO]

[CIDADE], [DIA] de [MÊS] de [ANO].

À(ao) Senhor(a)
[NOME COMPLETO DO DESTINATÁRIO]
[CARGO DO DESTINATÁRIO]
[NOME DO ÓRGÃO, EMPRESA OU INSTITUIÇÃO]
[ENDEREÇO, SE NECESSÁRIO]

Assunto: [RESUMO OBJETIVO DO TEMA DO OFÍCIO]

Senhor(a) [CARGO, FORMA DE TRATAMENTO OU NOME],

1. Cumprimentando-o(a) cordialmente, [NOME DA INSTITUIÇÃO REMETENTE], por intermédio de [NOME DO SETOR OU RESPONSÁVEL], vem, respeitosamente, [INFORMAR / SOLICITAR / ENCAMINHAR / CONVIDAR / RESPONDER] o que segue.

2. [DESCREVA O CONTEXTO DA COMUNICAÇÃO DE FORMA CLARA E OBJETIVA. INFORME FATOS, DATAS, REFERÊNCIAS, NÚMEROS DE PROCESSO, EVENTOS OU DOCUMENTOS RELACIONADOS, QUANDO HOUVER.]

3. Diante do exposto, solicitamos [DESCREVA EXATAMENTE A PROVIDÊNCIA, A INFORMAÇÃO OU A AÇÃO ESPERADA DO DESTINATÁRIO], preferencialmente até [DATA OU PRAZO], a fim de [INFORME A FINALIDADE DA SOLICITAÇÃO].

4. Para eventuais esclarecimentos, colocamo-nos à disposição pelo telefone [TELEFONE] ou pelo e-mail [E-MAIL].

Atenciosamente,

[NOME COMPLETO DO SIGNATÁRIO]
[CARGO DO SIGNATÁRIO]
[SETOR OU INSTITUIÇÃO REMETENTE]

Anexos:
1. [NOME DO DOCUMENTO ANEXO 1];
2. [NOME DO DOCUMENTO ANEXO 2];
3. [OUTROS ANEXOS, SE HOUVER].

Como preencher o ofício passo a passo

1. Identifique o remetente. No cabeçalho, informe o nome completo da instituição que está emitindo o documento. Inclua setor, endereço e canais de contato quando isso for útil ao destinatário. Em documentos institucionais, prefira papel timbrado ou cabeçalho padronizado.
2. Defina a numeração. Preencha o campo “Ofício nº” conforme o controle interno da entidade. Um formato comum é “Ofício nº 015/2025 – ADM”. Evite reutilizar a mesma numeração, pois ela facilita a localização e o protocolo do documento.
3. Preencha local e data. Indique a cidade e a data de emissão por extenso. Essa informação demonstra quando a comunicação foi formalizada e pode ser relevante para contagem de prazos.
4. Qualifique corretamente o destinatário. Informe nome, cargo e instituição. Confira a grafia do nome e a denominação oficial do órgão ou empresa. Quando não souber o nome da pessoa responsável, é possível direcionar ao setor competente, como “[NOME DO SETOR]” ou “À Diretoria de [ÁREA]”.
5. Escreva um assunto específico. O assunto deve permitir que o leitor entenda o tema antes mesmo de ler o corpo do texto. Em vez de escrever “Solicitação”, prefira “Solicitação de informações sobre o processo nº [NÚMERO]”.
6. Desenvolva o texto com objetividade. Apresente o contexto no primeiro ou segundo parágrafo e, depois, indique com precisão o que está sendo solicitado, informado ou encaminhado. Evite frases excessivamente longas, termos vagos e informações sem relação com o objetivo do documento.
7. Indique prazo e forma de resposta. Se houver urgência ou necessidade de retorno, informe uma data razoável e explique como a resposta poderá ser enviada. Caso o prazo decorra de contrato, regulamento ou processo administrativo, mencione essa referência.
8. Liste os anexos. Se o ofício estiver acompanhado de documentos, relacione todos ao final. Confirme se os arquivos efetivamente foram incluídos antes de enviar o e-mail ou protocolar a via física.
9. Assine e arquive. O signatário deve possuir atribuição compatível com o conteúdo do ofício. Guarde uma cópia assinada e o comprovante de envio ou protocolo. No meio digital, a assinatura eletrônica pode ser utilizada conforme as regras internas e a legislação aplicável, incluindo a Lei nº 14.063/2020, que disciplina o uso de assinaturas eletrônicas em atos de pessoas jurídicas e em questões de saúde.

Cuidados de linguagem e apresentação

Ao editar o arquivo no Word, use uma fonte legível, margens equilibradas e espaçamento que facilite a leitura. Não é necessário utilizar linguagem rebuscada: formalidade não significa excesso de palavras. A clareza é essencial para reduzir dúvidas e evitar respostas incompletas.

Também é recomendável manter um único assunto por ofício. Se existirem pedidos totalmente diferentes, a emissão de documentos separados torna o protocolo, a análise e a resposta mais eficientes. Quando o documento tratar de dados pessoais, limite as informações ao necessário e observe os princípios da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, Lei nº 13.709/2018, especialmente quanto à finalidade, necessidade e segurança no tratamento das informações.

Perguntas comuns sobre modelo de ofício Word

O ofício precisa ter número?

Em instituições públicas e organizações que mantêm controle documental, a numeração é altamente recomendada e geralmente obrigatória por normas internas. Em uma empresa privada, pode não ser indispensável, mas ainda é uma boa prática, pois facilita o arquivamento, o acompanhamento e a comprovação da comunicação.

Posso enviar o ofício por e-mail?

Sim. O documento pode ser elaborado no Word, revisado, assinado conforme o procedimento aplicável e enviado em PDF para preservar a formatação. No e-mail, informe brevemente o motivo do envio, cite o número do ofício e anexe o arquivo. Solicite confirmação de recebimento quando isso for relevante.

Qual é a diferença entre ofício e requerimento?

O ofício é, em regra, uma comunicação institucional e pode servir para informar, encaminhar, convidar ou solicitar. Já o requerimento é mais focado em formular um pedido formal para que uma autoridade ou órgão aprecie e decida uma solicitação do interessado. A escolha depende do objetivo e das exigências do destinatário.

Quem deve assinar o ofício?

Deve assinar a pessoa responsável pela instituição, pelo setor ou pela matéria abordada, dentro de suas atribuições. Em caso de dúvida, consulte o regulamento interno, a delegação de competência ou a orientação da área administrativa e jurídica da organização.

É necessário reconhecer firma em um ofício?

Normalmente, não. O reconhecimento de firma só deve ser providenciado se houver exigência expressa do destinatário, de regulamento específico ou de procedimento aplicável. A assinatura identificada, acompanhada do cargo do signatário e do protocolo de envio, costuma ser suficiente nas comunicações institucionais comuns.

Este modelo de ofício Word tem caráter exclusivamente informativo e deve ser adaptado às necessidades do caso concreto, às normas internas da instituição e às exigências do destinatário. Para situações com efeitos jurídicos relevantes, recomenda-se orientação profissional especializada.